Ejemplo Procedimiento Documentos

CÓDIGO
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE P-2000-001
DOCUMENTOS VERSIÓN
02
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
ELABORÓ APROBÓ REVISÓ
Representante del S.G.C Álvaro Pérez Roldán Carlos Alberto Álvarez Vélez
FECHA FECHA FECHA
15-MAY-2002 02-AGO-2004 02-AGO-2004

1. DEFINICIÓN

Establece la metodología para realizar la revisión, aprobación y actualización de
los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C), con el fin de que
las actividades se realicen bajo disposiciones vigentes.

Todos los manuales de calidad, procedimientos requeridos por las normas
técnicas, procedimientos de la Vicerrectoría Administrativa, instructivos y formatos
que se elaboren para el Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C), se deben
controlar como lo indica este procedimiento (Incluyendo los documentos de
referencia).

2. CONTENIDO

GENERALIDADES

Toda la documentación de los Sistemas de Gestión (S.G.), es legible, rápidamente
identificada y conservada en forma ordenada para que pueda analizarse por las
partes interesadas.

Es responsabilidad directa de los Jefes de cada una de las Dependencias de la
Vicerrectoría Administrativa, el cumplimiento de los requisitos citados en este
procedimiento.

Para el control de los documentos aprobados, cada Dependencia de la
Vicerrectoría Administrativa utiliza un Listado Maestro de Documentos, (H-2000-
001), que contiene toda la información de la versión, aprobación, código, entre
otros de todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C). Por
tanto su actualización es permanente; este listado está disponible para consulta en
la página Web del Sistema de Gestión de la Universidad de Antioquia.

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El documento original permanece en la red en forma organizada y de requerirse
copias controladas, el Jefe de cada Dependencia es el único que las autoriza.

Se tienen copias impresas o en medio magnético con la expresión “COPIA
CONTROLADA” (En un color distintivo diferente del negro) sólo en el caso donde
no exista acceso por red, ya que se pretende que todas las consultas sean a
través de este medio. Para el manejo y control de copias controladas, se utiliza el
Listado de Distribución de Documentos, (H-2000-003).

El Representante para el S.G.C de cada Dependencia, mantiene las versiones
actualizadas de cada uno de los documentos que requiere y retira oportunamente
(previo acuerdo con el Jefe de cada una de las Dependencias) las versiones
obsoletas.

El Jefe de Dependencia asegura el estado de los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad (S.G.C) que se encuentran impresas como copias
controladas, evitando el daño o deterioro por condiciones del medio en el sitio de
archivo.

El Directorio de Servidores Públicos de las Dependencias de la Vicerrectoría
Administrativa de la Universidad de Antioquia, (H-2000-026), (H-2100-002), (H-
2300-008), (H-2400-019), (H-2500-006), (H-2600-002), (H-7503-014), se controla
de la misma forma que el Listado de Documentos de Referencia, ver numerales
2.2.3 y 2.3.3.

2.2 EMISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C

2.2.1 Manual de Calidad

Las instrucciones necesarias para la aprobación y emisión de un manual de
calidad se citan en el Manual de Calidad de Calidad de la Vicerrectoría
Administrativa, (M-2000-001).

2.2.2 Procedimientos Transversales (Requeridos por las Normas Técnicas) y
demás Procedimientos e Instructivos.

PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÓN
01 VICERRECTORÍA Elabora y documenta los procedimientos e
ADMINISTRATIVA/ instructivos para el Sistema de Gestión de la
Representante para el Calidad (S.G.C), de acuerdo con el
S.G.C o servidor público Procedimiento de Elaboración de
que detecte la Documentos, (P-5200-001).
necesidad.

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PROCESO
Gestión de los Recursos

UBICACIÓN

02 VICERRECTORÍA Revisa y aprueba los procedimientos e
ADMINISTRATIVA/ instructivos, procede así:
Responsables del
proceso a) Analiza y aprueba los procedimientos e
instructivos.
PROCESO b) Divulga a todos los interesados.
Gestión de los Recursos c) Divulga los registros asociados que se
diligencian y conservan de acuerdo con lo
UBICACIÓN establecido en el documento.
d) Envía desde su propia terminal de correo
electrónico, los procedimientos o
instructivos al encargado de su revisión y
publicación en la página Web de la
Vicerrectoría Administrativa.
03 VICERRECTORÍA Luego de la publicación en la red, y con el fin
ADMINISTRATIVA/ que se garantice la vigencia de estos
Responsables de documentos, procede así:
proceso
a) Revisa periódicamente el contenido de los
PROCESO procedimientos e instructivos.
Gestión de los Recursos b) En caso de requerirse alguna modificación
en estos documentos, sigue los pasos que
UBICACIÓN se indican en el numeral 2.3.1 de este
procedimiento.

2.2.3 Documentos de Referencia y Directorio de Servidores Públicos

01 DEPENDENCIA/ Cuando detecte la necesidad de la aplicación
Servidor Público de un documento de referencia, solicita al
Responsable del S.G.C. de cada dependencia
PROCESO que se incluya el documento en el Listado de
Gestión de los Recursos Documentos de referencia:

Listado de Documentos de Referencia de
la Vicerrectoría Administrativa, (H-2000-

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002).
Listado de Documentos de Referencia del
Departamento Comercial, (H-2300-002).
Departamento Financiero, (H-2100-001).
Departamento de Vigilancia y Seguridad
Industrial, (H-2600-001).
Departamento de Seguridad Social, (H-
7503-001).
Departamento de Sostenimiento, (H-2500-
001).
Departamento de Relaciones Laborales,
(H-2400-001).
02 DEPENDENCIA/ Aprueba la inclusión del nuevo documento de
Responsable del referencia, procede así:
proceso
a) Divulga el documento a todos los
PROCESO interesados.
Gestión de los Recursos b) Envía toda la información que necesita el
UBICACIÓN esa Dependencia, (H-2000-002), (H-2300-
002), (H-2100-001), (H-2600-001), (H-
7503-001), (H-2500-001), (H-2400-001),
sobre el nuevo documento desde su
propia terminal de correo electrónico al
encargado de su revisión y publicación en
la página Web de la Vicerrectoría
Administrativa.

2.2.4 Formatos y Registros

Para la aprobación y reproducción de formatos se siguen las instrucciones dadas
en el Procedimiento de Producción y Modificación de Formatos, (P-5200-003).

2.3 MODIFICACION DE DOCUMENTOS DEL S.G.C

2.3.1. Manual de Calidad

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Las instrucciones necesarias para la modificación de un manual de calidad se
citan en el Manual de Calidad de Calidad de la Vicerrectoría Administrativa, (M-
2000-001).

2.3.2. Procedimientos Transversales (Requeridos por las Normas Técnicas)
y demás Procedimientos e Instructivos.

01 VICERRECTORÍA De las revisiones periódicas del Sistema de
ADMINISTRATIVA/ Gestión de la Calidad (S.G.C) o por
Representante para el sugerencia de algún Servidor Público, detecta
S.G.C o servidor público la necesidad de la modificación de un
que detecte la procedimiento transversal o cualquier otro
necesidad. procedimiento o instructivo, procede así:

a) Elabora una Solicitud de Modificación de
PROCESO Documentos, (H-2000-004).
Gestión de los Recursos b) Envía desde su propia terminal de correo
electrónico al Responsable de la liberación
UBICACIÓN y control de documentos, la Solicitud de
Modificación de Documentos, (H-2000-
004).
02 VICERRECTORÍA Una vez el documento sea liberado por el
ADMINISTRATIVA/ responsable del control de documentos,
Representante para el procede así:
S.G.C o responsable de
proceso a) Realiza las modificaciones necesarias al
documento.
PROCESO b) Actualiza el capítulo (Nota de Cambio) y
Gestión de los Recursos las respectivas fechas de elaboración y
aprobación.
UBICACIÓN c) Revisa con el Responsable de Aprobación
los cambios realizados al procedimiento o
instructivo, con el fin de que los analice y
apruebe.
d) Después de la modificación y aprobación
de un procedimiento o instructivo, divulga
los cambios a todos los interesados en el
Comité de Calidad respectivo.
e) Divulga los registros modificados que se
diligencian y mantienen de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento para el
control de los registros.
f) Envía el documento aprobado desde su

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propia terminal de correo electrónico al
Responsable, para su revisión y
publicación.

2.3.1. Documentos de Referencia y Directorio de Servidores Públicos

01 DEPENDENCIA/ Cuando se presente un cambio en un
Servidor Público documento de referencia y éste aplique en su
Dependencia, procede así:
PROCESO
Gestión de los Recursos a) Muestra los cambios sufridos por el
documento al Jefe de la Dependencia o
representante de calidad.
b) Solicita al Jefe de la Dependencia que se
actualice el documento en el Listado de
Documentos de Referencia de esa
Dependencia:

Listados de Documentos de Referencia.
02 DEPENDENCIA/ Revisa los cambios, procede así:
Jefe de Dependencia
a) Divulga los cambios sufridos por el
PROCESO documento a todos los interesados.
Gestión de los Recursos b) Envía toda la información que necesita el
UBICACIÓN esa Dependencia, (H-2000-002), (H-2300-
002), (H-2100-001), (H-2600-001), (H-
7503-001), (H-2500-001), (H-2400-001),
sobre la modificación que sufrió el
documento desde su propia terminal de
correo electrónico al Responsable del
control de documentos, para su revisión y
publicación.

2.3.2. Formatos

Para la modificación o rediseño de formatos se siguen las instrucciones dadas en
el Procedimiento de Producción y Modificación de Formatos, (P-5200-003).

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2.4. RETIRO DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA

01 DEPENDENCIA/ Detecta la necesidad de retirar un documento
Servidor Público del S.G.C (Procedimiento, instructivo, formato,
u otro), procede así:
PROCESO
Gestión de los Recursos a) Justifica ante el Comité de Calidad de
la Dependencia, la necesidad del retiro
UBICACIÓN del documento.
b) Si el Comité de Calidad aprueba el
retiro del documento del S.G.C, este
notifica mediante correo electrónico la
decisión de retiro al Responsable de
publicación.
02 DEPENDENCIA/ Recibe la notificación del retiro de
Responsable del control documentos del Sistema de Gestión, Procede
de documentos así:
a) Recoge y retira todas las copias
PROCESO controladas.
Gestión de los Recursos b) Aplica el sello DOCUMENTO
OBSOLETO.
UBICACIÓN

2.5. COPIAS CONTROLADAS

01 DEPENDENCIA/ Detecta la necesidad de contar con copia
Servidor Público controlada de un documento del S.G.C
(Manual, Procedimiento, instructivo, u otro),
PROCESO procede así:
Justifica ante el Jefe de la Dependencia la
UBICACIÓN necesidad de la copia controlada del
documento y el formato que usará para ello.
02 DEPENDENCIA/ Si aprueba el uso de copia controlada del
Jefe Dependencia documento del S.G.C, notifica mediante
correo electrónico la decisión al
PROCESO Representante para el S.G.

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UBICACIÓN
DEPENDENCIA/ Recibe la notificación de copia controlada de
Jefe Dependencia documentos del Sistema de Gestión, Procede
así:
PROCESO a) Suministra todas las copias
Gestión de los Recursos controladas requeridas, en el
formato especificado (Impreso o
UBICACIÓN en medio magnético).
b) Aplica el sello COPIA
CONTROLADA en un color
distintivo diferente del negro.
c) Registra cada copia controlada en
el Listado de distribución de
documentos de la Dependencia.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Listado de Documentos de Referencia.
Procedimiento de Elaboración de Documentos, (P-5200-001).
Procedimiento de Producción y Modificación de Formatos, (P-5200-003).
Manual de Calidad de la Vicerrectoría Administrativa, (M-2000-001).

