Este documento establece el procedimiento para controlar la documentación del sistema de gestión de calidad de una empresa. Describe las responsabilidades de varios cargos en el control de documentos como procedimientos, especificaciones de productos y normas. También explica el proceso para emitir, revisar, aprobar y publicar documentos, así como para realizar modificaciones y mantener un listado maestro y registro de firmas digitales.

1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-DOC-02
REVISIÓN N° 2
13.05.2013
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 1
Revisión Nº: 2 Emite: Rep. de Gerencia Revisa: Gerencia Operaciones Aprueba: Gerente General
Cláusula: 4.2.3 Fecha: 13.05.2013 Fecha: 13.05.2013 Fecha: 13.05.2013
1. OBJETIVO
Establece el mecanismo para controlar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Empresa.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa.
3. RESPONSABILIDADES
 Gerente General
 Gerente de Operaciones
 Gerente Comercial
 Contralor
 Representante de Gerencia
 Jefe de Calidad
 Jefe de Logística
 Jefe de Planta
Las responsabilidades y funciones individuales son descritas en el punto 7 del presente procedimiento.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
P-DOC-01 Confección y Emisión de Procedimientos e Instructivos
D-GGE-07 Listado Maestro de Documentos
D-GGE-09 Listado de Registros
5. TERMINOLOGÍA
DOCUMENTO VIGENTE: Aquel documento publicado en la red computacional, en una
carpeta habilitada para el uso de usuarios debidamente
registrados.
ERP: Sistema computacional de gestión integral. Actualmente se utiliza
Manager.
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-DOC-02
REVISIÓN N° 2
13.05.2013
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 2
Revisión Nº: 2 Emite: Rep. de Gerencia Revisa: Gerencia Operaciones Aprueba: Gerente General
Cláusula: 4.2.3 Fecha: 13.05.2013 Fecha: 13.05.2013 Fecha: 13.05.2013
 Computador
 Scanner
 Impresora
 Servidor de archivos compartidos
 Manager
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1. Procedimientos e Instructivos
Cada autor emite el documento de acuerdo al P-DOC-01 Confección y Emisión de Procedimientos e
Instructivos y lo envía por correo electrónico al responsable de la revisión.
El responsable de la revisión firma electrónicamente el documento en el recuadro “revisa” y lo devuelve
al emisor. Si existen correcciones de la revisión se hacen los cambios y se firma digitalmente.
La aprobación del documento la realizan los cargos indicados firmando en el recuadro “aprueba” y
enviándolo al Representante de Gerencia.
Luego de recibir el archivo con las firmas electrónicas, se publica en la carpeta habilitada en el servidor,
labor que realiza el Representante de Gerencia, quién envía un correo electrónico al emisor y a todos los
involucrados avisando la publicación de los mismos.
Toda la documentación vigente se mantiene debidamente resguardados de posibles daños derivados de
siniestros, inundaciones y otros.
Para la modificación de los documentos vigentes el responsable de la emisión, avisa por correo
electrónico al encargado de Control de Documentos y/o Representante de Gerencia para que le envíe
copia del archivo original en Word para hacer las modificaciones requeridas.
El Representante de Gerencia entrega las nuevas revisiones digitales sólo contra el envío de la revisión
digital anterior, la cual se archiva como versión digital obsoleta. Asimismo el emisor deberá eliminar de su
PC la revisión digital anterior.
La modificación de los documentos genera una nueva revisión, la cual se identifica en el recuadro
“REVISIÓN X” en todas las páginas del documento.
7.2. Especificaciones de producto

3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-DOC-02
REVISIÓN N° 2
13.05.2013
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 3
Revisión Nº: 2 Emite: Rep. de Gerencia Revisa: Gerencia Operaciones Aprueba: Gerente General
Cláusula: 4.2.3 Fecha: 13.05.2013 Fecha: 13.05.2013 Fecha: 13.05.2013
Las especificaciones de producto pueden ser elaboradas por el cliente, por la Gerencia Comercial o por la
Gerencia de Operaciones. En este último caso, la confección y revisión la realiza el jefe del Área, la
aprobación Gerencia General y la distribución es responsabilidad de quién emite dichas especificaciones.
7.3. Documentación de Propiedad del Cliente
En el caso de la documentación de propiedad del cliente, especificaciones técnicas, planos, entre otros, su
control es responsabilidad del Coordinador de ventas, quien deberá identificar el documento como de
propiedad del cliente, almacenados y tratados confidencialmente. Estas copias digitales son controladas y
no pueden ser distribuidas fuera de KRAH. La información contenida en ella debe ser considerada
Propiedad Intelectual del Cliente.
7.4. Documentos de Origen Externo
El control de las normas Chilenas es responsabilidad del Jefe de Inspección, quien en el mes de Diciembre
revisará en la página web del INN (Instituto Nacional de Normalización) la actualización de las Normas
chilenas aplicables a las operaciones de KRAH, y realizará las compras de las actualizaciones cuando sea
necesario.
Las normas chilenas y externas son listadas en el documento D-GGE-09 Listado de Documentos Externos.
7.5. Listado Maestro
El listado Maestro que se genera por la implementación de los documentos, procedimientos e instructivos
es responsabilidad del Representante de Gerencia.
7.6. Listado de Medias firmas
El Representante de Gerencia mantiene el registro RP-DOC 02-01 Listado de Firmas Digitales, un listado
con las firmas digitalizadas para firmar documentos y la documentación que la persona está autorizada
para firmar.
7.6.1. Responsabilidades para el control de documentos
DOCUMENTO EMITE REVISA APRUEBA
RESPONSABLE
DE MANTENER
ORIGINALES
RESPONSABLE
ACTUALIZAR
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
GA
JA
GA
JA
GG RG ---

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-DOC-02
REVISIÓN N° 2
13.05.2013
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 4
Revisión Nº: 2 Emite: Rep. de Gerencia Revisa: Gerencia Operaciones Aprueba: Gerente General
Cláusula: 4.2.3 Fecha: 13.05.2013 Fecha: 13.05.2013 Fecha: 13.05.2013
RG RG
INSTRUCTIVOS JA GA GG RG ---
ESPEC. DE PRODUCTO JA GA GG RG ---
NORMAS EXTERNAS --- GA --- RG JA
LISTADOS JA CD RG JA ---
NOMENCLATURA
GG Gerente General
GA Gerentes de Áreas
RG Representante de Gerencia
JA Jefes de Área
8. REGISTROS
 RP-DOC 02-01 Listado de Firmas Digitales
9. ANEXOS
 No aplica
10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
Revisión Nº 1
 Versión original.
Revisión Nº 2
 Revisión de texto, modificación de estructura y ajuste a estructura actual de la organización.