Esta presentación es realizada con el objetivo de dar a conocer la definición y clasificación de algunos documentos administrativos.

1. Presentado por:
Karen Natalia Ortiz Alonso
1002 Jornada Tarde

2. 
La carta
 Una carta es un medio de comunicación escrito por
un emisor (remitente) y enviado a
un receptor (destinatario).
 Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario
aparecen en el frente del sobre, y el nombre y la
dirección del remitente aparecen en el reverso del
mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el
anverso (en los sobres reimpresos).
 Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o
anotada la dirección de quien envía la carta, bien por
olvido o por omisión consciente del remitente.
 La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión,
ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido,
sólo en parte puede considerarse texto plenamente
expositivo.

3. 
Estilos de carta
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y
entendible:
Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de
correspondencia de ámbito profesional, laboral,
institucional...etc.
Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se
usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.
Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la
única diferencia de que ésta es específicamente para
familiares.
Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún
mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a
quién se dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su
cargo. Ej.: Directora de la institución).

4. 
Características de la carta
formal
. Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
. Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
.Posee una actitud cortés y amable.
.Busca impresionar positivamente al destinatario.
.Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
.Busca dar información completa.

5. 
Partes generales
Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al
que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.
Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el
Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la
escribe (remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien
se dirige la carta (destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

6. 
Márgenes
Los márgenes de una carta comercial están sujetos
a la extensión de la carta:
Superior 3 ó 4 cm
Izquierdo 3 ó 4 cm
Derecho 2 ó 3 cm
Inferior 2 ó 3 cm
Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y
3 cm .

7. 
Circular

8. 
Características
Características que debe reunir una circular
. Por la característica de este documento informativo,
tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin
utilizar términos que impidan o dificulten su
comprensión.
. Debemos trata de redactar un texto breve, sin
rodeos y de forma directa.
. Las ideas deberán expresarse de una manera clara,
concisa y ordenada.

9. 
Tipos de circular
Circular externa o carta circular. Comunicación con el
mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes,
proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras
informaciones de carácter general.
Circular interna o general. Comunicación con el mismo
contenido utilizada para dar a conocer internamente
actividades de la entidad: normas generales, cambios,
políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés
común.

10. 
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas
subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

11. 
Certificado
es un tipo de texto administrativo empleado para
constatar un determinado hecho. En el proceso de
solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se
trata de una institución oficial, los certificados son
fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una
persona con autoridad suficiente dentro de la institución
para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el
documento.

12. 
Tipos de certificados
Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:
.la asistencia, participación u organización en un curso,
jornada o acto
.los resultados académicos
.la docencia de determinado curso o seminario
.la experiencia profesional en determinado campo
.la pertenencia a un grupo o jerarquía
.los conocimientos de lenguas extranjeras
.la realización de cualquier otra actividad académica o
extra académica
.la adecuación de un objeto a una norma

13. 
Constancia
Las cartas de constancia tienen su función dentro del mundo
laboral y de trabajo.
La carta de constancia laboral es aquella carta que redacta
una empresa o un autónomo para dar constancia de que
uno de sus trabajadores estuvo trabajando para él. Se trata
por tanto de una especie de referencia y además una prueba
fehaciente de que dicho trabajador estuvo trabajando, en
que cargo, y cuanto tiempo.
Por ello la carta de constancia debe llevar incluida el tipo de
trabajo, desempeño, cargo de la persona interesada, así
como si desempeñó bien o mal dicho cargo, destacando si la
persona lo realizó bien, si fue responsable, si llegaba
puntual…etc.

14. 
Modelo
Modelo carta constancia de trabajo
Departamento de recursos humanos
Empresa ARSSA A.S.c/. Mercantiles
2228080 Madrid
Sergio Lamas Arenas
Madrid, 7 de Mayo de 2012
Yo Don Sergio Lamas, director de recursos humanos de la empresa ARSSA, certifico que durante el
periodo comprendido entre el día 12 de enero de 2004 y 12 de enero del 2008, el trabajador con
nombre Ramón Gómez Pérez con DNI: 48848484-S realizó tareas de mantenimiento así como de
limpieza en nuestra empresa. Cargo que desempeñó con gran pulcritud, puntualidad y
responsabilidad. Finalmente dejó su trabajo de forma voluntaria.
Sergio Lamas
Firma

15. 
Memorando
Es una comunicación escrita de
carácter interno de una empresa, que
se utiliza para transmitir información,
orientaciones y pautas a las
dependencias locales. regionales,
nacionales, o internacionales.

16. 
Márgenes, partes y Estilo
Margen:
Superior e Izquierdo 4 ó 3
Derecho o inferior 3 ó 2
Estilo:
Bloque extremo
Bloque
Formato Impreso
Partes:
-Membrete
-Denominación del documento
-Número
-Fecha
-Encabezamiento
-Texto
-Despedida
-Remitente

17. 
Hoja de vida corporativa
Es un documentos que se genera dentro de la organización y se
registra la información del personal que labora dentro de la
organización especificando, información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el
departamento de Talento Humano de la compañía.
-Este documento es estipulado por cada organización para la
decisión del manejo de información interno se puede archivar de
manera física o digital.
-Se recomienda que la información sea breve, veraz y eficaz

18. 
Datos
NOMBRE:
IDENTIFICACION:
CIUDAD Y FECHA DE NACIMIENTO:
GÉNERO:
ESTADO CIVIL:
NÚMERO DE HIJOS:
LIBRETA MILITAR:
LICENCIA DE CONDUCCION:
PASAPORTE:
GRUPO DE SANGRE:
PASADO JUDICIAL:
DIRECCION:
ESTUDIOS
PRIMARIA:
SECUNDARIA:
UNIVERSITARIOS :

19. 
Sobres
Es el complemento de la Carta, por esto siempre que
realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.
El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con
pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el
documento.
En las empresas se deben utilizar en lo posible sobre con
ventanilla, En caso de presentarse copias extras, se debe
elaborar un sobre sin ventanilla con los datos
correspondientes.

20. 
Acta
Se denomina acta al documento que durante una reunión
es escrito por una persona presente en la misma, y a
través de la cual se registran a que sus temas que han
sido tratados, como así también las conclusiones o
acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha
reunión.
El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de
qué ha ocurrido durante la reunión, y de esta manera
validar dicho encuentro.

21. 
Estructura
Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos
elementos fijos, así como unas fórmulas muy usuales. Los
elementos que aparecen en las actas son los siguientes:
• Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y
la fecha.
• Una introducción, en la que se hace constar los datos de la
reunión. Ejemplo:
En Azua, a las 8 de la noche del día 14 de octubre de 1994, se
reúnen los señores propietarios que a continuación se detallan...
• El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en
cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las
personas que participan en cada caso.

22. 
Ejemplo
Ejemplo:
Señora
Maria Claudia Forero
Jefa de Relaciones Públicas
Davivienda
Carrera 24 15-28
SANTAFE DE BOGOTA D.C
La estructura de la dirección y el reparto de
sus elementos constitutivos, sobre las
diferentes líneas se deben centrar así:
-Verticalmente. de la mitad del sobre se suben
dos o tres renglones, dependiendo del número
de líneas.
-Horizontalmente de la mitad del sobre se
retroceden cinco o diez espacios, dependiendo
de la extensión de la líneas correspondientes.
De acuerdo con el lugar del destino se tendrán
en cuenta las siguientes normas: