Este documento ofrece consejos para planificar y dar presentaciones efectivas. Explica que una presentación busca comunicar ideas de manera visual y oral. Detalla los elementos clave de una buena presentación: contenido, diseño y exposición. Además, proporciona recomendaciones sobre cómo investigar el tema, organizar la información, crear diapositivas atractivas y dar la presentación de manera clara y con seguridad. El objetivo es ayudar a los lectores a dar presentaciones exitosas.

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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Y LAS COMUNICACIONES I
UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
Planeación de una Presentación
Efectiva

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INTRODUCCIÓN
Todos los profesionales, en algún momento del
ejercicio profesional, debemos realizar
presentaciones de temas de nuestra
especialidad; el punto es, cómo hacerlo y
quedar bien ante la audiencia.

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OBJETIVOS
GENERAL:
Conocer cómo planificar una presentación
efectiva.
ESPECÍFICOS:
Conocer los elementos de una buena
presentación.
Conocer las normas requeridas para
crear una presentación.
Aplicar las normas para crear
presentaciones efectivas.

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¿QUÉ ES UNA PRESENTACIÓN?
En términos generales, una presentación es un
acto visual y oral cuyo fin es comunicar, con el
propósito de proporcionar información, ayudar a
comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a
las personas para que lleven a cabo algún tipo
de actuación.

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CONT.
El Propósito de toda presentación es
comunicar ideas, dichas ideas son a grandes
rasgos de tres tipos:
Motivación
Información
Inspiración

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Motivación: Motivar a la audiencia a realizar algo, como
votar por un determinado candidato, comprar un producto,
etc.
Información: Nuestro objetivo o intención es transmitir
algún conocimiento a la audiencia. Por ejemplo: Dar a
conocer un programa informático o un informe financiero.
Inspiración: Nuestro objetivo es que la audiencia crea en
algo, como una filosofía, las bondades de un nuevo
producto, etc.
CONT.

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ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIÓN
Existen tres elementos para una buena presentación:
el contenido, el diseño y la exposición.
Para hacer que la presentación sea brillante debe
producirse una sinergia de esos tres elementos.
Cada uno de ellos tiene el mismo peso y la misma
importancia. Su presentación no será sobresaliente a
no ser que se haya ocupado convenientemente de
esos tres elementos.

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Una vez que sepa de qué va a tratar su
presentación, por qué va a hacer la
presentación y a quién va dirigida, es hora de
hacer algunas indagaciones.
Empiece a hacer su investigación lo más pronto
posible. Tómese tiempo para recopilar cualquier
contenido que necesite con el fin de preparar
adecuadamente su presentación.
EL CONTENIDO

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Mientras investiga el tema, se encontrará con
distintos tipos de información. Algunos sólo los
utilizará para conocer mejor su área temática o a
las personas a las que expone su presentación. El
resto, los usará en su presentación. Pero no toda
la información tiene la misma importancia.
Debería ser capaz de clasificar toda la
información que vaya a usar en dos categorías: la
que necesita saber y la que conviene saber.
CONT.

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•Tenga en cuenta a la
audiencia.
Conocer a la audiencia
también le ayudará a
clasificar la información en
necesaria y conveniente.
Asegúrese siempre de que
conoce a su público antes
de clasificar la información.
CONT.

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•Elaborar un borrador de
la investigación.
Una vez que haya
completado su
investigación, el siguiente
paso es organizarla en un
borrador. El borrador no es
más que una ordenación
lógica de una serie de
pasos.
CONT.

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Ahora que ya ha organizado su contenido y tiene un
borrador, es hora de convertirlo en una presentación.
El diseño es la arquitectura de las diapositivas y de
los elementos de apoyo gráfico.
Reduzca su borrador a los puntos esenciales que su
audiencia necesita conocer para alcanzar su objetivo.
Desarrolle su punto mientras habla y no presente
toda la información en la diapositiva.
EL DISEÑO

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¿QUÉ MEDIO UTILIZAR?
Las presentaciones pueden realizarse utilizando
muchos medios diferentes. Algunos de los medios
posibles para nuestras presentaciones son los
siguientes:
• Diagramas
• Presentaciones en pantalla
• Transparencias
• Películas o cintas de video

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UTILIZACIÓN DE DIAGRAMAS
Los diagramas son hojas de papel independientes
unidas por un margen, en la que cada una de
ellas contiene un paso de la presentación.
Cuando avanzamos en la presentación, vamos
pasando las hojas de una en una.
Al igual que con cualquier otro tipo de medio de
presentación, los diagramas permiten que la
audiencia nos escuche y vea todo lo que
queremos comunicarle.

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PRESENTACIONES EN PANTALLA
Las presentaciones en pantalla que son relativamente nuevas
constan de una serie de imágenes presentadas en la pantalla
de la computadora.
Para un pequeño grupo de personas, aproximadamente cinco o
seis una presentación en pantalla tiene muchas ventajas.
Las presentaciones en pantalla son extremadamente flexibles,
ya que pueden realizar cambios en la presentación en los
últimos minutos antes de mostrarla.
Todo el equipo que necesita para dar una presentación es su
computadora y el monitor.

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Las transparencias son fáciles de preparar y
pueden ser efectivas, con tal de que se utilicen
correctamente.
Cuando preparemos transparencias tengamos en
cuenta que éstas deben ser fáciles de ver desde la
última fila del auditorio.
PREPARACIÓN DE TRANSPARENCIAS

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Las películas y cintas de vídeo representan un
medio de presentación sofisticado ya que permiten
movimiento; pero a la vez es más caro.
Mientras que una presentación de diapositivas se
puede crear en unos cuantos días y a un coste de
unos cientos de dólares, una presentación en
película o en cinta de vídeo cuesta varios miles de
dólares por minutos de proyección.
PRODUCCIÓN DE PELÍCULAS O CINTAS DE VIDEO

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Los usuarios de un software de presentación tal
como PowerPoint se sienten tentados a veces a
poner de manifiesto la versatilidad de su hardware y
software y de sus habilidades en su uso, en lugar de
concentrar su atención en el mensaje que desean
relatar. Procure comunicar sus ideas, no poner de
manifiesto sus habilidades.
A continuación se muestran algunas normas
importantes a seguir cuando cree una presentación:
CONT.

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Limitemos la cantidad de información en cada
diapositiva. Idealmente, sólo deberíamos colocar
en cada diapositiva un elemento de información.
No debemos presentar una lista completa de
palabras clave. Si lo hacemos, mientras estemos
hablando sobre el primer punto, nuestros oyentes
estarán leyendo la lista y tendrán curiosidad por
saber lo que vamos a decir en los otros puntos.
MOSTRAR UNA NUEVA IDEA EN CADA DIAPOSITIVA

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La regla del 8 x 8 nos ayuda a no abrumar a
nuestra audiencia con demasiada información y
debería asegurar que todos los miembros de su
público puedan ver y leer el texto.
La regla consiste en no tener más de ocho líneas
de texto por diapositiva y no más de ocho
palabras por línea.
Es posible ajustar un poco esta regla,
dependiendo de la fuente que utilice.
AJUSTE A LA REGAL DEL 8 x 8

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Si le han asignado cierta cantidad de tiempo
para su presentación, debe empezar por el
final. Independientemente de cuánta
información tenga en su borrador, usted
puede presentar sólo la información que se
ajuste al tiempo que disponga.
TENER EL NÚMERO CORRECTO DE DIAPOSITIVA

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Reduciendo el número de palabras,
podemos asegurar que nuestro texto sea
fácil de leer.
Miremos la pantalla desde la última fila de
la sala en donde realizaremos la
presentación.
REDUCIR EL NUMERO DE PALABRAS Y ESTABLECER UN
TAMAÑO DE LETRA GRANDE

