...

2. Estrategia de Medios Locales
1. Piezas comunicativas NO Contractuales
COMITÉ INTEGRAL O
SOCIAL DEL
CONTRATO
(allí se expone la necesidad
comunicativa y se aprueba)
DETECCIÓN DE LA
NECESIDAD
COMUNICATIVA
(La realiza el contratista según la
dinámica del proyecto)
SOLICITUD DE
REALIZACIÓN DE LA PIEZA
A OAC
(a través del diligenciamiento del
formato respectivo y envío por el
correo volantesidu@gmail.com Y con
anticipación mínima de 8 días
hábiles)
ANÁLISIS DE LA
SOLICITUD (OAC) Y
RESPUESTA
(pertinencia, viabilidad de
producción, en 2 días hábiles se le
contesta al contratista e
interventoría)
PRODUCCIÓN DE LAS
PIEZAS
(se puede hacer reuniones con
contratista o solicitar colaboración
logística – el contratista no realiza
piezas audiovisuales)
APROBACIÓN DE LAS
PIEZAS
(se envían a los coordinadores
para retroalimentación y
aprobación)
ENTREGA DE LAS
PIEZAS
(se envían a contratistas e
interventorías para difusión)
DIFUSIÓN DE LAS
PIEZAS Y EVIDENCIA
(el contratista difunde las piezas y
envía la evidencia contractual a
OTC y OAC)
* Las piezas contractuales: afiches, volantes de información a la comunidad, vallas, plegables de pmt etc, deben solicitarse según el procedimiento establecido.

3. Estrategia de Medios Locales
2- Reportería quincenal de actividades
VERIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
(interventoría revisa y avala que esas
actividades se realizaron)
CONTRATISTA REGISTRA
ACTIVIDADES
(fotografías – videos con celular:
testimonios – actividades técnicas o
sociales y descripción escrita sencilla)
ENVÍO DE REPORTAJES A OAC
(interventoría envía, con copia al
coordinador, el listado de actividades con
descripción y acompañamiento fotográfico
en .jpg o videos horizontales)
ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN
(pertinencia mediática de publicación)
PUBLICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
(a través de nuestras redes sociales o
pantallas de atención al ciudadano)
* El contratista puede revisar las propuestas temáticas de interés local, facilitadas por la OAC, para incluir en sus reportajes.

4. Solicitud de Piezas Comunicativas
Paso 1:
El contratista debe poner en conocimiento del comité social o integral
del contrato, la oportunidad o necesidad comunicativa.
Esta necesidad comunicativa, debe ser avalada por los respectivos
coordinadores e interventoría en el comité (conocimiento previo de
la solicitud y de la necesidad, ANTES de solicitar la elaboración de la
pieza).
Recuerde…
Por ejemplo…

5. Ejemplos:
* La comunidad no conoce la ubicación de los Puntos IDU
El contratista detecta que hay un gran porcentaje de población infantil y
decide hacer talleres en los colegios
El contratista detecta que existe alta población con discapacidad visual
El contratista detecta que hay una alta presencia de restaurantes
El contratista detecta que hay pantallas de televisión en la zona
*
*
*
*

6. Solicitud de Piezas Comunicativas
Paso 2:
El contratista descarga y diligencia el formato SOLICITUD DE PIEZAS COMUNICATIVAS
PARA ESTRATEGIA DE MEDIOS LOCALES, que encuentra en la página web del IDU,
enlace: https://www.idu.gov.co/page/plantilla-comunicaciones.
Este formato debe ser enviado a la interventoría y al coordinador social, para que
hagan un aval de la información allí contenida, y de lo que se solicita, el objetivo
principal del formato es dejar clara la intención comunicativa de la pieza solicitada
Recuerde…
No pueden ser…

7. No pueden ser las mismas ya definidas contractualmente:
* Volantes de información Afiches
*
Plegables
*
Vallas
*
En caso de requerir impresos con información diferentes a la
contractual, debe informarlo en el formato. Así mismo, el
contratista puede hacer una propuesta de lo que requiere (ej:
contenidos, tipo de pieza, etc

8. Propuesta
de formato
SOLICITUD DE PIEZAS COMUNICATIVAS PARA ESTRATEGIA DE MEDIOS LOCALES
Número de Contrato: Escriba aquí el número del Contrato
Objeto Contractual: Copie aquí el objeto contractual
Tipo de proyecto: Escriba si el proycto corresponde a estudios y diseños - construcción - mantenimiento
Etapa del proyecto: Escriba el porcentaje de avance del proyecto o la etapa en la que se encuentra
Necesidad comunicativa del proyecto: Escriba aquí el objetivo de la pieza solicitada, para qué se realiza, qué quiere lograr con la pieza, qué necesidad del
proyecto justifica la realización o producción de la pieza.
Tipo de pieza solicitada o propuesta:
Escriba aquí el tipo de pieza que cree que solucionaría la necesidad comunicativa del proyecto, ej: video -
fotomontaje - infografia impresa, infografía animada - material impreso - material pop publicitario - cuña radial -
video tipo crónica - documental, etc.
Canal de difusión propuesto:
Escriba aquí el canal en el cual considera que es más adecuado y eficiente realizar la difusión de la pieza solicitada.
(ej: pantallas de videos de Punto IDU o de consultorios, colegios, Alcaldía Local, etc; periódico local, periodicos
escolares, carteleras, PSI, canales de televisión locales o digitales, emisoras de radio.
Contenido propuesto o mensaje que debe
contener la pieza:
Escriba aquí el contenido que propone o cree que debe contener la pieza solicitada. En caso de requerirlo, puede
adjuntar un archivo adicional para aclarar o ampliar.
Fecha para la cual es requerida la pieza:
Escriba la fecha para la cual requiere la pieza. Recuerde que debe haber una anticipación mínima de 8 días
hábiles.
Visto bueno del comité social o integral: Escriba si esta solicitud es conocida por el respectivo comité, y si cuenta con su aprobación.
Tipo de material o insumo adjunto:
Escriba qué tipo de material adjunta, ej: fotografías, videos con testimonios, propuesta de impresos, word con
contenidos, etc.
Nombre del Contratista: Escriba aquí el nombre del contratista
Nombre del residente social o contacto del
contratista: Escriba aquí el nombre del interventor
Teléfono y correo de contacto con el residente
social del contratista:
Escriba aquí el correoelectrónico y ono de contacto del residente social del contratista o de quien haga la
solicitud.
Nombre del Interventor: Escriba aquí el nombre del interventor
Nombre del residente social o contacto del
interventor: Escriba aquí el nombre del interventor
Correo de contacto con el residente social del
interventor:
Escriba aquí el correoelectrónico y ono de contacto del residente social del interventor o de quien haga la
solicitud.
Nombre del coordinador social IDU del
proyecto: Escriba el nombre del coordinador social IDU, que avaló esta solicitud
Nombre del coordinador técnico IDU del
proyecto: Escriba el nombre del coordinador técnico IDU, que avaló esta solicitud
Observaciones: Escriba aquí cualquier información adicional que crea que es relevante.

9. Solicitud de Piezas Comunicativas
Paso 3:
La interventoría envía la solicitud a la Oficina Asesora de Comunicaciones, a través
del correo electrónico: volantesidu@gmail.com con copia al coordinador social del
proyecto (para que pueda llevar la trazabilidad de la gestión, y le puedan llegar las
respuestas); en donde adjunta el formato diligenciado.
Esta solicitud debe hacerse de manera anticipada a la Oficina Asesora
de Comunicaciones, por lo menos 8 días hábiles
Recuerde…

10. Solicitud de Piezas Comunicativas
Paso 4:
La Oficina Asesora de Comunicaciones recibe la solicitud, analiza la pertinencia,
relevancia y disponibilidad de inclusión a tráfico de producción, así como el tiempo
que tardaría para producir.
Durante esta etapa, la Oficina Asesora de Comunicaciones puede contactarse con el
contratista o los coordinadores para solicitar reuniones de aclaración o ampliar el
tema, y así poder dar una respuesta en la cual se define el tipo de pieza que se puede
realizar dependiendo la necesidad del proyecto.
Recuerde…

11. Solicitud de Piezas Comunicativas
Paso 5:
La Oficina Asesora de Comunicaciones responderá en 2 días hábiles, el correo de
solicitud de la interventoría, indicando la viabilidad de producción de la pieza
solicitada o propuesta por el contratista, o el tipo de pieza que se sugiere y se puede
realizar, el tiempo en que la recibirá, y el tipo de colaboración que se necesite de
parte del contratista (logística).
Paso 6:
La Oficina Asesora de Comunicaciones enviará la respectiva pieza aprobada a los
coordinadores IDU y al contratista e interventoría, para que la revisen, y puedan
hacer la respectiva retroalimentación y/o aprobación de la pieza enviada.

12. Solicitud de Piezas Comunicativas
Paso 7:
Una vez aprobada la pieza, la Oficina Asesora de Comunicaciones, envía el producto
finalizado al contratista, para que haga la respectiva distribución, difusión,
implementación, entrega o producción de lo solicitado. Ej: videos en mp4, cuñas
radiales en mp3, impresos en .pfd de impresión, etc.
Paso 8:
El contratista debe evidenciar ante la Oficina de Atención al Ciudadano, el
cumplimiento en distribución, difusión, implementación, entrega o producción de las
piezas, para hacer el respectivo seguimiento contractual.

13. Solicitud de Piezas Comunicativas
Paso 9:
El contratista debe evidenciar ante la OAC, la distribución, difusión, implementación,
entrega o producción de las piezas, lo cual puede hacerse con fotografías, videos
cortos, o muestras de lo entregado.

