Este documento proporciona recomendaciones para prepararse para una auditoría de un sistema de gestión. Explica que un auditor verificará la documentación, implementación, cumplimiento y eficacia del sistema. También ofrece consejos como organizar documentos, comprender los procesos y responsabilidades, y estar preparado para explicar cómo se implementa el sistema según la documentación. Finalmente, describe los pasos de una auditoría, incluyendo verificar la conformidad con los requisitos del sistema de gestión.

1. RECOMENDACIONES PARA EL
RECIBO DE LA AUDITORÍA

2. CONTENIDO
• Qué busca el auditor
• Cómo prepararme para la auditoría
• Certificación del sistema de gestión
• Proceso de análisis de documentos para preparación de
documentos de trabajo y realización de auditorías in-
situ
• Secuencia de la entrevista de auditoría
• Auditoría al sistema de gestión
• Qué se audita en cada proceso
• Evaluación de conformidad
• Calificación de los hallazgos

3. ¿QUÉ ES UNA AUDITORIA?
Proceso sistemático, independiente y documentado, para
obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de
determinar en que grado se cumplen los criterios de la
auditoría.
Verificar a través de su documentación (Manual de Calidad,
Procedimientos, Instrucciones y Registros) si el SGC, atiende las
disposiciones establecidas por el Sistema de Calidad.
Verificar a través del análisis crítico de los métodos operativos
que están siendo utilizados, si el Sistema de Calidad, cumple con
lo que está escrito en los propios documentos.

4. ¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR EN EL SISTEMA DE
GESTION?
La organización debe
establecer, documentar,
implementar y mantener
un sistema de gestión de
la calidad y mejorar
continuamente su
eficacia.
Definir los procesos
que hacen parte del
SGC
Documentar
(procedimientos,
guías, protocolos,
registros, etc., que
expresa el que
hacer del SGC
Realizar el hacer
de acuerdo con
los documentos
definidos para el
SGC
Revisar, verificar
que lo
documentado se
haga conforme a
lo definido
Perfeccionar
algo, haciéndolo
pasar de un
estado bueno a
otro mejor

5. ¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR?
1. Documentación
2. Implementación
3. Cumplimiento
4. Eficacia,
eficiencia y
efectividad
5. Mantenimiento
6. Mejora
CUMPLIMIENTO
Evidencia de conformidad en:

6. ¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Identifica y organiza el lugar donde archiva tus
registros y documentos.

7. Comprender bien la misión, visión y en
especial la política y objetivos de
calidad (Promesa de valor).
Estudia tu caracterización de procesos,
procedimientos, e
instrucciones de trabajo
para que no tengas que decir: “no sé”,
“no conozco el proceso”, “nunca se
me ha dicho”, etc.
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

8. ¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Debes estar listo para explicar tu proceso de
trabajo según tus procedimientos.
No trates de contestar de memoria, consulta
tus documentos.
Muestra un buen manejo de la
documentación, esto resalta el
involucramiento y compromiso con el SGC.
Identifica tus responsabilidades, autoridad e
interrelación y en dónde está documentado.

9. • Antes de responder, asegúrate de comprender bien las
preguntas.
• Sé sincero y honesto, y contesta a las preguntas lo más
concreto posible.
• Sólo responde a lo que te pregunten.
• No discutas no conformidades, sólo básate en los
hechos y demuestra con evidencias.
• Procura que no haya interrupciones de gente o teléfono.
• No te presiones, si no puedes encontrar algún
documento o registro solicitado, pide un poco de
tiempo, pida ayuda….
• No dejes que te invada el nerviosismo, tú sabes más del
proceso que el auditor.
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

10. ¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
• Las personas siguen y se apegan a los procedimientos e
instrucciones de trabajo.
• El personal tiene la capacitación y el equipo apropiados.
• Las personas saben lo que deberían hacer.
• Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas se
autorizan y documentan.
• Las descripciones y explicaciones de los entrevistados
concuerdan con las definiciones escritas.
• Las condiciones observadas concuerdan con los
procedimientos e instrucciones corresponden a los
estándares definidos a nivel nacional e institucional.

11. ¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORÍA?
ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORÍA
SÓLO ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE
TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR
A TODO EL PERSONAL. NO OBSTANTE, LE PUEDE
PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE
CORRESPONDA.
Pero nuestro SGC, si está bien implementado,
debe poder ser demostrado por cualquier
persona que participe en el.

12. CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Conclusiones
Información para otorgamiento
ETAPA 1
Determinar la conformidad del sistema
documentado con los criterios de auditoría
Facilitar la preparación del Plan
Definir el alcance, planificar la auditoría de
certificación (etapa 2) y para permitir el
entendimiento del auditor sobre la entidad.
Evaluar la eficacia del Sistema de
Gestión del cliente.
Determinar la conformidad del sistema
con los criterios de auditoría.
Reunir información para apoyar las
actividades de auditoría
ETAPA 2
PROCESO DE CERTIFICACIÓN INICIAL EN 2 ETAPAS

