Manual de Gestión para acreditación de una ONG para AECID. Definición procesos, flujogramas, descripción puestos trabajo, fichas y protocolos funcionamiento en todos procesos.

1. Junio de 2011
Elaborado por: CaleidoScopio – Oscar Arnau
Consultoría Social – C/S oscararnau@gmail.com
Fundación Món 3 1

2. ÍNDICE
INTRODUCCION
MANUAL DE GESTIÓN ……………………....……………………………………………………………………………………………. 4
1.1 Objetivos del Manual …………………………………………………………………………................……....... 4
1.2 Control y Distribución ………………………………………………………………………………………..……....... 4
1.3 Revisiones y Control de cambios …………………………………………………..…………………...……....... 4
FUNDACIÓN FM3 -Presentación de la entidad .…………………………….……………………………………….……...... 5
2.1 Tipología ………………………………………………………………..…………..………………………….….……...... 5
2.2 Ámbitos actuación …………………………………………….……………………………………………….……...... 6
2.3 Servicios y grupos de interés de FM3 ………..………………………………………………….…….……...... 7
2.4 Gestión estratégica …………………………….…………………………………………………….…….....……...... 9
GESTIÓN POR PROCESOS……………………………..………………………………………………………………………………… 21
A. ESTRUCTURA - PROCESOS ESTRATÉGICOS
A.1 Planificación y Dirección Estratégica …………………………………………………………………………...…………. 28
A.1.1 Dirección Estratégica - ficha proceso …………………………………..……….………..………………... 28
A.1.2 Gestión económica de Direcc. Estratég. - ficha proceso ……………….……………....………….. 32
A.2 Política de Calidad ……………………………………………………………………………………………………….…………. 34
A.2.1 Desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad ……………………………………………....…………. 34
A.2.2 Objetivo Estratégico de Calidad …………………………………………………………………....…………. 34
A.2.3 Objetivos de Calidad ……………………………………………………………………………………..…………. 35
A.2.4 Criterios de Calidad ………………………………………………………………………………………….………. 35
A.2.5 Política de Calidad ……………………………………………………………………..………………...….……… 36
A.2.6 Alcance y Exclusiones …………………………………………………………………………………....………… 37
A 2.7 Ficha del proceso y procedimiento………………………………………………………………….………… 37
B. ORGANIZACIÓN - PROCESOS DE SOPORTE
B.1 Sistema de Información …………………………………………………………….………………………………….…………. 42
B 1.0 Manual sistemas informáticos ………………………………………………………………………………. 43
B 1.1 Proceso S 1.1 Convenios contrapartes ……………………………………………………….……….…. 46
B 1.2 Proceso S 1.2 Propuestas proyectos ………………………………………………………………….….. 47
B 1.3 Proceso S 1.3 Informes técnicos finales …………………………………………………………….…… 48
B.2 Gestión de las Personas: a) Trabajador b) voluntariado
B 2.1 Organización interna……………………………………………………………………………………..…………. 49
B 2.2 Fichas de procesos y procedimientos …………………………………………………………….…………. 49
B 2.3 Descripción de los puestos de trabajo …………………………………………………………...…………. 55
B 2.4 Anexo contrato de trabajo ………………………………………………………………………….……………. 55
B 2.5 Voluntariado ………………………………………………………………………………………………...…………. 61
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3. B.3 Contabilidad y finanzas ………………………………………………………………….…………………………….………… 64
B 3.1 Manual de gestión administrativa ……………………………………………………………………………. 65
B 3.1.1 Manual de gestión administrativa ……….……………………………………………………. 66
B 3.1.2 Política de inversiones y compras ………….……….……………….………………………… 86
B 3.1.3 Política de transparencia y rendición de cuentas .….………………………………….. 93
B 3.2 Fichas de procesos y procedimientos ……………………………………………………………………….. 96
B 3.3 Descripción de los puestos de trabajo …………………………………….………………………………. 106
C. ACTIVIDAD - PROCESOS CLAVE
C.1 Cooperación
C 1.1 Fichas de procesos y procedimientos ….…………………………………….……………………………. 110
C 1.2 Descripción de los puestos de trabajo ………………………………………….…………………………. 116
C.2 Formación
C 2.1 Fichas de procesos y procedimientos .…………………………………………………………………….. 119
C 2.2 Descripción de los puestos de trabajo ………………………..…………………………………………… 133
C.3 Educación al Desarrollo a/ Investigación y publicaciones b
C 3.1 Fichas de procesos y procedimientos a/b………………………………..…………….………………… 135
C 3.2 Descripción de los puestos de trabajo a/b……………………………………………..………………… 136
D. ENTORNO
D.1 Grupos de interés de la FM3
D 1.1 Grupos de Interés …………………………………………………………………………………………………… 149
D 1.2 Política de colaboración con entidades privadas …………………………………………………….. 150
D 1.3 Directrices de Responsabilidad Social de la FM3 …………………………………………………….. 156
D.2 Comunicación (interna y externa)
D 2.1 Filosofía y estrategias de comunicación ………………………………………………………….………. 159
D 2.2 Fichas de proceso y definición de responsabilidades ……………………………………….……… 163
D 2.3 Código de conducta de las ONG de Desarrollo de la CONGDE …………………………….…… 163
D 2.4 Código de imágenes y mensajes a propósito del Tercer Mundo ………………………….…… 173
D 2.5 Documento sobre el uso de un lenguaje no sexista …………………………………………….…… 177
E. ESTRUCTURA ECONÓMICA Y CUENTAS ANUALES
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4. Estructura Documental: El conjunto de documentos que conforman el Manual de Gestión de la FM3 está
estructurado jerárquicamente de la siguiente forma:
POLÍTICA
MANUAL DE GESTIÓN: Fija la política de gestión de calidad y eficiencia y las líneas
generales del sistema de funcionamiento de la entidad.
PROCEDIMENTOS: Detallan las actuaciones, circuitos e instrucciones necesarias
para el cumplimiento de lo establecido en el MG.
REGISTROS DE CALIDAD: Todos los documentos que se generen durante el
funcionamiento normal del sistema de calidad. Los registros demuestran, a
posteriori, que todos los requisitos y acciones exigidos por el Manual de Gestión se
han cumplido.
La planificación de la calidad en la FM3 se realiza mediante referencias a procedimientos- documentos que
forman parte del MG de la entidad.
Antes de realizar la exposición pormenorizada de cada uno de los procesos de la FM3 mostraremos el un
cuadro que relaciona los macroprocesos y con sus procesos respectivos y utilizaremos la representación
gráfica como índice gráfico para el Manual. Esta tabla y el esquema de los macroprocesos nos darán una visión
general de los apartados A, B, C y D y servirán a la vez de guía para poder ir siguiendo los apartados de la
entidad que irán siendo radiografiados con posterioridad.