14. Estrategia de Medios Locales
2- Reportería quincenal de actividades
El contratista, por medio de la interventoría, debe enviar a la Oficina Asesora de
Comunicaciones un reporte sencillo con las actividades técnicas, sociales,
ambientales y otras, que sucedan en el proyecto.
Recuerde…

15. 2- Reportería quincenal del proyecto
Recuerde…
• El reportaje no corresponde a un informe técnico, sino que debe evidenciar lo que está
sucediendo en el proyecto, y que corresponde al avance de la gestión en todos los campos
• El reportaje debe contener una listado de al menos 10 actividades acompañadas de una
pequeña descripción, o logro, en un lenguaje sencillo, que pueda dirigirse a la comunidad;
el cual debe venir acompañado de fotografías, videos de testimonios o de actividades
tomados con el celular horizontalmente, y con un sonido de relativa calidad.
• Se envían por medio de la interventoría, al correo volantesidu@gmail.com, indicando en el
asunto: REPORTAJE PERIÓDICO - PROYECTO.
Para que las fotos del proyecto sean las mejores revisa la capacitación realizada
por OAC en: https://www.idu.gov.co/page/plantilla-comunicaciones)
Tip:

16. 2- Reportería quincenal del proyecto
La Oficina Asesora de Comunicaciones analizará la
calidad de la información enviada, así como la
conveniencia y pertinencia de publicación a través de
nuestras redes sociales.

17. Aclaraciones:
• Todas las piezas que se divulguen en el proyecto, deben tener la aprobación de la
Oficina Asesora de Comunicaciones.
• El contratista NO está autorizado para crear redes sociales a nombre del proyecto,
ya que todo se centraliza a través de la OAC y es su discrecionalidad la escogencia
de la parrilla de contenidos, pero puede enviar insumos de información, para ser
divulgada por las redes sociales (a criterio de la Oficina Asesora de
Comunicaciones).

18. Aclaraciones:
• El contratista NO está autorizado para dar declaraciones a medios comunitarios
(entrevistas radiales, televisión local) a menos que haya sido aprobado y
coordinado por la OAC, previa solicitud. Tampoco debe realizar comunicados de
prensa, los cuales son realizados discrecionalmente por la OAC, y serán enviados a
los contratistas para su respectiva divulgación por los medios comunitarios.
• Todas las fotos o videos en los que salga la comunidad, deben contar con el
permiso y autorización de las personas. No está permitido tomar fotos o videos a
menores de edad, a menos que se cuente con la autorización expresa de sus
padres.
• El contratista pude contar con la asesoría y acompañamiento continuo de la
Oficina Asesora de Comunicaciones.

19. Propuestas de contenidos de interés local:
• Promoción de los Puntos IDU: explicar qué son, cómo funcionan, quién los atiende,
horarios, ubicaciones. (fotos externas – fotos internas – fotos del equipo social –
presentación del equipo social, producción de piezas POP, tales como imanes en
forma de árbol para poner los datos del Punto IDU y que la gente pueda tener a la
mano el contacto).
• Promoción de la participación en los programas de gestión social y veedurías
ciudadanas (Comités IDU, reuniones, etc.)
• Listado de 10 cosas que todo ciudadano debe saber antes de iniciar una obra
• Uniformes (reconocimiento de personal) – Roles de obra (qué hace cada uno) – trato
dentro y fuera de la obra con el personal.
Los siguientes son algunos ejemplos de temas de interés local, que puede utilizar el contratista,
cuando envíe el reportaje periódico, o cuando haga solicitud de piezas específicas:

20. Propuestas de contenidos de interés local:
• Actas de vecindad (qué, por qué, cómo, para qué, quiénes)
• Reforzamiento de la labor preventiva durante las obras. Peligros físicos, como de
precaución (temas prediales, intervención de terceros, verificación de personal de
obra que ingrese a viviendas, contactos oficiales).
• Historias de vida que puedan tener incidencia positiva en el proyecto
• Cambio de malas prácticas ciudadanas detectadas durante la obra o
recomendaciones. Ej. Mal uso de basuras, parqueo indebido, vandalismo en la obra,
etc.
• Contratación de Mano de obra No Calificada (historias de vida – generación de
empleo – cambio de vida en l localidad – cantidades, porcentajes, etc.

21. Propuestas de contenidos de interés local:
• Programas de gestión social – capacitaciones – o de SST, para demostrar la idoneidad
del equipo que realiza el proyecto.
• Maquinaria de obra, cómo reconocerla y qué hacer en posibles casos.
• Profesiones que trabajan en el proyecto (evidenciar equipo interdisciplinario: ej:
comunicadores sociales, arqueólogos, ingenieros forestales, trabajadores sociales,
etc)
• Temas silviculturales y de avifauna o fauna
• Evidencia de trabajo interinstitucional.