LeanSis Productividad - Lean Office: La productividad en entornos administrativos

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LEAN OFFICE
LA MEJORA CONTINUA APLICADA A LOS SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA

2
LEANSIS PRODUCTIVIDAD
PERSONAS
PROCESOS
PRODUCTIVIDAD
2

4
OBJETIVO DEL SISTEMA DE MEJORA CONTINUA:
EL AUMENTO DE LA
PRODUCTIVIDAD
MEDIANTE LA ELIMINACIÓN
DEL DESPERDICIO DE FORMA
CONSTANTE Y SOSTENIBLE.
4

5
DEFINICIÓN DE MEJORA CONTINUA:
Método de Trabajo
que, contando con las
Personas
y apoyándose en
Indicadores Adecuados,
consigue el
Éxito Empresarial (€).
5

6
El “Espíritu Kaizen” refleja las reglas que cada trabajador debe asumir dentro de
la empresa Excelente:
EL ESPÍRITU KAIZEN…
6

7
7

8
8
EL MÉTODO DE TRABAJO LEAN:

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EL MÉTODO LEANSIS DE MEJORA CONTINUA:
MANUFACTURINGOHP & IP
1. Implicación de la
Dirección &
El Promotor Lean.
2. Diagnostico y
Planificación.
3. Selección del
Área Piloto.
4. Comunicación
General.
5. Formación:
Escuela LeanSis.
1. Definición de La
Organización
Humana:
GAP’s y Funciones.
2. La Gestión Visual
y El Cuadro de
Mando.
3. La Gestión de la
Comunicación.
4.IP (Implicación):
1. SEGURIDAD
2. Condiciones de
Trabajo (5S).
3. Formación.
4. Comunicación
Personal.
5. Ideas de Mejora.
6. Implicación Global.
1.QSE (Calidad):
1. Organización QSE.
2. Los 7 Básicos QSE
2. GAP's Mano de
Obra (MOD):
1-Productividad
(Hoshin).
2-Trabajo
Estandarizado (SW).
3. GAP Capacitivo:
1. Control (OEE)
2. Flexibilidad
(SMED)
3. Fiabilidad (TPM)
4. Mejora de la
Velocidad (Speed-up)
4. Los grupos de
Resolución de
problemas (GRP)
1. Definición de
PULL SYSTEM.
2. Diagnóstico en
Logística: MIFA &
VSM
3. La Señal del
Cliente: PIC & PdP.
4. Estructura del
PULL SYSTEM:
1.Secuenciación &
ZPC
2.Gestión de la
Producción: Kanban.
3.Logística Interna.
4.Almacenes.
5.Proveedores.
CAPITULO 1-
PREPARACION DE
LA IMPLANTACION
DEL LEAN.
ORGANIZACIÓN
HUMANA (OHP) &
IMPLICACION DEL
PERSONAL (IP).
MEJORA
RENDIMIENTO DE
LOS GAP’S
EL CAMINO DE LA
EXCELENCIA:
PULL SYSTEM
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OFFICE
1- Tipos de
Desperdicios:
1- Los 8 desperdicios
Superficiales
2- Los desperdicios
de Liderazgo
3- VSM.
2-Eliminación de
los Desperdicios
1- Implicación de
Personal
2- Trabajo
Estandarizado –
“Estándares”
3-Organización,
Monitorización y
Control de la
Mejora.
1- Aseguramiento
de Calidad (AMFE)
2-Planificación de
Proyecto – Camino
Crítico (CPM)
3- Análisis de
Viabilidad.
4-Gestión de
Costes.
5- Gestión de
Riesgos y
Oportunidades
6-Seguimiento de
Proveedores
7-Gestión Multi-
proyecto
MEJORA
RENDIMIENTO DEL
TRABAJO
ADMINISTRATIVO
GESTION DE
PROYECTOS

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Lean Office NO es…Lean Office NO es…
Trabajar más deprisa, peor o más duro .
Perjudicar calidad.
Más tareas administrativas para el personal de
oficinas.
10

11
11
OBJETIVO DEL LEAN OFFICE:
Innovar y eliminar el desperdicio de los procesos administrativos,
que permita la mejora…
… de los costes con los recursos bien dimensionados
…del servicio con menos gestión y gran aporte de valor
…de la flexibilidad para satisfacer un mercado cambiante