MACROPROCESO PROCESO
A- ESTRATÉGICOS (PE)
PE.1- Dirección Estratégica 1.1 Elaboración, ejecución y seguimiento del Plan
Estratégico
1.2 Elaboración, ejecución y seguimiento del Plan
Operativo Anual
PE.2- Gestión de Calidad Elaboración Manual y actualización
Seguimiento y evaluación de procesos
Implementación de mejoras continuas
C- CLAVES (PC)
PC.1- Gestión de Proyectos de 1.1 Planificación
Cooperación 1.2 Gestión de recursos
1.3 Gestión de personal
1.4 Ejecución de proyectos
1.5 Gestión financiera en proyectos
PC. 2- Gestión de Formación 2.1 Programación y solicitud del Máster
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5. 2.2 Planificación del Máster
2.3 Ejecución 1r año del Máster
2.4 Evaluación 1r año del Máster
2.5 Planificación Ejecución 2º año del Máster
2.6 Facturación y cierre, Máster
2.7 Planificación Cursos y Seminarios
2.8 Ejecución Cursos y Seminarios
2.9 Evaluación/cierre Cursos y Seminario
PC. 3 a- Educación al Desarrollo 3.1 Planificación y personal
3.2 Ejecución, evaluación y cierre
PC.3 b- Investigaciones y Publicaciones 3.1 Coordinación de las Investigaciones
3.2 Coordinación de las Publicaciones
B- SOPORTE (PS)
PS-1. Gestión de los Sistemas de 1.1 Convenios contrapartes
Información 1.2 Propuestas proyectos
1.3 Informes técnicos finales
PS.2.1- Gestión del Personal 2.1 Contratación en Proyectos
2.2 Contratación en Educación al Desarrollo
2.3 Contratación en Formación
Formación
PS.2.2- Gestión del Voluntariado Reclutamiento y Selección
Incorporación
Seguimiento y evaluación
Formación
PS.3- Gestión Contable – Administrativa 3.1 Compras
3.2 Caja pequeña
3.3 Justificación de proyectos
3.4 Gestión financiera en proyectos
3.5 Facturación del profesorado
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D- ENTORNO (PD)
PD.1- Comunicación 1.1 Elaboración de Memoria de Actividades
1.2 Publicación del Boletín
1.3 Difusión externa de actividades de la FM3
PD.2- Relación con Grupos de interés Investigación con GdI
Acción con GdI
Participación con GdI
Establecer relaciones in/formales con GdI
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6. Para un mejor seguimiento del MG utilizaremos el esquema general de los macroprocesos para explicar de forma ordenada todas las partes de
la FM3· siguiendo las cuatro grandes clasificaciones que ya hemos citado, donde la parte A corresponderá a los de procesos estratégicos, la
parte B corresponderá a los procesos de soporte, la parte C corresponderá a los procesos Clave o de actividad y la parte D que corresponderá
al entorno de la FM3.
ESTRATÉGICO (E)
A PLANIFICAR Y
GESTIÓN DE LA
DIRIGIR LA E.1 E.2
CALIDAD
ESTRATEGIA
Usuarios y beneficiarios
Usuarios y beneficiarios
CLAVE (C)
PROYECTOS DE COOPERACIÓN AL
RELACIÓN CON DESARROLLO RURAL
NECESIDADES
SATISFACCIÓN
GRUPOS DE
INTERÉS COMUNICACIÓN
-
C.1
C -
ESTUDIAR Y FORMACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
DETECTAR TRANSFORMACIÓN
NECESIDADES DE NUESTRA
- SOCIEDAD
CONOCIMIENTO DE LA C.2
REALIDAD
CON VISIÓN POLÍTICA
CRÍTICA INVESTIGACIÓN Y PUBLICACIONES (2011)
- EDUCACIÓN DESARROLLO (HASTA 2010)
D.1 D.2
C.3
SOPORTE (S) D
B
GESTIÓN GESTIÓN
GESTIÓN DE LAS
SISTEMAS DE S.1 PERSONAS
S.2 CONTABLE Y S.3
INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
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7. ESTRATÉGICO (E)
PLANIFICAR Y
E.1 GESTIÓN DE LA E.2
DIRIGIR LA
CALIDAD
ESTRATEGIA
CLAVE (C)
Usuarios y beneficiarios
Usuarios y beneficiarios
PROYECTOS DE COOPERACIÓN AL
RELACIÓN CON DESARROLLO RURAL
GRUPOS DE
NECESIDADES
SATISFACCIÓN
INTERÉS COMUNICACIÓN
- C.1
-
ESTUDIAR Y
DETECTAR FORMACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN TRANSFORMACIÓN
NECESIDADES DE NUESTRA
- SOCIEDAD
CONOCIMIENTO DE LA C.2
REALIDAD
CON VISIÓN POLÍTICA
CRÍTICA INVESTIGACIÓN Y PUBLICACIONES (2011)
- EDUCACIÓN DESARROLLO (HASTA 2010)
C.3
SOPORTE (S)
GESTIÓN GESTIÓN
GESTIÓN DE LAS
SISTEMAS DE S.1 PERSONAS
S.2 CONTABLE Y S.3
INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
B.2 Gestión de las Personas: a) Trabajador b) voluntariado
B 2.1 Organización interna
B 2.2 Fichas de procesos y procedimientos
B 2.3 Descripción de los puestos de trabajo
B 2.4 Anexo contrato de trabajo
B 2.5 Voluntariado
B 2.1 Organización interna
Ver gráfico página siguiente.
B 2.2 Fichas de procesos y procedimientos
Veremos seguidamente con más en detalle cada una de sus funciones y tareas al exponer las fichas,
procesos y procedimientos correspondientes.
PS.2.1- Gestión del Personal 2.1 Contratación en Proyectos
2.2 Contratación en Educación al Desarrollo
2.3 Contratación en Formación
2.4 Formación
PS.2.2- Gestión del Voluntariado 2.5 Reclutamiento y Selección
2.6 Incorporación
2.7 Seguimiento y evaluación
2.8 Formación
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8. ORGANIGRAMA de la Fundación Món 3 - FM3 -
Mohamed Ahbiss Paco Martín
Benjamín Bastida Antonio Martín
Claudia Benito Javier Martínez Peinado Comisión de Calidad
Isabel Brau
Gemma Cairó
Jordi Masdeu
Antonia Marton PATRONATO Xavier Navarro
Jordi Calsina Cristina Mateu
Dolors Casares Xavier Navarro (P) Comisión de Ética
Artur Colom Arcadi Oliveres
Pere Domingo Ana Pujol
Albert Ricart
Santi Escoda Fina Recio
Ramon Franquesa Albert Ricart
Michel García Bernardo Rodríguez
Xosé Manuel García Josep M. Ruiz
Xavier Gracia Marta Ruiz
Marce Hornero Marisa Sanz Xavier López
Adriana Iwasita Ramón Sánchez Tabarés
Ana Latorre Antoni Segura Director (DG)
Xavier Latorre Maite Sirera
Xavier López Xavier Suñé
Mercè López Pedro Talavera
Xavier Lozano Marta Utrillas
Irene Maestro Lídia Vilalta
Antoni Mallorques Jordi Vilaseca
Tomeu Martí
Dolors Danés
Adriana P Iwasita Maite Sirera Maite Sirera
Resp Proyectos
econ. Resp Administración econ. Responsable Formación Investigación y
Cooperación al desarrollo
(RA) (RF) Publicaciones (RI)
( RP)
técnico
Coco González
Harouna Saw económico económico Repr. y Resp
Resp. Mauritarnia y Senegal Prog Figuig
Nouackchout
Evariste
Téc. Administrac.
Mamadou Dia Camara Aboallahi Anna Artigas
Proyecto Rindiao Programa LFPT Boghe económico económico Prog. UGB Aisha Bahi Asistente
Bababé Demba Gaye Saint Louis Malika Abderrahim Asistente
Abbas Mahmoud
Marruecos
Mauritania
Senegal
Técnico
Asistentes Asistente
Asistente Fatou Ciss
Aîssata Mamadou Fall Demba Gaye
Abdoul Abou Sow Saloly Ngom Fatima Atmane
Marie Marthe Tine Khasaliou Dieng Abdelaziz Afdal
Técnico Administ.
Azzam Zineb Sana Nassi
Abderrahmane Ciré Diallo
Thyam Amadou Djiby Sy Técnico Administ.
o/ Limane Logista
Técnico agrícola Técnico agrícola
Técnico
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9. FICHA DEL PROCESO: SELECCIÓN PERSONAL EN PROYECTOS
Datos generales
Código C .1
Nombre Selección personal en proyectos.
Responsable Director de la entidad.
Fecha revisión Anualmente
Estado Implantado.
Propósito / misión
Contar con las personas necesarias, suficientemente capacitadas para asumir sus funciones y responsabilidades.
Asegurar un incorporación adecuada con máximo conocimiento de la FM3, su equipo técnico y el proyecto de ref.
Personas que intervienen
Director General, responsable administración y contabilidad y responsable de cooperación.
Si se trata de personal local interviene además el Representante de FM3 en el país de contratación.
Inicio y final
Inicio En el momento de generarse la necesidad de personal nuevo.
Final Al finalizar el contrato o el servicio prestado.
Descripción
- Redacción perfil requerido.
- Establecimiento criterios de selección específicos.
- Difusión oferta trabajo.
- Recopilación solicitudes y respuestas a la oferta lanzada.
- 1ª selección de candidatos.
- Convocatoria de candidatos a pruebas de selección escritas.
- 2ª selección de candidatos –finalistas- en función de las pruebas escritas.
- Convocatoria a entrevista de los finalistas –normalmente 3 o 4 finalistas-.
- Entrevista a finalistas.
- Deliberación de la dirección de la entidad, responsables de cooperación y administración-contabilidad.
- Comunicación de resultados a todos los candidatos.
- Firma de contrato. Anexo del contrato incluye protocolo acogida.
- Bienvenida a la persona recién incorporada: presentación de la entidad y de su equipo de trabajo,
presentación de las líneas de trabajo y ubicación del puesto de trabajo.
Subproceso
Código C 1.3
Fecha revisión Anualmente
Diagrama de flujo
Ver después de la ficha
Indicadores
Código I C 1.3
Fecha revisión Anualmente
Indicador IC 1.3.1 Grado de cumplimiento de todas las tareas del subproceso
IC 1.3.2 Grado de satisfacción de personal respecto subproceso de la acogida
Cálculo Recopilar los check list del cumplimiento del subproceso C 1.3
Objetivo 1. Conseguir mejorar satisfacción de trabajador, entidad, responsables de áreas,
contrapartes locales y beneficiarios de los proyectos. Y mejorar el subproceso.
2. Mejorar entrada y adaptación de nuevo personal a la entidad, así como rendimiento
Mejoras a realizar
Código Descripción
MC 1.3 Conseguir el 100% de los contratos de expatriados siguiendo el subproceso
Crear subproceso adaptado a la contratación de personal local para los tres países principales
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10. 2.1 Contratación en
Proyectos al Desarrollo de cooperación : SELECCIÓN DE PERSONAL
C 1.2
Técnico / administrativo 1
Prueba económica
en catalán
Definición del
Selección de Recepción de CVs y Preselección Selección Idioma de Preselección Entrevista
perfil necesario SI SI
personal cartas motivación de candidatos personal beneficiarios de candidatos final
para proyecto
Prueba técnica
DG, RP y RA EML en castellano
NO
Convocatoria de NO SI
plaza Comunicación y
difusión plaza
1
Correos-e a Base datos de FM3,
boletín , web FM3 y otras webs BBDD
del sector
personal
Formación técnica Traspasso de la Presentación al
Contratación y económica documentación del Viaje a terreno financiador y
1 según financiador proyecto contraparte
Técnico / administrativo 2
Memoria Técnica, Matriz EML, Cronograma
DP y DA
Contrato Memoria Económica, Presupuesto gral y
detallado por actividades
Plan acogida
Anexo del contrato incluye: Protocolo seguimiento y coordinación C 1.1
11 clausulas de info. específicas
del país y proyecto + Arts 7-12
Estatuto Expatriados Condiciones de transferencia final
RA RP Modelos Inf seguimiento y finales, econ y
Manual de Gestión
técnicos del financiador
Información práctica sobre país
3 últimas memorias FM3
3 últimos Butlletins informatius
Proyectos
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11. CaleidoScopio Consultoría - Social
Cambio de visión, enfoque renovado
C/S
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