Monografía de secretariado

“Añodelauniversalización de salud”
CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL E
INVESTIGACIÓN, INNOVACIÓN Y DESARROLLO
TEMA:
PERFIL PROFESIONAL DE LA
SECRETARIA
CURSO: SERVICIO DE DISEÑO Y DESARROLLO DEL
CURSO DE OFIMÁTICA
DOCENTE: MILTON. RAUL EVAZETO CRISTOBAL
ESTUDIANTE: EDITH NAIDA CALIXTO GUILLEN
HUANUCO- PERU
2020

CENTRO INNOVACIÓN Y DESARROLLO
Secretaria Ejecutiva
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DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico de manera especial a Dios, por darme
sabiduría y fuerza para culminar mis estudios universitarios, a mis
padres que me han apoyado todos los días de mi vida, a mi hijo la
inspiración de mi superación y cariño que me han brindado, y a todos
quienes me apoyaron en la vida universitaria.
Edith Neyda Calixto Guillen

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INTRODUCCIÓN
Según la investigación el trabajo se ha desarrollado mediante el internet, libros y
bibliotecas son el tema de PERFIL DE LA SECRETARIA es una función esencial en
cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la
industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento
de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminología
tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, entiende
las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de
una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado
notablemente ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de
ser capaz incluso de asumir responsabilidades de este con credibilidad.

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ÍNDICE
PERFIL PROFESIONAL DE LA SECRETARIA
DEDICATORIA............................................................................................................................ 2
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3
1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................. 5
1.1 Objetivos........................................................................................................................................................5
1.2. Objetivos Generales.....................................................................................................................................5
1.2. Objetivos Específicos ...................................................................................................................................5
2 CONCEPTO DE SECRETARIA EJECUTIVA....................................... 6
2.1 La Historisa De La Secretaria...............................................................................................................7
2.2 Reminton Y El Dia De La Secfcretaria..................................................................................................7
2.3 La Secretaria En El Mundo.................................................................................................................. 8
2.4 Como Bvender En La Imagen Secretarial............................................................................................ 8
2.5 Como Comtribuye Una Buena Imagen De Una Secretaria..................................................................9
2.6 ¿Cómo Se Construye La Buena Imagen De Una Empresa?...............................................................11
CONCLUSIONES.................................................................................................................... 13
RECOMENDACIONES .......................................................................................................... 15
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA .......................................................................................... 16
anexo

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PERFIL PROFESIONAL DE LA SECRETARIA
1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Despeño actual como secretaria ejecutiva de una empresa y no tiene el mismo
significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran
menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de
oficina. a pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación
amenazaronconreemplazarsufunción,está lejos de lograrlo.
1.1 Objetivos
1.2. objetivos generales
conocer el desarrollo de la secretaria en general, enfocándonos en la secretaria
ejecutiva moderna) ando a conocer las características básicas y específicas para el
buen desarrollo profesional y actualizada con los beneficios de las redes sociales
para la satisfacción de clientes, y las relaciones humanas que la secretaria
debe saber manejar en el área laboral, y la construcción de una buena imagen
secretarialyempresarial.
1.2. Objetivos específicos
• Levar a cabo las normas de una secretaria ejecutiva moderna evitando
así disgusto por parte de un cliente.
• Analizar el recorrido en el tiempo conociendo las diferencias de
la secretaria tradicional a la secretaria ejecutiva.
• Buena atención al cliente evitando la insatisfacción de sus
superiores o clientes en un trabajo profesional mal
desempeñado.

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2 CONCEPTO DE SECRETARIA EJECUTIVA
• Una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y
redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la
agenda de este y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo
que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.
• La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e
imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que
se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.
Entender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas,
archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las
tareas que desarrolla una secretaria.
• A todas estas tareas también habría que a*adir la recepción de diversos tipos
de documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente
actualizada lo que sería la agenda de citas y también la de contactos
profesionales que posee su jefe, acometer la información que sea requerida
acerca de su departamento u oficina.
• Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas
funciones es vital que la secretaria, también llamada auxiliar administrativa,
tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión
o la ofimática. En este último aspecto es vital que maneje a la perfección
programas tales como procesadores de textos, plataformas de correo
electrónico o softwares de gestión de bases de datos.
• Por ejemplo: Me gustaría que tengamos una reunión en los próximos días
para analizar este negocio. Por favor, llama a mi secretaria así arreglamos un
encuentro, voy a pedirle los papeles a mi secretaria para proceder a la firma
del contrato, “ayer hable con tu secretaria y me dijo que estabas enfermo:
¿Qué te ha pasado?

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2.1 LA HISTORISA DE LA SECRETARIA
La imagen de la secretaria está asociada a las máquinas de escribir, de la misma
manera que el origen de esta profesión se relaciona con este instrumento que
revolucionó la escritura.
El origen del ingenioso invento se ajusta al a*o (5(6, cuando un inglés de nombre
Henry Pill patentó una rudimentaria /maquina artificial, capaz de volcar cualquier
escrito en papel. %ero, la historia indica a Cristopher Latham "heles como inventor
de la máquina de escribir, patentó en E8+ en (9:9.esposa de muchos modelos y
mejoras en su invento, heles, el ( de marzo de (95; decide firmar un contrato con
un armero al borde de la bancarrota para que reprodujera el modelo, el visionario
se llamaba Remington quien fue el primero en intentar la utilidad comercial de la
maquina creada por goles, a la que rebautizó. Aue por ese tiempo que! Eliam "goles
y una de las hijas de Remington, se dedicaron a promocionar el nuevo invento,
convirtiéndose en pioneras de las secretarias actuales. El B; de junio de este mismo
a*o, es decir de (95; Eliam goles fue la primera que registra la historia, luego de dar
al fin el uso comercial a la máquina inventada años antes.
2.2 REMINTON Y EL DIA DE LA SECFCRETARIA
En la década del 60, la empresa Remington tuvo la iniciativa de
instaurar un día especial para las secretarias. la fecha fijada fue el 2 de
junio, como un recuerdo al día en Liliam Sholes dio uso a la primera
máquina de escribir. sin embargo, en la década de los fueron tiempos de
ensueños, los 70 fueron años de la lucha, las mujeres latinoamericanas
comenzaron a reclamar posiciones de trabajo, salarios más justos e
igualdad de oportunidades.
En ese ambiente, a inicios de los 70 se realizó en Argentina-Buenos Aires el primer
congreso interamericano de secretarias, donde se acuerda entre otras cosas fijar,
el día B: de abril, de la secretaria en los B: países que asistieron a dicha asamblea,
en memoria del primer encuentro de países americanos y se crea la Federación
interamericana de asociaciones de secretarias.
En las últimas décadas el papel de la secretaria ha sido más relevante y su imagen
ya no está asociada más a lo de una máquina de escribir, sino a la pantalla de
una computadora. con cibernética, otra histórica de la secretaria de hoy,
dejó el papel de la que /escucha, escribe y calla1. Para cumplir un papel cada vez

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más activo en las diversas empresas donde se desenvuelve.
2.3 LA SECRETARIA EN EL MUNDO
Las primeras secretarias en el mundo fueron mujeres que tuvieron que lidiar con
unos de los problemas más grande del mundo, las guerras, hasta ese entonces
estaban acostumbrado a las tareas del hogar, los hijos, los esposos cuando llegó
la guerra se alistaron para pelear, las esposas se armaron de valor y se dedicaron
a las comunicaciones telegrafía, mecanografía, y taquigrafía al par hicieron las
tareas de los varones medios de transportes urbano, fabricas, etc. Aun en esa
época que la situación económica exigía participación activa por parte de los
miembros de la familia, mientras que los hijos varones hacían lo imposible para
adquirir educación superior, las hijas que aún no fueron casadas tuvieron de aliada
a uno de los más grandes inventos la máquina de escribir.
La invención de la máquina de escribir a yudo a la mujer obtener puestos de
secretaria, también fue la aparición del método taquigráfico de Föhn Robert, este
sistema se arraigó en el mundo a la par que la máquina de escribir con el tiempo
ambos inventos crecieron al ritmo del desarrollo de la historia lo que hizo más
complejo, requiriendo por ello mayor especialización el personal que habría de
manejarlas. entro de ese personal por supuesto estaban las secretarias. Algunos
dicen por ahí que las mecanógrafas eras suplantadas por las mecanógrafas,
porque ellas poseían más rapidez en los dedos.
2.4 COMO BVENDER EN LA IMAGEN SECRETARIAL
La forma más adecuada de buscar empleo es haciendo un buen márquetin personal
Vender la imagen secretarial
depende que esta profesional vende sus ideas, experiencias, conocimientos,
y habilidades, es decir, que un buen márquetin personal se relaciona con la imagen
que se proyecta y el impacto que se genera en los demás, que obedece a la actitud
del mismo y se debe mercadear de la mejor forma.
Presentación personal:
• vestuario adecuado.
• profesionalismo.
• Expresión verbal o gestual.
• Utilizar diversas técnicas laborales.
• Los gestos.
• Forma de conducirse.
• El vocabulario.

