Manual de normas y procedimientos de fondos en anticipo

Manual de Normas y Procedimientos de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Gaceta Universitaria N° 128
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El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”,
reunido en su sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre del año dos
mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral
21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del
Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO: Manual
de Normas y Procedimientos de Fondos en Anticipo de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”
INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como finalidad establecer las normas y procedimientos
básicos que orienten a las unidades académico-administrativas de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en la administración y registro de los gastos que
se realicen con cargo a los Fondos en Anticipo tomando en cuenta el criterio de
centralización normativa y descentralización operativa.
Los Fondos en Anticipo, son avances de dinero de carácter permanente y reposición
periódica, que es entregado al Cuentadante o Administrador autorizados en las
unidades académico-administrativas para ser utilizado en la ejecución y pago de
ciertos tipos de gastos con cargo a reembolso o liquidación de cuentas. Su utilización
se realizará en concordancia con las normas internas que dicta la Institución para
estos fines, tal como está expresado en la Ley Orgánica de Administración Financiera
del Sector Público, igualmente se prevé la constitución de Fondo Fijo de Caja Chica
para que se efectúen gastos de poca cuantía, específicamente autorizados.
Es necesario señalar, que los diferentes procedimientos contenidos en este Manual de
Normas y Procedimientos podrán optimizarse en la medida de lograr que los procesos
sean cada vez más dinámicos, flexibles y prácticos, permitiendo alcanzar la eficiencia
y eficacia de la gestión administrativa.
Partiendo de ello, este manual contiene los elementos fundamentales que permiten
identificar y describir las diferentes operaciones de los procesos generales de
Administración y Operatividad de los Fondos en Anticipo y el mismo se ha conformado
bajo la siguiente estructura:
Capítulo I – Aspectos Generales del Manual:
Conformado por el objetivo, alcance, base legal vigente, normas
internas establecidas a nivel Institucional que proporcionan la base de
ejecución en las diferentes unidades.
Capítulo II – Se describen las normas específica para cada proceso planteado,
señalando los insumos requeridos, sus salidas, formularios e
instructivos utilizados; identificando los responsables de ejecutarlo

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de una manera precisa y ajustada a las disposiciones legales internas
y externas que son aplicables a la Institución.
ASPECTOS GENERALES
OBJETIVO
Este manual tiene como objetivo establecer los lineamientos y procedimientos
necesarios para el manejo de los Fondos en Anticipo por las diferentes unidades
académico-administrativa de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”,
además de establecer las responsabilidades para cada uno de los integrantes en los
diferentes procesos aquí descritos, procurando la eficiencia y eficacia en la gestión.
ALCANCE
Este manual abarca las unidades académico-administrativa de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado” cuya competencia permita el manejo de Fondos
en Anticipo.
BASE LEGAL QUE RIGE EL MANEJO DE FONDOS EN ANTICIPO
 Ley Orgánica de Administración Financiera para el Sector Público (LOAFIN).
 Ley Orgánica de Administración Pública
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal.
 Ley Contra la Corrupción.
 Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de
la República.
 Reglamento N° 1 de la LOAFIN.
 Reglamento N° 3 de la LOAFIN.
 Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA.
 Reglamento General de Viáticos de la UCLA.
PARTIDAS PRESUPUESTARIAS
No.1 “Servicios prestados por personas naturales o por firma unipersonal que se
continuarán afectando por la partida 403”
4.03.06.01.00.000 Fletes y embalajes
Fletes terrestres, marítimos y aéreos, así como embalajes de
mercancías. Igualmente, se incluyen los servicios de mudanzas.
Tales como las siguientes Actividades o Tareas:
1. Traslado de animales.
2. Bote de Escombros

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4.03.11.02.00.000 Conservación y reparaciones menores de equipos de transporte,
tracción y elevación
Servicios de conservación y reparaciones menores de equipos de
tracción y elevación que tienden a mantenerlos en condiciones
adecuadas de funcionamiento, tales como: automóviles, locomotoras,
barcos, tractores, grúas, aviones, elevadores, entre otros.
Tales como la siguientes Actividad o Tarea:
1. Servicio y/o reparación de caucho.
4.03.10.99.00.000 Otros servicios profesionales y técnicos
Asignación para atender gastos por concepto de servicios
profesionales y técnicos prestados por personas jurídicas, no
incluidos en las específicas anteriores.
Tales como la siguiente Actividad o Tarea:
1. Análisis de laboratorio.
4.03.99.01.00.000 Otros servicios no personales
Comprende la asignación para atender los gastos por concepto
de otros servicios no personales que se estimen contratar, no
incluidos en las específicas anteriores.
1. Recolección y Bote de escombros.
2. Servicio de Grúa.
3. Lavado de piscina y/o tanques australianos.
4. Arbitraje, Marcaje y Mantenimiento.
5. Bote de desechos animales y vegetales.
No.2 “Servicios prestados por personas naturales que se deben afectar por la
partida 401, con el cuidado de no generar continuidad laboral”
4.01.01.12.00.000 Salarios a obreros en puestos no permanentes
Retribución a obreros que desempeñen labores como trabajador
temporero, eventual u ocasional, por contratos, por piezas, a destajo,
por tareas u otro tipo de trabajo en puestos no permanentes.
1. Jornaleros (Corte de maleza, Levantamiento de cercas
agrícolas, Limpieza de corrales, Pastoreo de animales,
Labores agrícolas, Llenado y preparación de bolsas de tierra

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o de abono, Elaboración de bloques nutricionales y
Alimentación y cuidado de animales).
2. Recolección y traslado de Muestras.
3. Trabajos de Albañilería.
4. Trabajos de electricidad.
5. Extracción y cernido de arena y otras muestras minerales.
6. Elaboración de probetas de concreto y de adobe.
7. Mejoras y arreglos de paredes, corrales y cercas.
8. Elaboración de estantillos.
9. Aplicación de Fertilizante y Agroquímicos.
10. Desmalezar, riego, transplante y poda.
11. Cosecha de Frutos.
12. Trabajos de Herrería.
4.01.01.18.00.003 Sueldo de Personal sin Relación de Dependencia.
Comprende la asignación para atender el pago de las
remuneraciones acordadas en virtud de un contrato individual
de trabajo por tiempo determinado.
1. Levantamiento de información (Encuestadores).
2. Trascripción y Tabulación de Datos (Solo para
proyectos de investigación y extensión).
3. Aplicación de prueba de suficiencia.
4. Análisis Estadísticos.
5. Traducciones.
6. Análisis y procesamientos de Muestras de
Laboratorio.
Nota: Cualquier otro gasto no incluido en los cuadros No.1 y 2, deberán realizar la
consulta ante la Dirección de Finanzas.
Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en su Sesión Nº 2158, Ordinaria,
celebrada el día 26 de octubre de dos mil once.
Dr. Francesco Leone Durante Dr. Francisco Ugel Garrido
Rector Secretario General

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO:
MPFA-01
ESPECÍFICAS CENTRALIZADAS
ACCIONES CENTRALIZADAS
ADMINISTRACION DE SERVICIOS GENERALES
Codificación Denominación
Actividad con
Asignación
Presupuestaria
4.03.01.01.00.000 Alquileres de Edificios y Locales
4.03.04.01.00.000 Electricidad
4.03.04.02.00.000 Gas
4.03.04.03.00.000 Agua
4.03.04.04.00.000 Teléfono
4.03.04.06.00.000 Servicios de Aseo Urbano y Domiciliario AC2-01-09
4.03.06.05.00.000 Servicios de Protección en Traslado de Fondos
y de Mensajería.
4.03.08.01.00.007 Seguro de Maquinarias Y Equipos
4.03.10.10.00.000 Servicios de Vigilancia
4.03.11.07.00.000
Conservación y Reparaciones Menores de Máquinas,
Muebles y demás Equipos de Oficina.
4.03.12.01.00.000
Conservación y Reparaciones Menores de Inmuebles
del Dominio Privado AC2-01-15
TRANSPORTE
Alquileres de Equipos de Transporte, Tracción y
Elevación
4.03.02.02.00.000
4.03.08.01.00.001
Seguros de Vehículos
PR6-02-04; AC2-01-13
AC2-01-13

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CÓDIGO:
MPFA-01
ESPECÍFICAS CENTRALIZADAS
ACCIONES CENTRALIZADAS
VICERECTORADO ADMINISTRATIVO
4.03.02.06.00.000 Alquileres de Equipos de Oficina y Alojamiento
4.07.01.01.99.004 Otras Transferencias corrientes internas.
AC2-01-03; AC2-01-01; PR4-01-01
RELACIONES PÚBLICAS
4.03.07.01.00.000 Publicidad y Propaganda
4.03.07.03.00.000 Relaciones Sociales ACR-01-18
4.03.07.04.00.000 Avisos

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CÓDIGO:
MPFA-01
DEFINICIÓN DE TERMINOS BÁSICOS
APERTURA Se refiere al proceso de creación y asignación inicial del monto
anual asignado para los gastos de funcionamiento de la unidad, el
cual se realiza una sola vez.
REAPERTURA Consiste en la actualización anual del monto asignado para los
gastos de funcionamiento de la unidad.
COMPLEMENTO Consiste en la diferencia del monto otorgado inicialmente para la
apertura o reapertura del fondo en anticipo, que sumado al monto
inicial no sobrepase lo asignado en el cuatrimestre.
INCREMENTO Es el monto presupuestario asignado producto de la modificación
del monto inicial asignado y/o de créditos adicionales.
ADMINISTRACION
DEL FONDO
Consiste en la ejecución presupuestaria y financiera del monto
asignado anual para gastos de funcionamiento de la unidad.
EJECUCION
PRESUPUESTARIA
Consiste en los procedimientos relacionados al manejo y control
presupuestario del monto asignado anual para gastos de
funcionamiento de la unidad.
EJECUCION
ADMINISTRATIVA
Consiste en los procedimientos relacionados a las actividades
operativas requeridas para el buen funcionamiento de las
unidades.

