El documento es un manual sobre los instrumentos administrativos utilizados en las instituciones educativas de Guatemala, incluyendo varios tipos de documentos como oficios, informes y actas. Se destaca la importancia de que el personal técnico-administrativo conozca y aplique estos procedimientos para mejorar su desempeño y contribuir eficientemente a la administración educativa. Además, el manual ofrece ejemplos y una guía sobre la correcta redacción y estructura de cada tipo de documento.

1. 1
MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES.
José Danilo Méndez Soto.

2. INDICE
INTRODUCCION. 1
Instrumentos Administrativos 2
Oficio. 2
Nota oficial. 4
Informe. 5
Ejemplo de informe Técnico: 7
Ejemplo de informe analítico: 8
Memorando o memorándum. 10
Formulario: 11
Carta informe: 12
Informe formal 13
Acta. 14
Conocimientos. 17
Circulares. 18
Expediente 19
Solicitud. 21
Providencia 22
Dictamen 25
Resolución. 26
Transcripción. 27
Notificación. 28
Memorial 29
Acuerdo 30
Decreto 31
Auténtica. 32
Contratos de servicios. 33
Hoja de vida. 35
Carta de presentación. 36
Memoria de labores. 37

3. Solvencia. 39
Plan operativo. 40
Finiquito. 41
Declaración Jurada 42
Acercamiento a los principales reglamentos de la administración educativa en
Guatemala. 43
Libros oficiales de registro: actas, asistencia de personal, conocimiento,
inventario, finanzas, inscripción de alumnos, refacción escolar y tienda escolar.
Y todo el material digitalizado por el MINEDUC con su fundamentación legal. 44
CONCLUSIONES 45
RECOMENDACIONES 46
BIBLIOGRAFIA/e-GRAFIA. 47

4. 1
INTRODUCCION.
El presente trabajo, es una introducción a la temática del curso de Procesos
Técnicos Administrativos.
En el mismo se inicia con una exposición de los instrumentos administrativos que
diariamente son utilizados por centros educativos de nivel medio, así como
dependencias del Ministerio de Educación, como lo son solicitudes, memorándum,
providencias, conocimientos, oficios, circulares, notificaciones, dictámenes,
providencias, oficios, circulares notificaciones, actas, resoluciones y notas oficiales,
desarrollan un excelente desempeño en la dirección de una institución educativa.
Esto conlleva un buen control, por lo que todo el personal técnico-
administrativo deben conocerlos y aplicarlos y considerar la administración como
una actividad compuesta de ciertas sub actividades que constituyen el proceso
administrativo y se logra a través de las personas por medio de la ejecución, cuando
estas se ubican en los distintos niveles de la organización.
Estos se vinculan de alguna manera para lograr aplicar la acción de
administrar y hacer uso o aplicación de los procesos administrativos en las
instituciones educativas, pero no todas aplican estos procedimientos con la misma
intensidad, pero esto no implica la necesidad de conocerlos y aprender a aplicarlos
en las actividades realizadas principalmente ante el Ministerio de Educación, y en
nuestra labor docente, no estamos lejos de poder tener mayores responsabilidades
de tipo administrativo, por lo cual debemos estar no solo calificados, sino
cualificados a fin de ejercer un trabajo valorado, lo que al final, incidirá en ser
valorados con una mejor oportunidad laboral y salarial, así como ser útiles
principalmente a la sociedad a la cual nos debemos.

5. 2
Instrumentos Administrativos
Los instrumentos administrativos que diariamente son utilizados por centros
educativos de nivel medio, así como dependencias del Ministerio de Educación,
como lo son solicitudes, memorándum, providencias, conocimientos, oficios,
circulares, notificaciones, dictámenes, providencias, oficios, circulares
notificaciones, actas, resoluciones y notas oficiales, desarrollan un excelente
desempeño en la dirección de una institución educativa.
Esto conlleva un buen control, por lo que todo el personal técnico-
administrativo deben conocerlos y aplicarlos y considerar la administración como
una actividad compuesta de ciertas sub actividades que constituyen el proceso
administrativo y se logra a través de las personas por medio de la ejecución, cuando
estas se ubican en los distintos niveles de la organización. Estos se vinculan de
alguna manera para lograr aplicar la acción de administrar y hacer uso o aplicación
de los procesos administrativos en las instituciones educativas, pero no todas
aplican estos procedimientos con la misma intensidad, esto depende de la ubicación
que tenga dentro de la estructura del Ministerio de Educación.
Ejemplos de instrumentos administrativos son: solicitudes, memorándum,
providencias, conocimientos, oficios, circulares, notificaciones, dictámenes,
providencias, oficios, circulares notificaciones, actas, resoluciones y notas oficiales.
(Girón Lemus, 2021)
Oficio.
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones,
consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos,
de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas
redacciones se utilizan en instituciones como: Ministerios, embajadas, municipios,
colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno entre otras.
Los elementos que forman parte del oficio son:
Número de oficio y referencia.
Lugar y fecha.
Destinatario.
Identificación del título y cargo a quienes se dirige el oficio.

6. 3
Ejemplo de un oficio:

7. 4
Nota oficial.
Es una forma de comunicación entre oficinas para solicitar o informar asuntos
de carácter oficial. El papel debe ser de buena calidad, con un membrete normal no
exagerado de tamaño, de dos pulgadas lo máximo. El papel bond de 60 gramos,
para la misma ciudad o país. El papel para segundas hojas debe ser de menor
grosor, de otro color (papel copia) del mismo tamaño que el de la primera hoja, pero
sin membrete.
Las diferentes clases de papel de oficio, de acuerdo con su calidad, uso y
tamaño: Papel periódico, papel bond, papel alemán, papel inglés, papel español,
papel copia, papel cebolla, papel carbón, papel esténcil, papel factura, papel tabular,
papel aéreo.
Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse
muy en cuenta la jerarquía de los funcionarios, por ejemplo:
● Entre funcionarios de alta jerarquía es muy respetuosa.
● De superior a inferior, tiene cierto don de mando.
● De inferior a superior debe ser más atenta y respetuosa.
Ejemplo de nota oficial:

8. 5
Informe.
Un informe es un documento que tiene como fin poder comunicar un conjunto
de información recogida y previamente analizada según determinados criterios. El
informe, por tanto, recoge información y hechos verificados y analizados por su
autor. Información que, habiendo sido analizada, aporta una serie de respuestas,
así como datos relevantes, a la organización de una institución o entidad.
De esta forma, el objetivo es el uso de estos datos para, como
recomendación del autor, resolver un determinado conflicto, o situación indeseada,
de la mejor forma posible.
Un informe siempre se encuentra escrito en prosa informativa. Este recoge las
recomendaciones, así como el análisis, del autor para solventar una determinada
situación.
Tipos de informe
Entre los tipos de informe más comunes, cabría destacar los siguientes:
A. En función del número de páginas y su extensión, estos pueden clasificarse
en dos tipos:
a) Informe ejecutivo: No excede de las 10 páginas, a la vez que se
recoge información precisa.
b) Informes largos: Exceden de las 10 páginas.
B. En base a su contenido, estos pueden clasificarse en cuatro tipos:
a) De carácter divulgativo: Enfocado al público en general.
b) Científico: Con lenguaje riguroso, recoge información científica
como producto de una investigación.
c) Técnico: Aun manteniendo el nivel de un informe científico, está
enfocado a organizaciones y entidades del sector privado y público,
con un objetivo específico.
d) Mixto: Sirve para exponer una información tanto para el público en
general, como para instituciones.
C. Por último, en base a la redacción, podemos clasificar los informes en tres
tipos:
a) Analíticos: Su objetivo es el análisis, como su propio nombre indica, así como
la ratificación de las decisiones adoptadas.
b) Expositivos: Contienen una información que desea exponerse al público.
c) Persuasivos: Tratan de convencer al destinatario, siendo su objetivo el que
tome una determinada decisión.
Cabe destacar que, además de los citados, existen otra serie de informes que,
debido a que son menos frecuentes, no han sido mencionados.

9. 6
Un ejemplo de estos son los informes de trabajo, los informes de investigación, los
informes financieros, el informe académico, entre otros.
Estructura de un informe
La estructura que suele presentar un informe es la siguiente:
Introducción.
Cuerpo.
Conclusión.
Bibliografía.
Esta estructura, en función del tipo de informe, podría sufrir variaciones.
Un ejemplo sería el informe expositivo. Este no debe contar con conclusiones, sino
que debe centrarse más en el cuerpo, así como en el desarrollo de la hipótesis que
trata de exponerse.
Ejemplo de informe ejecutivo:

10. 7
Ejemplo de informe Técnico:

11. 8
Ejemplo de informe analítico:

12. 9
Ejemplo de Informe Expositivo.

