1) El documento describe diferentes tipos de documentos utilizados en la redacción administrativa de una empresa, incluyendo oficios, informes, memorandos, solicitudes, actas, memoriales, circulares y resoluciones. 2) Cada tipo de documento se define, describen sus características y partes comunes como fecha, destinatario, asunto, texto, firma. 3) También se explican los usos y propósitos de cada tipo de documento como la comunicación interna y externa de una organización.

1. LOS DOCUMENTOS EN LA
REDACCIÓN
ADMINISTRATIVA DE UNA
EMPRESA:

2. 1.- OFICIO
1.CONCEPTO
EL OFICIO ES UN DOCUMENTO O COMUNICACIÓN ESCRITA DE
CARÁCTER NETAMENTE OFICIAL, PROTOCOLARIO, UTILIZADO POR
LAS AUTORIDADES O FUNCIONARIOS DE LAS DIFERENTES
DEPENDENCIAS PÚBLICAS O PRIVADAS.
CARACTERISTICAS EXTERNAS:
*TITULO.
*TAMAÑO DE TEXTO .
*RECURSOS GRÁFICOS.
*TAMAÑO DE LA HOJA.
*SUBTÍTULOS.
*NUMERACIONES .
*COLORES.
CARACTERISTICAS INTERNAS:
*PRECISIÓN .
*CLARIDAD Y COHERENCIA: VOCABULARIO IDEAS
COMPRENSIBLES .
*OBJETIVIDAD Y EX PESIFICACIÓN TENER RAZONES FIJAS.
*PROPIEDADES TEXTUALES

3. PARTES:
EL OFICIO TIENE LAS SIGUIENTES PARTES OBLIGATORIAS:
1. MEMBRETE (NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN O ENTIDAD QUE ENVÍA EL OFICIO)
2. LUGAR Y FECHA
3. CÓDIGO (HACE REFERENCIA AL TIPO Y AL NÚMERO DE OFICIO QUE SE EXPIDE)
4. DESTINATARIO
5. ASUNTO (TEMA A TRATAR)
6. TEXTO (DESARROLLO DEL ASUNTO)
7. ANTEFIRMA
8. FIRMA, POST FIRMA Y SELLO
9. “CON COPIA” (C.C.)
10. PIE DE PÁGINA
Y LAS SIGUIENTES COMPLEMENTARIAS:
1. NOMBRE DEL AÑO (OBLIGATORIO ÚNICAMENTE EN LOS OFICIOS DE CIRCULACIÓN EXTERNA)
2. ANEXO (OPCIONAL, EN CASO DE ENVIAR ALGÚN DOCUMENTO ADJUNTO).
USOS:
El oficio se usa fuera de una institución; y a nivel interno, dentro
de ella. A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la
entidad, especialmente con
aquellas que ocupan cargos directivos, y a nivel interno, enlaza a los que
desempeñan funciones de
dirección dentro de una entidad o institución.

5. 2.- INFORME
CONCEPTO:
El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o
culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos
considerados de interés.
Por ejemplo, los profesores presentan informe sobre el avance de su
presentación curricular; un ingeniero, sobre la ejecución de una obra;
un trabajador de una tienda comercial, sobre las ventas efectuadas en
una semana; de igual manera una secretaria puede enviar un informe,
por propia iniciativa de su máquina de escribir; o el presidente de una
comisión investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de
la investigación que ha realizado su comisión.
CARACTERÍSTICAS:
a) Es regular y rígido. Regular, porque se remite periódicamente, cada vez que
transcurre el lapso fijado de antemano; y rígido, porque se estructura bajo
determinados lineamientos dados también con anticipación.
b) El informe ordinario puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral,
trimestral o semestral.
d) Por lo general es numerado.
e) La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de revisión..

6. PARTES:
1. Lugar y fecha
2. código
3. destinatario
4. asunto
5. texto
6. antefirma
7. firma y post firma
8. “con copia”
9. pie de página
 USOS:
 El informe es un documento que se usa solamente dentro de una
institución o empresa. Relaciona al
 subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro
de su mismo nivel.

8. 3.- MEMORANDO
CONCEPTO:
ES UN DOCUMENTO SIMPLIFICADO DE USO MUY DIFUNDIDO EN ORGANISMOS DEL ESTADO Y
LAS DEL SECTOR PRIVADO YA QUE ES FLEXIBLE, PRACTICO, BREVE Y DIRECTO.
LOS DOCUMENTOS MÁS USADOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA SON EL OFICIO Y EL
MEMORÁNDUM, PERO HAY INSTITUCIONES QUE SE DELIMITAN AL USAR EL OFICIO PARA SU
COMUNICACIÓN EXTERNA Y EL MEMORANDO PARA LA INTERNA.
ESTE ÚLTIMO POR SER UN DOCUMENTO DE VASTA UTILIZACIÓN, ALGUNAS INSTITUCIONES
MANDAN A IMPRIMIR FORMATOS DE MEMORANDOS PARA FACILITAR SU REDACCIÓN.
Características de un memorando
- Se redacta en tercera persona.
- Se refiere por completo al tema planteado (es
específico-exacto).
- Utiliza la construcción positiva.
- no usa rodeos de palabras.
- Las oraciones son directas, claras y cortas

9. PARTES:
1. Lugar y fecha.
2. Código.
3. Destinatario.
4. Asunto.
5. Texto.
6. Antefirma.
7. Firma y posfirma.
8. ¨con copia¨
9. Pie de página.
Y los siguientes complementarios:
- Membrete.
- Nombre del año.
- Destinado (persona que envía el documento).
- Referencia.
- Sello (obligatorio para los que lo tienen).
- Anexo.
USO:
ESTE MEMORANDO SE USA AL MARGEN DE NIVEL O JERARQUÍA.
POR EJEMPLO: ENTRE LA SECRETARIA Y EL GERENTE, ENTRE EL
DIRECTOR Y UN PROFESOR DE UN COLEGIO, ETC.

11. 4.- SOLICITUD
CONCEPTO:
TAMBIÉN LLAMADA INSTANCIA, LA SOLICITUD ES UN DOCUMENTO ESCRITO
QUE VA DIRIGIDO A UN ORGANISMO PÚBLICO O A UNA AUTORIDAD A LOS
QUE SE PIDE ALGO O ANTE LOS QUE SE PLANTEA UNA RECLAMACIÓN CON LA
EXPOSICIÓN DE LOS MOTIVOS EN LOS QUE SE BASAN.
LA SOLICITUD SE REDACTA EN UNA HOJA A4. A VECES LAS SOLICITUDES VAN
ACOMPAÑADAS DE REQUISITOS QUE EXIGEN LAS INSTITUCIONES. DICHOS
REQUISITOS PUEDEN SER: CERTIFICADOS, CONSTANCIAS, RECIBOS,
DECLARACIÓN JURADA, FOTOGRAFÍA, ¨CURRÍCULO VITAE¨, ETC. POR EJEMPLO,
CUANDO SE SOLICITA EL CERTIFICADO DE ESTUDIO SE ADJUNTA EL RECIBO DE
PAGOS.
CARASTERISTICAS:
Tiene las mismas reglas que la carta de presentación, pero se deja un
espacio al lado izquierdo de aproximadamente la tercera parte del
ancho del papel, para que la persona que la reciba pueda hacer
anotaciones que considere oportunas.

12. PARTES:
1. SUMILLA: ASUNTO.
2. DESTINATARIO:
- NOMBRE Y APELLIDOS
- CARGO
- LUGAR DONDE EJERCE SU CARGO.
3. PRESENTACIÓN:
- DATOS PERSONALES INCLUIDO EL DNI
4. TEXTO: FUNDAMENTACIÓN Y PEDIDO:
5. LUGAR Y FECHA:
6. FIRMA Y POSFIRMA.
Y DE LOS SIGUIENTES COMPLEMENTARIOS:
- ANEXO.
- CON COPIA.
USO:
La solicitud también se difunde tanto en la administración pública como
en la privada. En ambos casos el que presenta la solicitud lo hace como
persona natural con derechos y responsabilidades individuales, al
margen del cargo que podría desempeñar en una institución o fuera de
ella.

13. 1) “SOLICITA CERTIFICADO DE TRABAJO”
2) SEÑOR DIRECTOR REGIONAL DE MINERÍA
3) Miguel Ángel Grados Pando, con el LE Nª 24098798 y domicilio en el Jr.
Chota 237 de esta ciudad, ante Ud. con el debido respeto me presento y
expongo:
Que por convenir a mis intereses, solicito a Ud. se me otorgue, por la
dependencia correspondiente, un certificado de los servicios que presté en esa
Dirección Regional como Jefe de la Unidad de Plantillas, Grado IV., Subgrado 1,
durante dos años : del 02 de enero de 2000 al 31 de diciembre de 2009.
POR LO EXPUESTO:
Es justicia que espero alcanzar
4) Cerro de Pasco, 11 de enero de 2010
5) Miguel Ángel Grados Pando

14. 5.- ACTA
CONCEPTO:
EL ACTA ES UN DOCUMENTO DESTINADO A DEJAR CONSTANCIA Y A
MANERA DE MEMORIA, TODOS LOS DETALLES DE LO ACORDADO EN
UNA REUNIÓN, ASAMBLEA, SESIÓN , ETC.
DE PERSONAS QUE TRATAN ACERCA DE ASUNTOS DE CARÁCTER
INSTITUCIONAL.

15. Debe detallarse en libros especiales.
Deben ser redactados en un lenguaje
claro, preciso y sencillo.
Se considera el numero de asistencias.
Toda acta debe ser aprobada en
reunión.

16. PARTES DE UN ACTA
EL TÍTULO RECOGE EL NOMBRE DE LA ASOCIACIÓN O GRUPO Y
EL MOTIVO POR EL QUE SE REÚNEN.
LA INTRODUCCIÓN PRECISA LOS DATOS REFERIDOS A LA
REUNIÓN: LUGAR, HORA Y FECHA, PARTICIPANTES
EL ORDEN DEL DÍA RECOGE LA RELACIÓN DETALLADA DE LOS
ASUNTOS QUE SE VAN A TRATAR.
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN DA CUENTA DE LO TRATADO,
ESPECIFICANDO QUIÉNES HAN INTERVENIDO Y LAS OPINIONES
FORMULADAS.
EL CIERRE CONCRETA LA HORA A LA QUE SE CONSIDERA
FINALIZADA LA REUNIÓN.

17. USO:
LAS ACTAS COMÚNMENTE SON MAS USADAS POLICIALMENTE
PARA:
ACTA DE LEVANTAMIENTO DE INDICIOS / EVIDENCIAS / ELEMENTOS
RECOGIDOS, ACTA / FICHA TÉCNICA DE LA ESCENA DEL DELITO,
DIAGNÓSTICO PRESUNTIVO DE MUERTE (DETERMINAR CAUSA
BÁSICA Y CAUSA FINAL), ETC.

19. Modelos de Acta
1.-Modelo de acta de reunión:
Facilita la síntesis de lo sucedido en la reunión.
Resulta muy apropiado para las reuniones orientadas
a la toma de decisiones, revisar el avance de un
determinado proyecto, o aquellas que se convocan
para la resolución de conflictos.

20. 2.-Modelo de acta de constitución
El acta de constitución viene a ser la partida de nacimiento de la
organización que estamos formando y en la cuál se hace constar
el tipo de organización
3.- Modelo de acta constitutiva
Es el documento o constancia notarial en la que se registran los
datos referentes a la información de una sociedad o agrupación.

21. 4.- Modelo de acta de matrimonio
Es un acto jurídico civil, solemne y público mediante el cual dos
personas de distinto sexo establecen una unión regulada por la ley
ley y dotada de cierta estabilidad y permanencia.
5.- Modelo de acta de asamblea
Documento en el cual se contiene la celebración de un acta
ordinaria o extraordinaria, celebrada por los miembros de una
persona moral

23. 6.- EL MEMORIAL
CONCEPTO:
ES UN DOCUMENTO SIMPLIFICADO DE USO MUY DIFUNDIDO EN
ORGANISMOS DEL ESTADO Y LAS DEL SECTOR PRIVADO YA QUE ES
FLEXIBLE, PRACTICO, BREVE Y DIRECTO. LOS DOCUMENTOS MÁS
USADOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA SON EL OFICIO Y EL
MEMORÁNDUM, PERO HAY INSTITUCIONES QUE SE DELIMITAN AL
USAR EL OFICIO PARA SU COMUNICACIÓN EXTERNA Y EL
MEMORANDO PARA LA INTERNA. ESTE ÚLTIMO POR SER UN
DOCUMENTO DE VASTA UTILIZACIÓN, ALGUNAS INSTITUCIONES
MANDAN A IMPRIMIR FORMATOS DE MEMORANDOS PARA FACILITAR
SU REDACCIÓN.

24. PARTES:
1. SUMILLA
2. DESTINATARIOS
3. DATOS GENERALES
4. CUERPO O CONTENIDO
5. REMATE
6. FECHA
7. FIRMAS DE LOS SOLICITANTES
USOS:
SECTORES PRIVADOS, EN ORGANISMO DEL ESTADO.

25. EJEMPLO

26. 7.- LA CIRCULAR
CONCEPTO:
ES UN ESCRITO QUE SE EMPLEA PARA COMUNICAR
SIMULTÁNEAMENTE UN MISMO ASUNTO A VARIAS PERSONAS A
QUIENES POR IGUAL INTERESA".
LA CIRCULAR ES UN ESCRITO QUE POR IGUAL SE EMPLEA EN LA
TRAMITACIÓN DE ASUNTOS OFICIALES, MERCANTILES O
INDUSTRIALES.
EL ESTILO EN LA REDACCIÓN DE LA CIRCULAR HA DE ADECUARSE AL
MODELO DE LA CARTA, SOBRESALIENDO EN SU REDACCIÓN LA
CLARIDAD Y LA SENCILLEZ YA QUE SE TRATA DE ESCRITOS
DESTINADOS A PERSONAS DE MUY DIVERSO NIVEL.

27. Existen dos tipos de circular, que son:
VOLUNTARIAS
 La circular Voluntaria, es aquella que tiene
la función principal de promover
productos, empresas o personas y como
ejemplo de ello son:
usos
 Ofrecer los servicios de algún negocio
 Dar a conocer un nuevo producto
 Enviar lista de productos y precios
 Remisión de catálogos
 Avisos al personal (internos)
 Invitaciones, etc.
 LAS OBLIGATORIAS
 es aquella que la ley establece que
debemos dar los avisos necesarios para
evitarnos problemas en cuanto a la relación
comercial con nuestros clientes, por
ejemplo:
usos
 Apertura de negocio
 Cambio de domicilio
 Establecimiento de una sucursal
 Nombramiento de apoderado
 Designación, ratificación o remoción de
apoderado
 Nombramiento de distribuidores
 Traspaso de negocio
 Clausura
 Liquidación o quiebra de empresa

28. PASOS:
NUMERACIÓN
FECHA
DESTINAR
ASUNTO
CUERPO O TEXTO
DESPEDIDA
FIRMA Y CARGO
CARACTERÍSTICAS
1. VA DIRIGIDA A VARIAS PERSONAS.
2. SIEMPRE ES COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE (JEFE A
SUBORDINADO)
3. SE REDACTA EN TERCERA PERSONA DEL SINGULAR.
4. SU EXTENSIÓN ES VARIABLE, DEPENDIENDO DE LA INFORMACIÓN QUE
SE TRANSMITA.

30. 8.- LA RESOLUCION
LA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA CONSISTE EN UNA ORDEN ESCRITA
DICTADA POR EL JEFE DE UN SERVICIO PÚBLICO QUE TIENE CARÁCTER
GENERAL, OBLIGATORIO Y PERMANENTE, Y SE REFIERE AL ÁMBITO DE
COMPETENCIA DEL SERVICIO.
EN CUANTO AL TERRITORIO, LAS RESOLUCIONES PUEDEN TENER
ALCANCE NACIONAL O LOCAL, TRATÁNDOSE DE SERVICIOS
DESCENTRALIZADOS.
LAS RESOLUCIONES TIENEN UN ENORME IMPACTO EN LA ACTIVIDAD
ECONÓMICA Y SOCIAL, PUES TIENEN UN GRADO DE FLEXIBILIDAD,
OPORTUNIDAD E INFORMACIÓN QUE LA LEY NO PUEDE TENER, Y EN
ESE SENTIDO LA COMPLEMENTAN.

31. PARTES:
LA PRIMERA PARTE CONTIENE EL ENCABEZADO DEL DOCUMENTO QUE INCLUYE EL NOMBRE DE LA ENTIDAD Y LAS
PALABRAS RESOLUCIÓN NÚMERO___DEL 200_, ESCRITAS EN MAYÚSCULA Y CENTRADA.
EN EL SIGUIENTE SEGMENTO DEL DOCUMENTO APARECE UN PARÉNTESIS DENTRO DEL CUAL SE DEBE COLOCAR LA
FECHA. A CONTINUACIÓN Y CENTRADO, SE ESCRIBE EL ASUNTO DE LA RESOLUCIÓN PRECEDIDO POR LA FRASE “POR
LA CUAL SE…”. SEGUIDO DE ESTO, CON MAYÚSCULAS FIJAS Y CENTRADO, VA EL CARGO DE LA PERSONA QUE
EMITE LA RESOLUCIÓN, INCLUIDA LA ENTIDAD A LA CUAL PERTENECE, Y LA NORMA QUE LE DA ESTA FACULTAD.
LA SEGUNDA PARTE DE LA RESOLUCIÓN CONTIENE LAS RAZONES DE HECHO Y DE DERECHO QUE SUSTENTAN LA
DECISIÓN. SE DEBE INICIAR CON LA PALABRA “CONSIDERANDO”, EN MAYÚSCULA SOSTENIDA Y CENTRADA.
CADA JUSTIFICACIÓN SE INICIA CON LA PALABRA “QUE”, Y DEBE IR NUMERADA.
LA TERCERA PARTE DE LA RESOLUCIÓN CONTIENE LA DECISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y SE INICIA CON LA PALABRA
“RESUELVE”, EN MAYÚSCULA SOSTENIDA Y CENTRADA. LA DECISIÓN DEBE IR NUMERADA POR ARTÍCULOS. EL
ÚLTIMO ARTÍCULO DEBE CONTENER LA FECHA A PARTIR DE LA CUAL RIGE LA RESOLUCIÓN.
LA PARTE FINAL CONTIENE: COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE, LA FECHA DE EMISIÓN DE LA RESOLUCIÓN Y EL NOMBRE,
CARGO Y FIRMA DE QUIEN EMITE LA RESOLUCIÓN. ADEMÁS DEBERÁ LLEVAR LAS INICIALES Y LA FIRMA DE LA
PERSONA QUE LA PROYECTA. LAS RESOLUCIONES PUEDEN SER DE NOTIFÍQUESE, PUBLÍQUESE, ETC., LO
IMPORTANTE ES DEFINIR EL EFECTO Y EL TRÁMITE A SEGUIR.

32. USOS:
SON DOCUMENTOS DE DECISIÓN QUE CONTIENEN UN DECLARACIÓN
DE VOLUNTAR DE UN ÓRGANOS ADMINISTRATIVO SOBRE MATERIAS DE
SU COMPETENCIA.
LAS RESOLUCIONES SE DICTAN PARA CUMPLIR LAS FUNCIONES QUE LA
LEY ENCOMIENDA A CADA SERVICIO PÚBLICO. EN CUANTO A SU
ÁMBITO MATERIAL, LA RESOLUCIÓN ALCANZA A TODO AQUELLO QUE
COMPLEMENTE, DESARROLLE O DETALLE A LA LEY EN LA ESFERA DE
COMPETENCIA DEL SERVICIO PÚBLICO.

34. 9.- LA CONSTANCIA
CONCEPTO
LA CONSTANCIA ES UN DOCUMENTO SIMILAR AL CERTIFICADO, LOS DOS
ACREDITAN LA VERACIDAD DE HECHOS O SITUACIONES QUE SE HAN
DADO O SE DAN EN LA REALIDAD.
NO EXISTE UNA DIFERENCIA CLARA Y DEFINIDA ENTRE AMBOS
DOCUMENTOS RAZÓN POR LA CUAL SE UTILIZAN LOS DOS
INDISTINTAMENTE. A PESAR DE ELLO HAY UNA DIFERENTE QUE
PODRÍAMOS ACEPTAR, EN PRINCIPIO Y QUE CONSISTE EN CONSIDERAR AL
CERTIFICADO COMO TESTIMONIO DE HECHOS OCURRIDOS O YA
CONCLUIDOS, Y A LA CONSTANCIA COMO TESTIMONIO DE HECHOS EN
REALIZACIÓN O QUE ACABAN DE OCURRIR.
POR EJEMPLO, SE EXPIDE CONSTANCIA DE TRABAJO CUANDO SE ESTA
LABORANDO, CONSTANCIA DE INGRESO CUANDO UNO ES ADMITIDO A
UN CENTRO DE ESTUDIOS, CONSTANCIA DE VACANTE, CUANDO EN UN
CENTRO EDUCATIVO EXISTE VACANTE PARA MATRICULAR A UN ALUMNO,
ETC.

35. PARTES:
1. MEMBRETE
2. TÍTULO
3. CERTIFICANTE
4. CUERPO.
5. FRASE FINAL
6. FECHA.
7. FIRMA
8. INICIALES

36. CARACTERÍSTICAS:
• HOJA OFICIAL (MEMBRETADA)
• CARTA DIRIGIDA A:
NOMBRE, MATRÍCULA Y CARRERA DEL PRESTADOR DEL SERVICIO
SOCIAL.
• PERÍODO REALIZADO, INDICADO COMO DÍA-MES-AÑO DE LA
FECHA DE INICIO Y FECHA DE TERMINACIÓN, DE ACUERDO A LOS
DOCUMENTOS
• FECHA, NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROGRAMA.
USOS:
LA CONSTANCIA SE USA EN LA INSTITUCIONES TANTO PÚBLICAS
COMO PRIVADAS.SE REDACTA EN PAPEL A4 O EN FORMULARIO
PREPARADO, A PROPÓSITO, PARA CADA CASO.(LAS CONSTANCIAS QUE
SE EXPIDEN EN FORMULARIOS SE SUELEN ENUMERAR
CORRELATIVAMENTE)

38. GRACIAS POR SU
ATENCIÓN