El taller para centros cooperantes tiene como objetivo actualizar a documentalistas sobre descripción bibliográfica e indización de documentos utilizando el sistema LILD bi-web 1.7. Se describen las funciones de los centros cooperantes y se presentan las características del sistema LILD bi, así como los procesos de indización y certificación que permiten la correcta gestión de información en salud en la red BVS Colombia. Además, se enfatiza la importancia de las buenas prácticas en la alimentación de las fuentes de información y el uso del sistema.

1. TALLER PARA CENTROS COOPERANTES:
LILACS Y LILDBI‐WEB: DESCRIPCIÓN
BIBLIOGRÁFICA, INDIZACIÓN Y BUENAS
PRÁCTICAS
Carolina Suárez (OPS) – CO5.1
Sandra Pardo (PROFAMILIA) – CO241.1
Mayo, 2010

2. OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a los documentalistas de los
diferentes Centros Cooperantes de la Red BVS
Colombia, actualización en el proceso de
descripción bibliográfica e indización de
documentos utilizando el aplicativo LILDBI
WEB 1.7 e identificación de buenas prácticas
en el envío de información, uso y visibilidad en
LILACS.

3. CONTENIDO
1. Funciones y responsabilidades de los Centros
Cooperantes de la Red BVS Colombia
2. Sistema LILDBI WEB V. 1.7 Características y funciones
3. Descripción bibliográfica y novedades de la versión 1.7
4. Proceso de indización de documentos y terminología en
Salud – DeCS
5. Proceso de certificación
6. Alimentación de las fuentes de información de la BVS
7. Recursos de búsqueda en la base de datos LILACS
8. Identificación de Buenas prácticas

4. 1. CENTROS COOPERANTES
Son instancias productoras o intermediarias de
información: bibliotecas, universidades y áreas dentro
de éstas, institutos de investigación, sociedades
científicas, entidades gubernamentales y de servicios
de salud, ONG´s u organizaciones internacionales que
están dispuestos a: seleccionar, procesar y registrar
documentos científicos y técnicos en LILACS y
participar en el trabajo colaborativo de otros
componentes de la BVS.

5. Las Funciones de los Centros Cooperantes son:
Participar en las actividades de identificación, selección,
descripción bibliográfica e indización de la PRODUCCIÓN
CIENTÍFICA NACIONAL
Mantener la actualización y el estándar de las revistas
indizadas.
Promover la BVS en los diferentes espacios en que participe.
Participar en la Comunidad Virtual
Informar al CCN sobre el desarrollo de las fuentes de
información operadas
Proporcionar el documento electrónico de las revistas
publicadas u ofrecer acceso al texto completo de los artículos
publicados en la revista por medio de un sitio en línea.

6. 2. SISTEMA LILDBI-WEB
LILDBI‐Web es la versión web del sistema LILDBI ‐
LILACS Descripción Bibliográfica e Indización. El
sistema permite la operación descentralizada de las
tareas de alimentación, mantenimiento y control de
calidad de bases de datos bibliográficas basadas en la
metodología LILACS.

7. METODOLOGÍA LILACS
ES UN COMPONENTE DE LA BIBLIOTECA
VIRTUAL EN SALUD EN CONTINUO
DESARROLLO, CONSTITUIDO DE NORMAS,
MANUALES, GUÍAS Y APLICATIVOS,
DESTINADOS A LA SELECCIÓN, DESCRIPCIÓN,
INDIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y
GENERACIÓN DE BASES DE DATOS.

8. UTILIZANDO LA METODOLOGIA LILACS, LOS
PAÍSES CREAN BASES DE DATOS LOCALES Y
NACIONALES Y COOPERAN CON LA
ALIMENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS LILACS,
CONTRIBUYENDO CON EL CONTROL
BIBLIOGRÁFICO Y LA DISEMINACIÓN DE LA
LITERATURA CIENTÍFICO TÉCNICA DE LA
REGIÓN

9. BASE DE DATOS LILACS
LILACS Literatura Latinoamericana y del Caribe en
Ciencias de la Salud, es un producto cooperativo.
comprende la literatura científico técnica en salud,
producida por autores latinoamericanos y del Caribe y
publicada en los países de la América Latina y Caribe, a
partir de 1982.
En LILACS son descritos e indizados: libros, capítulos de
libros, tesis, anales de congresos o conferencias,
informes técnico científicos, artículos de revistas, etc.,
relativos a la área de la salud.

