Este documento presenta una metodología para hacer planes de trabajo. Explica que las empresas necesitan planear bien para tener éxito. Luego describe los pasos clave de la metodología, incluyendo establecer una visión, desarrollar una estrategia, crear un cronograma de tiempo y determinar las áreas funcionales involucradas y sus relaciones. El objetivo general es ayudar a los ejecutivos a mejorar los resultados de sus proyectos mediante el uso de esta metodología de planificación.

2. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 2 Metodología para hacer un plan de trabajo Axeleratum está Democratizando la Consultoría

3. Las empresas consideran muy relevante para su negocio el tener una buena planeación. Hemos encontrado que existen tantas metodologías para hacer un plan de trabajo, como personas hay responsables de planes en las empresas. Nosotros hemos desarrollado una metodología para hacer esto, ésta se ha autogenerado a raíz de cientos de empresas. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 3 Antecedentes de mercado

4. Que los ejecutivos puedan integrar esta metodología a su forma de ejecutar planes de trabajo, de tal forma que mejoren sus resultados en los proyectos de los que son responsables. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 4 Objetivo

5. Módulo 1 Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 5

6. Módulo 2 Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 6

8. Sin embargo la mejor alineación que debe tener cualquier plan se refiere al mercado y su entorno.

9. El presente y el futuro.Visión. Es la idea central de cómo la gerencia cree que se desarrollará el entorno de mercado y cómo se desarrollarán o deberán desarrollarse las actividades futuras de la organización. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 7

10. Una visión tiene las siguientes características: Informada. Fundamentada en una comprensión firme de la actividad presente y de las fuerzas que modelan el futuro. Compartida. Creada mediante la colaboración de los jugadores clave de la empresa. Competitiva. Crea las condiciones para ganar en toda la organización. Habilitante. Faculta a los individuos a tomar decisiones significativas sobre tácticas y estrategias. Cohesiona. Motiva el trabajo en equipo y delimita la particular forma de ver y hacer las cosas de la organización, generando una cultura empresarial. Visión del plan de trabajo Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 8

11. La oportunidad es el origen del plan. Se debe de tomar en consideración la visión de la empresa y partir desde ahí. Después, se debe establecer una visión para el plan de trabajo que se quiera crear. Visión del plan de trabajo Esto nos permitirá tener una visión clara, alineada con la visión de la empresa. Esta forma de trabajar permite a las empresas iniciar con una cultura organizacional Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 9

12. Describir la “Visión del plan de trabajo” Ejercicio 1 Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 10

14. El modelo descriptivo del planteamiento, que permite capitalizar una oportunidad en un plazo determinado (corto, mediano y largo plazo).

15. Y tiene pasos involucrados a todo lo largo de la ejecución.Un plan tiene como componentes: la intención de capitalizar una oportunidad, identificación de la oportunidad, los recursos con que cuento, las acciones que se requieren y el más importante de todos: EL TIEMPO NECESARIO PARA CAPITALIZAR LA OPORTUNIDAD. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 11

16. Planteamiento de la estrategia Concentrar el mayor número de datos de los factores que afectan la oportunidad hoy. Con esos datos hacer un análisis puntual de la situación. Esta información se debe aterrizar en una presentación a: los empleados clave de la organización y/o al consejo de la organización. Retroalimentación del estado de la oportunidad. PRESENTE Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 12

17. Planteamiento de la estrategia Plantear el impacto de la capitalización de esa oportunidad. Determinar cuál sería el objetivo final en caso de que se lograran los planes. Plantearlo desde los factores que se enumeraron en el análisis inicial. De la misma forma hacer una presentación a empleados y consejo. FUTURO Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 13

18. Planteamiento de la estrategia La resultante es una lista de factores críticos para el éxito planteados desde el presente y hacia el futuro. Cada uno de esos factores, se debe conectar con una hipótesis de cómo lograrlo. HIPÓTESIS PRESENTE FUTURO Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 14

19. Planteamiento de la estrategia A esa resultante de las hipótesis que conectan los factores críticos entre presente y futuro, le llamaremos: planteamiento estratégico, solo faltaría conectarle una visión al proyecto para que sea una estrategia completa. Todo esto contextualizado en un plan de trabajo cuyo marco de tiempo contenga impactos a: corto, mediano y largo plazo. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 15

20. Planteamiento de la estrategia Así queda el modelo hasta ahora. PLAN DE TRABAJO HIPÓTESIS PRESENTE FUTURO VISION Una Visión que rige, el análisis del presente, con un planteamiento futuro y que da como resultado una hipótesis, que se traduce en un PLAN DE TRABAJO Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 16

21. Plantear la “Estrategia del plan de trabajo” Ejercicio 2 Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 17

22. Establecimiento de un cronograma de tiempo Enmarcar cualquier plan en el tiempo es básico para el éxito del mismo. La mejor forma de desarrollar cronogramas de tiempo es bajo marcos de tiempo de: Corto plazo, de 1 a 3 meses. Mediano plazo, 3 a 6 meses. Largo plazo, 6 meses a 12 meses. Más de ese tiempo sería irreal plantear un plan (no olvidemos que los planes se ajustan) Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 18

23. Establecimiento de un cronograma de tiempo Hay 3 análisis importantes a considerar: Necesidades importantes y urgentes del negocio. Estacionalidad del negocio, por la industria en la que se desempeña. Estacionalidad de otros planes de la empresa que se pueden relacionar (sin ventas). Circunscribir el cronograma de nuestro plan a los “tiempos” del negocio y la industria, nos permitirá tener en contexto los puntos más relevantes que pueden afectar nuestro plan. Nota. Sería muy bueno también que dentro de los planes se pudieran incluir análisis de la competencia, en cuanto a acciones y reacciones. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 19

24. Establecimiento de un cronograma de tiempo Esto es un ejemplo: Estacionalidad de Ventas Estacionalidad de Necesidades de Negocio Estacionalidad de Otros Planes Mes 1 Cuarto 1 Cuarto 2 Cuarto 3 Cuarto 4 12 Meses Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 20

25. Establecimiento de un cronograma de tiempo Es importante alinear los tiempos con el resto de la estrategia de la empresa. VISION Una empresa se compone de varios planes corriendo al mismo y todos ellos deben de alinearse con la estrategia de la empresa Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 21

26. Hacer un “Cronograma de Tiempo”: corto, mediano y largo plazo Ejercicio 3 Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 22

27. Todos los planes que se ejecutan en una empresa deben ser interdisciplinarios para que tengan un impacto relevante (de largo plazo) en la organización. El plan por definición debe ser colaborativo. Determinación de las áreas funcionales No importa en qué área se genera el plan, para que éste tenga un impacto real, tiene que relacionarse gente de otras áreas, esto también permite que el plan se enriquezca. Es importante para este momento definir ¿Cuál es la naturaleza y vocación de tu organización? Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 23

29. Las “Zonas de relación” se refieren a las áreas que tienen relación con el plan.

30. El líder del plan tendrá que plantear claramente qué quiere de cada una y cómo lo quiere.

31. De esta claridad depende el enganche de las áreas.Zonas de relación Zonas de relación Determinación de las áreas funcionales Zonas de relación Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 24

32. Para que las áreas se enganchen en el proyecto deben tener claro: ¿Cuál es el impacto de negocio del proyecto? ¿Cuál es el impacto de su área en el proyecto? ¿Cuál es el impacto en su área en recursos? ¿Con qué áreas se va relacionar? ¿De qué va a depender ese relacionamiento? ¿Qué beneficios tangibles tendrá el área si apoya el proyecto? Determinación de las áreas funcionales Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 25

33. Determinar las “Áreas Funcionales “ y relaciones entre ellas Ejercicio 4 Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 26

34. Si podemos hacer una analogía: la estrategia es el cerebro y las tácticas son las extremidades que hacen realidad lo que manda la estrategia. Una táctica se define como: la suma de actividades que se pueden relacionar y orientar hacia un objetivo de negocio. Cada táctica tiene actividades en sí que son parte del plan maestro que es la estrategia. Definición de las tácticas Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 27

35. Las tácticas se plantean por períodos de tiempo relevantes en cuanto a la duración del plan (ej. mensuales, bimestrales, trimestrales). Por cada una de estas tácticas debe de haber agrupadas actividades que ayudarán a que la táctica se cumpla. Definición de las tácticas La actividad es la expresión mínima de negocio. Una actividad se puede subdividir en acciones que no tienen impacto medible en el negocio. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 28

36. Las tácticas corren a lo largo del plan. Estacionalidad de Ventas Estacionalidad de Necesidades de Negocio TACTICA 1 Estacionalidad de Otros Planes TACTICA 2 TACTICA 5 TACTICA 3 TACTICA 6 Definición de las tácticas TACTICA 4 TACTICA 7 Mes 1 Cuarto 1 Cuarto 2 Cuarto 3 Cuarto 4 12 Meses Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 29

37. Para poder definir las tácticas hay que tener en consideración: Objetivos Actividades. Áreas involucradas. Tiempo. Métricas. Definición de las tácticas Más adelante tocaremos algunos de estos puntos, lo que hay que entender ahora es las partes que comprenden a las tácticas Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 30

38. Definir las “Tácticas del Plan“ Ejercicio 4 Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 31

39. Hasta ahora terminamos con el módulo 1 de la metodología. Somos capaces de plantear claramente las bases de un plan de trabajo. El módulo 2 se enfoca más a la creación del plan en sí. Según mi experiencia, un plan es tan exitoso como el tiempo que nos tomamos en conceptualizarlo. Si quieres tomar un webinar gratis envía un email a javier.murillo@axeleratum.com solicitándolo. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 32 Conclusiones

40. Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 33 Metodología para hacer un plan de trabajo Axeleratum está Democratizando la Consultoría