4. REGISTROS

CODIGO RESPONSABLE DE LUGAR DE TIEMPO DE
NOMBRE CLASIFICACIÓN DISPOSICIÓN
FORMATO DILIGENCIARLO ARCHIVO ARCHIVO

Página Web
Listado Responsable del
de la
H-2000-001 Maestro de control de Código Indefinido No aplica
Vicerrectoría
Documentos documentos Administrativa

Página Web
Listado de Responsable del
de la
H-2000-002 Documentos de control de Código Indefinido No aplica
Vicerrectoría
Referencia documentos Administrativa

Computador
Solicitud de del
Código 1 año Destruye
H-2000-004 Modificación de Servidor Público Responsable
Documentos del control de
documentos

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CODIGO RESPONSABLE DE LUGAR DE TIEMPO DE
NOMBRE CLASIFICACIÓN DISPOSICIÓN
FORMATO DILIGENCIARLO ARCHIVO ARCHIVO

Página Web
Listado de Responsable del
de la
H-2000-003 Distribución de control de Código Indefinido No aplica
Vicerrectoría
Documentos documentos Administrativa

Página Web
Directorio de Responsable del
de la
H-2000-026 Servidores control de Código Indefinido No aplica
Vicerrectoría
Públicos documentos Administrativa

5. NOTA DE CAMBIO

No aplica.

6. ANEXOS

Anexo 1: Flujogramas.
Anexo 1.1: Aprobación y Emisión de los Procedimientos Requeridos por la Norma
NTC - ISO 9001-2000.
Anexo 1.2: Aprobación y Emisión de los Procedimientos e Instructivos de la
Vicerrectoría Administrativa.
Anexo 1.3: Aprobación y Emisión de Documentos en el Listado de Documentos de
Referencia.
Anexo 1.4: Modificación de los Procedimientos Requeridos por la Norma
NTC - ISO 9001-2000.
Anexo 1.5: Modificación de los Procedimientos e Instructivos de la Vicerrectoría
Administrativa.
Anexo 1.6: Modificación de Documentos en el Listado de Documentos de
Referencia.
Anexo 2: Listado de Distribución de Documentos, (H-2000-003).
Anexo 3: Solicitud de Modificación de Documentos, (H-2000-004).
Anexo 4: Listado Maestro de Documentos, (H-2000-001).
Anexo 5: Listado de Documentos de Referencia de la Vicerrectoría
Administrativa, (H-2000-002).
Anexo 6: Listado de Documentos de Referencia del Departamento Comercial,
(H-2300-002).
Anexo 7: Listado de Documentos de Referencia del Departamento Financiero,
(H-2100-001).
Anexo 8: Listado de Documentos de Referencia del Departamento de Vigilancia
y Seguridad Industrial, (H-2600-001).
Anexo 9: Listado de Documentos de Referencia del Departamento de Seguridad
Social, (H-7503-001).
Anexo 10: Listado de Documentos de Referencia del Departamento de

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Sostenimiento, (H-2500-001).
Anexo 11: Listado de Documentos de Referencia del Departamento de
Relaciones Laborales, (H-2400-001).

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Anexo 1 Flujogramas

Anexo 1.1

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS - APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA
NTC - ISO 9001:2000

REPRESENTANTE DE LA VICERRECTORÍA
INICIO ADMINISTRATIVA PARA EL S.G.C

Revisa periódicamente el contenido de los
procedimientos requeridos por la norma NTC -
ISO 9001:2000
ADMINISTRATIVA PARA EL S.G.C
Elabora y documenta los procedimientos
requeridos por la norma NTC-ISO 9001:2000
para el Sistema de Gestión de la Calidad
(S.G.C) de la Vicerrectoría Administrativa de la SERVIDOR PÚBLICO
Universidad de Antioquia, de acuerdo con el
Procedimiento de Elaboración de Documentos, Cuando necesite copia controlada de un
(P-5200-001). procedimiento requerido por la norma NTC -
ISO 9001:2000, solicita al Jefe de la
Dependencia la autorización para la copia
respectiva.

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

Aprueba los procedimiento requeridos
por la norma NTC - ISO 9001:2000
JEFE DE DEPENDENCIA

Envía el permiso de la copia controlada desde
su propia terminal de correo electrónico, al
REPRESENTANTE DE LA VICERRECTORÍA Representante del Departamento de
ADMINISTRATIVA PARA EL S.G.C Organización y Sistemas para el S.G.C.

Divulga en Comité Administrativo a todos los
interesados los procedimientos requeridos por
la norma NTC - ISO 9001:2000 y los registros
asociados que se diligencian y conservan de
acuerdo con lo establecido en el documento SERVIDOR PÚBLICO

Recibe del Representante del Departamento
de Organización y Sistemas para el S.G.C la
copia controlada del documento solicitado, y
REPRESENTANTE DE LA VICERRECTORÍA lo archiva en el sitio establecido.

Envía los procedimientos requeridos por la
norma NTC - ISO 9001:2000, desde su propia
terminal de correo electrónico al Representante
del Departamento de Organización y Sistemas
para el S.G.C, para su revisión y publicación. TERMINA

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Anexo 1.2

DOCUMENTOS - APROBACIÓN Y EMISIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE LA

INICIO SERVIDOR PÚBLICO

Cuando requiera copia controlada de un
procedimiento o instructivo solicita al Jefe de
SERVIDOR PÚBLICO la Dependencia la autorización para la copia
respectiva.
Elabora y documenta la propuesta del
documento de acuerdo con el Procedimiento
de Elaboración de Documentos y la presenta
al Jefe de la Dependencia para su aprobación

JEFE DE DEPENDENCIA
JEFE DE DEPENDENCIA

Envía el permiso de la copia controlada desde
Aprueba y divulga a todos los interesados el su propia terminal de correo electrónico al
documento del Sistema de Gestión de la Representante del Departamento de
Calidad (S.G.C) y los registros asociados que Organización y Sistemas para el S.G.C.
se diligencian y mantienen de acuerdo con lo
establecido en el mismo.

JEFE DE DEPENDENCIA

SERVIDOR PÚBLICO
Envía el nuevo documento desde su propia
terminal de correo electrónico al
Representante del Departamento de Recibe del Representante del Departamento
Organización y Sistemas para el S.G.C, para de Organización y Sistemas para el S.G.C la
su revisión y publicación. copia controlada del documento solicitado, y
lo archiva en el sitio establecido.

SERVIDOR PÚBLICO

Revisa periódicamente el contenido de los
documentos del Sistema de Gestión de la TERMINA
Calidad.

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Anexo 1.3

DOCUMENTOS - APROBACIÓN Y EMISIÓN DE
DOCUMENTOS EN EL LISTADO DE DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

INICIO

SERVIDOR PÚBLICO

Detecta la necesidad de la aplicación de un
documento de referencia, solicita al Jefe de la
Dependencia que se incluya el documento en el
Listado de Documentos de Referencia de esa
Dependencia.

JEFE DE DEPENDENCIA

Aprueba la inclusión del nuevo documento y
divulga el documento a todos los interesados.

JEFE DE DEPENDENCIA

Envía toda la información que necesita el Listado
de Documentos de Referencia de esa
Dependencia, sobre el nuevo documento desde
su propia terminal de correo electrónico al
Representante del Departamento de
Organización y Sistemas para el S.G.C, para su
revisión y publicación.

