El libro caja y bancos es un registro auxiliar obligatorio donde se documentan las operaciones en efectivo de una empresa, destacando la importancia de su correcta foliación y anotación según los principios contables. Los ingresos y egresos se registran separando el debe y el haber, siempre asegurando que no haya saldo acreedor. Existen dos tipos de libro caja: el italiano, para pequeñas empresas, y el tabular, adecuado para un mayor volumen de transacciones.

1. LIBRO CAJA Y BANCOS
CONCEPTO
Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las operaciones al
contado que realiza la empresa, entendiendo como tales, aquellas donde
interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios.
FOLIACIÓN
La foliación de este libro al igual que la foliación del libro mayor es DOBLE;
el debe se anota frente al haber.
EL DEBE, ocupa la parte izquierda del libro;
EL HABER; ocupa la parte derecha del libro;
En la parte superior se anotan el mes y el año a que
corresponde al
cuadro que se está elaborando.
FORMA DE ANOTAR EN ESTE LIBRO
En el DEBE; se anota cuando el dinero ingresa, asimismo el importe de
los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente bancaria.
En el HABER, se anota cuando el dinero sale ya sea para comprar; pagar
deudas o enviar dinero al Banco como depósito en cuenta corriente.
En ambos casos se registrar con el nombre de la cuenta, que ha dado
origen el ingreso o la salida de dinero.

2. SALDO DEL LIBRO CAJA
Este libro, generalmente; presenta SALDO DEUDOR, es
decir que los ingresos son mayores que los egresos y al decir
ingresos lo estamos considerando sumado con el saldo
inicial.
En algunos casos caja no tendrá saldo, pero JAMAS
TENDRA SALDO ACREEDOR ya que no puede salir más
dinero del que hay.
SALDO INICIAL DE CAJA
Es el importe de dinero con el que se inicia el mes; o el ejercicio
económico; si es al inicio del ejercicio económico. Este saldo debe ser el indicado en el
Inventario Inicial en la subcuenta 101 Caja.
Si es al inicio del nuevo mes; este debe ser igual al saldo de cierre del mes
anterior. El saldo inicial se anota en el debe y al inicio de las operaciones.
SALDO DE CIERRE O SALDO FINAL DE CAJA
Viene a ser el importe de dinero con el que finaliza el mes o el ejercicio
económico.
Si se trata de la terminación del mes, este debe ser igual al saldo inicial del mes
siguiente.
Si se trata de la terminación del ejercicio económico; este debe ser igual al que
indica el Balance General y que también se encuentra en el
Inventario Final o de cierre.
OBTENCION DEL SALDO
El saldo del libro Caja se obtiene sumando el DEBE (entradas más saldo inicial) y a ese resultado se le resta las
salidas. La diferencia será el SALDO DE CIERRE o SALDO FINAL DE CAJA.

3. CENTRALIZACIÓN DEL LIBRO CAJA EN EL PROCEDIMIENTO DE
REGISTRO COMPUTARIZADO
C
uando
se
utiliza
el
procedimiento
de
registro
computarizado, todo se anota en el LIBRO DIARIO
(mediante un instrumento llamado voucher), documento
por documento. Si fuera el caso primero las provisiones y
luego los cobros y pagos. Luego desde el LIBRO DIARIO se
distribuye los datos a todos los libros correspondientes, entre ellos
a CAJA. Es decir es automático. Pero todo esto depende del
sistema contable computarizado, que tenga configurado las bases de datos, libros,
registros, cuentas y toda la parafernalia contable para que se lleve a cabo
automáticamente.
ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL HABER (EGRESOS
P
ara registrar los
egresos de Caja
en el Libro Diario,
se cargan todas las
cuentas
que
están
anotadas en el HABER
DEL LIBRO CAJA, con
abono a la cuenta
10Caja
y
Bancos,
Subcuenta 101 Caja.
b.- Cuando ya se tiene
dominio del Libro Caja,
se puede realizar un solo
asiento: Cargando a las
cuentas del HABER y
abonando a las cuentas
del DEBE. Para cumplir
el
principio
de
la
PARTIDA
DOBLE,
donde el DEBE es igual
al
HABER,
se
completará
con
el
registro de la cuenta 101
Caja registrando lo que
.
falte para cumplir con la
PARTIDA DOBLE.
Lo normal en CAJA es
que se utilicen cuentas
de activo (DEBE: 12, 14,
16, etc.) y cuentas de
pasivo (HABER: 40, 41,
42, 45, 56, 47, etc.). Esto
al menos ocurre en las
medianas y grandes
empresas, donde las
cuentas de la clase 6 y 7
se provisionan el Libro
Diario.
Sin embargo esto no
sucede en las micro y
pequeñas empresas. En
estas
entidades
se
utilizaran cuentas de las
clase 6 y 7, porque no
utilizan el Libro Diario
para
hacer
las
provisiones. Al respecto,
debemos tener presente
que el uso de las
cuentas de la clase 6 en
el Libro Caja, también
implican asiento por
destino, pero este debe
ser uno solo y por el total
de los importes de la
clase 6 empleados en el
correspondiente
mes;
pero para facilitar la
confección
de
este
asiento es recomendable
que
conforme
se
sucedan los usos de la
clase 6, los asientos por
destino se confeccionan
en una hoja adicional
llamada "Hoja Auxiliar"
para que al termino del
mes no se haga difícil su
registro

4. ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL DEBE (INGRESOS)
Para registrar los ingresos de Caja en
el Libro Diario, se carga a la cuenta
10 Caja y Bancos, sub.-cuenta 101
caja con abono a todas las cuentas
que están anotadas en el DEBE DEL
LIBRO CAJA
.
Reglas practicas que
se deben tener en
cuenta
en
la
confección del Libro
caja
en
el
procedimiento
de
registro manual
1. Toda operación al
contado se registra en el
Libro
Caja,
correspondiendo al Libro
Diario las operaciones al
crédito.
2. En toda operación
que se tenga que
registrar en el Libro Caja
se debe preguntar si el
"dinero" ingresa o sale.
3. Si el "dinero" ingresa,
se debe registrar en el
DEBE del Libro caja, el
nombre de la cuenta
(con
su
respectivo
código) que ha dado
origen al ingreso de
dinero.
4. Si el "dinero" sale, se
debe registrar en el
HABER del Libro Caja,
el código y nombre de la
cuenta que ha dado
origen a la salida de dinero.
5. Cuando el pago se hace con un cheque girado por
nosotros, lo primero que se debe hacer es anotar en el
DEBE del Libro Caja, el importe del cheque girado y se
hace por intermedio de la cuenta 10 subcuenta 104 y la
divisionaria correspondiente (1041) y seguidamente se
registra en el HABER del libro Caja, el código y nombre
de la cuenta que ha dado origen al giro del cheque.
6. Toda cuenta de clase 6 (GASTOS) siempre se registra
en el HABER del Libro Caja (la 61,68 y 69 no se registran
en el Libro Caja).
7. Toda cuenta de clase 7 (INGRESOS) siempre se
registra en el DEBE del Libro Caja menos la 74 que se
anota en el HABER (la 71, 78,79 no se registran en el
Libro Caja).
8. Cada vez que se anota la clase 6 (GASTOS) en el
Libro Caja se debe hacer un asiento por destino en la
"hoja auxiliar".
9. En el asiento de centralización del DEBE del Libro
Caja se carga la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101
CAJA y se abonan todas las cuentas anotadas en el
DEBE del Libro Caja.
10. En el asiento de centralización del HABER del Libro
Caja se cargan todas las cuentas anotadas en el HABER
del Libro Caja y se abona a la 10 CAJA Y BANCOS,
divisionaria 101 CAJA.
11. El Libro Caja JAMAS tendrá saldo acreedor porque
el Libro Caja representa a la 101 caja, o sea el dinero en
efectivo que tiene la empresa y nunca puede salir más
dinero
del
que
tenemos.

5. TIPOS DE LIBRO CAJA
En la práctica contable generalmente aceptada se
encuentra dos tipos de libro Caja:
a) Libro de Caja Italiana
b) Libro de Caja Tabular

6. a) LIBRO CAJA ITALIANA
Es considerado de registro simple.
Es
utilizada
por
pequeñas
empresas
o
trabajadores independientes que generan rentas
de cuarta categoría.
Se caracteriza por que la magnitud de sus
ingresos o egresos son pequeños
A. Se registra el nombre o razón social de la empresa seguida de la
denominación Libro Caja así como el mes correspondiente al registro.
B. Representa el folio colocado por igual en ambos lados ya sea en el Debe o
Haber.
C. Se registra la fecha en orden cronológico relacionado a los ingresos o
egresos que obtiene la empresa o persona natural.
D. Se registra el Código de las contracuentas que permitieron ya sea un
ingreso o egreso en la cuenta caja.
E. Se detalla los movimientos mercantiles de cobros y pagos que realiza la
empresa así como los nombres de las contracuentas y subcuentas que
dieron motivo a tales acontecimientos mercantiles.
F. Se anotan los importes diarios que están relacionados con los ingresos o
egresos de Caja.
G. Se registran los saldos totales que representan al Debe (Ingresos) y el
Haber (Gastos).