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Seleccionemos un esquema de color y un
diseño básico y mantengámoslo inalterable
durante toda la presentación.
No tenemos por que impresionar a nuestra
audiencia con todos los colores y diseños
que podemos realizar.
¡Impresionémosla con nuestro mensaje!
REALIZAR UNA COMPOSICIÓN GRAFICA CONSISTENTE

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Si nuestra presentación contiene una
información financiera o cualquier otra que
implique números, utilicemos gráficos y
diagramas siempre que sea posible.
Un buen diseño gráfico o un diagrama puede
transmitir el mensaje instantáneamente,
mientras que las tablas de números son
difíciles de leer e interpretar.
MOSTRAR GRÁFICAMENTE LOS DATOS NUMÉRICOS.

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No abusar del logotipo de la empresa.
Generalmente cuando estamos hablando
no estamos repitiendo constantemente
nuestro nombre en cada frase.
De forma similar, no es necesario
visualizar el nombre de nuestra empresa
en cada una de las diapositivas.

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Utilizar tantas imágenes o dibujos como sea
posible.
Nuestra audiencia encontrará que la presentación
es más interesante e informativa si ilustramos los
datos.
Hacer coincidir la imagen con nuestras palabras.
La imagen de la pantalla debería siempre
complementar nuestras palabras, al igual que nuestras
palabras deberían complementarse con la imagen.

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Eliminar distracciones
• Use transiciones naturales
• La presentación debe tener el mínimo
posible de sonidos y animaciones
• No utilice colores brillantes, sobre todo
colores primarios

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Ha hecho todo lo necesario para preparar adecuadamente su
presentación. Ha investigado, ha elaborado unas diapositivas
excelentes, ahora va a exponer toda su información; aquí es
donde todo se ensambla.
La exposición es la explicación y desarrollo de un tema con el
propósito de informar rigurosa y objetivamente sobre él.
Es una importante forma de comunicar y de transmitir
información.
LA EXPOSICIÓN

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Los siguientes consejos te ayudarán a preparar
una buena exposición/ponencia:
1- Prepara la intervención
Esto es elemental, no se
puede hablar sobre un
tema si no se sabe nada.
Lo primero que debes tener
en cuenta es de qué vas
hablar, y si tienes o no
conocimientos.

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2- Elabora un guión.
Puede servirte el
guión de tu trabajo, con
algunas anotaciones
sobre detalles que no
debes olvidar.
3- Ensaya en voz alta.
Ensaya frente a un
espejo, o pide a algún
amigo o familiar que haga
de público.

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4- Habla despacio.
No te aceleres y haz pausas
durante la intervención.
Ayudarás al público a “digerir”
la información, y a ti te servirá
para centrarte y tranquilizarte.
5- Utiliza los gestos
adecuadamente.
Esto es elemental, no se piensa
que sólo estás comunicando con la
voz; es muy importante que mires al
público, y no siempre al mismo sitio.

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RECUERDA:
 Preparar un borrador.
 A partir de éste se definen
los títulos de las otras
diapositivas.
 El texto de cada diapositiva
se debe limitar a unas
cuantas frases.
 Debe recordar además,
hacer comentarios
adicionales.
 No deben incluirse párrafos
en las diapositivas.
 No olvide simplificar
 Cuidado con la redacción y
ortografía
 Ensaye su actuación para adquirir
esa experiencia.
 Preséntese erguido .
 Use ropa con la que sabe que se ve
bien.
 Nunca, se pase del tiempo asignado.

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 Familiarícese con el equipo,
sus capacidades, sus
requerimientos antes de
hacer su presentación.
 Creen empatía, generen
preguntas o construyan una
relación con la audiencia
 Los primeros minutos sirven
para establecer un contexto
 Los minutos finales sirven
para unir todas las piezas y
enfatizar los puntos más
importantes
 Comunicarse con seguridad
y transmitir sus
conocimientos con
sinceridad.
 Establece contacto visual
con cada miembro del
grupo en diferentes
momentos de la
presentación.
 Evitar que el estudiante lea
las diapositivas.

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