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LEAN OFFICE
LEAN OFFICE
12
1-Implicacion de
la Direccion &
Promotor Lean.
2-Diagnostico y
Planificacion.
3-Selección Area
Piloto.
4-Comunicación
General.
5-Formación Lean
(ESCUELA)
1-Definición de GAP
Administrativo.
Otros tipos de GAP’s
(capacitivo, mano
de obra etc..)
2-Organigrama
lean: Funciones &
Jerarquización.
3-Indicadores
(Cuadro de mando)
& Gestión Visual.
4-Gestión de la
Comunicación:
TOP5/30/60 &
Auditoría.
1-Identificación de los Tipos de Desperdicios
• Los 8 tipos de desperdicios Superficiales
• Los desperdicios de Liderazgo: Enfoque,
Estructura, Disciplina e Implicación.
• Definición del Estado Actual y Futuro de
los Procesos (VSM).
2-Eliminación de los Desperdicios
• Herramientas de Implicación de Personal
• Trabajo Estandarizado – “Estándares”
3-Organización, Monitorización y Control de la
Mejora.
1-PREPARACION
2- BASES DEL LEAN:
ORGANIZACIÓN
HUMANA DE LAS
PERSONAS (OHP –
ADMINISTRATIVA)
3- MEJORA DEL RENDIMIENTO DEL TRABAJO
ADMINISTRATIVO
EL MÉTODO DE TRABAJO LEAN:

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LA ORGANIZACIÓN EN GAPs ADMINISTRATIVOS
Modelo Conceptual…
EQUIPO DIRECTIVO
COMITÉ EJECUTIVO DE
SEGUIMIENTO
(Champions de los
Equipos de Cambio)
EQUIPOS DE CAMBIO
(Coordinador + Equipo
Multidisciplinar)
Innovaciones
Mejoras
Correcciones
Área 1
Dep. 1 Dep. 2 Dep. 3
Área 2
Dep. 4 Dep. 5
Área n
Dep_ Dep_
Implantación
1
2
3
Gestión Lean
diaria de los
Grupos de
Oficinas
Gestión Lean
diaria de los
Grupos de
Oficinas
13

3
¿Cuál es el Objetivo del
establecimiento del sistema
de Mejora Continua?
3

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Equipos de cambio…
Grupo de empleados al que se le asigna un
proyecto de cambio o mejora.
La duración del proyecto está definida.
Informa semanalmente al comité ejecutivo
de seguimiento.
Motor principal de Lean Office para la
implantación de grandes cambios /
mejoras.
Grupo de empleados al que se le asigna un
proyecto de cambio o mejora.
La duración del proyecto está definida.
Informa semanalmente al comité ejecutivo
de seguimiento.
Motor principal de Lean Office para la
implantación de grandes cambios /
mejoras.
EQUIPOS DE CAMBIO
(Coordinador + Equipo
Multidisciplinar)
Innovaciones
Mejoras
Correcciones
2
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Grupos Autónomos de Personas: GAPs Administrativos…
Equipos de trabajo en estrecha proximidad
física.
Realizan tareas similares durante la mayor
parte de la jornada laboral y tienen objetivos
comunes.
Son los componentes básicos sobre los que
se basan las pequeñas mejoras continuas.
Gestión de la Comunicación TOP5, Gestión
Visual, Auditorías, Soporte Definido y
Herramientas de Implicación de Personal.
Equipos de trabajo en estrecha proximidad
física.
Realizan tareas similares durante la mayor
parte de la jornada laboral y tienen objetivos
comunes.
Son los componentes básicos sobre los que
se basan las pequeñas mejoras continuas.
Gestión de la Comunicación TOP5, Gestión
Visual, Auditorías, Soporte Definido y
Herramientas de Implicación de Personal.
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MEJORA DEL RENDIMIENTO ADMINISTRATIVO –
ELIMINACIÓN DEL DESPERDICIO
ESTÁNDARES DE TRABAJO
1. ESTADO ACTUAL
2. OPORTUNIDADES DE MEJORA
3. ESTADO FUTURO
4. PLAN DE ACCIÓN
MEJORA DE PROCESOS: VALUE
STREAM MAPPING (VSM)
1. ESTADO ACTUAL
2. OPORTUNIDADES DE MEJORA
3. ESTADO FUTURO
4. PLAN DE ACCIÓN
1. ARCHIVO
2. REUNIONES
3. MATERIAL ADMIN.
4. EMAIL
5. SALUD Y SEGURIDAD
6. NIVEL DE SERVICIO
7. INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
8. PROCEDIMIENTOS E
INTERFACES
ESTÁNDARES
1. ARCHIVO
2. REUNIONES
3. MATERIAL ADMIN.
4. EMAIL
5. SALUD Y SEGURIDAD
6. NIVEL DE SERVICIO
7. INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
8. PROCEDIMIENTOS E
INTERFACES
Organización Humana de las Personas (OHP)
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G.A.P.
Administrativo
1. CONDICIONES TRABAJO
2. FORMACIÓN
3. ENTREVISTA PERSONAL
4. IDEAS DE MEJORA
5. IMPLICACIÓN TOTAL
HERRAMIENTAS DE
IMPLICACIÓN DE PERSONAL (IP)
1. CONDICIONES TRABAJO
2. FORMACIÓN
3. ENTREVISTA PERSONAL
4. IDEAS DE MEJORA
5. IMPLICACIÓN TOTAL