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CÓDIGO:
MPFA-01
DESCRIPCIÓN DE LOS SUB-PROCESOS
CODIGO SUB-
PROCESOS
CODIGO PROCEDIMIENTOS
P-01.1 Apertura o Reapertura del Fondo de Anticipo
P-01.2 Apertura de la Caja Chica del Fondo de
Anticipo
P-01.3 Apertura de Cuenta Bancaria
P-01
Creación de
Fondos en
Anticipo
P-01.4 Cambio de Administrador o Custodio
P-02.1 Modificaciones al Compromiso del Fondo
P-02.2 Traspaso Interno entre Partidas
P-02.3 Conciliaciones Bancarias
P-02.4 Depósitos Remanentes del Fondo Otorgado
P-02
Ejecución
Presupuestaria
y Financiera
del Fondo en
Anticipo
P-02.5 Depósito de los Intereses Devengados por la
Cuenta del Fondo Rotatorio
P-03 Ejecución
Administrativa
del Fondo en
Anticipo
P-03.1 Pago de Gastos a través del Fondo en
Anticipo
P-04 Rendición del
Fondo en
Anticipo
P-04.1 Reembolso o Liquidación de Fondos en
Anticipo

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CÓDIGO
P-01
FONDOS EN ANTICIPO
Fecha
Actualización:
Sept. 2011
CREACIÓN DE FONDOS
EN ANTICIPO

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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.1
APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO
Objetivo: Describir de forma lógica y secuencial los pasos que se ejecutan para la
apertura del Fondo en Anticipo, mediante los lineamientos establecidos a nivel
institucional, con la finalidad de cubrir los gastos de funcionamiento por parte de la
unidad.
Normas Específicas:
FONDOS EN ANTICIPO
1. El Fondo en Anticipo debe ser solicitado por el titular de la dependencia a la cual
está adscrito el funcionario que lo administrará.
2. Para la asignación del Fondo en Anticipo, la unidad académico-administrativa
debe estar solvente en la liquidación de fondos asignados.
3. Para el cálculo del monto máximo del Fondo en Anticipo se debe tomar en cuenta
el crédito presupuestario asignado a las partidas 401, 402, 403 y 404
4. Para la aprobación de un Fondo en Anticipo la unidad académico-administrativa
debe contar con disponibilidad presupuestaria y la programación anual de
compras mayores.
5. Si la solicitud de creación de fondo, se refiere a un Fondo Especial, se debe
anexar una justificación de la necesidad, el tipo de gastos por partida que se
estime realizar, el monto previsto y el tiempo requerido, señalando los objetivos
a cumplir.
6. La estructura administrativa del Fondo en Anticipo esta conformada por un
Cuentadante y un Administrador, los cuales deben formar parte del personal
Administrativo o Docente en su condición de Activo o Jubilado.
7. Para la apertura del Fondo en Anticipo y las modificaciones a los mismos en las
diferentes unidades de la Institución, se requiere el acta de constitución previa
revisión de la Dirección de Finanzas. Las coordinaciones de Postgrado,
Investigación y Extensión deberán obtener en primera instancia la aprobación
de las Direcciones de Postgrado, Investigación y Extensión respectivamente.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.1
8. El Cuentadante y Administrador del Fondo en Anticipo, deben estar cubiertos por
una póliza de fidelidad que será otorgada por la Universidad a través de la
Dirección de Servicios Generales. Asimismo, deberán presentar la Declaración
Jurada de Patrimonio ante las instancias respectivas, cuando éstas la requieran.
9. El Fondo en Anticipo y Fondo Especial, serán depositados y movilizados a través
de cuentas corrientes bancarias debidamente autorizadas por el Rector y siempre
a nombre de la Universidad, con indicación de la unidad que lo utilizará.
10. Las cuentas bancarias deben ser manejadas por firmas conjuntas del
Cuentadante y Administrador del Fondo Rotatorio o Fondo Especial, según el
caso.
11. Los documentos que se deben consignar a la Entidad Bancaria para aperturar la
cuenta son: carta del Rector dirigida a la entidad bancaria indicando objetivo de
la apertura de la cuenta, nombre, apellido y número de cédula de identidad del
Cuentadante y Administrador, registro de firmas más copia de cédula de
identidad del Cuentadante y Administrador.
12. Los pagos efectuados a través del Fondo Rotatorio o Fondo Especial, serán
realizados a través de cheque NO ENDOSABLE.
13. No se podrán emitir cheques AL PORTADOR.
14. Los cheques para aperturar o reponer el Fondo Fijo de Caja Chica deberán ser
emitidos a nombre del Cuentadante y Administrador. En el caso de los Fondos
otorgados por Entes Externos para proyectos de investigación, será a nombre del
Responsable del Proyecto.
Formatos o Modelos Utilizados
Código Descripción Responsable Medio
FA-M.01
Acta de Constitución o
modificación del Fondo en
Anticipo
Administrador Físico

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.1
FA-M.02
Registro de Información
Fiscal del Agente de
Retención de Impuesto
sobre la Renta
FA-M.03
Solicitud de creación o
modificación de la póliza
de fidelidad
FA-M.04
Carta de Autorización
para la Apertura /cambio
de firma de Cuenta
Bancaria
FA-M.05
Memorando con
información sobre
apertura de cuenta
FA-F.03 Apartado presupuestario Administrador Físico
FA-F.05 Solicitud de pago directo Administrador Físico

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.1
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividad
Dirección de
Finanzas
1. Informa el monto con el cual será aperturado el Fondo en
Anticipo.
Administrador
2. Recibe la información de la Dirección de Finanzas sobre el monto
asignado para la apertura del Fondo de Anticipo y elabora los
siguientes documentos:
2.1 Acta de Constitución del Fondo en Anticipo, según modelo
FA-M.01 señalando el monto asignado para el cuatrimestre
en original y copia.
2.3 Carta de Autorización para la Apertura /cambio de firma de
Cuenta Bancaria, según modelo FA-M.04 en original y copia.
3. Firman los documentos, Cuentadante y Administrador.
4. Remite a la Dirección de Finanzas los documentos, para la
aprobación por el Ciudadano Rector.
5. Elabora Registro de Información Fiscal del Agente de Retención
de Impuesto sobre la Renta, según modelo FA-M.02 en original y
copia.
6. Envía al Departamento de Tributos el Registro de Información
Fiscal del Agente de Retención del Impuesto sobre la Renta, con
fines informativos.
7. Elabora solicitud de creación o modificación de la póliza de
fidelidad modelo (FA-M.03), solicitud de pago directo (formato
FA-F.05) y apartado presupuestario (formato FA-F.03) en
original y copia.
8. Remite a la Dirección de Servicios Generales, original y copia de
la Solicitud de creación o modificación de la póliza de fidelidad y
copia de la solicitud de pago para el trámite respectivo.
9. Recibe de la Dirección de Finanzas los documentos remitidos
una vez aprobados por el Rector.
9.1 Copia de la solicitud de autorización, creación y manejo de
Fondo en Anticipo.
9.2 Original del Acta de Constitución del Fondo.
9.3 Original y Copia de la Carta de Autorización para la
Apertura/cambio de firma de Cuenta Bancaria.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.1
Administrador
10. Con la copia de la solicitud de Apertura de la Cuenta
Bancaria, ejecuta el Procedimiento “Apertura de Cuenta
Bancaria”
11. Recibe de la Dirección de Servicios Generales copia de la
solicitud de póliza de fidelidad y copia de la solicitud de
pago directo.
12. Fotocopia los documentos recibidos por la Dirección de
Finanzas y Servicios Generales.
13. Forma dos (2) legajo con los siguientes documentos:
13.1 Original Solicitud de Pago Directo.
13.2 Original Acta de Constitución del Fondo en Anticipo.
13.3 Copia de la solicitud de Póliza de Fidelidad firmada
por la Dirección de Servicios Generales.
13.4 Original Compromiso Presupuestario.
13.5 Original Memorando dirigido a la Dirección de
Finanzas para informar el número de cuenta
bancaria, según modelo FA-M.05.
14. Remite a la Dirección de Finanzas legajo de documentos y
recibe copia de los mismos señalando el N° de referencia
en la solicitud de pago directo.
15. Archiva transitoriamente copia de los documentos, en
espera de la transferencia del dinero a la cuenta.
16. Una vez hecha la transferencia del dinero, ingresa al
sistema SIAD, para la actualización del libro de banco.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.2
RE-APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO
Dirección de
Finanzas
1. Informa el monto con el cual será reaperturado el Fondo
en Anticipo.
Administrador
2. Recibe la información sobre el monto asignado para la
reapertura del Fondo en Anticipo.
3. Elabora acta de constitución del Fondo en Anticipo según
modelo FA-M.01, señalando el monto asignado para el
cuatrimestre.
4. Firma Cuentadante y Administrador.
5. Remite a la Dirección de Finanzas para la revisión y
posterior aprobación por el Ciudadano Rector.
6. Elabora solicitud de póliza de fianza de fidelidad (modelo
FA-M.03), solicitud de pago directo (formato FA-F.05) y
apartado presupuestario (formato FA-F.03) en original y
copia.
7. Remite a la Dirección de Servicios Generales, original y
copia de la solicitud de póliza de fidelidad y copia de la
solicitud de pago directo para el trámite respectivo.
8. Recibe de la Dirección de Finanzas Acta de Constitución
del Fondo, una vez aprobada por el Rector.
9. Recibe de la Dirección de Servicios Generales copia de la
solicitud de póliza de fidelidad.
10. Fotocopia los documentos recibidos por la Dirección de
Finanzas y Servicios Generales.
11. Forma dos (2) legajo con los siguientes documentos:
a. Original Solicitud de Pago
b. Original Acta de Constitución del Fondo en Anticipo.
c. Copia de la solicitud de Póliza de Fidelidad firmada
por la Dirección de Servicios Generales.
d. Original Compromiso Presupuestario.
12. Remite a la Dirección de Finanzas legajo de documentos y
recibe copia de los mismos señalando el N° de referencia
en la solicitud de pago directo.
13. Archiva transitoriamente copia de los documentos, en
espera de la transferencia del dinero a la cuenta o entrega
del cheque.
14. Una vez hecha la transferencia del dinero, ingresa al
sistema SIAD y actualiza el libro de banco.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.3
APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Objetivo: Describir los pasos que se deben cumplir para aperturar el fondo fijo de caja
chica con el objeto de efectuar gastos de menor cuantía y darle operatividad a la gestión.
Normas Específicas
1. Una vez que la Dirección de Finanzas haya depositado el monto de la apertura o
reapertura del Fondo en Anticipo, la unidad podrá dar apertura al fondo fijo de caja chica,
en el momento que así lo requiera.
2. Todos los ingresos y egresos del fondo fijo de caja chica se deben registrar en el formato
FA-F.07-Flujo Diario de Caja Chica.
3. Se debe codificar el soporte del movimiento del fondo fijo de caja chica y anexarse al
formato FA-F-21.
4. Para las unidades académico-administrativas, la creación del fondo fijo de Caja Chica se
realizará solo para pagos menores, constituida por un monto máximo de ochenta
unidades tributarias (80 U.T.), y podrá cubrir sólo gastos no mayores de veinte unidades
tributarias (20 U.T.).
5. En el caso de la Dirección de Planta Física, se podrá crear un fondo fijo de caja chica
para cada oficina de mantenimiento en los núcleos, por un monto de ochenta Unidades
Tributarias (80 U.T.) y podrá hacer solo gastos no mayores de veinte unidades tributarias
(20 U.T.) los cuales deberán ser autorizados por la Dirección Administrativa de los
Decanatos o Directores de Unidades, si fuere el caso.
6. Los Decanatos, podrá crear un fondo fijo de caja chica para las Direcciones de Programa
que físicamente estén distante a la Dirección Administrativa a fin de atender gastos
inherentes al mismo.
FA-F.06 Libro de banco Administrador Físico
FA-F.07
Flujo diario del fondo fijo de
caja chica

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.3
APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Administrador
1. Una vez que la Dirección de Finanzas haya depositado el monto
de la apertura o reapertura del Fondo en Anticipo, elabora
cheque por el monto establecido para la apertura del Fondo Fijo
de Caja Chica de acuerdo a la normativa vigente.
2. Hace efectivo el cheque y registra la entrada del dinero al Fondo
Fijo de caja chica en el sistema integrado administrativo (SIAD).

18/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.4
APERTURA DE CUENTA BANCARIA
Objetivo: Describir de forma lógica y secuencial los pasos que se deben seguir para
aperturar una cuenta bancaria para el manejo financiero del fondo en anticipo asignado.
Normas Específicas
1. El Fondo Rotatorio o Especial, debe ser depositado y movilizado a través de cuentas
corrientes bancarias, debidamente autorizadas por el Rector en comunicación escrita y
siempre a nombre de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, con indicación
de la unidad que lo utilizará.
2. El Administrador del Fondo en Anticipo deberá participar de inmediato a la Dirección de
Finanzas el nombre del Banco y el Número de cuenta bancaria donde fue depositado el
monto del fondo asignado (Rotatorio o Especial según el caso), así como los nombres de
las personas autorizadas para movilizar dicha cuenta y los facsímiles de sus firmas.
3. Bajo ningún concepto un funcionario puede abrir cuentas bancarias a su nombre con
fondos de la Institución, sin autorización por escrito del Rector.
4. Para manejar las cuentas bancarias se requieren firmas conjuntas del Cuentadante y
Administrador.
5. Los documentos a ser consignados en la Entidad Bancaria para aperturar cuenta son:
1.1 Carta del Rector dirigida a la entidad bancaria indicando objetivo de la apertura,
nombre de la unidad, nombre, apellido y número de cédula de identidad del
Cuentadante y Administrador.
1.2 Registro de firmas más copia de cédula de identidad del Cuentadante y
Administrador.
6. Los intereses generados por las cuentas corrientes con los recursos del Fondo en
Anticipo, deben ser depositados en la Tesorería o en la cuenta que indique la Dirección de
Finanzas de la UCLA, en los primeros diez (10) días siguientes al mes en el cual se
originaron, informando sobre dichos depósitos a la Dirección de Finanzas.

19/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.4
FA-M.05
Solicitud de apertura de
cuenta
Formato: PROV –
2002002-1
Planilla de solicitud de
autorización para la
apertura de cuentas y/o
Registro de Cuentas del
Sector Público Nacional

20/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.4
Administrador
1. Una vez recibida la carta de autorización para la apertura de
cuenta debidamente firmada por el Rector, anexa fotocopia
de la cédula de identidad del Cuentadante y Administrador
del fondo y entrega en el banco para la asignación del
número de cuenta.
2. Recibe del banco ficha para el registro de la firma con el
número de cuenta asignado, y procede de la siguiente
manera:
2.1. Elabora memorando en original y copia, dirigido a la
Dirección de Finanzas según modelo FA-M.05, para
informar el número de la cuenta, nombre del banco,
datos del Cuentadante, Administrador y facsímile de las
firmas. (Continua con el paso 11 – Procedimiento
Apertura de Fondo en Anticipo)
3. Llena la planilla de solicitud de autorización para la apertura
de cuentas y/o Registro de Cuentas del Sector Público
Nacional Formato: PROV – 2002002-1 y la remite a la
Dirección de Finanzas – Departamento de Tesorería.
4. Una vez que recibe la planilla de solicitud de autorización
aprobada, fotocopia y remite al banco, dejando una copia
para el archivo interno.

21/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.5
CAMBIO DE CUENTADANTE O ADMINISTRADOR
Objetivo: Describir los pasos que deben cumplirse para efectuar el cambio de responsables
del manejo del fondo asignado de acuerdo a lo estipulado en la Normativa para la
Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA.
1. Corresponde al Cuentadante y Administrador, la elaboración, presentación y suscripción
de un acta de entrega al cese de sus funciones administrativas relacionadas con el fondo
asignado.
2. Cuando el cambio de firma se refiera a ambos cargos, se debe elaborar acta por
separado.
3. El acta de entrega, deberá acompañarse de los anexos estipulados en el artículo 59 de la
Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA.
FA-M.06
Acta de Entrega del
Fondo en Anticipo
FA-M.01
Acta de Constitución o
modificación del Fondo
en Anticipo
FA-M.04
Carta de Autorización
para la Apertura /cambio
de firma de Cuenta
Bancaria

22/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P.01.5
CAMBIO DE CUENTADANTE O ADMINISTRADOR
Administrador
1. Elabora Acta de Entrega del Fondo en Anticipo (modelo FA-M.06)
en original y copia y anexa los soportes respectivos según la
Normativa vigente.
2. Llena el Acta de Constitución o modificación del Fondo en
Anticipo (modelo FA-M.01) y Carta de Autorización para la
Apertura /cambio de firma de Cuenta Bancaria (modelo FA-
M.04).
3. Hace firmar por el (los) funcionario (s) asignados, el Acta de
Constitución del Fondo.
4. Forma legajo con copia del Acta de Entrega, original de la Carta
de Autorización para la Apertura /cambio de firma de Cuenta
Bancaria y original del Acta de Constitución de Fondos en
Anticipo.
5. Remite los documentos al Rector para su conocimiento y
aprobación.
6. Recibe del Rector documentos firmados y remite a la Dirección
de Finanzas copia del Acta de Entrega para su conocimiento.
7. Entrega a el (los) funcionario (s) entrantes modelo FA-M.07, para
el cambio de firma en el banco.
8. Una vez realizada el cambio de firma bancaria, informa a la
Dirección de Finanzas a través de memorando.
9. Hace entrega formal del Fondo en Anticipo a los funcionarios
asignados.

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CÓDIGO
P-02
FONDOS EN ANTICIPO Fecha
Actualización:
Sept. 2011
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL
FONDO DE ANTICIPO

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-02
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA
Objetivo: Describir los pasos que deben llevarse a cabo para efectuar el control de la
ejecución presupuestaria del fondo en anticipo otorgado a la unidad mediante el registro
oportuno del gasto, con la finalidad de lograr el uso eficiente y racional de los recursos de
acuerdo a las prioridades existentes.
1. El administrador debe elaborar la Programación Anual de Compras tomando en cuenta las
necesidades existentes, de acuerdo a lineamientos que dicte el Departamento de Compras.
2. El registro del compromiso del Fondo en Anticipo se debe hacer por el monto concedido
financieramente por la Dirección de Finanzas. En caso de realizar algún complemento, se
debe realizar un incremento al compromiso por este monto.
3. Las reposiciones de gastos debidamente aprobadas por la Dirección de Finanzas se debe
considerar como compromiso, causado y pagado simultáneamente afectando las partidas
presupuestarias que correspondan.
4. Las unidades académico-administrativas deben mantener actualizados los registros
necesarios para su contabilización y control.
5. Las entregas de Fondos Rotatorios y Fondo Fijo de Caja Chica, producto de rendiciones de
cuenta aún no aprobadas, se deberán registrar solo en la Contabilidad Financiera como
nuevo fondo de anticipo, sin afectación presupuestaria.
6. Cuando en la reposición existiere sub o sobre estimación en el monto otorgado con relación
al gasto real, una vez efectuada la revisión por la Dirección de Finanzas, la unidad deberá
en la próxima reposición disminuir o aumentar la diferencia detectada según sea el caso,
excepto cuando se trate de una liquidación.
7. El importe comprometido debe ser ajustado al cierre del ejercicio en función de los gastos
causados.
8. Para realizar las modificaciones presupuestarias del fondo en anticipo, se debe solicitar
autorización al Rector por el ajuste que corresponda mediante acta de autorización para
modificación (modelo FA-M.01) en original y copia.
9. Antes de ejecutar un gasto, se debe verificar la disponibilidad entre las partidas específica,
en caso de no existir disponibilidad se debe realizar el traspaso interno entre partidas.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-02
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA
Normas Específicas
10. El Cuentadante del Fondo en Anticipo, podrá solicitar ante la Dirección de Programación y
Presupuesto, traspasos de partidas, para cubrir insuficiencias que no superen el 10% del
monto inicial aprobado por partida, así mismo las partidas presupuestarias que cedan
recursos a otras, no podrán recibir nuevos incrementos, esto de acuerdo a la norma que
rige las modificaciones al presupuesto.
FA-M.01
Acta de constitución o
modificación del fondo en
anticipo
FA-F.03 Apartado presupuestario Administrador Digital y Físico
FA-F.05 Solicitud de Pago Directo Administrador Digital y Físico
FA-M.03
Solicitud de creación o
modificación de la póliza
de fidelidad
FA-F.04
Traspaso de créditos
presupuestarios de
autorización interna
Administrador Digital y Físico

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-02.1
MODIFICACIONES AL COMPROMISO DEL FONDO
Administrador
1. Una vez aperturado o reaperturado el Fondo en Anticipo, de darse
una modificación al monto asignado, realiza la redistribución en las
partidas asignadas.
2. Elabora acta de constitución o modificación del fondo en anticipo
según modelo FA-M.01 y remite al Rector para la autorización.
3. Una vez recibida el acta de autorización firmada, procede de la
siguiente manera:
3.1.1. Registra en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD), el
monto correspondiente a la diferencia para complementar e
incrementar el cuatrimestre, y llena el apartado
presupuestario según FA-F.03, especificando el monto del
ajuste por partida de acuerdo a la asignación presupuestaria
de la unidad e imprime.
3.1.2. Elabora en el SIAD la Solicitud de Pago Directo (formato
FA-F.05) e imprime.
3.1.3. Elabora Solicitud de creación o modificación de la póliza de
fidelidad por el monto señalado en el complemento o
incremento (modelo FA-M.03) en original y copia.
3.1.4. Firma y hace firmar al Cuentadante los documentos
procesados.
3.1.5. Remite a la Dirección de Servicios Generales con copia de la
solicitud de pago directo.
3.1.6. Recibe copia de la Solicitud de creación o modificación de la
póliza de fidelidad firmada y sellada por la Dirección de
Servicios Generales y fotocopia la misma.
3.1.7. Forma legajo con solicitud de pago directo (original y copia),
acta de constitución o modificación del fondo en anticipo,
Solicitud de creación o modificación de la póliza de fidelidad
(copia) y apartado presupuestario.
3.1.8. Desglosa los originales y las copias por separado firmando el
Cuentadante y Administrador.
3.1.9. Remite a la Dirección de Finanzas legajo de documentos en
originales y copia.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-02.1
MODIFICACIONES AL COMPROMISO DEL FONDO
Administrador
3.1.10. Archiva copia de los documentos como soporte de la
unidad y espera la transferencia del dinero.
3.1.11. Una vez efectuada la transferencia, ingresa al sistema y
actualiza el libro de banco.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-02.2
TRASPASO INTERNO ENTRE PARTIDAS ESPECÍFICAS
Administrador
1. En caso de no tener disponibilidad en las partidas específicas de
una misma partida, procede de acuerdo a lo siguiente:
Elabora el traspaso entre partidas internas en el sistema.
1.1 Remite original solicitud de traspaso de créditos
presupuestarios de autorización interna y exposición de
motivos a la Dirección de Programación y Presupuesto según
formato FA-F.04.
1.2 Verifica a través del sistema la aprobación del traspaso por
parte de la Dirección de Programación y Presupuesto.
1.3 Una vez aprobado el traspaso o modificación presupuestaria,
puede iniciar el registro de los gastos respectivos.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-02.3
CONCILIACIONES BANCARIAS
Objetivo: Describir los pasos que deben efectuarse para el cuadre de los movimientos
generados a través del fondo asignado, conciliando con el dinero en banco.
1. Es responsabilidad del Administrador mantener actualizado el libro de banco.
FA-F.16 Conciliación Bancaria Administrador Digital y Físico
FA-F.06 Libro de Banco Administrador Digital y Físico
Administrador
1. Verifica el formato FA-F.16: Conciliación Bancaria y el Estado de
Cuenta Bancario, actualizado a la fecha de efectuar la conciliación.
2. Registra en el formato FA-F.16, casilla 4 el saldo que refleja el
Estado de Cuenta Bancario y verifica que los depósitos efectuados
aparezcan en el Estado de Cuenta, caso contrario calcula los mismos
y registra en el mismo formato casilla (5), como depósitos no
abonados.
3. Determina los cheques que no han sido cobrados y registra en el
formato casilla 6 como cheques en tránsito, colocando número y
monto del cheque.
4. El saldo del formato FA-F.06 “Libro de Banco” lo registra en el
formato FA-F.16, casilla 9.
5. Verifica que el saldo disponible en banco y el saldo del formato FA-
F.06 – libro de banco sean iguales, de lo contrario determina la
diferencia y ajusta, regresando al paso N° 1.
6. Fotocopia el formato FA-F. 16, el Estado de Cuenta y forma legajos
originales y copias.
7. Archiva legajo de copias como soporte de la unidad y el legajo de
originales lo archiva transitoriamente para el reembolso o liquidación
del fondo.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-02.4
DEPÒSITOS REMANENTES DEL FONDO OTORGADO
Objetivo: Describir lógica y secuencialmente los pasos a cumplir a objeto de efectuar el
depósito del remanente del fondo asignado de acuerdo a los lineamientos emanados por la
Dirección de Finanzas.
FA-M.08
Deposito del remanente o
intereses devengados por el
Fondo
Administrador
1. Al recibir la comunicación de la Dirección de Finanzas, señalando
el número de cuenta donde se debe depositar el remanente del
fondo.
1.1 Si el remanente se encuentra en la Cuenta Bancaria de la
Unidad Académico - Administrativa, procede de la siguiente
manera:
1.1.1 Realiza Transferencia Bancaria por el monto del
remanente del fondo a la cuenta bancaria que
indique la Dirección de Finanzas.
1.1.2 Elabora FA-M.08 en original y copia dirigida a la
Dirección de Finanzas, anexando original de la
Transferencia Bancaria realizada y remite.
1.1.3 Recibe copia del modelo FA-M.08, firmada y
sellada por la Dirección de Finanzas.
1.1.4 Archiva transitoriamente los documentos hasta el
momento de la liquidación del fondo.
1.2 Si el remanente se refiere a dinero en efectivo, procede de la
siguiente manera:
1.2.1 Elabora modelo FA-M.08 en original y copia y
retira de la caja chica el monto a depositar.
1.2.2 Llena planilla de depósito, hace firmar por el
Cuentadante y efectúa el depósito en el banco.

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-02.4
DEPÒSITOS REMANENTES DEL FONDO OTORGADO
Administrador
1.2.3. Remite a la Dirección de Finanzas el FA-M.08 en
original y copia anexando la copia del depósito
bancario (copia amarilla).
1.2.4. Recibe copia del modelo FA-M.08, firmada y
sellada por la Dirección de Finanzas.
1.2.5. Archiva transitoriamente los documentos hasta
el momento de la liquidación del fondo.

32/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-02.5
DEPÓSITO DE LOS INTERESES DEVENGADOS POR LA CUENTA DE
FONDO ROTATORIO
Objetivo: Detallar de forma lógica y secuencial los pasos para efectuar el depósito de los
intereses devengados por la cuenta del Fondo Rotatorio, de acuerdo a los lineamientos
emanados por la Dirección de Finanzas.
FA-M.08
Deposito del remanente o
intereses devengados por el
Fondo
Administrador
1. Al verificar que la entidad bancaria ha depositado los intereses
generados por la cuenta, procede de la siguiente manera:
a. Realiza el depósito de los mismos durante los 10
primeros días del mes siguientes al abono de los
intereses.
b. Elabora memorando según modelo FA-M.08 (original y
copia) dirigido a la Dirección de Finanzas informando el
depósito de los intereses.
c. Fotocopia el Estado de Cuenta que refleje el depósito
de los intereses.
d. Realiza transferencia bancaria por el monto reflejado
en el estado de cuenta bancaria que indique la Dirección
de Finanzas.
e. Imprime y fotocopia comprobante de la transferencia
realizada.
f. Forma legajo con modelo FA-M.08 (original y copia) +
comprobante de transferencia bancaria + copia del
estado de cuenta y consigna copia en la Dirección de
Finanzas dejando copia de los documentos para el
momento de realizar el reembolso-liquidación del fondo.

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CÓDIGO:
P-03
Actualización
Sept. 2011
EJECUCIÓN ADMINISTRATIVA DEL
FONDO DE ANTICIPO

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FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-03.1
PAGO DE GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO
Objetivo: Describir las acciones a realizar para el pago de los gastos previstos en la
planificación de acuerdo a las partidas presupuestarias asignadas.
1. Antes de comenzar a ejecutar el presupuesto del fondo asignado, se deberá registrar en el
Sistema Integrado Administrativo (SIAD), los montos comprometidos para cada una de las
partidas señaladas en la apertura o reapertura del Fondo en Anticipo.
2. Para proceder a ejecutar, se debe disponer del dinero presupuestaria y financieramente.
3. Los Fondos en Anticipo serán utilizados para efectuar erogaciones correspondientes a las
Partidas Presupuestarias:
401 – Gastos de Personal (De acuerdo a lo estipulado en el artículo 13).
402 – Materiales y Suministros(que no estén centralizados)
403 – Servicios no Personales (que no estén centralizados)
404 – Activos Reales (que no estén centralizados)
4. El pago de los gastos que afectan el fondo, deberá realizarse con efectivo de la caja chica
o cheque NO ENDOSABLE de la cuenta asociada al fondo, emitido a nombre de los
legítimos beneficiarios. En ningún caso podrá emitirse cheques AL PORTADOR.
5. Las facturas o recibos deberán ser firmadas por el Cuentadante o Administrador dentro del
cuerpo del formato, relacionadas en orden secuencial y registrados en el SIAD.
6. Cada factura debe indicar que se encuentra pagada.
7. No se podrán incluir facturas o recibos cuyas fechas de pago correspondan a reposiciones
o liquidaciones anteriores.
8. El Cuentadante o Administrador de fondos, no podrá realizar adquisiciones o contratar
servicios con proveedores y personas naturales y jurídicas con los cuales tengan algún
vínculo de consanguinidad o afinidad.
9. Al momento de realizar la retención de impuestos, el administrador debe tener en cuenta
lo siguiente:
 El impuesto estadal (1x1000) se retiene a toda persona natural (excepto pago de
Honorarios Profesionales) o jurídica que preste algún servicio a la Unidad
Académico-Administrativa solicitante por un monto mayor a un (1) Bolívar; tanto
en efectivo a través del fondo fijo de caja chica, como mediante un cheque a través
del fondo rotatorio. El mismo se entera al Departamento de Tributos una vez al
mes en el período de tiempo determinado por dicho Departamento.

35/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-03.1
 El impuesto municipal (actividades económicas) se retiene a toda persona natural
(Excepto a Honorarios Profesionales) o jurídica que provea de bienes, obras o
servicios a la Unidad Académico-Administrativa solicitante por un monto igual o
mayor a setenta y cinco unidades tributarias (75 UT). El mismo se entera al
Departamento de Tributos una vez al mes en el período de tiempo determinado por
dicho Departamento.
 El I.V.A. se retiene a toda persona natural o jurídica que provea de bienes y
servicios gravables a la Unidad Académico-Administrativa solicitante y cuyo pago
sea a través de cheque o solicitud de pago directo. El mismo se entera al
Departamento de Tributos dos veces al mes en el período de tiempo determinado
por dicho Departamento.
 El I.S.L.R. se retiene a las personas jurídicas, así como también a las personas
naturales (según el Decreto publicado en Gaceta Oficial) que preste algún servicio
a la Unidad académico-administrativa; tanto en efectivo a través del fondo fijo de
caja chica, como mediante un cheque a través del fondo rotatorio o por solicitud de
pago directo. El mismo se entera al Departamento de Tributos una vez al mes en el
período de tiempo determinado por dicho Departamento.
FA-F.21 Formato de codificación Administrador Físico
FA-F.22 Comprobante de Egreso Administrador Físico
FA-F.18
Comprobante de retención
de impuesto sobre la renta
(I.S.L.R.)

36/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-03.1
Administrador
1. Recibe factura según el gasto efectuado + anexos correspondientes.
2. Codifica según el Plan Único de Cuencas y el Codificador del
Departamento de Compras del Estado, coloca en el formato de
codificación (FA-F.21) y procede de la siguiente manera:
2.1. Ingresa al SIAD.
2.2. Registra la factura.
2.3. Ingresa al módulo de impuesto para realizar las retenciones
de impuestos aplicables:
2.3.1. Si el gasto se refiere a servicios y es menor a
veinte unidades tributarias (20 UT) será ejecutado
mediante el fondo fijo de caja chica; para ello deberá
realizar la retención de I.S.L.R. (si aplica) e Impuesto
Estadal (1x1000) y procederá de la siguiente manera:
2.3.1.1. Imprime el comprobante de retención
generado por el SIAD (Impuesto sobre la renta
y 1x1000 en original y tres (3 copias).
2.3.1.2. Une la factura + comprobante de retención de
impuesto, firma y hace firmar por el
cuentadante.
2.3.1.3. Realiza el cálculo de pago que corresponda,
restando dicho monto al total de la factura.
2.3.1.4. Entrega el efectivo al proveedor, registrando
en la factura el indicativo de pagado y la fecha.
2.3.1.5. Hace firmar y sellar al proveedor, la copia del
comprobante de retención así como también, la
factura original en señal de conformidad del
pago.
2.3.1.6. Archiva transitoriamente original de la factura
hasta la rendición o liquidación + copia del
comprobante de retención de impuesto hasta el
lapso correspondiente de entrega al
Departamento de Tributos.

37/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-03.1
Administrador
2.3.2. Si el gasto se refiere a la adquisición de bienes y
es menor a veinte (20 UT) será ejecutado a través
del fondo fijo de caja chica sin aplicar ninguna
retención de impuestos.
2.3.3. Si el gasto se refiere a la adquisición de bienes o
servicios y el monto es mayor a veinte unidades
tributarias (20 UT) y menor a seiscientas
unidades tributarias (600 UT) será ejecutado
mediante fondo rotatorio; los impuestos aplicables
serán I.S.L.R., Impuesto Estadal (1x1000), I.V.A. o el
Impuesto Municipal (Actividad Económica) según sea el
caso, para lo cual realizará los siguientes pasos:
2.3.3.1. Imprime el/los comprobante(s) de
retención generado(s) por el SIAD
(I.S.L.R, 1x1000, Impuesto
municipal o I.V.A. según formato
dependiendo del caso) en original y
tres (3) copias.
2.3.3.2. Realiza el cálculo de pago que
corresponda, restando dicho monto
al total de la factura.
2.3.3.3. Elabora cheque y hace el debido
en la chequera.
2.3.3.4. Une la factura + el/los
comprobante(s) de retención de
impuesto + cheque, firma y hace
firmar por el cuentadante
2.3.3.5. Entrega cheque al proveedor y
original de los comprobantes.

38/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-03.1
Administrador
2.3.3.6. Archiva transitoriamente original de
la factura hasta la rendición o
liquidación + 03 copias del
comprobante de retención de
impuesto, hasta el lapso
correspondiente de entrega al
Departamento de Tributos.
2.4.Si el gasto es mayor a 600 UT, efectúa el pago por movimiento
ordinario a través de solicitud de pago directo (Ver Instructivo
Procedimientos Operativos Unidades Académicas-
Administrativas)

39/82
CÓDIGO:
P.04
Actualización
Sept. 2011
RENDICIÓN DEL FONDO EN
ANTICIPO

40/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-04.1
REEMBOLSO O LIQUIDACION DE FONDOS EN ANTICIPO
Objetivo:
Describir secuencialmente los pasos a cumplir para efectuar el reembolso o liquidación de
fondos en anticipo, según sea el caso, con la finalidad de darle fluidez al proceso
administrativo interno.
1. Los Administradores, deben relacionar las facturas o recibos en orden secuencial para
presentar el reembolso o liquidación y firmar junto al Cuentadante dentro del cuerpo del
recibo o factura, verificando que los documentos contengan la condición de cancelado.
2. En los primeros diez (10) días de cada mes, las unidades deberán presentar ante la
Dirección de Finanzas, el reembolso o liquidación parcial del Fondo en Anticipo y Caja
Chica, de las facturas acumuladas hasta el último día del mes anterior del monto
asignado en el cuatrimestre.
3. La liquidación del Fondo en Anticipo o Fondo Fijo de Caja Chica, se puede hacer de forma
parcial a partir del mes de octubre del ejercicio fiscal vigente y la liquidación total se
debe presentar cuando lo señale la Dirección de Finanzas.
4. La liquidación total del Fondo en Anticipo, debe ser presentada por el Cuentadante ante
la Dirección de Finanzas, quince (15) días después de la fecha señalada por la misma.
5. Es potestad de la Dirección de Finanzas de informar al Rector o Vicerrector
Administrativo el incumplimiento de la presentación de liquidación en el lapso
establecido, para la aplicación de la sanción administrativa que corresponda.
6. Para el reembolso o liquidación se debe anexar los documentos señalados en el artículo
49 de la Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA.
7. El monto de cada reembolso o Fondo Fijo de Caja Chica, será restituido por la Dirección
de Finanzas.
9. El reembolso o liquidaciones de cuenta serán revisadas en la Dirección de Finanzas para
su aprobación. El manejo inadecuado en razón de los créditos aprobados, así como la
liquidación tardía o documentación incorrecta e incompleta, podrá da lugar a
responsabilidad administrativa del funcionario responsable.
10. El sobrante existente al momento de liquidar el Fondo en Anticipo, debe ser transferido o
depositado en la cuenta bancaria que designe la Dirección de Finanzas

41/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-04.1
FA-F. 16 Conciliación bancaria Administrador Digital y Físico
FA-F.05
Solicitud de pago
Directo
Administrador
1. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) al módulo
Administración del Gasto en el sub-módulo Administrar Fondo –
campo Rendir/Liquidar.
1.1. Efectúa la conciliación bancaria (formato FA-F.16).
1.2. Genera la relación de gastos efectuados.
1.3. Verifica la existencia de los soportes que avalan cada
gasto presente en el listado, así como los documentos
exigidos en el artículo 49.
1.4. Organiza los gastos de acuerdo al orden indicado en el
listado impreso.
1.5. Elabora e imprime la solicitud de pago directo (formato
FA-F.05) por el monto a reponer, en original y copia.
1.6. Forma legajo con los documentos originales codificados.
1.7. Coloca sello de la unidad y firma tanto el Cuentadante
como el Administrador cada documento del legajo.
1.8. Remite documentos a la Dirección de Finanzas para su
revisión y posterior reposición del monto solicitado.
1.9. Recibe copia de la solicitud de pago directo con número
de referencia y archiva como soporte de la unidad,
quedando a la espera de la transferencia bancaria.
2. De lo contrario, si es liquidación del fondo, ejecuta las siguientes
actividades:
2.1. En caso de que hubiere un remanente del Fondo Fijo de
Caja Chica, efectúa el depósito en el Banco y anexa
original de la planilla.
2.2. Efectúa conciliación bancaria (formato FA-F.16) y anexa
estado de cuenta donde se evidencie la disponibilidad
cero (o).

42/82
FONDOS EN ANTICIPO
CÓDIGO
P-04.1
Administrador
2.3. Genera el listado de gastos señalando monto a
liquidar.
2.4. Verifica la existencia de los soportes que avalan cada
gasto presente en el listado, así como los documentos
exigidos en el artículo 49 de la Normativa para la
Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA
2.5. Forma legajo con documentos originales codificados.
2.6. Coloca sello de la unidad, firma y hace firmar al
Cuentadante a cada documento del legajo.
2.7. Envía documentos a la Dirección de Finanzas para la
liquidación.

43/82
CÓDIGO:
MPFA-01
Actualización
Sept. 2011
FORMATOS Y MODELOS

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PLANILLA DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA LA APERTURA DE CUENTAS Y/O REGISTRO DE
CUENTAS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL
1. TIPO DE OPERACIÓN O 1. SOLICITUD AUTORIZACIÓN APERTURA DE CUENTA O 2. REGISTRO DE CUENTA
IDENTIFICACIÓN DEL ÓRGANO O ENTE
2. CÓDIGO 3. NOMBRE 4. SIGLAS
5. R.I.F. 6. TIPO DE ÓRGANO O ENTE
O 1 O 2 O 3 O 4 O 5 O 6 O 7 O 8 O 9 O 10
7. SECTOR
ECONÓMICO
8. TIPO DE UNIDAD
O 1 U.A. CENTRAL
O 2 U.A.
DESCONCENTRADA
O 3 U.E. LOCAL
9. CÓDIGO DE
LA UNIDAD
10. TIPO DE ENTE DESCENTRALIZADO SIN FINES EMPRESARIALES
O 1. Sociedad Civil O 2. Fundación O 3. Institutos Autónomos O 4. Universidad O 5. Otro Indique ___________________
11. NOMBRE DEL ORGANISMO DE ADSCRIPCIÓN 12. CÓDIGO
13. DIRECCIÓN
IDENTIFICACIÓN DEL CUENTADANTE O ADMINISTRADOR DE LA CUENTA
14. APELLIDOS Y NOMBRES 15. CÉDULA DE IDENTIDAD 16. CARGO QUE DESEMPEÑA
17. DOCUMENTO DE ACREDITACIÓN
O 1. GACETA OFICIAL Nº________ DECRETO Nº _________ FECHA ___________ O NOMBRAMIENTO O OTRO _______________
18. UBICACIÓN ADMINISTRATIVA 19. TELÉFONOS - FAX 20. E-MAIL
INFORMACIÓN DE LA CUENTA
21. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN FINANCIERA 22. CÓDIGO 23. AGENCIA
25. FECHA DE EMISIÓN O APERTURA 26. FECHA DE VENCIMIENTO 27. MONTO DE APERTURA EN Bs.24. TIPO DE CUENTA
O 1. CORRIENTE NO REMUNERADA
O 2.CORRIENTE REMUNERADA
O 3. DEPÓSITOS DE AHORRO
O 4. DEPÓSITOS A PLAZO FIJO
O 5. FIDEICOMISOS ( )
O 6. OTROS
28. NÚMERO DE CONTRATO O TITULO 29. CÓDIGO CUENTA CLIENTE
30. TIPO DE FONDOS DE LA CUENTA
O 1. FONDOS DE AVANCE O 2. FONDOS EN ANTICIPO
O 1.1. DEFENSA Y SEGURIDAD DEL ESTADO O 3. CAJA CHICA
O 1.2. SERVICIO EXTERIOR O 4. FONDOS DEL TESORO CON USO
O 1.3. SUELDOS Y COMPENSACIONES ESPECÍFICO
O 1.4. PENSIONES Y JUBILACIONES O 5. OTROS _____________________
O 1.5. BECAS
31. EJERCICIO FISCAL 32. MONEDA DE LA CUENTA
O 1. BOLÍVAR O 2. DÓLAR O 5. OTRO
O 3. EURO O 4. YEN
33. OBSERVACIONES
34. SELLO, FECHA Y FIRMA
RESPONSABLE DE CUENTA
SOLO PARA SER LLENADO EN LA OFICINA NACIONAL DEL TESORO
Nº DE SOLICITUD
FECHA, SELLO Y FIRMA DE
RECEPCIÓN
O 1. APROBADA
CÓDIGO ASIGNADO
O 2. NO APROBADA FECHA, SELLO Y FIRMA DE
APROBACIÓN
FORMATO: PROV – 2002002-01
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio de Finanzas
Oficina Nacional del Tesoro

45/82
APARTADO PRESUPUESTARIO
3- Nombre de la Unidad Ejecutora de Presupuesto: 4- Código Presupuestario:
5- Solo para uso del Compromiso
Vigencia del Compromiso
Desde Hasta
Meses Días
D M A D M A Número Número
6- Periodicidad del Pago:
7- AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA
CODIGO ACTIVIDAD PARTIDA PRESUPUESTARIA MONTO EN BOLIVARES
8- Nombre del Beneficiario del Compromiso: 9- Monto Total:
10- Descripción del Compromiso
12- UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE
11- Justificación (Solo para Ajuste o Anulación):
Nombre del Jefe de la Unidad Firma y Sello Fecha
13- SOLO PARA USO DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Auditor Revisión y Codificación Registro Presupuestario Jefe de Revisión y Codificación
Firma, Sello y Fecha Firma, Sello y Fecha Firma, Sello y Fecha
Elaborado por OyM/ Actualizado Julio 2011/ Formato No.03
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“ LISANDRO ALVARADO “
[NOMBRE DE LA UNIDAD SOLICITANTE]
1- Fecha: ____/___/___
Referencia:
2- Pre-Compromiso Compromiso
Ajuste: Anulación

46/82
SOLICITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
A NIVEL DE PARTIDAS Y SUB - PARTIDAS
C O D I G O
SUB -
PROGRAMA PROGRAMA ACTIVIDAD PROYECTO
UNIDAD ACADEMICA O ADMINISTRATIVA SOLICITANTE:
FECHA:
SUB - PARTIDAS
PARTIDA Genérica Específica
Sub-
Específica
Cód.
Control D E N O M I N A C I O N DEBE HABER
Interno
TOTAL
Firma y Sello del Responsable de la Unidad Firma y Sello de Aprobación por: Firma y Sello de Autorización por:
Director de Programación y Presupuesto Rector ó Vicerrector Administrativo
INSTRUCCIONES:
1.- Codifique inicialmente las Partidas Presupuestarias que ceden recursos y registre los correspondientes Montos en la Columna DEBE.
2.- Codifique posteriormente las Partidas Presupuestarias que reciben recursos y registre los correpondientes Montos en la Columna HABER.
3.- Elabore una JUSTIFICACION DETALLADA Y EXPLICITA, relacionada con la solicitud de MODIFICACION (en Hoja Adicional).
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Formato No. 04
Barquisimeto

47/82
SOLICITUD DE PAGO
Nombre de la Unidad Ejecutora Código Presupuestario:
Beneficiario C.I: / Rif.
La cantidad de :
(Bs. )
Concepto del Pago:
Monto Total:
Relacionado al: Nro.
LAPSO A PAGAR
Desde: Hasta:
CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
Opera
c.
Referencia Unida
d
Part. Gen. Esp. Sub-
Espec.
Contro
l
Importe
FIRMAS AUTORIZADAS
CUENTADANTE ADMINISTRADOR
Apellidos y Nombres:
Sello
Firma Fecha
Sello
Firma Fecha
RESPONSABLE DE LA UNIDAD ELABORADO
Sello
Firma Fecha
Sello
Firma Fecha
AUDITOR JEFE DE SECCIÓN
Sello
Firma Fecha
Sello
Firma Fecha
Elaborado por Departamento de O y M/Actualizado Julio 2011/Formato No. 05
[NOMBRE DE LA UNIDAD)
Referencia:
Fecha:

48/82
LIBRO DE B A N C O
Fecha Concepto No. Cheque
o Depósito
Ingreso (Bs.) Egreso (Bs.) Saldo
Preparado por:
_______________________
/ /
Revisado por:
_________________________
/ /
Unidad Administrativa:
Mes(es): Año: Página:

49/82
FLUJO DIARIO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Día Concepto No.
Factura
Proveedor Ingreso (Bs.) Egreso (Bs.) Saldo
Preparado por:
_________________________ ___/___/___
Apellido y Nombre Fecha
Revisado por:
_________________________ ___/___/___
[NOMBRE DE LA UNIDAD SOLICITANTE] Unidad Administrativa:
Mes(es): Año: Página:

50/82
SOLICITUD DE VIÁTICOS
BENEFICIARIO
NOMBRES Y APELLIDOS CÉDULA DE IDENTIDAD CARGO CATEGORIA
DEPENDENCIA - DECANATO
PROPORCIONAR
PASAJE AÉREO VEHÍCULO DE LA UCLA
PASAJE TERRESTRE COMPENSACIÓN KILOMETRAJE
ITINERARIO: DESTINO SALIDA LLEGADA
Fecha Hora Fecha Hora
MOTIVO DE VIAJE N° DÍAS PERNOCTA N° DÍAS
Con Sin
OBSERVACIONES
FIRMAS
Solicitante: Jefe de la Unidad: Cuentadante / Administrador:
OYM / Actualizado Julio 2011/ Formato 08
NUMERO DIA MES AÑO

51/82
REGISTRO Y PAGO DE VIÁTICOS
BENEFICIARIO
NOMBRES Y APELLIDOS CÉDULA DE IDENTIDAD CARGO CATEGORIA
DEPENDENCIA – DECANATO CÓDIGO PRESUPUESTARIO
PROPORCIONAR
PASAJE AÉREO VEHÍCULO DE LA UCLA
PASAJE TERRESTRE COMPENSACIÓN KILOMETRAJE
ITINERARIO: DESTINO SALIDA LLEGADA
Fecha Hora Fecha Hora
MOTIVO DE VIAJE N° DÍAS PERNOCTA N° DÍAS
Con Sin
LIQUIDACIÓN CÁLCULO
Sub Total Calculado por Código Presup. Bs.
(A)*Sub Total a Registrar (Redondeado) por Código Presup. Bs.
Sub Total Calculado por Código Presup. Bs.
(B) *Sub Total a Registrar (Redondeado) por Código Presup. Bs.
Total Viático (A +B) Bs.
OBSERVACIONES
RESPONSABLE DE LA UNIDAD
ADMINISTRADOR DEL
FONDO
CUENTADANTE DEL FONDO
PARA USO DE REVISIÓN Y CODIFICACIÓN
CÓDIGO ACTIVIDAD PARTIDA PRESUPUESTARIA IMPORTE
Son:
LIQUIDADO POR
Nombre y Apellido
C.I.No:
Firma
Fecha:
RECIBI CONFORME
Nombre y Apellido
C.I.No:
Firma
Fecha:
DATOS DEL PAGO AUDITOR REVISION Y CODIFICACION
Forma de Pago:
Efectivo Cheque No. __________
Banco: __________________ SELLO Y FECHA
Tomar en cuenta lo estipulado en el Artículo 9, parágrafo noveno del Reglamento General de Viáticos.
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 /Formato No. 09
NUMERO DIA MES AÑO

52/82
“LISANDRO ALVARADO”
NOMBRE DE LA UNIDAD
RECIBO DE PAGO O COMPLEMENTO GASTO DE VIAJE
He recibido de la administración del fondo de unidad:
La cantidad de bolívares:
(Bs. )
Por concepto de cancelación de gastos ó complemento de viaje para asistir a: ( indique el nombre del evento)
El cual se realizará en: Vehículo Placa:
Estos gastos corresponden a: Gasolina Bs. Peaje Bs. Estacionamiento Bs.
Entregado por:
Nombre y Apellido: (Administrador)
C.I.No:
Recibido por :
Nombre y Apellido: (Beneficiario)
C.I.No:
NOMBRE DE LA UNIDAD
RECIBO DE PAGO O COMPLEMENTO GASTOS DE VIAJE
He recibido de la administración del fondo de unidad:
(Bs. )
Por concepto de cancelación de gastos ó complemento de viaje para asistir a: ( indique el nombre del evento)
El cual se realizará en: Vehículo Placa:
Estos gastos corresponden a: Gasolina Bs. Peaje Bs. Estacionamiento Bs.
Entregado por:
Nombre y Apellido: (Administrador)
C.I.No:
Recibido por :
Nombre y Apellido: (Beneficiario)
C.I.No:
Fecha:______/______/_____
No._____________________
OyM / Actualizado Julio 2011 / Formato 10
OyM/ Actualizado Julio 2011 / Formato 10
Fecha:______/______/_____
No._____________________

53/82
RECIBO DE REINTEGRO
He recibido de: Cédula de Identidad N°
Monto del Reintegro
La cantidad de Bolívares (en letras)
_____________________ Bs.
Forma de Cancelación del Reintegro
Efectivo Deposito Banco N° del Depósito ______________
DATOS DEL VIÁTICO
Concepto por el cual fue entregado el viático:
Número: ____________________
Fecha del Viaje: _______________
Monto de Viático: _____________
Según Cheque N° _____________
Del Banco: __________________
RECIBÍ CONFORME
NOMBRES Y APELLIDOS: _____________________________________________________
CEDULA DE IDENTIDAD: ________________________________ FECHA: _____________
FIRMA _______________________________
Elaborado por OYM/ Actualizado Julio 2011/Formato No. 11
Viáticos Gastos de Viaje

54/82
PAGO POR DIFERENCIA
Nombres y Apellidos Cédula de Identidad
MOTIVO DE SOLICITUD
OBSERVACIONES
EVIDENCIAS
Número de Factura Proveedor Concepto Monto (Bs.)
Total (Bs.)
FORMA DE PAGO DATOS DEL VIÁTICO
Efectivo Cheque No.
____________
Número: ________ Fecha:
__/___/___
CONFORMADO
Beneficiario
Administrador Cuentadante
Firma: ________________
C.I. _____________
Firma: ________________
C.I. __________________
Firma: ________________
C.I. __________________
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 /Formato No. 12
Fecha:
/ /

55/82
RECIBO DE PAGO
He recibido de la administración del fondo de la Dirección de:
(Bs. )
Por concepto de cancelación de matrícula para asistir a: ( indique el nombre del evento)
El cual se realizará en:
Con una duración de: Horas Días Meses Otro:
Datos del Viático relacionado con esta Matrícula:
Número: ____________________________ Fecha del Viaje: _____________________
Monto del Viático: ____________________ Según Cheque N° ____________________
Del Banco: __________________________
Entregado por: (Administrador) Firma:
C.I.No:
El portador de este recibo debe rendir cuenta del dinero especificado en el mismo en los próximos treinta (30) días siguientes a la fecha registrada en este documento, de
lo contrario, autoriza a esta unidad a solicitar el descuento por nómina.
RECIBO DE PAGO
He recibido de la administración del fondo de la Dirección de:
(Bs. )
Por concepto de cancelación de matrícula para asistir a: ( indique el nombre del evento)
El cual se realizará en:
Con una duración de: Horas Días Meses Otro:
Datos del Viático relacionado con esta Matrícula:
Número: ____________________________ Fecha del Viaje: _____________________
Monto del Viático: ____________________ Según Cheque N° ____________________
Del Banco: __________________________
Entregado por: (Administrador) Firma :
C.I.No:
El portador de este recibo debe rendir cuenta del dinero especificado en el mismo en los próximos treinta (30) días siguientes a la
fecha registrada en este documento, de lo contrario, autoriza a esta unidad a solicitar el descuento por nómina.
Fecha:______/______/_____
No._____________________
Elaborado por OyM / Actualizado Julio 2011 / Formato No. 13
Fecha:______/______/_____
No._____________________

56/82
RECIBO DE PAGO POR PRESTACION DE SERVICIO
He recibido de la administración del fondo la cantidad de bolívares:
( Bs. ).
Por la Prestación del Servicio (Descripción y lapso de tiempo de la actividad):
(Nombres y Apellidos del Prestador del Servicio) No. Cédula de Identidad:
(Nombre de la Unidad en la cual presto el servicio) Código Presupuestario:
Firma Prestador del Servicio
C.I.
Firma del Administrador del Fondo
C.I.
Firma del Cuentadante del Fondo
C.I.
RECIBO DE PAGO POR PRESTACION DE SERVICIO
He recibido de la administración del fondo la cantidad de bolívares:
( Bs. ).
Por la Prestación del Servicio (Descripción y lapso de tiempo de la actividad):
(Nombres y Apellidos del Prestador del Servicio) No. Cédula de Identidad:
(Nombre de la Unidad en la cual presto el servicio) Código Presupuestario:
Firma Prestador del Servicio
C.I.
Firma del Administrador del Fondo
C.I.
Firma del Cuentadante del Fondo
C.I.
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Formato 14
No._____________________
Fecha:______/______/_____
No._____________________
Fecha:______/______/_____

57/82
RELACION DE BIENES Y EQUIPOS
CANT.
NOMBRE DEL ACTIVO
FIJO
SERIAL MODELO MARCA
BN CODIGO
ORGANIZATIVO
BN N°
INVENTARIO COSTO
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 Formato No. 15

58/82
CONCILIACIÓN BANCARIA
(2) Cuentadante: C.I.No:
Administrador: C.I.No:
ESTADO ACTUAL DE LA CUENTA
(4) Saldo según Estado de Cuenta Bancario al (DD/MM/AA) Bs.
(5) (+) Depósito no abonado Bs.
(6) Cheques en tránsito
N° cheque: Bs.
N° cheque: Bs.
N° cheque: Bs.
(7) (-) Total cheques en tránsito Bs.
(8) Total Disponible en Banco (4+5-7) Bs.
(9) Disponible en Libro de Banco (Formato No. 04) Bs.
(10) ( + ) Otros cargos / abonos no registrados Bs.
(11) Total Disponible en Libro de Banco Bs.
(12) FIRMAS
Elaborado por: Conformado por:
Nombre y Apellido: Nombre y Apellido:
C.I: C.I:
__________________________
Firma
____________________________
Firma
1) Unidad Administrativa: _________________________
Código Presupuestario: ________________________
Banco: _____________ No.- Cuenta: ______________
Fecha _____/_____/_____ Página: /

59/82
COMPROBANTE DE RETENCIONES VARIAS
DATOS DEL AGENTE DE RETENCION
Tipo de Agente de Retención:
Entidad Publica
Funcionario Autorizado: No. R.I.F.
Dirección oficina: No. de Telf.
(Oficina)
DATOS DEL CONTRIBUYENTE
Apellido (s) y Nombre (s): No. R.I.F. Lapso:
Fecha de Pago Cantidad Impuesto Fecha Banco
Firma del Funcionario Autorizado:
SELLO

60/82
Fecha
COMPROBANTE DE RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
DATOS DEL CONTRIBUYENTE
Nombre del Contribuyente N° RIF.
N° NIT.
Dirección del Contribuyente (Rectorado)
TIPO DE PERSONA
Natural Jurídica
Residente Domiciliada
No Residente
No Domiciliada
BASE DE CALCULOS
N° FACTURA MONTO
BRUTO
IVA T/SERV. %
SUSTRAEND
O
RETENCION
Total Monto
Bruto Bs.
Total Monto a
Retener Bs.
Monto a Retener (En letra):
Monto Neto del Pago (Total Monto Facturas (-) Total Monto a Retener + IVA). Bs.
FIRMA
Agente de Retención
Nombre y Apellido:
Nro. C.I.:
Firma:
(Original a Proveedor, copias 1,2 y 3 para uso interno por la Unidad)
N° 00000
RIF_______ NIT_____.
POR Bs.

61/82
RETENCIONES MENSUALES DE ISLR DEL FONDO
Fecha
No.- comp.
Retención
Beneficiario Concepto Monto Bruto %
Monto Retenido
Totales
TOTAL MONTO RETENIDO EN EL MES:
Preparado por:
_________________________ ___/___/___
Revisado por:
_________________________ ___/___/___
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Formato No. 19
1) Unidad Administrativa: _________________________
Banco: _____________ No.- Cuenta: ______________
Mes_______Año_______Fecha _____ Página: /

62/82
REGISTRO DE CONTROL DE RETENCIONES POR PROVEEDOR
Nombre del Proveedor RIF.
Tipo de Persona:
Natural Jurídico NIT.
Factura Comprobante Retención
Número Fecha Número Fecha
Monto Bruto %
Monto
Retenido
Total Pagado
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Formato No.20

63/82
No. de Factura___________________________
CÓDIGO ACTIVIDAD PARTIDA PRESUPUESTARIA IMPORTE
Cancelación según cheque No. : __________________ Banco Provincial
FORMATO DE CODIFICACION
Comprobante No.________
[NOMBRE DE LA UNIDAD SOLICITANTE)
Observaciones:_____
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
____________________
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 /Formato No.21

64/82
COMPROBANTE DE EGRESO
Cheque No
:
Firmas
Elaborado por:
Administrador :
Nombre y firma del beneficiario: Fecha:
C.I:
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 – FA-F.22

65/82
ACTA DE CONSTITUCION O MODIFICACION DEL FONDO EN ANTICIPO
En ejercicio de las atribuciones que me confiere el Artículo 9, capitulo III de la “Modificación de la
Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado” Yo, _______________________________Cédula de Identidad No.
________________ , en mi carácter de Rector de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado”, autorizo la constitución o modificación del Fondo (Rotatorio / Especial/ Caja Chica) a
partir del ___/ ___/ ___ a la Unidad Administrativa
_________________________________________. Los responsables de dicho Fondo
serán:_________________________________________________C.I._____________, quien
fungirá como CUENTADANTE en la Administración del mismo y como Administrador:
____________________________________ C.I. ____________.
El fondo será destinado para efectuar gastos correspondientes a las partidas siguientes:
401 402 403 404 TOTAL
con un monto (cuatrimestral) de Bolívares:
___________________________________________________(Bs. ____________ ), el
mismo corresponde a (asignación / complemento / disminución o incremento presupuestario)
obtenido.
Queda bajo la responsabilidad del Cuentadante y Administrador de esta unidad, el fiel y estricto
cumplimiento de lo establecido tanto en los procedimientos administrativos diseñados para el
manejo del fondo, como de la “Modificación de la Normativa para la Administración de Fondos
en Anticipo de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado”, vigente.
Rector
Cuentadante Administrador
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/ Modelo No.01

66/82
RE-II-12 Barquisimeto, de del
Señores:
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
Gerente Regional de Tributos Internos
Su despacho.
Yo, Francesco Leone Durante, venezolano, mayor de edad, Licenciado en Contaduría Pública
y de este domicilio, identificado con Cédula de Identidad Nº 5.239.425, actuando con el carácter
de Rector de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", con sede en Barquisimeto,
Estado Lara, inscrita en el Registro de Información Fiscal con RIF Nº G-20000077-5, creada
mediante Decreto Nº 980 del 7 de noviembre de 1967, publicado en la Gaceta Oficial Nº 28.475
de esa misma fecha, electo para el cargo de Rector de conformidad con lo previsto en el
Capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro
Alvarado" según consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de Mayo del 2002,
registrada con el Nº 67, Tomo 46 de la Notaría Pública Segunda de Barquisimeto en fecha 16
de mayo de 2002, acorde con lo dispuesto en el Artículo 26 numeral 13 de la Ley de
Universidades y el Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro
Alvarado", me dirijo a Usted respetuosamente para suministrarle la información
correspondiente sobre los funcionarios que fungirán a partir de esta fecha, como Agente de
Retención de los pagos que se efectúen por el _______________________,de esta universidad.
A continuación se muestra cuadro donde se especifica la unidad que maneja el Fondo y su
Agente de Retención con sus números de cédula y RIF.
Unidad Administrativa Nombres y Apellidos
No. de Cédula No. de RIF
En mi condición de principal pagador de la Universidad Centroccidental "Lisandro
Alvarado", traslado al funcionario identificado anteriormente, la responsabilidad ante el Fisco
Nacional por la materialización de la retención y el pago de los impuestos correspondientes.
Agradeciendo de antemano la atención prestada a esta comunicación
Atentamente,
Lcdo. Francesco Leone Durante
RECTOR
Elaborado por: OYM/ Actualizado Julio 2011 /Modelo No.02
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Rectorado
RIF: G-20000077-5
NIT: 0120858858

67/82
Para: Dirección de Servicios Generales
Atención:
Asunto:
Solicitud Creación / Modificación de la Póliza
de Fidelidad.
De: (Nombre y Apellido del Responsable del
Fondo)
Unidad:
Fecha:
Me dirijo a usted en la oportunidad de solicitarle “Póliza de Fidelidad” para el manejo
del Fondo Rotatorio, de la Unidad Administrativa: _____________________, por la
cantidad de ____________________________,(Bs. ), de acuerdo a lo
establecido en el Artículo 17 de la “Modificación de la Normativa para la
Administración de los Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado”.
Este fondo está bajo la responsabilidad de _____________________________
Cédula de Identidad No: ________________, quien funge como Cuentadante del
mismo y ______________________________ Cédula de Identidad
No:___________________, quien funge como Administrador del fondo.
Sin más a que hacer referencia, se despide
Atentamente,
__________________________
_________________________
Cuentadante del Fondo Administrador del Fondo
C.I. xx.xxx.xxx C.I. xx.xxx.xxx
Se anexa copia de la Solicitud de Pago Directo para la (apertura/reapertura/Ajuste/Incremento del Fondo en
Anticipo)
Memorando

68/82
Barquisimeto, de 201__
Sres.: _______________________
Ciudad.
Me dirijo a usted, en la oportunidad de solicitar la Apertura de una CUENTA
CORRIENTE destinada a manejar gastos de la Unidad Administrativa:
______________________________ del / la (Decanato o Dirección).
Asimismo le informo que el fondo será administrado por las siguientes personas:
CUENTADANTE: ____________________________________
C.I: _______________________________
ADMINISTRADOR: ________________________________________________
C.I: _______________________________
Para tales efectos las personas autorizadas cumplirán con los requisitos exigidos por
la ENTIDAD BANCARIA.
Atentamente,
RECTOR
Elaborado por O y M/Actualizado Julio 2011 / Modelo No. 04
Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado”
Rectorado
Nº de Oficio

69/82
Para: Dirección de Finanzas
Asunto: Información sobre
apertura de cuenta
No. :
De: Unidad Administrativa: Fecha:
MEMORANDO
Por medio de la presente me dirijo a usted en la oportunidad de informarle que
en fecha________fue aperturada la cuenta corriente No.___________en la Entidad
Bancaria_______________, la cual será manejada por: (indicar los nombres y No
C.I. del
Cuentadante y del Administrador), por lo tanto agradezco realizar la transferencia
correspondiente del Fondo en la cuenta indicada.
Sin otro particular al cual referirme, se despide
Atentamente,
_______________________ _____________________
C.I.: C.I.:
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Modelo No.05

70/82
ACTA DE ENTREGA DEL CUENTADANTE O ADMINISTRADOR DEL FONDO
ROTATORIO / ESPECIAL / CAJA CHICA
Yo, ________________________________________ titular de la Cédula de
Identidad No._______________, Cuentadante/Administrador (según sea el caso) del
Fondo (Rotatorio / Especial/ Caja Chica) de la Unidad Administrativa
_____________________________, hago constar que en este acto entrego los
documentos soportes, cuentas bancarias y dinero en efectivo correspondiente al Fondo
bajo mi responsabilidad hasta el día de hoy ____/____/____.
La entrega la hago al Ciudadano ___________________________________ titular
de la Cédula de Identidad No. ________________ quien fungirá como
Cuentadante/Administrador. El mismo fue designado por
__________________________________ según Memorando No. _________ de fecha
_____/_____/_____.
Mediante esta acta dejo constancia que el funcionario entrante recibe conforme, y queda
bajo su responsabilidad, el fiel y estricto cumplimiento de la “Normativa para la Administración
de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado”, vigente.
Nombre y firma del Funcionario Entrante Nombre y Firma del Funcionario Saliente

71/82
Barquisimeto, de 201__
Sres.: _______________________
Ciudad.
Me dirijo a usted, en la oportunidad de solicitar el cambio de firma de la CUENTA
CORRIENTE No: ________________destinada a manejar gastos de la Unidad
Administrativa: ______________________________ del / la (Decanato o Dirección).
Asimismo le informo que a partir de la presente fecha, las firmas autorizadas son:
CUENTADANTE: ____________________________________
C.I: _______________________________
ADMINISTRADOR: ________________________________________________
C.I: _______________________________
Para tales efectos las personas autorizadas cumplirán con los requisitos exigidos por
la ENTIDAD BANCARIA.
Atentamente,
RECTOR
Rectorado
Nº de Oficio

72/82
Barquisimeto, de____ de 201__.
Señores:
_______________
Ciudad.
Me dirijo a Usted, en la oportunidad de solicitar el cambio de la firma de la
CUENTA CORRIENTE Nº:__________________ destinada a manejar gastos de la
unidad:____________________________(Decanato ó Dirección).
Asimismo le informo que a partir de la presente fecha, las firmas autorizadas son:
________________ _____________ _______________
Administrador Cuentadante Cuentadante
Firma “A” Decano Director Administrativo
C.I. Firma “B” Firma “C”
C.I. C.I.
Es importante resaltar que la firma “A” será principal y obligatoria y las firmas
“B” y “C” complementarias e indistintas.
Para tales efectos las personas autorizadas cumplirán con los requisitos
exigidos por la ENTIDAD BANCARIA
____________
RECTOR
Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Modelo Nº.07.1
Rectorado Nº de Oficio:

73/82
Memorando
Para:
Atención: Dirección de Finanzas
Asunto: Depósito de Remanentes y/o Intereses
devengados por la Cuenta Bancaria del Fondo
Rotatorio
Fondo)
Unidad:
Fecha:
Me dirijo a usted en la oportunidad de remitir anexo al presente comprobante de
transferencia bancaria y/o planilla correspondiente al depósito del remanente y/o
intereses devengados por la Cuenta Corriente No.___________________________
del Fondo Rotatorio / Especial de esta unidad.
El monto depositado es de _______________________________________________
Bolívares ( Bs.) y se corresponden al mes de _________________________del
año _____.
Dicho depósito se realizó en el Banco ____________ en la cuenta a nombre de la
UCLA Nº______________________.
Sin más a que hacer referencia, se despide
Atentamente,
____________________________ _________________________
C.I xx.xxx.xxx C.I xx.xxx.xxx

74/82
Barquisimeto, de del 201_
Señores:
Banco Provincial
Su Despacho;
Por medio de la presente me dirijo a Uds., en la oportunidad de solicitarles
la transferencia de Bolívares: ________________________________________
(Bs. ) de la cuenta corriente No. ________________ correspondiente
al Fondo Rotatorio/ Especial /Caja Chica de la Unidad_____________________
a la cuenta corriente No.______________________a favor de la UCLA.
Atentamente,
____________________ ____________________
Elaborado por OYM/ Actualizado Julio 2011/ Modelo No.09

75/82
AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO POR NÓMINA
Sres.
Dirección de Recursos Humanos
Atención: Departamento de Registro y Control
U.C.L.A.
Yo,_________________________________,C.I.No:_____________, personal
Docente Administrativo adscrito a (indique la unidad de adscripción), por medio de
la presente autorizo a la Dirección___________________________ para que tramite el
descuento en nómina por____________________________________ bolívares (Bs.
), por concepto de ___________________________________________, efectuado
según Recibo de Pago No.________, de fecha_________, cuyo plazo de rendición de
cuenta ha vencido.
Este descuento debe efectuarse en la próxima nómina a tramitar.
Atentamente,
Nombre y Apellido
C.I.No.
Firma_________________
Elaborado por O y M/ / Actualizado Julio 2011/ Modelo No.10

76/82
Barquisimeto, de del 201_.
Ciudadano:
Director de Finanzas
UCLA
Por medio de la presente me dirijo a usted en la oportunidad de informar sobre el
reintegro por concepto de viático por un monto de __(Cantidad en letras)
____________ Bolívares (Bs. monto en número), efectuado en la Cuenta Bancaria
Nro. _____________ del Banco______________.
Dicho viático está registrado en un Fondo ya rendido con Referencia No.
_____________ y el mismo corresponde al Fondo que maneja la Unidad
Administrativa_________________________________________, cuyos
responsables son____(Nombre y Apellido del Cuentadante y Administrador) . El
viático está registrado con la Solicitud No. _________, de Fecha ___/___/___
Sin más a que hacer referencia, se suscribe de usted.
Atentamente,
C.I. C.I.

77/82
Para: Departamento de Bienes
Nacionales
Asunto: Solicitud Control Perceptivo No. :
De: Nombres y Apellidos del
Responsable del Fondo
Fecha:
MEMORANDO
Por medio de la presente me dirijo a usted en la oportunidad de enviar original
de factura No. ___________ del proveedor ______________________ por un monto de
Bs. __________________ a los fines de efectuar el respectivo control perceptivo al
bien, para luego proceder a cancelar la factura a través del Fondo Rotatorio / Especial /
Caja Chica de esta unidad, con el objeto de incorporar el bien al registro de Bienes
Nacionales.
Atentamente,
-------------------------------- -------------------------------
C.I.: C.I.:

78/82
Para: Dirección de Transporte Asunto:
Solicitud de Autorización
Fondo)
Unidad:
Fecha:
Me dirijo a usted en la oportunidad de solicitar autorización para efectuar una
reparación al vehículo propiedad de la institución marca:________________ placa:
________________, asignado a esta unidad.
La misma será realizada en el taller _____________________________
Agradeciendo de antemano la atención que pueda prestar a esta comunicación y
en espera de la debida autorización, se despide
Atentamente,
_____________________ _________________________
C.I C.I.
Memorando

79/82
Para: Comisión de Informática ó Dirección de
Planta Física
Asunto: Solicitud de
Aprobación
No. :
De: Nombre de la Unidad Administrativa Fecha:
MEMORANDO
Por medio del presente me dirijo a usted en la oportunidad de solicitar la
evaluación y aprobación del presupuesto de ( ), el cual
anexo al presente. Asimismo agradezco su receptividad y respuesta oportuna a fin de
verificar la procedencia de la compra.
Atentamente,
-------------------------------- -------------------------------
C.I.: C.I.:

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