13. 10
Memorando o memorándum.
El memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información
entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna
indicación, recomendación, instrucción o disposición.
Su redacción, debe llevar el nombre del destinatario y del remitente, lugar y fecha,
mensaje breve y firma del remitente.
En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un
empleado y ser colocado en su hoja de vida, lo que puede reducir sus posibilidades
de conseguir otro trabajo.
Ejemplo de Memorándum.

14. 11
Formulario:
Un Formulario es un documento utilizado para la recolección de datos de manera
estructurada. Se designa con el término de Formulario a aquella plantilla que
contiene espacios vacíos, los cuales están destinados para ser rellenados por algún
individuo con un propósito específico.

15. 12
Carta informe:
Se usa cuando se remite a dependencias u oficinas fuera del establecimiento.

16. 13
Informe formal
Tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya
establecidos por la empresa o institución (Preliminar, en marcha, final, diario,
semanal, mensual, trimestral, semestral, anual).
El informe formal abarcará un amplio contenido e informará acerca de hechos
detallados, donde cada autor interpretará de manera particular la colección de datos
para establecer conclusiones. Una estructura ideal del informe formal para incluir
los contenidos será la siguiente:
Portada
Tabla de contenido
Cuerpo
Apéndices
Ejemplo:

17. 14
Acta.
Reseña histórica que deja constancia de hechos ocurridos importantes para
que formen parte de la memoria de una institución.
Partes de un acta:
➢ Introducción
➢ Clausula o cuerpo del acta y
➢ Cierre o finalización
La Introducción consta de: número de acta, dirección geográfica donde se
redacta, día, mes, año y hora, sede de la reunión o sesión, título, nombre y puesto
de las personas que participan, motivo de la reunión. La introducción puede
principiar con o sin sangría.
Las cláusulas
Deben de ir enumeradas con letras y en mayúsculas. Es preferible
enumerarlas hacia el margen izquierdo del papel para mayor uniformidad.
Cierre
El cierre del acta deberá escribirse así:
Se da por terminada la presente sesión, en el mismo lugar y fecha arriba
mencionados, a las nueve horas con diez minutos. Leída y ratificada, damos fe los
que intervenimos.
Después del cierre, se escriben los nombres de las personas que
intervinieron para que cada quien sepa en dónde debe de colocarse su firma.
Si una persona o varias no están de acuerdo con algunas cláusulas o con
todas, puede negarse a firmar el acta. Sin embargo, algunas veces estas personas
se ven forzadas a firmar, aun cuando estén de acuerdo. Para no adquirir
responsabilidades, la persona que no está de acuerdo con el acta o con alguna
cláusula puede levantar a otro sí.
Otrosí
Viene del latín alterum otro; sic, que significa además de esto. El Otrosí se
escribe unido con inicial mayúscula. Se coloca antes de las firmas; de lo contrario,
la persona lo escribe y seguidamente coloca su firma. Ejemplo
Otrosí. Hago constar que firmo la presente acta, pero no estoy de acuerdo con todo
lo que en ella se dice.
Firma ________________________

18. 15
El Otrosí puede usarse también cuando se ha omitido involuntariamente una
cláusula y la persona no se da cuenta hasta que los que intervinieron ya han puesto
su firma. En conclusión, el Otrosí se usa para agregar algo que no está escrito
dentro del cuerpo del acta.
Testado y entrelineados
Las actas se hacen en libros o en hojas numeradas, las cuales son
autorizadas por el Supervisor Educativo del Distrito, en estos libros y hojas no se
pueden hacer borrones cuando se cometen equivocaciones. ¿Qué se hace cuando
la persona encargada de elaborar las actas se equivoca u omite alguna palabra,
incluso párrafos o líneas?
Lo primero que tiene que hacer es tachar con guiones el error, luego
entrelinear las palabras correctas entre diagonales. Para que el entrelineado sea
válido, se tiene que testar al final del acta, después del cierre y antes de las firmas.
Requisitos para elaborar un acta
1. Debe de enumerarse y escribirse en español, con letra legible, script o de
molde.
2. Todos los números deben de ir en letras. En caso de discrepancia, se tomará
lo escrito en letras.
3. Su redacción debe de ser clara, concisa y precisa. Por lo tanto, debe hacerse
uso correcto de las reglas gramaticales.
4. Las cláusulas o puntos tratados deben de hacerse al margen izquierdo, con
letras mayúsculas de preferencia para realzarlo.
5. Los entrelineados deben salvarse y testarlos después del cierre del acta.
6. Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo, decreto, resolución
o disposición; es conveniente copiar literalmente la parte conducente o todo
el documento; esto, entre comillas.
7. Las resoluciones que se tomen en una sesión, deberán de enseñarse y
señalarse e indicar si todos los participantes estuvieron de acuerdo, o sí hubo
alguno que no aprobó la moción o la resolución.
8. La persona que participe como representante de otra, deberá una carta o
poder legal que lo acredite para ello.
9. Los libros de acta deben estar autorizados por el Supervisor Educativo del
Distrito y estos deben estar foliados o numerados correlativamente.
10.Los nombres de los participantes en una sesión, deben de escribirse después
del cierre del acta, para identificar cada una de las firmas, ya que muchas de
estas son ilegibles.
11.Los espacios en blanco deben llenarse con guiones para no permitir
intercalaciones.

19. 16
Ejemplo de acta:

20. 17
Conocimientos.
Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o
entregado alguna cosa.
Elementos que conforman el conocimiento:
➢ Lugar y Fecha
➢ Nombre de quien recibe
➢ Descripción de lo recibido.
➢ Nombre y firma del receptor.
Aplicación del conocimiento:
Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con
la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.
Ejemplo.

21. 18
Circulares.
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones
reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la
autoridad a sus subordinados.
Elementos que conforman la circular:
➢ Número de Orden
➢ Fecha
➢ Destinatario
➢ Asunto o contenido
➢ Firma
Aplicación de la Circular: se utiliza específicamente para brindar información
colectiva acerca de un determinado tema o asunto.
Ejemplo:

22. 19
Expediente
Es la colección de los documentos que contienen las actuaciones
administrativas. ante órganos centralizados, desconcentrados, entidades
descentralizadas y autónomas.
EI expediente administrativo es por naturaleza la constancia escrita de
hechos, documentos que se encuentran ordenados en una forma cronológica.
EI expediente administrativo es:
EI conjunto de documentos, actas, peticiones, pruebas, etc. ordenados (de
forma cronológica en que se realizaron los hechos administrativos, peticiones,
actuaciones, audiencias, presentación de pruebas y que finaliza con la decisión
administrativa.
Los documentos y hechos del expediente administrativo son los que dan
fundamento y vida jurídica a los actos y resoluciones que emite el órgano
administrativo.
Naturalmente hay que tomar en cuenta que el expediente administrativo debe
formarse dentro de un órgano administrativo que efectivamente tenga competencia.
De lo contrario el producto que se saque de ese expediente Será nulo de pleno
derecho. EI acto administrativo, resolución o decisión que tome el órgano
administrativo puede convertirse en abuso de poder, al no tener competencia
establecida.
Los expedientes tienen una serie de componentes que es de suma importancia
enumerar y que debemos tratar de individualizar, para una mejor comprensión de lo
que implica este. De la definición que se elaboró anteriormente se pueden analizar
los siguientes componentes:
a) Los documentos. EI expediente administrativo se compone de documentos de
toda índole. Dentro de los documentos podemos encontrar actas de toda naturaleza,
memoriales de petición, o de impugnación, pruebas documentales, certificaciones,
escrituras públicas, documentos privados, planos legales, dictámenes técnicos y
jurídicos, etc.
b) Cronología de los hechos administrativos. Todas las actuaciones dentro del
expediente se encuentran enumeradas y foliadas, en forma cronológica de todo lo
que ha sucedido dentro del expediente, esto por cuestión de orden administrativo y
para facilitar su análisis antes de emitir la resolución o acto administrativo. La
cronología significa el orden histórico, por lugar, hora, día, mes, año y en presencia
de quien sucedieron los hechos administrativos.

23. 20
c) La decisión administrativa. La finalidad principal del procedimiento administrativo
es la resolución o acto administrativo, esto es lo que al final va a producir los efectos
jurídicos del acto administrativo.
Ejemplo:

24. 21
Solicitud.
Se designa con el término de solicitud a aquel documento o memorial a través
del cual se solicita algo a alguien. Este tipo de comunicación es muy común en las
empresas y en las oficinas públicas.
Ejemplo de solicitud.

25. 22
Providencia
Una providencia es el instrumento que se utiliza para dar continuidad a un
trámite o para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial,
existen dos clases de providencias.
Providencia Resolutiva: en ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita
con anterioridad.
Providencia Administrativa: es la razón consecutiva al recibo de un documento,
en el cual, el funcionario indica el trámite que debe seguir, solicita Informes o deja
constancia del cumplimiento de una disposición legal.
La Providencia se escribe con los siguientes objetivos:
➢ Solicitar antecedentes.
➢ Ratificar asuntos
➢ Escuchar a otra persona
➢ Solicitar pruebas
➢ Enviar a archivo.
Los elementos que conforman la providencia son:
➢ Nombre de la oficina administrativa
➢ Fecha (escrita en letras)
➢ Asuntos objetivos
➢ Número de la providencia
➢ Objetivo de la misma
➢ Firma del funcionario que le envía.
Aplicación:
Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia, una petición
recibida. Es necesario, que, en la providencia, se mencione de cuantas hojas útiles
consta el expediente, la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota
con mayúsculas.

26. 23
Ejemplo de providencia resolutiva.

27. 24
Ejemplo de providencia administrativa.

28. 25
Dictamen
Se origina de una provincia y contiene informes sobre disposiciones legales
aplicables al caso y precedentes, así como, la opinión razonada del signatario, en
la cual puede basarse el superior para determinar (decidir). Por lo general es emitido
por asesores de las oficinas gubernativas, a quienes se les ha pedido opinión sobre
un asunto.
Elementos que conforman el dictamen:
➢ Identificación de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata.
➢ Descripción de los pasos seguidos para la investigación.
➢ Considerando los motivos que lo originaron
➢ El, por tanto, que contiene los elementos que lo fundamentan La decisión
sobre el asunto.
Ejemplo:

29. 26
Resolución.
Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido
todos los datos; de haberse formado un juicio al respecto y de haber analizado el
fondo del mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en
algunos casos aún pueden interponerse recursos. Es el documento que contiene la
decisión de la autoridad competente.
Aplicación: Se utiliza para dar respuesta final a un asunto planteado ya sea
favorable o desfavorable al peticionario.
La Resolución comprende:
➢ Los considerandos (indican los motivos que han obligado a tomar una
decisión).
➢ El Por Tanto (expresa las leyes en que se basa la resolución).
➢ La Determinación (resuelve). Al anotar la Resolución deberán numerarse
los puntos que contiene.
La Resolución cobra vida a través de una solicitud planteada en un oficio a favor de
un Centro Educativo, por múltiples ejemplos: autorización de un establecimiento
educativo, cambio de director técnico, cambio de propietario, cambio de dirección
de ubicación, cambio de nombre del establecimiento, actualización de cuotas, y
otros.
Ejemplo.

30. 27
Transcripción.
Se redactan transcripciones cuando una dependencia pública informa al
interesado sobre el resultado de su gestión enmarcado en un dictamen, resolución
u otro tipo de documento en donde le resuelven favorable o desfavorable.
El formato de la transcripción es igual al de una carta, o sea, tiene las partes de una
cara, sin embargo, el cuerpo o asunto de la transcripción se inicia siempre de la
misma forma: “Para su conocimiento y efecto, tengo el gusto de transcribir a usted
el Decreto 19-2007 de fecha 12 de febrero de este año, el que literalmente dice”
Después de esta introducción, encerrado entre comillas se copia literalmente el
documento que se transcribe, incluyendo las firmas. Cuando en el documento que
se transcribe hay faltas ortográficas, estas se copian como están y se escribe entre
paréntesis (SIC) que quiere decir “así está escrito”, con lo cual se libra de la
responsabilidad de estos errores.
Ejemplo:

31. 28
Notificación.
Instrumento donde una autoridad comunica lo resuelto de un trámite al
interesado. Es un acto jurídico procesal, que en todas las legislaciones se reviste
de especiales formalidades. La notificación consistente no en una declaración sino
crear un acto jurídico mediante por el cual la declaración llegue a ser percibida por
una determinada persona, permitiéndole conocer el contenido.
Elementos que lo conforman:
➢ Fecha y hora de la notificación
➢ Dirección en donde se hace la notificación
➢ Persona a quien se hace la notificación
➢ Firma de la persona a quien se le notifica
➢ Firma del notificador
Aplicación: Generalmente se utiliza para hacer del conocimiento de los interesados
el estado o finalización del trámite requerido.
Ejemplo:

32. 29
Memorial
Se conoce con el nombre de Memorial, más comúnmente como solicitud o
representación de un escrito solicitado por los particulares a los funcionarios
públicos, con el fin de declarar hechos que la ley exige o bien para solicitar algo en
ejercicio del derecho de petición.
Este documento carece de saludo o vocativo, se compone de un párrafo
inicial en el que, el remitente expresa su nombre, domicilio y demás características
personales. Seguidamente expresa su nombre, domicilio y demás características
personales. Seguidamente se expone, en uno o más párrafos, el contenido de la
declaración o petición. La frase de cierre consiste en una expresión como justicia:
“que espero me sea concedida” o simplemente es justicia o atentamente.
Las respuestas o contestaciones correspondientes a los memoriales,
dirigidas por las oficinas públicas a los particulares, toman la forma de oficio.
Ejemplo:

33. 30
Acuerdo
Acuerdo es, en Derecho, la decisión tomada en común por dos o más
personas, o por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un
pacto, tratado, convenio, convención o resolución tomada en el seno de una
institución.

34. 31
Decreto
Decreto se refiere una autoridad sobre la materia en que tiene competencia.
Es un tipo de acto administrativo emanado por el poder ejecutivo y legislativo que,
generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es
jerárquicamente inferior a las leyes.
Ejemplo:

35. 32
Auténtica.
Es el instrumento público en virtud del cual el notario da fe que una o varias
firmas son auténticas por haber sido puestas o reconocidas en su presencia.
Ejemplo:

36. 33
Contratos de servicios.
El contrato de servicios es un acuerdo entre dos partes por el cual una de
ellas se compromete a desarrollar un trabajo. Esto, a cambio de una prestación
económica. Es la representación jurídica de una disposición natural del hombre a
consensuar con su igual distintos pactos que representen beneficios mutuos.
Es decir, es un acuerdo voluntario entre dos partes, llamadas deudor y
acreedor, que pueden ser físicas o jurídicas; además, cada parte puede estar
constituida por más de una persona, así, puede haber más de un deudor y/o más
de un acreedor vinculados por el contrato.
Las personas involucradas en un contrato deben considerarse capaces y
ofrecer su consentimiento libre de toda presión, pudiendo servir de objeto todo
artículo comerciable. De acuerdo con esto, el contrato puede ser:
➢ De Carácter oral.
➢ De carácter escrito.
En el caso de ser escrito, sus partes incluyen: título, que indica la clase de
contrato; cuerpo sustantivo, que señala a las partes; exposición, que vincula
sucesos relevantes; cuerpo normativo, que incluye las cláusulas normativas; cierre,
que consiste en una fórmula que muestra la forma de realizar el acuerdo; y, por
último, los anexos, que explican algunos aspectos del contrato.
El contrato representa para el o los deudores, una obligación contractual,
denominada así por la fuente de la que surge, y a través de la cual debe/deben
cumplir a favor del acreedor, lo que se conoce como prestación. Esta prestación
puede consistir en un dar (ya sea entregar algo en propiedad o establecer sobre un
bien un derecho real), en un hacer (fundar una empresa), en un no hacer
(abstenerse el director de colaborar en los negocios de otras compañías) o en
entregar algo en tenencia (alquilar unas oficinas).

37. 34
Ejemplo:

38. 35
Hoja de vida.
La hoja de vida es una herramienta que sirve para dar a conocer el valor
profesional y personal que posee una persona, es de vital importancia para alcanzar
los objetivos deseados en el campo laboral.
Algunas características de una hoja de vida con éxito son:
1. Fácil de leer.
2. No debe tener de ninguna forma: errores o manchas,
3. Debe ser visualmente agradable.
4. Ha de ser creíble y honesto.
5. Es homogéneo.
6. Breve y completo.
7. Ha de distinguirse de los demás currículos por su estilo, experiencias y
presentación gráfica.
8. Responde a lo necesario.
Ejemplo:

39. 36
Carta de presentación.
Una carta de presentación es el instrumento que utilizamos para
presentarnos ante el empresario, departamento de Recursos Humanos o
responsable de la Selección de Personal, y que acompaña a nuestro Currículum
Vitae (es nuestra tarjeta de visita).
Con ella pretendemos atraer la atención del seleccionador con el fin de
orientarle sobre si somos o no la persona indicada para cubrir el puesto de trabajo
al que presentamos nuestra candidatura. En ella se describen tanto los
conocimientos que tenemos como nuestras capacidades para cubrir el puesto al
que nos presentamos.
La carta de presentación (al igual que nuestro currículum), se debe adaptar
al puesto de trabajo al que queremos optar, destacando las aptitudes que nos
favorecen para dicho puesto.
Debe ser clara y breve, mencionando nuestra intención y nuestro perfil en
general. Se debe de dar una imagen seria y formal. Nos podemos encontrar con
dos tipos de cartas de presentación:
Ejemplo:

40. 37
Memoria de labores.
Es un documento creado con el fin de dar a conocer información específica
del trabajo realizado, por la institución, departamento o personal, enfocada en
resultados anuales de las gestiones administrativa, operativa y financiera. También
es creado para divulgar las principales actividades desarrolladas por la institución.
En el quedan recogido los resultados y el desarrollo del proyecto: es
aconsejable realizar una evaluación que nos facilite datos cuantitativos y cualitativos
para elaborar pequeños informes de cada actividad, y que luego englobaremos en
la Memoria anual o general.
Para su realización se puede seguir los siguientes apartados:
Denominación de la asociación.
Objetivos.
Determinar hasta qué punto se han logrado los objetivos previstos con la
realización de las actividades.
Actividades realizadas.
Como se han organizado y desarrollado las actividades, ajuste en las fechas
previstas de realización, nivel de participación, etc.
Valoración cuantitativa de las actividades.
Punto de vista de la entidad, lo más objetivo posible, de cómo habéis visto la
actividad o actividades (participación, organización, recursos, si han sido suficientes
o no y si han sido apropiados, etc.)
Presupuesto real
Después de conocer el presupuesto real y la valoración cuantitativa y cualitativa de
la actividad, podéis hacer una valoración coste-beneficio.
Conclusiones
En este apartado, podéis reflejar unas conclusiones acerca de lo que hay que
corregir, lo que hay que mantener y lo que hay que potenciar.
Es importante incluir como un anexo de la Memoria toda la documentación que
hayan generado las diversas actividades del Proyecto: carteles, programas, también
si hemos realizado encuestas o autoevaluaciones entre los participantes en las
diferentes actividades. Es muy conveniente el realizar, durante las actividades, un
dossier de seguimiento donde incluyamos fotografías, recortes de prensa,
grabaciones y, si nos es posible, la realización de un vídeo.

41. 38
Ejemplo:

42. 39
Solvencia.
Solvencia es un documento a través del cual la institución certifica que la
persona, no presenta ninguna anotación en ningún registro de libros, de alguna falta
cometida, o amonestación incurrida por el docente mencionado y que ha cumplido
y entregado los valores que se le han confiado.
Ejemplo:

43. 40
Plan operativo.
El Plan Operativo Anual de las instituciones, en nuestro caso educativas, se
define como una herramienta de planificación que sirve para dar un ordenamiento
lógico a las acciones que se proponen realizar para un periodo no mayor de 1 año.
Permite optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de
resultados, productos (bienes y servicios) y metas trazadas por el gobierno de la
institución.

44. 41
Finiquito.
Es un documento donde se detalla la fecha de ingreso y de salida del
trabajador. También el motivo de la finalización de contrato, salario devengado y un
desglose de los pagos a entregarle. Este documento es extendido por el empleador
y debe ser firmado por el trabajador a la hora de hacer el pago final al trabajador.

45. 42
Declaración Jurada
Documento por el cual una persona declara ante un Notario cualquier hecho
o información, asumiendo la responsabilidad legal de lo declarado.
Es importante que usted pregunte en la institución que se la solicita si ellos
cuentan con algún ¨formato prediseñado¨ o que le manifieste a su abogado y notario
para que gestión o institución la va a necesitar, ya que lastimosamente en la práctica
nos topamos en que la declaración jurada está redactada correctamente y llena los
requisitos legales, pero resulta que en X institución la rechazan ¨porque no llena los
requisitos impuestos por ellos¨. Es decir, alguna palabra, frase, tipo de letra, alguna
cláusula especial, etcétera

46. 43
Acercamiento a los principales reglamentos de la administración educativa
en Guatemala.
Estos son los siguientes:
1. Reglamento para las escuelas parvularios y secciones anexas de la
república.
2. Reglamento para el uso del Escudo de armas de la república.
3. Reglamento para la enseñanza libre y optativa de la religión en escuelas.
4. Reglamento para el disfrute y cobro de vacaciones del magisterio.
5. Reglamento de actos escolares.
6. Reglamento de inventarios de los Bienes Muebles de la Administración
Pública.

47. 44
Libros oficiales de registro: actas, asistencia de personal, conocimiento,
inventario, finanzas, inscripción de alumnos, refacción escolar y tienda
escolar. Y todo el material digitalizado por el MINEDUC con su
fundamentación legal.
Libros Oficiales de registros:
1. Actas
2. Asistencia de personal,
3. Conocimientos,
4. inventario,
5. Finanzas,
6. Inscripción de alumnos,
7. Refacción escolar y
8. Tienda escolar
Para ser autorizados deben presentar solicitud de autorización. La
supervisión al foliar le coloca el sello de Supervisión en el extremo superior derecho,
así como en la primera página un escrito que dice Ejemplo:
“La infrascrita supervisora educativa del sector 01-14-04 AUTORIZA los 300 folios
que consta el presente, el cual será utilizado para tienda escolar de la escuela oficial
rural mixta Llano Largo, luego va la firma y sello de la supervisora con el nombre
respectivo.
Y en la última página del libro: “Aquí finalizan los folios autorizados, va la
firma y sello de la supervisora con el nombre respectivo

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CONCLUSIONES
1. Los instrumentos administrativos son usados diariamente en las actividades de
las instituciones educativas y el Ministerio de Educación y permiten la acción de
administrar a través de los procesos administrativos, necesarios para una
administración eficiente de la maquinaria educativa.
2. todo el personal técnico-administrativo deben conocerlos y aplicarlos y
considerar la administración como una actividad compuesta de ciertas sub
actividades que constituyen el proceso administrativo y se logra a través de las
personas por medio de la ejecución, cuando estas se ubican en los distintos
niveles de la organización

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RECOMENDACIONES
1. Se recomienda el uso correcto de los diferentes instrumentos administrativos,
porque el desconocimiento del uso correcto en el proceso indicado, ocasiona
atrasos y tropiezos en la administración educativa.
2. Se recomienda que todo el personal técnico-administrativo conozca y aplique
correctamente los instrumentos administrativos, conociendo perfectamente
los procesos y sus sub actividades y lograr una buena ejecución con
conocimiento de causa.

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BIBLIOGRAFIA/e-GRAFIA.
1. Girón Lemus, M. E. (9 de mayo de 2021). ISSUU. Obtenido de
https://issuu.com/marlongiron/docs/manual_instrumntos_administrativos.do
cx
2. Maldonado P, M: (agosto 2008); “Compilación de documentos oficiales para
directores de educación del Nivel Primario”; Fahusac, Guatemala.
3. http://biblioteca.usac.edu.gt/EPS/07/07_8726.pdf
4. http://infopublica.mineduc.gob.gt/mineduc/images/3/3b/DIDEFI_BOLSAS-
ESTUDIO_INCISO6_2017_VERSION1.pdf
5. https://www.mineduc.gob.gt/DIGEACE/documentos/equiparaciones/Instr_eq
uip_y_equiv_de_estudios_AM1753_V3.pdf
6. http://biblioteca.usac.edu.gt/EPS/07/07_3296.pdf