7. MES DE .......... Marzo............................ DEL ............................. 2013
DEBE
FE
CH
A
CODI
GO
CUEN
TA
01/
03
SUB
DETALLE TOT
AL
Saldo Inicial
05/
03
12.1
07/
03
12.1
10/
03
12.3
13/
03
12.3
15/
03
10.4
17/
03
0202
10.4
Por la
cancelación de la
Factura
Por la
cancelación de la
Factura
Por la
cancelación de la
Letra
Por la
cancelación de la
Letra
Pago a
proveedor con
cheque
Cta. Cte.
HABER
FE
TOTA
CH
L
A
CODI
GO
CUEN
TA
5,000
03/
03
10.4
3,000
07/
03
10.4
Depósito en
Cta. Cte.
4,000
4,000
10/
03
67.5
Descuento por
pago puntual
250
2,500
13/
03
67.5
Descuento por
pago puntual
300
3,000
13/
03
10.4
Depósito en
Cta. Cte.
2,700
20,000
15/
03
42.1
Cancelación de
la Factura
20,000
17/
60,000
03
33.4
40.11
97,500
97,500
SU
B–
DETALLE
TOT
AL
Depósito en
Cta. Cte.
Por la
adquisición de
la camioneta
Por pago del
IGV
SUB TOTALES
SALDO FINAL DE CAJA
TOTALES
TOTA
L
2,000
50,800
9,200
89,250
8,250
97,500

8. ASIENTOS:
DEBE
10 Efectivo y Equivalente
10.1 Caja
HABER
92,500
10 Efectivo y Equivalente
10.4 Cta. Cte.
80,000
12Cuentas por cobrar a comerciales
12.1- 7,000
12.3- 5,500
12,500
 31/03 Por el ingreso a Caja Marzo 2013
DEBE
10 Efectivo y Equivalente
10.4 Cta. Cte.
8,700
33 Inmueble
50,800
40Tributos por pagar
40.11 IGV
9,200
42 Cuentas por pagar
42.1 Facturas
HABER
20,000
67 Gastos Financieros
550
67.5 Descuentos concedidos
10 Efectivo y Equivalente
10.1 Caja
 31/03 Por los Egresos de Caja Marzo 2013
89,250

9. LIBRO CAJA TABULAR O AMERICANA
Es otra forma de llevar el libro caja que
controla el movimiento de dinero tanto
en los INGRESOS como en los
EGRESOS, su uso es ideal para
empresas que tienen gran cantidad de
movimiento de efectivo.
1. Columna para registrar la fecha de la
operación, tanto en el Debe (entradas) como el Haber
(salidas).
2. Columna para detalle o concepto, donde se explica
el motivo que origina el ingreso o egreso del efectivo
de caja
3. Columna para los totales, tanto para el Debe como
para el Haber
4. Columnas para las cuentas tanto del Debe como
del Haber, los cuales se van aperturando de acuerdo
a las operaciones que se realicen.

10. MES DE .......... Marzo............................ DEL ..............................2013
DEBE
HABER
CTA
10
SU
BCT
A
-
-
-
10,000
01
-
-
-
-
03
- 12.1
10,000
05
CTA
12
10,000
TOTA FE
L CH
DEBE
A
-
5,000
10.4
1
5,000
-
5,000
10.4
1
5,000
30,000
30,000
CONCEPTO
Saldo inicial de
caja
Depósito en
cuenta corriente
Cobro cliente
Pago a proveedor
con cheque 200
Pago IGV a
SUNAT con
cheque 201
SUB-TOTALES
SALDO FINAL
DE CAJA
TOTALES
TOTA
L
HABE
R
DIV.
CTA
10
CTA
40
CTA
42
-
-
-
-
-
8,000
-
-
10,000
-
-
8,000
10,000
10.4
1
10.4
1
5,000
42.1
-
-
5,000
5,000
401
11
-
5,000
-
28,000
2,000
30,000
ASIENTOS:
DEBE
10 Efectivo y Equivalente
HABER
20,000
10 Efectivo y equivalente
10.4 cta. Cte.
10,000
12 Cuentas por cobrar comerciales
12.1 Facturas
10,000
 31/03 Por los ingresos a caja Marzo 2013

11. DEBE
10 Efectivo y equivalente
HABER
18,000
10.4 Cta. Cte.
40 Tributos por pagar
40.11 IGV
5,000
42 Cuentas por pagar
42.1 Facturas
5,000
10 Efectivo y equivalente
10.1 Caja
 31/03 Por Egresos de caja Marzo 2013
28,000