La ofimática incluye técnicas y herramientas informáticas que se utilizan en oficinas para optimizar y automatizar tareas. Las principales herramientas de ofimática son los procesadores de texto, hojas de cálculo, herramientas de presentación y bases de datos, así como aplicaciones en línea que permiten la colaboración en tiempo real. La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de 1970 con la popularización de las computadoras de escritorio y ha evolucionado gracias a Internet.

1. OFIMÁTICA
Ofimática, (acrónimo de ofi de oficina y mática de informática) a veces también
llamado burótica o automatización de escritorios o automatización de oficinas, designa al
conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones
de oficina para optimizar, automatizar, y mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las
herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o almacenar la
información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que las oficinas estén
conectadas a una red local o a Internet.
Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada
o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax,
microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc.
La ofimática comenzó a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los
equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos
y herramientas por otras más modernas.
Herramientas de la ofimática:
1. Procesamiento de textos.
El procesador de texto es un tipo de aplicación informática para la creación, edición,
modificación y procesamiento de documentos de texto con formato (tal como el tipo y
tamaño de la tipografía, adición de gráficos, etcétera), a diferencia de los editores de texto,
que manejan solo texto simple.
Los procesadores de textos son una clase de software con múltiples funcionalidades para la
redacción, con diferentes tipografías, tamaños de letras o caracteres, colores, tipos de
párrafos, efectos artísticos y otras opciones.
Representa una alternativa moderna a las antiguas máquinas de escribir, siendo mucho más
potente y versáti
2. Hoja de cálculo
Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite
manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por
celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).
La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los
valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos
complejos con fórmulas y/o funciones y dibujar distintos tipos de gráficas

2. 3. Herramientas de presentación.
Un programa de presentación es un tipo de software o aplicación informática utilizada
principalmente para mostrar o exponer información mediante un conjunto de diapositivas
4. Base de datos.
Un sistema gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de programas que permiten el
almacenamiento, modificación y extracción de la información en una base de datos, además
de proporcionar herramientas para añadir, borrar, modificar y analizar los datos. Los
usuarios pueden acceder a la información usando herramientas específicas de consulta y de
generación de informes, o bien mediante aplicaciones al efecto.
OFIMÁTICA EN LÍNEA
Este tipo de aplicaciones permiten crear y compartir el trabajo en línea. Los documentos se
pueden crear desde cero o importarlos a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas
de cálculo existentes. Una de las principales aportaciones de estas herramientas es que
permiten compartir o editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos)
en tiempo real.
La ofimática con red de área local permite a los usuarios transmitir datos, correo
electrónico e incluso voz por la red. Todas las funciones propias del trabajo en oficina,
incluyendo dictados, mecanografía, archivado, copias, fax, télex, microfilmado y gestión de
archivos, operación de los teléfonos y la centralita, caen en esta categoría. La ofimática fue
un concepto muy popular en los años 1970 y 1980, cuando las computadoras de sobremesa
se popularizaron
Actualmente existe un claro predominio de Microsoft en lo que respecta a herramientas de
ofimática. En efecto, la suite Microsoft Office ofrece una amplia variedad de programas
para todas las actividades de una oficina, programas que se integran en diferentes aspectos,
haciendo que exista una clara facilidad para trabajar en este contexto. En el caso de Linux,
existen muchas variantes a los programas de Microsoft pero con el añadido de ser gratuitas.
No obstante, es importante señalar que hoy en día es el internet la verdadera revolución al
respecto, situación que se explica por la comunicación sencilla, a bajo costo y que habilita
el trabajo coordinado en tiempo real a través de la mensajería instantánea.
El análisis de actividades que se realizan en un sistema de oficina es el primer paso en el
proceso de implantación de un sistema ofimático. La distribución actual de actividades nos
determina la relación entre éstas y las diferentes categorías jerárquicas y funcionales en que
se divide la oficina (Directivos, profesionales, administrativos y secretarias). Teniendo en
cuenta que uno de los objetivos fundamentales de la ofimática es la racionalización de las
actividades realizadas en el sistema de oficina, se comprende la necesidad de realizar este
estudio.

3. Para proceder al análisis de actividades realizadas en una oficina, igual que para realizar el
estudio de cualquier otro sistema, se debe primeramente recoger información sobre dicho
sistema, con objeto de valorar su estado actual, en cuanto a equipamiento disponible y
utilizado, tareas realizadas y su relación con los procesos, funciones y objetivos del sistema
de oficina, organización existente, etc. y también para determinar las necesidades futuras.
Los instrumentos empleados para la recogida de la información en un sistema de oficina
son los clásicos utilizados en el análisis de organizaciones: observación, cuestionarios,
entrevistas, experimentación, autopunteo, cuadros de frecuencia de actividades, inventarios,
recogida de documentos e instrumento mixto (entendido como combinación de los
anteriores).
De los instrumentos comentados en el párrafo anterior, la metodología desarrollada por el
Departamento de Ingeniería de Organización y Administración de empresas (E.T.S.I.
Telecomunicación de Q.U.P.M.) ha considerado que el instrumento más apropiado es el
mixto, por reunir las ventajas de los demás.
La estructuración propuesta del instrumento mixto de análisis organizativo será como sigue
en cuanto a su ejecución:
1. Pasar el cuestionario especializado a las muestras elegidas.
Se realizará mediante entrega directa, con una breve explicación, dando un plazo de tiempo
para su contestación, en el que se prestará servicio de asesoramiento ante dudas o
problemas que surjan; transcurrido dicho plazo, se recordará bien telefónica o
personalmente que rellenen y entre
guen el cuestionario a la persona responsable del estudio.
2. Paralelamente se habrá recogido información mediante "observación", sobre la
ganización: funciones, estructura organizativa, procedimientos, personas, estructura de
comunicaciones (formales e informales), así como mediante entrevistas responsables de
áreas, jefes de organización, administrativos, secretarias.
Estas entrevistas serán no estructuradas, casi informales, en las que se presenta el estudio,
sus fines, objetivos y métodos, aprovechando para recabar información opiniones sobre los
conceptos y modo ganizativos. Este proceder dará pistas acerca de posibles problemas,
deficiencias, etc. de la organización, permitiendo el dirigir más adecuadamente la
investigación.
3. Analizar los cuestionarios, y en función las respuestas establecer un plan de trevistas
personales y/o telefónicas que permitan:
• Incrementar la fiabilidad de los obtenidos, contrastándolos con fuentes.
• Completar información apuntada e respuestas del cuestionario (en preguntas abiertas).
• Ampliar los datos obtenidos en el cuestionario
Los cuestionarios utilizados son los elaborados por el Departamento de Ingeniería de
Organización, Administración de Empresas Estadística de la E.T.S.I.T. de la U. P. M.
Estos cuestionarios están estructurados en cuatro categorías orientadas a la típica
clasificación de los puestos de trabajo en un sistema de oficina: Directores y jefes,
Profesionales y Técnicos, Administrativos y Auxiliares Administrativos y Secretarias. La
estructura interna de estos cuestionarios es básicamente la misma en las cuatro categorías,
teniendo las pregunta clasificadas en grupos:
1. Información general. Cargo que ocupa y breve designación de las funciones
2. Tiempo distribuido en actividades y viajes realizados.
3. Nivel de equipamiento y servicios
4. Sistema de información.

4. 5. Sistema de control.
6. Estructura organizativa.
7. Automatización de la gestión.
8. Comentarios adicionales.