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• El aseo e higiene personal.
• El tono y volumen de voz.
2.5 COMO COMTRIBUYE UNA BUENA IMAGEN DE UNA SECRETARIA
1. El perfil de la secretaria perfecta. por supuesto ponga aquello
que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben
de memoria idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, pero la secretaria
perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.
2. Secretaria confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la
máxima confianza. "u formación, solidez, discreción carácter, personalidad... es
clave para que existe una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las
fortalezas y debilidades de la empresa.
3. El tiempo es un recurso muy valioso. El arte de vivir la agenda.
%ara un alto directivo Ma el tiempo es su recurso más escaso y valioso.
poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en buena
forma es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
4. La secretaria como gestora. una de las secretarias de alta dirección
que tuve la suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono transmitía la
importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se
convertía en un factor de imagen, invaluable para la empresa.
5. Hacer valer la autoridad liderazgo de su jefe. Me comentaba
uno de los más altos directivos de meritos que su secretaria era la garantía de la
ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones.
6. Aprender cursos especializados. Una buena secretaria necesita
aprender tanto como el jefe. )ebe ponerse al día de todo lo que es importante en
la empresa. )ebe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese
nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.
7. Dominar Internet y todas las herramientas de

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productividad. Toda la información está en internet y hay decenas de
apps Aplicaciones smartphones para incrementar la productividad y hacer muy
eficaz el trabajo.
8. Ser positiva sonríe/r y crear un buen clima de
motivación. Sobran aplicaciones una secretaria, especialmente de dirección,
debe contribuir a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a la
que antes nos referíamos.
9. Ser parte activa en el branding personal de su
jefe/Jefa. hoy todas las personas tienen una marca personal que cuidar
más allá de la marca comercial o corporativa de la empresa.

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2.6 ¿CÓMO SE CONSTRUYE LA BUENA IMAGEN DE UNA EMPRESA?
La imagen corporativa es la manera por la cual la empresa trasmite quién es, qué es,
qué hace y cómo lo hace. Muchas veces este aspecto es dejado de lado, siendo que una
buena imagen puede tener resultados inesperados en su negocio. Algunos de los
aspectos que permiten transmitir una buena imagen empresarial, independiente del
tamaño de su negocio
1. Un buen servicio al cliente: Una atención de calidad, centrada en
2. satisfacer las necesidades de su cliente, es sinónimo de buena imagen.
3. Cumplir con ciertas normas de protocolo: En el mundo de los negocios, existen
ciertas normas protocolares que distinguen cuando una empresa es profesional o
no.
4. Contar con una atractiva presentación de su empresa y de sus productos: Contar
con catálogos tanto físicos como virtuales, presentaciones multimedia, sitios
webs, tarjetas de presentación y todo lo que permita apoyar visualmente a su
empresa son factores que dan profesionalismo y seriedad a su negocio.
5. Preocuparse del diseño: Tanto del local como de sus productos, pueden generar
una imagen única en la mente del cliente. Un diseño

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atractivo del envase de su producto o bien del servicio entregado puede marcar la
diferencia. Piense en qué aspectos pueden llamar la atención de su cliente: la
presentación, el tamaño, etc.
En cuanto al diseño interno del local, preocúpese de aspectos como la visibilidad,
la iluminación, la amplitud y el correcto uso de colores y del ambiente.
6. Asegurar la calidad de lo que ofrece: Comprobar que su producto o servicio es el
mejor del mercado le puede ayudar a fortalecer su imagen empresarial. Para ello,
puede recurrir a estudios de marketing o encuestas donde se compruebe la
preferencia de sus clientes.
7. Ser una empresa transparente: Una empresa logra una buena imagen cuando
actúa bajo la verdad. Esto quiere decir, por ejemplo, que, si sus productos no son
del todo seguros o bien carecen de ciertas características, es mejor siempre ir con
la verdad a ocultarla. Por ello, existen empresas que se especializan en manejo
de crisis. Ser siempre transparente y reconocer los errores en el momento y lugar
adecuados hablarán de una empresa lo suficientemente profesional como para
seguir creyendo en ella.

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CONCLUSIONES
En conclusión, una secretaria es la cara visible de la empresa y embajadora de su jefe
frente al resto de los empleados como clientes, es por esto que tiene que cuidar su imagen
y todos los aspectos que la componen de este modo siempre conseguirá dar una buena
impresión al entorno.
DESARROLLO PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
Investigado en la Universidad Nacional de San Antonio Abad del Cusco, de la Carrera
Profesional de Administración
La preocupación básica es aumentar la eficiencia de la empresa a través de la forma y
disposición de los órganos componentes de la organización (departamentos) y de sus
interrelaciones estructurales.
Predomina la atención en la estructura organizacional, con los elementos de la
administración, y con los principios generales de ésta con la departamentalización. Con
esta síntesis y con una visión global se permite una manera mejor de subdividir la
empresa bajo la centralización de un jefe principal. Podemos decir es una corriente teórica
eminentemente y "administrativamente orientada"
Podemos definir que el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir. coordinar y
controlar, aclara lo que son las funciones administrativas.
Por lo general las empresas actualmente basan su funcionamiento en todos los conceptos
dados por los clásicos de la administración, pero al día de hoy, las empresas comprueban
que la calidad y el servicio son uno de los factores más importantes para lograr la alta
productividad en la misma; de ahí que se necesite una combinación de las teorías clásicas

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y de la teoría moderna administrativa, para lograr eficiencia en la empresa.

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RECOMENDACIONES
Dicen que detrás de todo gran jefe hay una excelente secretaria. Y no es para menos,
porque aparte de ser la mano derecha de éste, ella ejerce fundones fundamentales en
el día a día de la empresa, de las que depende su correcto.
A continuación, algunas de las características que distinguen a una buena
funcionamiento secretaria.
1. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza Su formación
solidez, discreción, carácter personalidad bon clave para que exista una relación
de confianza absoluta
2. Para poder atender la mayor cantidad de temas posibles y hacedlo sin estrés y en
buena forma es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
3. Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe persa y anticiparse a dársela con
la segunda de no equivocarse Es dar la excusa necesita, perfecta por teléfono y
que el jefe no quede mal.
4. Debe convertirse en la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se
tomen decisiones De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse
de cosas nuevas, con lo que su productividad será mayor.
Ponerse al día
Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al dia de
todo lo que es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas aunque
sean complejas. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados, sin que
afecte el normal desarrollo de su labor diaria.
Las seis funciones más representativas de las secretarias son:
1. Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.
2. Buscar información a través de la Internet y gestionar los correos electrónicos.
3. Gestionar el archivo.
4. Filtrar llamadas.
5. Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.
6. 6 organizar reuniones, recibir visitas extremas y gestionar viajes.

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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
• Bendezu, M. (1990). ABC 0: la secretaria ejecutiva computarizada Perú Lima S.A.
• Canda, M. (Ed.). (1998). Secretaria ejecutiva. (Vols. 1) España: Cultural Ediciones.
• Dias, J. 19801, Temas diversos de utilidad para secretarias, Peru: Libros
• Técnicos. Enciclopedia de la secretaria (1996). Mexico: Grupo Editorial Oceano.
• Ensenyat L. (1981(, El libro de la secretaria, España: Hispano Europea S.A.
• Gamboa, J. (2005), Como ser una secretaria de gerencia, Peru: Srijley Llabres, A.
y CORTES. A (1988), Técnicas y prácticas de oficina Mexico. Mc Graw Hill.
• Lowe. B. (1992).La recepcionista. Mexico: Patria. Mora. V. 20081. Perfil de la
nueva secretaria ejecutiva

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ANEXOS
ICE MONEY LITE

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UNA SECRETARIA EN AL ACTULIDAD

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