10. SISTEMA LILDBI: CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES
Permite la captura de los registros con destino a la base
de datos LILACS
Nueva versión en ambiente web
Fuerte control de calidad
Multiusuario
Interface de búsqueda independiente de la de
alimentación
Formularios preestablecidos según tipo de documento
Menú de ayuda disponible en el llenado de cada campo
Tesauro normalizado trilingüe en permanente
actualización que incluye definición, calificadores,
categoría y sinónimos

11. 3. DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA Y NOVEDADES DE LA
NUEVA VERSIÓN
Campos adicionales o de extensión modificada:
Dirección electrónica
Tipo de registro
Forma del ítem
Título
Resumen
DeCS actualizado y ampliado
Descriptores locales

12. INICIANDO DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA:
CONCEPTOS BASICOS
Documento:
Dentro del contexto de la metodología LILACS, un documento
puede ser: una colección de monografías, una monografía, un
capítulo de una monografía, una tesis, disertación, un capítulo de
una tesis, disertación, un artículo de revista, un informe, un trabajo
presentado en un evento científico, un film, una grabación de
video, un registro sonoro musical o no musical, una foto, un mapa,
un objeto, etc.
Elemento de Dato:
Se considera elemento de dato, toda la información que
caracteriza a un documento. Por ejemplo, son elementos de datos
el nombre del autor, el título, un descriptor.

13. INICIANDO DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA:
CONCEPTOS BASICOS
Campo de Dato:
El campo de dato es utilizado para la trascripción de uno o
más elementos de datos y es identificado en el formato
LILACS con un número.
Subcampo de Dato:
Es una parte de un campo de datos identificada
separadamente y que contiene un elemento de dato. Es
identificado en el formato LILACS por el símbolo ^ seguido
de una letra o un número.

14. INICIANDO DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA: NOTAS
GENERALES
El conjunto de caracteres permitidos es el siguiente:
-todas las letras del idioma español, portugués, inglés y francés
(mayúsculas y minúsculas)
-todos los números
-los símbolos % : , ; / ! - ? @ $ & * # ( ) ¿ ¡ + = ‘ “ [ ]
No se debe registrar, EN NINGUN CASO, EL PUNTO FINAL para
indicar el fin de un elemento de dato. Esta regla se aplica incluso
cuando el elemento sea una abreviatura
Los subcampos son siempre identificados con el símbolo ^,
seguido de una letra minúscula o de un número.

15. Perfiles y funciones en LILDBI‐WEB
DOCUMENTALISTA EDITOR ADMINISTRADOR
•Buscar •Registro usuarios
•Crear
•Complementar •Definir permisos de acceso
•Editar
•Enviar •Modificar campos BD local
•Indizar
•Estadísticas •Desactiva/activa sistema
•Certificar
•Aviso a usuarios m.to
•Importar y exportar
Base NO certificada Base certificada / Base local Genera informes

16. Ahora sí! a empezar…
http://186.113.0.6/lildbi/index_es.htm
Descripción Bibliográfica

17. 4. PROCESO DE INDIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DeCS
Estandarización de terminología (desarrollado a
partir del MeSH‐NLM)
Incluye mas de 30.000 términos, 25.000 MeSH
Cobertura ampliada en mas de 5.000 términos
relacionados con salud pública, homeopatía, ciencia y
vigilancia sanitaria
Actualización anual

18. Consultando el DeCS
http://decs.bvs.br

19. Ejercicio
• ¿Que términos se utilizarían para describir un
material sobre las alteraciones climáticas y
sus efectos?
• ¿Cuál es el descriptor correcto para el
término procedimientos quirúrgicos
colonoscópicos?.

20. Ahora sí! a Indizar…
http://186.113.0.6/lildbi/index_es.htm
Proceso de Indización utilizando Decs‐Server

21. 5. PROCESO DE CERTIFICACIÓN
Proceso mediante el cual los registros bibliográficos
descritos e indizados son exportados de la base de datos
temporal a la definitiva

22. ‐Si persisten errores el sistema generará un informe
detallando los campos que deben ser editados

23. ‐Los registros libres de inconsistencias, se indicarán como
tal, y podrán certificarse

24. Ahora sí! a Certificar…
http://186.113.0.6/lildbi/index_es.htm
Certificando registros

25. Búsqueda y Edición
PERFIL EDITOR

26. Editando Registros Certificados
Por palabras Por revista
Palabras título
Por
Por mes
documentalista

27. Editando registros certificados
Para
enviar

28. Enviar
Grabar
archivo .iso
Elem.
identificadores Agregar como
adjunto envios.lilacs@bireme.org

29. Describir Proceso de Alimentación
LILACS con LILDBI-WEB
Indizar
Certificar
Enviar
Hacer
seguimiento
Difundir

30. 6. ALIMENTACIÓN DE LAS FUENTES DE
INFORMACIÓN DE LA BVS
LA BVS ES SIMULADA EN UN ESPACIO VIRTUAL
FORMADA POR LA COLECCIÓN O RED DE FUENTES DE
INFORMACIÓN EN SALUD DE LA REGIÓN.
ESTAS FUENTES DE INFORMACIÓN SON GENERADAS,
ACTUALIZADAS, ALMACENADAS Y OPERADAS EN LA
INTERNET POR PRODUCTORES, INTEGRADORES E
INTERMEDIARIOS, DE MODO DESCENTRALIZADO ,
OBEDECIENDO A METODOLOGÍAS COMUNES PARA SU
INTEGRACIÓN.

31. Fuentes de
Información en la
BVS

32. LA BVS ORGANIZA LA INFORMACIÓN EN UNA
ESTRUCTURA QUE INTEGRA E INTERCONECTA BASES
DE DATOS REFERENCIALES, DIRECTORIOS, CATÁLOGO
DE RECURSOS DE INFORMACIÓN, COLECCIONES DE
TEXTOS COMPLETOS, SERVICIOS DE DSI, FUENTES DE
INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES,
NOTICIAS, LISTAS DE DISCUSIÓN Y COMUNIDADES
VIRTUALES.
http://regional.bvsalud.org

33. 7. RECURSOS DE BUSQUEDA EN LILACS

34. FORMULARIO AVANZADO

35. BUSQUEDA EN EL CAMPO DE REVISTA

36. BUSQUEDA EN LILACS
Adicionar

37. REGISTRO EN LILACS
Buscar

38. BUSQUEDA EN EL CAMPO DE REVISTA
Fascículos

39. 8. IDENTIFICACIÓN DE BUENAS PRACTICAS
No almacenar tantos registros en la bd
Documentalista
Siempre que se certifique registros es recomendable
Reiniciar la Base del documentalista.
Utilizar las ayudas del aplicativo para el llenado de
campos
Consultar los manuales de ayuda siempre que hayan
dudas.
Revisar el registro con atención para corregir errores
de digitación

40. Mantener la actualización y el estándar de las
revistas indizadas
Guardar en una carpeta todos los archivos iso
identificando volúmenes, números y años
Enviar archivos iso por volumen/número a
envios.lilacs@bireme.org
Identificar en el asunto del mensaje de envío, código
de centro cooperante, título de revista, volumen y
número.
Utilice adecuadamente los mails de contacto. Para
envíos: envios.lilacs, para correcciones y otros
lilacsdb@bireme.org

41. Si requiere solicitar cambios de URL, envíe una
planilla con los siguientes datos: ID LILACS | Título del
artículo | Enlace antiguo | Enlace nuevo a
lilacsdb@bireme.org
Hacer seguimiento de la carga de contenido en la
base de datos LILACS
Sugerir a los autores y personas de contacto el uso de
la base de datos LILACS
Incluir en la revista impresa, un anuncio sobre su
indización en LILACS

42. TODOS Somos parte de la RED LILACS‐
Colombia
Muchas Gracias!!!!