Este documento resume los principales tipos de documentos administrativos como cartas, circulares, hojas de vida, sobres, constancias, certificados, actas y memorandos. Explica las características y partes de cada uno, así como sus funciones dentro de la administración pública y privada. Los documentos administrativos son importantes porque registran y comunican las actividades y decisiones de las organizaciones.

1. DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS VISTOS
EN CLASE
Por: Karem Peña Rincón
1002° J.T

2. ¿QUÉ SON
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS?
La actividad administrativa se distingue por su carácter
documental, es decir, por reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los
documentos administrativos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de la Administración
Pública, la forma externa de dichos actos.

3. FUNCIONES

4. CARACTERÍSTICA
S
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento
pueda ser calificado como documento administrativo.
 Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos
documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por
ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre
producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
 Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo
- aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización
de una Administración Pública.
 Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos
formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad
administrativa.

5. TIPOS DE DOCUMENTOS
«SEGÚN LOS QUE VIMOS EN
CLASE»
 Carta
 Circular
 Hoja de Vida corporativa
 Sobre
 Constancias
 Certificados
 Actas
 Memorandos

6. LA CARTA
Una carta es un medio de
comunicación escrito por
un emisor (remitente) y
enviado a
un receptor (destinatario).

7. ESTILOS :
Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de
ámbito profesional, laboral, institucional...etc.
Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un
lenguaje coloquial que ambos entiendan.
Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única
diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor con el
receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta
debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la
institución).

8. PARTES
DE LA
CARTA:
 Encabezado: nombre, dirección
a quien va dirigida, fecha del día
y lugar al que se dirige.
 Saludo: personal o consolidado
en fórmulas establecidas.
 Exposición: del asunto, con los
temas pertinentes.
 Despedida: cortesía con la que
se da término a la carta.
 Firma: clara, o en sustitución
también puede llevar el nombre
en extenso.
 Las cartas también pueden incluir:
 Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la
empresa que la escribe (remitente).
 Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en
que se expide la carta
 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal
de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
 Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante
con el destinatario.
 Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
 Antefirma: razón social o denominación de la causa.
 Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de
explicar o quieras aclarar.

9. CIRCULAR
Es un documento de uso interno que
dirige una autoridad superior a todos
o aparte de sus subalternos
simultáneamente para darle a
conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a
cabalidad.

10. FUNCIÓN Y USOS
Sirve para dictar órdenes y también para
informar. El mensaje que transmite es específico
y de interés general para todos sus
destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se
puede comunicar:
 Cambios de horario.
 Rotación de jefes.
 Nombramiento de comisión reorganizadora.
 Ascensos del personal.
 Aplicación de encuesta.
 Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
Permite, dentro de una
institución, un enlace
vertical descendente (de
superior a subordinado) y
horizontal (entre
personas del mismo
rango).
Generalmente, se dirige
a todo el personal o a las
dependencias
subordinadas.
Cuando la circular tiene
un buen número de
destinatarios se recurre a
la impresión
mimeografiada o a
copias fotostáticas.

11. PARTES
a) Numeración. Se escribe la palabra circular con
mayúscula seguida del número que le corresponde
b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.
c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a
un grupo de personas interesadas.
e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos
puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje
que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios
párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El
cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.
g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una
sola palabra.
h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se
acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se
coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la
autoridad.
i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

12. HOJA DE VIDA
CORPORATIVA
Es un documentos que se genera dentro
de la organización y se registra la
información del personal que labora dentro
de la organización especificando,
información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es
registrada y archivada por el departamento
de Talento Humano de la compañía.

13. CARACTERÍSTICAS
 Este documento es estipulado por cada
organización para la decisión del
manejo de información interno se puede
archivar de manera física o digital.
 Se recomienda que la información
sea breve, veraz y eficaz

14. SOBRE
Es una cubierta que reserva y guarda
comunicaciones escritas o documentos
comerciales.
Es el complemento de la Carta, por esto
siempre que realizamos cartas, elaboramos el
sobre correspondiente.
El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con
pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el
documento. Tercio izquierdo: Se emplea para
anotaciones tales como: Confidencial, personal,
contiene disquete, videocinta, cinta magnética,
muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas
en la parte inferior del texto.

15. PARTES
Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo.
Datos del destinatario: Centrados en el segundo
tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.
Tratamiento: Título académico, con mayúscula inicial.
Nombre: Se ubica en la segunda línea, en
mayúscula sostenida o mayúscula inicial, se escriben
los dos apellidos. Sin negrilla.
Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.
Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo,
con su denominación: Razón social, sigla o acrónimo.
Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos.
Destino: Puede ser local, nacional o internacional.

16. CONSTANCIAS
Documento de carácter
probatorio en el que se
escribe hechos o
circunstancias que no
requiere solemnidad.

17. CERTIFICADOS
El certificado es un tipo de texto administrativo
empleado para constatar un determinado hecho. En
el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en
especial cuando se trata de una institución oficial,
los certificados son fundamentales para demostrar la
formación y la experiencia. Es un tipo de texto que
se produce normalmente a instancias de quien lo
recibe, y por una persona con autoridad suficiente
dentro de la institución para establecer que se ha
cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega
haber alguna irregularidad o falsedad en lo
declarado, puede ser sancionado por la ley.

18. ACTAS
las actas son colecciones de trabajos
académicos que se publican en el contexto de
una reunión académica (congreso,
conferencia, jornadas). Por lo general son
distribuidas en forma de libros impresos (y/o, a
veces en formato de CD-ROM), ya sea antes
del inicio de la reunión o después de la misma.
Las actas contienen las aportaciones
realizadas por los investigadores en la
conferencia. Son, por tanto, el registro escrito
de la obra que se ha presentado a los
asistentes a la reunión y al resto de la

19. MEMORANDOS
El memorando es un escrito breve por el que se
intercambia información entre diferentes departamentos
de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción o disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una
sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo,
lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir
otro trabajo y afectar su vida laboral.
El memorando también es una forma de comunicación
breve, como lo es la carta y la correspondencia.
El memorando (memorándum) también es un texto que
se redacta generalmente de manera interna en las
empresas, es menos formal que una carta y puede
utilizarse para recordar algún evento, dar avisos,
indicaciones, etc.