Este documento proporciona instrucciones para secretarias ejecutivas sobre cómo manejar sus deberes funcionales y cómo desempeñarse cuando su jefe está ausente. Explica los 22 deberes funcionales clave de una secretaria, como mantener los principios éticos, conocer la organización y facilitar el trabajo del jefe. También describe cómo una secretaria debe continuar el trabajo diario cuando el jefe no está presente, representar al jefe, y usar técnicas como resolver problemas con tacto y dejar pocos asuntos pendientes.

1. “AÑO DE LA PROMOCIÒN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y EL
COMPROMISO CLIMATICO”
IESTP “ALMIRANTE MIGUEL GRAU”
ALUMNA : ANYI LISET MOGOLLON BAYONA
ESPECIALIDAD : SECRETARIADO EJECUTIVO
PROFESOR : VICTOR HUGO RUMICHE CORREA
ÀREA : TÒPICOS INFORMATICOS DE GESTION

2. DEBERES FUNCIONALES DE
LA SECRETARIA
EN AUSENCIA DEL JEFE
¿QUÉ HAGO?

3. DEBERES FUNCIONALES
Mantener en todo
momento los principios
básicos de la ÉTICA
Tener en cuenta el
cumplimiento del
Reglamento del Centro
Conocer a la perfección el organigrama
del Centro, la organización, estructura
y coordinaciones de trabajo
1º
2º
3º

4. 4º.-Conocer en lo posible la especialización de
su superior, a fin de que pueda asistirle
correctamente en todo momento en lo
referente a sus necesidades laborales.
5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a la
perfección cada una de las responsabilidades
inherentes a su Jefe.
6º.-Deberá descargar a su superior todo
aquello que no sea de su competencia.

5. DEBERES FUNCIONALES
Evitar interrupciones
identificando la prioridad
de cada asunto
9º
Planificar su tiempo y actividades de
modo muy flexible (con frecuencia
hay cambio de prioridades).
8º
Trabajar con doble agenda (la
del Jefe y la propia).
7º

6. DEBERES FUNCIONALES
10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del
superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a
los compromisos en el centro y en el exterior.
11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior
y el Jefe para evitar que se vea obligado a:
 Leer o analizar todos los documentos.
 Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con
el desvío a otros directivos o subordinados
autorizados a hacerlo.

7. Planificar las actividades del
día de acuerdo a la agenda
de trabajo del jefe
14º
Despachar con el Jefe cada día al
iniciar la jornada.
13º
Actualización diaria de los Planes de
Trabajo (anual, mensual, semanal y
diario).
12º
Preparar y organizar junto al Jefe
las reuniones, seminarios, clases
u otras actividades del
Departamento

8. 15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a
a) Atención a llamadas y horarios de su recepción.
b) Días y horarios de atención a las visitas no
programadas.
16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia,
memos e informes.
17º.-Realizar los trabajos inherentes a su
Departamento (cartas, informes, controles) etc.
18º.-Confeccionar las actas de las reuniones.
19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los
documentos de la oficina.

9. DEBERES FUNCIONALES
Gestión de las llamadas
telefónicas de entrada y salida
Organizar las visitas,
coordinando con antelación todo
lo necesario para su éxito.
21º
22º
Mantener actualizados los
archivos y hacer que el Jefe
conozca como acceder a ellos.
20º

10. 1. Reuniones
2. Vacaciones,
3. Enfermedad,
4. Otros problemas
personales,
5. Viajes
6. Eventos
7. Clases
8. Compromisos
sociales
El Jefe puede ausentarse
de la oficina por causas
muy diversas:

11. Siempre es responsabilidad de la Secretaria
que el trabajo continúe con su ritmo habitual
(pone a prueba su capacidad ejecutora)
La Secretaria Ejecutiva para desempeñarse
correctamente en estas ocasiones, deberá
cumplimentar sus tareas habituales y otras que
más adelante se relacionan:

12. S. A. P
Ubicación del
Jefe
Crear un sistema de
atención y
prevención
(SAP) de
emergencias en
cuanto a:
a) Cartas, memos,
notas, etc., que
hayan sido
remitidos a otros
y que demanden
respuesta.
b) Llamadas
EN AUSENCIA DEL JEFE
ACTIVIDADES
FUNCIONALES
Despachar cada día
al concluir el Jefe
sus labores a fin de
determinar que es
prioritario para su
cumplimiento en la
próxima jornada
Conocer la
ubicación exacta de
su Jefe
Esta información
sólo debe ser
manejada por la
secretaria
Representar
a su Jefe
c) Respuestas a dar por el
superior a terceros antes de una
fecha determinada.
d) Compromisos que conlleven
una previa preparación.
e) Acuerdos de las reuniones

13. CRECIMIENTO
ESTÉ O NO
EL
JEFE
SEGURIDAD
DECISIÓN
AUTOCRÍTICA
DISCRESIÓN
TACTO
INICIATIVA
EFICIENCIA
NATURALIDAD
TOLERANCIA

14.  INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos
cuya respuesta o solución sea conocida por Usted.
 CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motívese para
hacerlo.
 SEGURIDAD: Siéntase segura de lo que es y de lo que sabe.
 DECISIÓN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su
Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como
resolver.
 AUTOCRÍTICA: Conózcase a sí misma. Y ¡Corríjase!

15. Cont.
 EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y
calidad.
 NATURALIDAD: No aparente lo que no es.
 TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas
con las que se relaciona en sus labores y con
las circunstancias en que se vea envuelta.
 DISCRESIÓN: Secretaria y Secreto son
sinónimos. Téngalo en cuenta.
 TACTO: Sea diplomática en todo momento.
No lo olvide.

16. TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA
SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ
PRESENTE

17. 17
Utilice palabras y
maneras no
agresivas.
Aprenda a identificar la
gravedad de los
asuntos
Enfrente con
diplomacia y tacto las
situaciones difíciles
Resuelva el mayor
número de ellas,
siempre que sea
posible y apropiado
Comprométase a
solucionar la situación
siempre que se pueda y
hágalo con
posterioridad
Técnicas
Si sabe que no hay solución inmediata,
no se comprometa, explique lo mejor que
pueda e intente ganar la comprensión de su
interlocutor.

18. Que no
queden
asuntos
pendientes
Todo lo que
requiera
verificación en
detalles.
Técnicas
Emplee Listas de Chequeo para :
Asuma las
actividades que no
requieran la
presencia
imprescindible del
Jefe o que pueden
reducirse a su Visto
Bueno o
aprobación.
Presente
soluciones, no
problemas.
Son una
excelente
manera para
poder verificar
el trabajo a
realizar

19.  Ofrezca su ayuda y evite hacer que las personas
esperen por su superior.
 Evite malos entendidos e incomprensiones.
 Si es imprescindible sugiera otro momento
más propicio para solventar la situación.

20.  Logre un clima de cooperación
adecuado intercalando con otros
jefes las situaciones de trabajo.

21. Si aprende lo básico del trabajo de
su Jefe y llega a dominar el
vocabulario de su campo, los
principios generales y sus aspectos
éticos y sociales, sus posibilidades
serán mayores y solucionará un sin
número de dificultades sin su
presencia.

22. ALUMNA: ANYI LISET MOGOLLON BAYONA
SECRETARIADO EJECUTIVO
IESTP”ALMIRANTE MIGUEL GRAU”