Este documento proporciona orientación sobre cómo planificar una presentación efectiva. Explica que una presentación busca comunicar ideas de manera visual y oral para informar, ayudar a comprender o motivar a la audiencia. Detalla los elementos clave de una buena presentación como el contenido, diseño y exposición, así como normas para crear diapositivas claras con la cantidad correcta de información para la audiencia y el tiempo asignado.

1. UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
Planeación de una Presentación Efectiva
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Y LAS COMUNICACIONES I

2. INTRODUCCIÓN
Todos los profesionales, en algún momento del
ejercicio profesional, debemos realizar
presentaciones de temas de nuestra
especialidad; el punto es, cómo hacerlo y
quedar bien ante la audiencia.

3. OBJETIVOS
GENERAL:
Conocer cómo planificar una presentación
efectiva.
ESPECÍFICOS:
Conocer los elementos de una buena
presentación.
Conocer las normas requeridas para
crear una presentación.
Aplicar las normas para crear
presentaciones efectivas.

4. ¿QUÉ ES UNA PRESENTACIÓN?
En términos generales, una presentación es un
acto visual y oral cuyo fin es comunicar, con el
propósito de proporcionar información, ayudar a
comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a
las personas para que lleven a cabo algún tipo
de actuación.

5. CONT.
El Propósito de toda presentación es
comunicar ideas, dichas ideas son a grandes
rasgos de tres tipos:
Motivación
Información
Inspiración

6. Motivación: Motivar a la audiencia a realizar
algo, como votar por un determinado
candidato, comprar un producto, etc.
Información: Nuestro objetivo o intención es
transmitir algún conocimiento a la audiencia.
Por ejemplo: Dar a conocer un programa
informático o un informe financiero.
Inspiración: Nuestro objetivo es que la
audiencia crea en algo, como una filosofía, las
bondades de un nuevo producto, etc.
CONT.

7. ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIÓN
Existen tres elementos para una buena
presentación: el contenido, el diseño y la
exposición.
Para hacer que la presentación sea brillante
debe producirse una sinergia de esos tres
elementos. Cada uno de ellos tiene el mismo
peso y la misma importancia. Su
presentación no será sobresaliente a no ser
que se haya ocupado convenientemente de
esos tres elementos.

8. EL CONTENIDO
Una vez que sepa de qué va a tratar su
presentación, por qué va a hacer la
presentación y a quién va dirigida, es hora de
hacer algunas indagaciones.
Empiece a hacer su investigación lo más pronto
posible. Tómese tiempo para recopilar cualquier
contenido que necesite con el fin de preparar
adecuadamente su presentación.

9. Mientras investiga el tema, se encontrará con
distintos tipos de información. Algunos sólo los
utilizará para conocer mejor su área temática o
a las personas a las que expone su
presentación. El resto, los usará en su
presentación. Pero no toda la información tiene
la misma importancia.
Debería ser capaz de clasificar toda la
información que vaya a usar en dos categorías:
la que necesita saber y la que conviene saber.
CONT.

10. •Tenga en cuenta a la
audiencia.
Conocer a la audiencia
también le ayudará a
clasificar la información
en necesaria y
conveniente. Asegúrese
siempre de que conoce a
su público antes de
clasificar la información.
CONT.

11. •Elaborar un borrador
de la investigación.
Una vez que haya
completado su
investigación, el
siguiente paso es
organizarla en un
borrador. El borrador no
es más que una
ordenación lógica de
una serie de pasos.
CONT.

12. EL DISEÑO
Ahora que ya ha organizado su contenido y
tiene un borrador, es hora de convertirlo en una
presentación.
El diseño es la arquitectura de las diapositivas
y de los elementos de apoyo gráfico.
Reduzca su borrador a los puntos esenciales
que su audiencia necesita conocer para
alcanzar su objetivo. Desarrolle su punto
mientras habla y no presente toda la
información en la diapositiva.

13. ¿QUÉ MEDIO UTILIZAR?
Las presentaciones pueden realizarse
utilizando muchos medios diferentes.
Algunos de los medios posibles para
nuestras presentaciones son los siguientes:
• Diagramas
• Presentaciones en pantalla
• Transparencias
• Diapositivas de 35 mm.
• Películas o cintas de video

14. UTILIZACIÓN DE DIAGRAMAS
Los diagramas son hojas de papel
independientes unidas por un margen, en la
que cada una de ellas contiene un paso de
la presentación. Cuando avanzamos en la
presentación, vamos pasando las hojas de
una en una.
Al igual que con cualquier otro tipo de medio
de presentación, los diagramas permiten que
la audiencia nos escuche y vea todo lo que
queremos comunicarle.

15. PRESENTACIONES EN PANTALLA
Las presentaciones en pantalla que son relativamente
nuevas constan de una serie de imágenes
presentadas en la pantalla de la computadora.
Para un pequeño grupo de personas,
aproximadamente cinco o seis una presentación en
pantalla tiene muchas ventajas.
Las presentaciones en pantalla son extremadamente
flexibles, ya que pueden realizar cambios en la
presentación en los últimos minutos antes de
mostrarla.
Todo el equipo que necesita para dar una
presentación es su computadora y el monitor.

16. PREPARACIÓN DE TRANSPARENCIAS
Las transparencias son fáciles de preparar y
pueden ser efectivas, con tal de que se utilicen
correctamente.
Cuando preparemos transparencias tengamos
en cuenta que éstas deben ser fáciles de ver
desde la última fila del auditorio.

17. PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVA DE 35 MM
El medio más utilizado para las presentaciones
profesionales es la diapositiva de 35 mm. Con
un equipo de proyección apropiado, las
diapositivas de 35 mm son ideales para
presentaciones de audiencias de cualquier
número de personas.
Utilizando un equipo portátil, podemos
mostrarlas a audiencias pequeñas. Un
proyector de diapositivas normal es adecuado
para audiencias de hasta cien personas.

18. PRODUCCIÓN DE PELÍCULAS O CINTAS DE VIDEO
Las películas y cintas de vídeo representan
un medio de presentación sofisticado ya que
permiten movimiento; pero a la vez es más
caro.
Mientras que una presentación de
diapositivas se puede crear en unos cuantos
días y a un coste de unos cientos de dólares,
una presentación en película o en cinta de
vídeo cuesta varios miles de dólares por
minutos de proyección.

19. Los usuarios de un software de presentación
tal como PowerPoint se sienten tentados a
veces a poner de manifiesto la versatilidad de
su hardware y software y de sus habilidades
en su uso, en lugar de concentrar su atención
en el mensaje que desean relatar. Procure
comunicar sus ideas, no poner de manifiesto
sus habilidades.
A continuación se muestran algunas normas
importantes a seguir cuando cree una
presentación:
CONT.

20. MOSTRAR UNA NUEVA IDEA EN CADA DIAPOSITIVA
Limitemos la cantidad de información en
cada diapositiva. Idealmente, sólo
deberíamos colocar en cada diapositiva un
elemento de información.
No debemos presentar una lista completa
de palabras clave. Si lo hacemos,
mientras estemos hablando sobre el
primer punto, nuestros oyentes estarán
leyendo la lista y tendrán curiosidad por
saber lo que vamos a decir en los otros
puntos.

21. AJUSTE A LA REGAL DEL 8 x 8
La regla del 8 x 8 nos ayuda a no abrumar a
nuestra audiencia con demasiada
información y debería asegurar que todos
los miembros de su público puedan ver y
leer el texto.
La regla consiste en no tener más de ocho
líneas de texto por diapositiva y no más de
ocho palabras por línea.
Es posible ajustar un poco esta regla,
dependiendo de la fuente que utilice.

22. TENER EL NÚMERO CORRECTO DE DIAPOSITIVA
Si le han asignado cierta cantidad de
tiempo para su presentación, debe
empezar por el final. Independientemente
de cuánta información tenga en su
borrador, usted puede presentar sólo la
información que se ajuste al tiempo que
disponga.

23. REDUCIR EL NUMERO DE PALABRAS Y ESTABLECER UN
TAMAÑO DE LETRA GRANDE
Reduciendo el número de palabras,
podemos asegurar que nuestro texto sea
fácil de leer.
Miremos la pantalla desde la última fila de
la sala en donde realizaremos la
presentación.

24. REALIZAR UNA COMPOSICIÓN GRAFICA CONSISTENTE
Seleccionemos un esquema de color y un
diseño básico y mantengámoslo inalterable
durante toda la presentación.
No tenemos por que impresionar a nuestra
audiencia con todos los colores y diseños
que podemos realizar.
¡Impresionémosla con nuestro mensaje!

25. MOSTRAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS NUMÉRICOS.
Si nuestra presentación contiene una
información financiera o cualquier otra que
implique números, utilicemos gráficos y
diagramas siempre que sea posible.
Un buen diseño gráfico o un diagrama puede
transmitir el mensaje instantáneamente,
mientras que las tablas de números son
difíciles de leer e interpretar.

26. No abusar del logotipo de la empresa.
Generalmente cuando estamos hablando
no estamos repitiendo constantemente
nuestro nombre en cada frase.
De forma similar, no es necesario
visualizar el nombre de nuestra empresa
en cada una de las diapositivas.

27. Utilizar tantas imágenes o dibujos como sea
posible.
Nuestra audiencia encontrará que la
presentación es más interesante e informativa si
ilustramos los datos.
Hacer coincidir la imagen con nuestras
palabras.
La imagen de la pantalla debería siempre
complementar nuestras palabras, al igual que
nuestras palabras deberían complementarse con
la imagen.

28. Eliminar distracciones
• Use transiciones naturales
• La presentación debe tener el mínimo
posible de sonidos y animaciones
• No utilice colores brillantes, sobre todo
colores primarios

29. LA EXPOSICIÓN
Ha hecho todo lo necesario para preparar
adecuadamente su presentación. Ha
investigado, ha elaborado unas diapositivas
excelentes, ahora va a exponer toda su
información; aquí es donde todo se ensambla.
La exposición es la explicación y desarrollo de
un tema con el propósito de informar rigurosa y
objetivamente sobre él.
Es una importante forma de comunicar y de
transmitir información.

30. Los siguientes consejos te ayudarán a preparar
una buena exposición/ponencia:
1- Prepara la
intervención
Esto es elemental, no
se puede hablar sobre
un tema si no se sabe
nada. Lo primero que
debes tener en cuenta
es de qué vas hablar, y
si tienes o no
conocimientos.

31. 2- Elabora un guión.
Puede servirte el
guión de tu trabajo, con
algunas anotaciones
sobre detalles que no
debes olvidar.
3- Ensaya en voz alta.
Ensaya frente a un
espejo, o pide a algún
amigo o familiar que haga
de público.

32. 4- Habla despacio.
No te aceleres y haz pausas
durante la intervención.
Ayudarás al público a “digerir”
la información, y a ti te servirá
para centrarte y tranquilizarte.
5- Utiliza los gestos
adecuadamente.
Esto es elemental, no se piensa
que sólo estás comunicando con la
voz; es muy importante que mires al
público, y no siempre al mismo sitio.

33. RECUERDA:
 Preparar un borrador.
 A partir de éste se definen
los títulos de las otras
diapositivas.
 El texto de cada diapositiva
se debe limitar a unas
cuantas frases.
 Debe recordar además,
hacer comentarios
adicionales.
 No deben incluirse párrafos
en las diapositivas.
 No olvide simplificar
 Cuidado con la redacción y
ortografía
 Ensaye su actuación para
adquirir esa experiencia.
 Preséntese erguido .
 Use ropa con la que sabe
que se ve bien.
 Nunca, se pase del tiempo
asignado.

34.  Familiarícese con el equipo,
sus capacidades, sus
requerimientos antes de
hacer su presentación.
 Creen empatía, generen
preguntas o construyan una
relación con la audiencia
 Los primeros minutos sirven
para establecer un contexto
 Los minutos finales sirven
para unir todas las piezas y
enfatizar los puntos más
importantes
 Comunicarse con seguridad
y transmitir sus
conocimientos con
sinceridad.
 Establece contacto visual
con cada miembro del
grupo en diferentes
momentos de la
presentación.
 Evitar que el estudiante lea
las diapositivas.

36. 10 Tips para crear buenas
presentaciones en
PowerPoint

37. Haz presentaciones sencillas
• Sé concreto, si utilizas muchas diapositivas y
tu presentación no tiene dinamismo las
personas se aburrirán y no te pondrán
atención haz pocas diapositivas y una
presentación dinámica.

38. No te excedas de viñetas y texto
• Este tip va de la mano del anterior. No uses
muchos textos ni viñetas. Sé concreto ofrécele
a tu público lo que en realidad quiere.

39. No exageres con las animaciones y
transiciones
• El exceso de animaciones o
transiciones muy vistosas
logrará captar la atención,
pero la desviará del tema
haciendo que el público
ponga más atención a lo
bonito de los movimientos
que a lo que estás haciendo
o diciendo.

40. Utiliza imágenes de alta calidad
• Las imágenes de alta calidad demuestran
profesionalismo en tu trabajo, el tiempo de
carga de una imagen se reduce a nada
comparado con Internet, no escatimes en
buscar las imágenes perfectas. Una imagen
pixeleada no es una buena idea.

41. Siempre es bueno utilizar las
plantillas de PowerPoint
Utiliza las gráficas adecuadas
para representar tus datos

42. Utiliza colores que pueden hacer
contraste entre ellos, evita los
colores chillones
• Si utilizas un fondo oscuro procura que tu texto
sea de color claro, así la gente no tendría que
forzar su vista para leer tus textos, ej. fondo
negro y texto blanco.
• No uses colores fosforescentes, cansan la vista.

43. Escoge fuentes legibles y de buen
tamaño
• La fuente que elijas para tu presentación es
de suma importancia, no abuses de las letras
“bonitas” o tipos Script que en ocasiones no
se entienden. Te recomiendo utilizar fuentes:
Arial, Verdana, Georgia, Times New Roman.

44. Utiliza audio y video, el
contenido multimedia es bueno
siempre y cuando no exageres.
Tómate el tiempo para ordenar
las diapositivas.

45. 10 Tips para crear buenas
presentaciones en
PowerPoint

46. Haz presentaciones sencillas
• Sé concreto, si utilizas muchas diapositivas y
tu presentación no tiene dinamismo las
personas se aburrirán y no te pondrán
atención haz pocas diapositivas y una
presentación dinámica.

47. No te excedas de viñetas y texto
• Este tip va de la mano del anterior. No uses
muchos textos ni viñetas. Sé concreto ofrécele
a tu público lo que en realidad quiere.

48. No exageres con las animaciones y
transiciones
• El exceso de animaciones o
transiciones muy vistosas
logrará captar la atención,
pero la desviará del tema
haciendo que el público
ponga más atención a lo
bonito de los movimientos
que a lo que estás haciendo
o diciendo.

49. Utiliza imágenes de alta calidad
• Las imágenes de alta calidad demuestran
profesionalismo en tu trabajo, el tiempo de
carga de una imagen se reduce a nada
comparado con Internet, no escatimes en
buscar las imágenes perfectas. Una imagen
pixeleada no es una buena idea.

50. Siempre es bueno utilizar las
plantillas de PowerPoint
Utiliza las gráficas adecuadas
para representar tus datos

51. Utiliza colores que pueden hacer
contraste entre ellos, evita los
colores chillones
• Si utilizas un fondo oscuro procura que tu texto
sea de color claro, así la gente no tendría que
forzar su vista para leer tus textos, ej. fondo
negro y texto blanco.
• No uses colores fosforescentes, cansan la vista.

52. Escoge fuentes legibles y de buen
tamaño
• La fuente que elijas para tu presentación es
de suma importancia, no abuses de las letras
“bonitas” o tipos Script que en ocasiones no
se entienden. Te recomiendo utilizar fuentes:
Arial, Verdana, Georgia, Times New Roman.

53. Utiliza audio y video, el
contenido multimedia es bueno
siempre y cuando no exageres.
Tómate el tiempo para ordenar
las diapositivas.