13. PROCESO DE ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PARA
PREPARACIÓN DEL TRABAJO Y REALIZACIÓN DE
AUDITORÍAS IN-SITU
UsuariosIdentificar requisitos de
partes interesadas
Identificar el proceso
Entender el proceso
Entender la gestión del
proceso
Objetivos
Interacciones
Actividades (PHVA)
Servicios
Ubicación dentro del mapa de procesos y
su función principal
Planes estructurados para la gestión
Controles establecidos
Documentos
Registros
Resultados de la gestión (indicadores)
Acciones tomadas frente a resultados

14. SECUENCIA DE LA ENTREVISTA EN LA
AUDITORÍA
Criterios Evidencia
Hallazgo Objetivo
Conclusión
Conjunto de políticas, procedimientos o
requisitos usados como referencia
frente a la cual se compara la evidencia
de la auditoría.
Registros, declaraciones de hechos o
cualquier otra información que es
pertinente para los criterios de auditoría y
que es verificable.
Resultados de la evaluación
de la evidencia de la
auditoría recopilada frente a
los criterios de auditoría.
Resultado de una auditoría ,
tras considerar los objetivos
de la auditoría y todos los
hallazgos de la auditoría.
Verificar la conformidad
de los requisitos del SGC.

15. AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN
Clientes y partes
interesadas
Entorno a la entidad
Normas y leyes
aplicables a la
entidad
Funcionarios
Proveedores
Otros
PLANEAR
PLANES,
PROGRAMAS,
POLÍTICA Y
OBJETIVOS DE
CALIDAD
SEGUIMIENTOS,
MEDICIONES,
INDICADORES,
EVALUACIÓN
DE LOS
PROCESOS,
AUDITORÍAS
PREVENCIÓN
DE NO
CONFOR-
MIDADES
SATISFACCIÓN
DEL CLIENTE
Y DE
OTRAS PARTES
INTERESADAS
HACER VERIFICAR ACTUAR

16. Enfoque
al Cliente
Determinar
Requisitos
Planificar
Servicio
Medición del
servicio
Control de la
prestación del servicio
MISION
VISION
Objetivos Estratégicos
Política de la Calidad
Objetivos de la Calidad
CD
CR
AI
CSNC
AC
AP
VARIABLES PARA
CONTROLAR EL
PROCESO
Medición
Satisfacción
del cliente
DOCUMENTACION
Documentación
Obligatoria
Revisión por la Dirección
D/ Necesaria
DE
M
S
Procedimientos
Guías
Instructivos
Manuales
Protocolos
Otros
Procesos
Misión
Visión
Auditoría
Interna
Seguimiento
y medición
procesos
Seguimiento
y medición
servicio
Control
servicio no
conforme
Corrección Acción correctiva Acción preventiva
Materiales
Análisis de Datos
Maquinaria
Medición
Medio
AmbienteMétodos
PQR
Mano de
obra
Objetivo Recursos
Infraestructura
Adquisición B y S
Ambiente de trabajo
Talento Humano
Indicadores

17. PROCESOS
Entradas o
Insumos
Requisitos
Salidas
Servicios /
Productos
Requisitos
CLIO
Recursos e
Infraestructura
Talento HumanoProveedores
Seguimientos
Mediciones
Controles
Riesgos
Clientes o partes
interesadas
Políticas
de operación
¿QUÉ SE AUDITA EN CADA PROCESO?
CORRESPONDE A LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS

18. EVALUACION DE LA CONFORMIDAD
Requisito
Cumple requisitos del
cliente
Cumple requisitos legales
Cumple requisitos ISO
Cumple requisitos definidos
por la organización
Necesidad o expectativa
establecida, generalmente
implícita u obligatoria.
NOTA 1 "Generalmente implícita"
significa que es habitual o una
práctica común para la entidad, sus
clientes y
otras partes interesadas, el que la
necesidad o expectativa bajo
consideración esté implícita.
NOTA 2 La palabra obligatoria, se
refiere, generalmente, a disposiciones
de carácter legal.
Cumplimiento
de un requisito
C
L
I
O

19. ¡La Excelencia un Compromiso de Todos!
CALIFICACION DE LOS HALLAZGOS
HALLAZGO DE LA AUDITORÍA
Evidencia de la
auditoría.
Criterios de la
auditoría.
Vs.
+ Aspectos relevantes
Fortalezas
-Requisito incumplido
* Evidencia - Impacto
Conjunto de políticas
Procedimientos
Requisitos

20. INFORMACION PARA LA AUDITORÍA
Para el ciclo de la auditoría se debe tener lista la siguiente información:
Conocimiento y aplicación de la política y objetivos de calidad a través de los procesos
Documentos del proceso: caracterización y procedimientos (ubicación y manejo, de
acuerdo a lo establecido en su documentación y por la entidad
Registros que evidencien los resultados de los procesos y procedimientos
Resultados de los indicadores actualizados con sus respectivos análisis de datos
Resultados sobre los controles a los riesgos identificados y analizados
Manejo del procedimiento de control y registro de los servicios no conformes
Resultados de las acciones de mejora, correctivas y preventivas trabajadas en cada
proceso
Conocimiento sobre los resultados de la evaluación de la percepción de la satisfacción de
estudiantes
Conocimiento sobre los resultados de la revisión del sistema de gestión
Resultados de las peticiones, quejas y reclamos que presentan los estudiantes
Adecuaciones y mantenimientos sobre la infraestructura locativa donde se presta el servicio