Este documento establece el procedimiento para la gestión de documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de una empresa. Incluye definiciones de términos clave, responsabilidades, legislación aplicable, y pasos para la codificación, revisión, aprobación, actualización y archivo de documentos. El objetivo es conservar los registros y documentos de manera controlada y cumpliendo con la normativa legal.

1. PROCEDIMIENTO PARA LA
GESTION DE DOCUMENTOS
Realizó Revisó Aprobó
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS
Programa de tecnología de Gestión de seguridad y salud en el trabajo
2020
1. INTRODUCCIÓN
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión,
almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia
que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la
aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de
llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.
El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada,
garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra
daño, deterioro o pérdida. (Art. 2.2.4.6.13 decreto 1072 del 2015)
2. OBJETIVO
conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando

2. PROCEDIMIENTO PARA LA
GESTION DE DOCUMENTOS
Realizó Revisó Aprobó
que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño,
deterioro o pérdida.
3. ALCANCE
Este procedimiento tiene alcance a todos los documentos que soporten el
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SGSST de la empresa
4. DEFINICIONES
4.1. APROBACION: etapa dentro del procedimiento control de
documentos y registros que determina la adecuación y la aceptación
del documento. Documento: utilizado para registrar la información de
la ejecución de actividades de un procesos o procedimiento. Puede
diseñarse en medio digital o impreso.
4.2. Documento controlado: Son los documentos de origen interno
aprobados y controlados de acuerdo a las disposiciones establecidas
en el
4.3. procedimiento de Control de documento y registros y cuya
reproducción y uso inadecuado por parte de los servidores públicos
y/o contratistas se considera como una Copia No Controlada.
4.4. Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen
por fuera de la organización.
4.5. Formato: Forma estándar para registrar información.
4.6. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o
un proceso.
4.7. Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
5. RESPONSABILIDADES
Mantener codificado y actualizado todos los documentos que soporten el
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, así como realizar su
respectivo archivo según la normatividad legal vigente
6. LEGISLACION APLICABLE
Decreto 1072 del 2015 Articulo 2.2.4.6.13 El empleador debe conservar los
registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean

3. PROCEDIMIENTO PARA LA
GESTION DE DOCUMENTOS
Realizó Revisó Aprobó
legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño,
deterioro o pérdida.
7. DESARROLLO
CODIFICACION DE DOCUMENTOS
Para asegurar la identificación de los documentos se empleará código y
título, a excepción de los registros, en los que el titulo será opcional. La
codificación se resume en la siguiente tabla sinóptica.
Identificación de documentos y registros.
La identificación y codificación de los documentos y registros de la Empresa
se harán teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
● Código.
● Fecha de creación o actualización.
● Nombre del registro.
● Versión.
● Estado del registro.
● Tiempo de retención.
TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACION
POLITICAS PLT: ***
PROCEDIMIENTOS Pro: ***
FORMATOS F: ***
PROGRAMAS- PLANES Pr: ***
REGISTROS R: ***
ACTAS AC: ***
INSTRUCTIVOS Ins: ***
Revisión
Una vez elaborado, el documento pasará a la fase de revisión a cargo del
responsable de la misma, que puede o no coincidir con el responsable o
(responsables) de su elaboración. Concluida la revisión se indicará la autoría,
el número correlativo de esta y su fecha.
Aprobación
El documento no se considerará válido y de aplicación hasta no ser
aprobado. La responsabilidad y autoridad de la aprobación de los

4. PROCEDIMIENTO PARA LA
GESTION DE DOCUMENTOS
Realizó Revisó Aprobó
documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo –
SG-SST dependen de la Alta Dirección a cargo del Gerente. Este podrá
delegar dicha responsabilidad en el responsable del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST.
Actualización
Archivo
Los documentos estarán localizados y archivados en la oficina del
responsable Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-
SST, quién deberá garantizar su conservación, evitando deterioros, tanto en
formato físico como digital.
8. REGISTROS
Formato de listado maestro (gestión documental)
9. PROCEDIMINETO
Actividad Tarea Formatos Responsable
Definir
códigos
Definir código de
políticas
Listado
maestro
Responsable del sistema de
gestión
Definir código de
procedimiento
Definir código de
formato
Definir código de
programas-
planes

5. PROCEDIMIENTO PARA LA
GESTION DE DOCUMENTOS
Realizó Revisó Aprobó
Definir código de
registros
Definir código de
actas
Definir código de
instructivos
Actualizar
códigos de
documentos
Actualizar
Listado
maestro
Responsable del sistema
De gestión
Archivo
Guardar
documentos
según los
tiempos
establecidos por
la legislación
Listado
maestro
Recursos humanos
Líder de SST
Empleador
10.RESPONSABLES
Responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.