TERMINA

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Anexo 1.4

DOCUMENTOS - MODIFICACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA
NTC- ISO 9001:2000

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
INICIO
Aprueba las modificaciones realizadas
al procedimiento requerido por la norma
NTC - ISO 9001:2000


De las revisiones periódicas del Sistema de
Gestión de la Calidad (S.G.C) o por sugerencia REPRESENTANTE DE LA VICERRECTORÍA
de algún Servidor Público, detecta la necesidad ADMINISTRATIVA PARA EL S.G.C
de la modificación de un procedimiento requerido
por la norma NTC - ISO 9001:2000
Divulga en Comité Administrativo a todos los
interesados los cambios realizados al
procedimiento requerido por la norma NTC - ISO
9001:2000 y los registros modificados que se
diligencian y conservan de acuerdo con lo
El Representante de la Vicerrectoría establecido en el documento
Administrativa para el S.G.C, elabora una
Solicitud de Modificación de Documentos

REPRESENTANTE DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA PARA EL S.G.C

Envía desde su propia terminal de correo Envía el documento aprobado desde su propia
electrónico al Representante del Departamento terminal de correo electrónico al Representante
de Organización y Sistemas para el S.G.C la del Departamento de Organización y Sistemas
Solicitud de Modificación de Documentos para el S.G.C, para su revisión y publicación.

TERMINA
Recibe del Representante del Departamento de
Organización y Sistemas para el S.G.C, el
procedimiento requerido por la norma NTC - ISO
9001:2000, realiza las modificaciones al
documento, actualiza el capítulo 5 (Nota de
Cambio) y las respectivas fechas de elaboración
y aprobación. y presenta el documento al
Vicerrector Administrativo
para su aprobación

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Anexo 1.5

DOCUMENTOS - MODIFICACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE LA

INICIO JEFE DE DEPENDENCIA

Se reúne con los Servidores Públicos
involucrados en el procedimiento, de tal forma
que se discutan y analicen los cambios, aprueba
el documento.

De las revisiones periódicas del Sistema de
Gestión de la Calidad (S.G.C) o por sugerencia
de algún Servidor Público, detecta la necesidad
de la modificación de un procedimiento o
instructivo.
JEFE DE DEPENDENCIA

Divulga a todos los interesados los cambios
realizados al procedimiento o instructivo y los
registros modificados que se diligencian y
conservan de acuerdo con lo establecido en el
El Jefe de Dependencia elabora una Solicitud documento.
de Modificación de Documentos

JEFE DE DEPENDENCIA
JEFE DE DEPENDENCIA
Envía el documento aprobado desde su propia
Envía al Representante del Departamento de terminal de correo electrónico al Representante
Organización y Sistemas para el S.G.C la del Departamento de Organización y Sistemas
Solicitud de Modificación de Documentos para el S.G.C, para su revisión y publicación.

JEFE DE DEPENDENCIA

Recibe del Representante del Departamento de
TERMINA
Organización y Sistemas para el S.G.C, el
procedimiento o instructivo, realiza las
modificaciones al documento, actualiza el
capítulo 5 (Nota de Cambio) y las respectivas
fechas de elaboración y aprobación.

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Anexo 1.6

DOCUMENTOS - MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL
LISTADO DE DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INICIO

SERVIDOR PÚBLICO

Cuando se presente un cambio en un
documento de referencia y éste aplique en su
Dependencia, muestra los cambios sufridos
por el documento al Jefe de la Dependencia y
le solicita la actualización del mismo en el
Listado de Documentos de Referencia de esa
Dependencia.

JEFE DE DEPENDENCIA

Divulga los cambios sufridos por el
documento a todos los interesados.

JEFE DE DEPENDENCIA

Envía desde su propia terminal de correo
electrónico al Representante del
Departamento de Organización y Sistemas
para el S.G.C, toda la información que
necesita el Listado de Documentos de
Referencia de esa dependencia sobre el
documento modificado, para su revisión y
públicación.

TERMINA

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