Este documento describe los diferentes tipos y componentes de oficios, incluyendo su estructura, niveles, utilidad y fines. Un oficio es un documento escrito utilizado para comunicar información dentro de una institución u organización. Generalmente contiene elementos como lugar y fecha, numeración, destinatario, asunto, cuerpo del mensaje, firma y anexos. Los oficios pueden ser dirigidos a niveles internos o externos de una entidad y tienen el propósito de transmitir informes, órdenes, solicitudes u otros tipos de comunicaciones

1. ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZOLICENCIATURA EN SECRETARIADO GERENCIALINFORMATICA IIGABRIELA GUEVARA

2. OFICIOCONCEPTO:El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.Un oficio suele iniciarse con un membrete, datos sobre el lugar y fecha, la numeración del documento, su destinatario, el asunto y la referencia. A continuación aparece el texto o cuerpo del oficio, que será la parte central del documento e incluirá el mensaje que motiva la comunicación.

3. NIVELESNIVEL EXTERNO:Establece comunicación con personas fuera de la entidad(institucion)especialmente aquellos que ocupan cargos directivos.NIVEL INTERNO:A los funcionarios que realizan funciones dentro de la institución.

4. ESTRUCTURALas partes que deben constar todo oficio son las siguientes:Lugar y fecha:Como en toda comunicación, es la indicación del lugar, día, mes y año en que se formula el oficio.Numeración. En esta parte se escribe, al igual que en el memorándum la palabra OFICIO, con mayúsculas, seguida del número de expedición; separada por una línea, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas separadas por una línea y el año en curso.Nombre y dirección del destinatario: En toda tramitación oficial, interna o externa, es requisito indispensable dar el tratamiento de ciudadano (C), antes del título profesional o nombre de la persona, salvo que el escrito sea dirigido a un funcionario público, en este caso, después de la sigla “C”, y sin colocar el nombre del individuo.

5. Asunto: Es el resumen o síntesis de lo que se trata en el cuerpo del oficio, necesaria para que el destinatario se entere rápidamente del contenido. Referencia: Se le conoce también como cita de antecedentes y se usa cuando el oficio se envía como respuesta, ya que se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Cuerpo o texto: En esta parte se da a conocer el mensaje de la comunicación, expuesto de manera clara, precisa, concisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle, Es muy grato comunicarle, sin embargo en la actualidad hay la tendencia a entrar de una manera directa al asunto que motiva la comunicación.Despedida: En las comunicaciones que dirigen las oficinas públicas a particulares o a personas comunes, se coloca como frase final de cortesía sólo la palabra “Atentamente”. Siempre se debe demostrar amabilidad y cortesía.

6. Antefirma: Es el título o cargo con que el firmante suscribe el oficio, como: “El Secretario”, “El Oficial Mayor” “El Director”.Firma y postfirma: La postfirma. Se coloca nombre y apellido del firmante, el cargo que ocupa más el sello respectivo.Iniciales: Son las que identifican tanto al que redacta o produce la comunicación (remitente), como al que la elabora o mecanografía (Secretaria, mecanógrafa, asistente). Se escriben las iniciales del remitente en mayúsculas y las de la mecanógrafa en minúsculas.Anexos: Se indica la documentación que se adjunta al oficio, como revistas, catálogos, tarjetas, programas, etc.Distribución: Se le conoce también como indicación de copias. Se usa generalmente en los oficios múltiples; porque allí se mencionan las personas y dependencias a quienes va dirigido el oficio.

7. TIPOS DE OFICIOSOficio simple o directo: Se utiliza cuando va dirigido a una sola persona; por lo general en el caso de una invitación, felicitación, petición, agradecimiento, invitación a eventos actividades culturales o deportivas. Oficio múltiple: Se utiliza cuando la misma información va dirigida a varios destinatarios, razón por la cual las instituciones o dependencias tienen el número de oficio y dejan puntos suspensivos o el espacio para escribir el nombre y el cargo del destinatario.Transcripción: Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio, tal como aparece en el original, en su totalidad, sin ninguna alteración. Todo el párrafo debe ir, transcrito, entre comillas y fiel al original.

8. TRANSCRIPCIONEs un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original.Todo el párrafo o el fragmento transcrito debe ir entre comillas, mediante este documento se emiten resoluciones,circulares,directivas o en otros casos del mismo oficio.

9. UTILIDAD Y FINES-Tiene la función de relacionar a los administradores y por lo tanto debe ir firmado por el máximo representante de la institución.-El Oficio es utilizado para comunicar cualquier tipo de disposiciones,informes,consultas,ordenes o también para llevar acabo gestiones de acuerdo de invitacion,felicitacion,colaboracion y de agradecimiento.

10. MINISTERIO DE SALUD PÙBLICADIRECCIÒN PROVINCIAL DE SALUD DEL NAPOAREA DE SALUD Nº 1SUBCENTRO DE SALUD PAUSHIYACU Tena, 05 de Marzo del 2010Of. - Nº 0 12 SCS PAUSHIYACU .Señor Pedro Shiguango PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD PAUSHIYACU Presente.- Señor Presidente: El motivo del presente es con el fin de solicitarle muy comedidamente el préstamo de 20 sillas plástica y una mesa grande, ya que el día lunes 8 de marzo por conmemorarse el Día Internacional de la Mujer se dará atención a las mujeres con un arreglo personal de manicure y peluquería de 8 a 10 de la mañana, por lo cual solicitamos que este material este a las 7:30 de la mañana en el área de espera. En espera de que nuestro pedido sea acogido de mejor manera anticipamos nuestros mas sinceros agradecimientos. Atentamente; Dr. Newton Huaca Arteaga.COORDINADOR SCS PAUSHIYACU N/H/ Olga b

11. MINISTERIO DE SALUD PÙBLICADIRECCIÒN PROVINCIAL DE SALUD DEL NAPOAREA DE SALUD Nº 1SUBCENTRO DE SALUD PAUSHIYACU Tena, 29 de Septiembre del 2010 Of. - Nº 0038- SCS PAUSHIYACU Señor DoctorMartín LejíaDIRECTOR DEL AREA DE SALUD Nº 1 Presente.- Como es de su conocimiento que nuestra Unidad Operativa , viene realizando el último día de cada mes la reunión mensual para la elaboración de informes , programación de las actividades para el mes y la elaboración del trabajo del MAIS, solicito a usted se digne autorizarnos el respectivo permiso para el día 30 de septiembre del 2010, como esta establecido en la planificación del mes de septiembre del año en curso. Hago propicia la ocasión para expresarle mi cordial y atento saludo. Atentamente; Dr. Newton Huaca COORDINADOR MEDICOSCS PAUSHIYACU