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¿Cómo se puede mejorar el
rendimiento del trabajo en
entornos administrativos?
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La Mejora del Rendimiento del Trabajo Administrativo
PREGUNTA:

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Una vez implementada la Organización
Humana en entornos Administrativos, es el
momento de reconocer y eliminar el
desperdicio, impulsando el trabajo sobre el
valor añadido…
La Mejora del Rendimiento del Trabajo Administrativo
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LA CLAVE:

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Aquellas operaciones que
Añaden Valor al producto o
servicio resultante y por las
que el cliente está dispuesto
a pagar…
¿QUÉ ES EL VALOR AÑADIDO?

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POTENCIAR EL VALOR AÑADIDO:

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Sobreproducción
Retrabajos o
Defectos
Esperas
Sobreproceso
Transporte y
desplazamiento
Movimientos
Inventarios
LA RUEDA DE LOS 7 DESPERDICIOS:

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No utilizar el Talento o
Habilidades de las Personas…
¿CUÁL ES EL 8º DESPERDICIO?

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25
Una vez identificados los tipos de desperdicios, es
momento de llevar a cabo su eliminación o minimización.
La OHP administrativa, la mejora de procesos, las
herramientas de implicación de personal y la creación de
estándares, y serán fundamentalmente la clave para
conseguirlo.
LA CLAVE:

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26
Es una metodología basada en diagramas de flujo que permite:
Comprender la situación actual del proceso
Hacer visible el desperdicio
Identificar las fuentes de ventaja competitiva
Trazar la situación futura del proceso
DEFINICIÓN DE VSM (VALUE STREAM MAPPING):

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28
Proponer acciones de mejora que eliminen o minimicen las
tareas que no aportan valor.
Obtener un mapa futuro del proceso.
Gestionar el plan de acción respectivo que permita hacer
realidad el mapa futuro.
Medición, vigilancia y mejora continua de la efectividad del
mapa futuro.
2
SITUACIÓN FUTURA
FASES DEL VSM:

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29
REDUCCIÓN DE COSTES
MEJORA DE LA CALIDAD
REDUCCIÓN DE PLAZOS
RECORDAD SIEMPRE
OBJETIVOS QCD
Q – CALIDAD
C - COSTE
D – PLAZOS (Deliveries)
OBJETIVOS A CUMPLIR POR LOS PROCESOS:

30
30
USUARIO
DISPATCHER
SISTEMAS
DESARROLLO
EXPLOTACIÓN
PROVEEDOR
CREA PETICIÓN
(CAU)
CATEGORIZA &
ASIGNA CAU
SOLICITA
AUTORIZACIÓN
ASIGNA PUESTO
INFORMÁTICO AL
USUARIO
SOLICITA MÓVIL
ESPERA FECHA DE
ALTA EMPLEADO +
AUTORIZACIÓN
CREAR BUZONES Y
ACCESOS WIN
ASIGNAR PERFILES
AUTORIZACIONES
SAP
RECEPCIÓN DE
TERMINAL
FORMAR AL
USUARIO
AUTORIZADOR
RRHH
CREA EL
EMPLEADO CON
FECHA DE ALTA
APRUEBA
AUTORIZACIÓN
SECRETARIA
INSTALA EQUIPO
NUEVO
GESTIONA NUEVA
LÍNEA Y TERMINAL
GESTIONA ENVÍO
DE TERMINAL A
EXPLOTACIÓN
AVISA AL USUARIO CIERRE DE CAU
FALTA
INFORMACIÓN
SE PRODUCEN
ESPERAS
TRASPASO DE
GRUPO
TRASPASO DE
GRUPO
SE PRODUCEN
ESPERAS
(procesos en
serie)
SE PRODUCEN
ESPERAS
(procesos en
serie)
TAREAS
MECÁNICAS DE
"COPY &
PASTE" PARA
PERFILES
NOTIFICACIÓN DE
TRABAJO
REALIZADO A
USUARIO
CREACIÓ DE
MODELOS DE
AUTORIZACIÓN
AGILIZAR TÉCN
EL PROCESO DE
FECHA DE ALTA
CONCEPTO DE
CAU
AUTORIZADA
REALIZAR LA
TAREA COPY
PASTE
DEFINIR
FUNCIONES
PUESTO
TRABAJO
USUARIO
DISPATCHER
SISTEMAS
DESARROLLO
EXPLOTACIÓN
PROVEEDOR
CLASIFICA CAU
ASIGNA PUESTO
INFORMÁTICO AL
USUARIO
CREAR BUZONES Y
ACCESOS WIN
RECEPCIÓN DE
TERMINAL
FORMAR AL
USUARIO
AUTORIZADOR
RRHH
GENERA CAU
AUTORIZADA
SECRETARIA
INSTALA EQUIPO
NUEVO
GESTIONA NUEVA
LÍNEA Y TERMINAL
GESTIONA ENVÍO
DE TERMINAL A
EXPLOTACIÓN
AVISA AL USUARIO CIERRE DE CAU
TRASPASO DE
GRUPO
NOTIFICACIÓN DE
TRABAJO
REALIZADO A
USUARIO
COPIA DE PERFILES
(si aplica)
CREA EMPLEADO
CON FECHA DE
ALTA
CONCEPTO DE
CAU
AUTORIZADA
AGILIZAR TÉCN
EL PROCESO DE
FECHA DE ALTA
REALIZAR LA
TAREA COPY
PASTE
OPTIMIZAR
PROCESOS EN
SERIE
Mapa Actual
+
Detección de
Oportunidades
de Mejora
Mapa Futuro
METODOLOGÍA DE REPRESENTACIÓN DE PROCESOS:

31
31
Satisfacción
del cliente
Satisfacción
del cliente
Requerimientos
del cliente
Requerimientos
del cliente
PROCESO
Creación de Valor
Desperdicio
• Objetivos QCD medidos y seguidos con los indicadores
adecuados
• Los indicadores elegidos, deben reflejar que el proceso
cumple con las expectativas del Cliente!

32
32
Preservar el conocimiento y como base formativa de empleados.
Garantiza la aplicación de las buenas prácticas y la estabilidad en
procesos/procedimientos.
Base para auditorías y diagnósticos.
Evita desperdicios como sobreproducción, esperas, movimiento, personas
infrautilizadas, defectos/errores, transportes etc…
Para hacer algo de una forma más fácil, simple y segura.
¿POR QUÉ UTILIZAR ESTÁNDARES?

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33
ReunionesArchivo Material
Administrativo
Email
@
Nivel de
Servicio
Salud y
seguridad
Información y
Comunicación
Procedimientos
e Interfaces
EJEMPLOS DE ESTÁNDARES:

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CONDICIONES DE
TRABAJO
FORMACIÓN
La creación de un buen ambiente de trabajo comienza por establecer
unas condiciones de trabajo satisfactoria que invite a emprender el
camino de la mejora.
El crecimiento profesional personal motiva e implica para sentirse
partícipe del conjunto y hacer los objetivos de la empresa como propios.
COMUNICACIÓN
PERSONAL
Una comunicación frecuente, clara y directa con los trabajadores de
forma personal elimina dudas y conflictos que pueden entorpecer el
avance de la mejora.
PARTICIPACIÓN EN
LA MEJORA
La experiencia de cada uno de los trabajadores es uno de los mayores
valores de la empresa. Se deben crear los mecanismos para incitar el
desarrollo de las Ideas de Mejora.
1
2
3
4
IMPLICACIÓN DE
TODOS…
Finalmente, la implicación cierta de TODO el personal en los resultados
de la empresa creará el vínculo necesario para la sostenibilidad. El
objetivo es implicar a todo el personal en los resultados del taller
5
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HERRAMIENTAS DE IMPLICACIÓN DE PERSONAL:

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36
El “Espíritu Kaizen” refleja las reglas que cada trabajador debe asumir dentro de
la empresa Excelente:

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