Este documento establece el procedimiento para la documentación y control de documentos de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Detalla los requisitos para la codificación, elaboración, revisión, distribución, modificación y control de documentos, así como la evaluación del cumplimiento y prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos. También presenta formatos para el control de documentos, lista maestra de documentos y entrega de documentos.

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PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACION Y
CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO:
 Definir y establecer un sistema para el control de: La documentación y los datos que
afecten al sistema de gestión de SST, para asegurar de este modo el circuito o flujo que
debe seguir la documentación, su cumplimiento, puesta al día, realización, revisión,
aprobación, así como, la unificación de los documentos e impresión utilizados para un
mismo fin.
 La identificación, realización, revisión, archivo y control de los registros de SST generados
en nuestra empresa.
2. ALCANCE:
Están comprendidos en el campo de aplicación de este procedimiento todos los procesos de
la empresa.
3. NORMATIVIDAD
 Manual de SST. MAN-SST-OO1
 Programa Anual de SST: PRG-SST-001
 OHSAS 18001:2007 - Requisito 4.4.4. Documentación.
 OHSAS 18001:2007 - Requisito 4.4.5. Control de Documentos.
4. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La codificación de los documentos es la siguiente:
 El Manual de GSST: MAN-SST-000
 Plan de SST PLA-SST-000
 El Programa de GSST: PRG-SST-000
 Los Procedimientos de SGSST: PRO-SST-000
 Registros de SST: REG-SST-000
 Instructivos de SST: INS-SST-000
 Otros documentos: DOC-SST-000(LEG-SST-001)
Siendo “000” la numeración en el SGSST.
5. REQUISITOS DE LOS RESPONSABLES DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
Se definen los requisitos para que los responsables específicos en gestión en todos los
documentos y registros que conforman el SGSST y aseguren el establecimiento de los
controles necesarios:
 Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión.
 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
 Asegurarse de que se identifican los cambios y se actualiza la edición de los documentos.
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

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 Asegurarse de que las versiones en vigor de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso.
 Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
 Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su
distribución.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación
adecuada en aquellos casos en que se mantengan por cualquier razón
 Identificar, mantener, proteger y archivar los registros del sistema de gestión.
6. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
En cada documento del SGSST se identifican las responsabilidades para su elaboración,
revisión y aprobación, quedando constancia de cada acción mediante firma.
Previo a la distribución de la documentación, el responsable se encargará de la recepción,
filtrado y archivado de la misma.
7. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Todos los documentos se almacenarán en soporte informático dentro del servidor de archivos
virtual de la Empresa, alojados en una carpeta denominada “SISTEMA DE GESTIÓN
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO”.
El acceso será para los miembros del Comité y responsables implicados con acceso a la
totalidad de la documentación, se realizará por código de máquina informática asignada.
Para aquellos responsables sin acceso a la totalidad de la documentación, la distribución se
hará en soporte informático mediante correo electrónico o accediendo directamente al enlace
web correspondiente.
8. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Las propuestas deben realizarse al Responsable de la Elaboración del documento
correspondiente. Éste evaluará la necesidad de realizar los cambios oportunos procediéndose
a su revisión y aprobación por las mismas personas que lo hicieron inicialmente, a menos que
se especifique lo contrario.
La revisión, aprobación, distribución y archivo de la nueva revisión del documento se regirá,
derivando en un documento con nueva fecha y/o edición, procediéndose a la actualización de
la edición vigente en el servidor de archivos.
Además, el Responsable de SGSST enviará un correo electrónico a los miembros incluidos
en el registro “LISTA DE DISTRIBUCIÓN”, comunicando los cambios de cada uno de los
documentos y procedimientos que conforman el SGSST que hayan sido modificados.
Las revisiones anteriores de los documentos se almacenarán en la carpeta GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO OHSAS 18001_2007, dentro del servidor de
archivos, con acceso exclusivo para dicho responsable.
9. EVALUACIÓN DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO
El responsable de SGSST será el encargado de evaluar el grado de cumplimiento de los
requisitos legales y otros, junto con los responsables que este requiera en base al
conocimiento o competencia de cada actividad, proceso o instalación.
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10. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS, LEGIBILIDAD Y PREVENCIÓN NO INTENCIONADA DE
DOCUMENTOS
Los cambios en los documentos se señalarán con la aplicación de letra negrita cursiva,
asimismo cada área se encargará de que los documentos se encuentren legibles (que no
presenten manchas, que no estén deteriorados, u otros que impidan leer el documento), de
la misma manera la identificación de los documentos será fácil ya que los documentos
relacionados al SGSST se encontrarán en cada área dentro de un folder amarillo. Asimismo
los documentos obsoletos serán sellados con las palabras “Documento obsoleto” con la
finalidad de evitar desviaciones en el SGSST.
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11. FORMATO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS: FOR-SST-034
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LOGO CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO
INTERNO…….
EXTERNO……..
FECHA
APROBADO
REVISADO
FOR-SST-034
………………
……………….
………………..
ITEM
DATOS DEL DOCUMENTO
DISTRIBUCION DE COPIAS
CONTROLADAS
EVALUACION DE CUMPLIMIENTO
COD. TITULO
VERSION
(VIGENTE , CAMBIADO O
CADUCADO)
ELBORADO,
REVISADO,
APROBADO Y
ADMINISTRADO
POR
NUMERO
DE
COPIA
AREA Y
RESPONSABLE
FECHA
DE
ENTREGA
FECHA DE
EVALUACION
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO
Y ACCIONES QUE SE TOMARON

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12. FORMATO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS: FOR-SST-035
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
LOGO
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO
FOR-SST-035
FECHA
APROBADO
REVISADO
………………
……………….
………………..
ITEM DOCUMENTO
ORIGEN
INTERNO (I)
EXTERNO (E)
FECHA DE
APROBACION
Y CÓDIGO
VERSION Y
(VIGENTE ,
CAMBIADO O
CADUCADO)
ELBORADO,
REVISADO,
APROBADO Y
ADMINISTRADO
POR
AREA
RESPONSABLE DE
APLICACIÓN
AREA DE APLICACION

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13. FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ITEM
NOMBRE Y APELLIDO DEL
TRABAJADOR
FECHA DE ENTREGA
DEL DOCUMENTO
DOCUMENTO
EVIDENCIA DE
CUMPLIMIENTO
FIRMA Y HUELLA
DIGITAL
ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

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13. FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
ITEM
NOMBRE Y APELLIDO DEL
TRABAJADOR
FECHA DE ENTREGA
DEL DOCUMENTO
DOCUMENTO
EVIDENCIA DE
CUMPLIMIENTO
FIRMA Y HUELLA
DIGITAL
ELABORADO: REVISADO: APROBADO: