Este documento proporciona instrucciones para la realización de una reunión de apertura de una auditoría. Explica que el objetivo de la reunión es confirmar el plan de auditoría, explicar las actividades de la auditoría y resolver dudas. Asigna al líder del equipo auditor la responsabilidad de organizar y coordinar la reunión y establece un protocolo de 7 pasos para su presentación, incluyendo la presentación del equipo, los objetivos de la auditoría y la agenda.

1. INSTRUCTIVO PARA LA REUNIÓN
DE APERTURA DE LA AUDITORÍA
Versión: 1.0 Código: IPC 3-254 Fecha: MAYO 06 DE 2011
OBJETO:
El presente instructivo pretende dar a conocer la manera de realizar una reunión de
apertura en una auditoría.
ALCANCE:
Este instructivo tiene como alcance las auditorias, tanto internas como externas,
realizadas por los integrantes que conforman el grupo de auditores de la empresa EBS
Ltda.
RESPONSABILIDADES:
El responsable de organizar y coordinar la reunión de apertura de la auditoría es el LEA o,
siendo necesario, la persona quien él mismo asigne en su lugar.
DEFINICIONES Y SIGLAS:
LEA: líder del equipo auditor
PA: Programa de Auditoría.
PAA: Plan de auditoría.
EAA: Equipo auditor
DESARROLLO:
La reunión de apertura de la auditoría tiene principalmente tres funciones que son:
1. Confirmar plan de auditoría (PAA) y canales de comunicación.
2. Explicar las actividades de la auditoría.
3. Resolver dudas e inquietudes del auditado.
Para cumplir con estos tres aspectos la reunión debe ser clara y coherente. Siendo el LEA
la máxima autoridad en las actividades relacionadas con la auditoría, es de entenderse
que la responsabilidad y la coordinación de la reunión de apertura también son del LEA.
Se considera caso extraordinario que el LEA deba retirarse de la auditoria por algún
motivo, en cuya situación tendrá la autoridad para designar a alguien quien lo reemplace
el cual debe pertenecer al equipo auditor que realiza la auditoría.
En la reunión de apertura no solo se muestra el PAA, también se plantean y establece los
posibles cambios relacionados con las actividades de la Auditoría. Para dar claridad en
cuanto a los temas y actividades de la reunión de apertura, el LEA (ó auditor asignado
como líder) debe ceñirse al siguiente protocolo de presentación :

2. 1. Presentar al equipo auditor y permitir la presentación de los auditados. Dando
nombres completos y cargos que desempeñan en la Compañía, así como las
respectivas responsabilidades en cuanto a las actividades de la auditoría.
2. Confirmar el objetivo, los criterios y el alcance de la auditoría. Cabe anotar que en
el alcance de la auditoría es conveniente enunciar no solo los procesos a auditar
sino también los lugares físicos en los cuales se desarrollará la auditoría, el tiempo
asignado para la auditoría, y otros de ser necesarios.
3. Explicar y confirmar la agenda de la auditoría. Se ratifica las actividades y los
auditores responsables de las mismas. Este es un buen momento para definir si se
necesita el apoyo de guías y observadores para la realización de una o más
actividades de la auditoría.
4. Establecer los métodos de recopilación de información que serán usados en la
auditoría. Los métodos utilizados son los descriptos en la Norma ISO 9011
Directrices para la Auditoría de Sistemas de Calidad y Ambiental, y son: la
entrevista, observación de actividades y revisión de documento.
5. Explicar y confirmar los canales de comunicación entre el equipo auditor y el
auditado. La auditoría es completa responsabilidad del LEA, por ningún motivo se
le debe permitir la influencia de personas ajenas a la misma o que se cambien los
canales de comunicación planteados, sin previa autorización del LEA.
6. Confirmar que los recursos y la logística estén disponibles para la oportuna
realización de las actividades de la auditoría.
7. Confirmar y determinar bajo que condiciones no es viable la auditoria. Es
importante dejar este punto muy claro, ya que, en caso de una eventualidad las
partes deben tener claro si la auditoría se cancela, se suspende o se da por
terminada.
La reunión de apertura debe ejecutarse de manera formal, siguiendo un comportamiento
adecuado a la responsabilidad que se requiere en un acto como lo es la auditoría.
DOCUMENTOS RELACIONADOS Y DE REFERENCIA:
- PLAN DE AUDITORÍA.
- LISTA DE VERIFICACIÓN.
- HOJA DE HALLAZGOS.
- NORMA ISO 19001 DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL.
- ISO 9001:2008 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – REQUISITOS.
- ISO 14001 SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL – REQUISITOS.
- ISO 9000 FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO.