1. MA. Fidel Aragón Franco

2. 1. Objetivo
El participante al finalizar el Seminario – Taller, estará en capacidad de:
Comprender la Metodología para realizar Auditorias al Sistema de Gestión,
con enfoque a procesos con énfasis en la cadena logistica.
Identificar y desarrollar las competencias necesarias para realizar una
Auditoria efectiva.
Realizar Auditorias Internas conforme a la norma ISO 19011.

3. Estructura
Visión Objetivos Estrategias Responsabilidad
Autoridad
METAS Comunicación
Basados en
Misión Política METAS
de
Calidad
COMPETENCIAS
Valores
Sistema de Gestión de la Calidad
Evaluación Indicadores Resultado Procesos
• Operación
Operació
• Mantenimiento
• Cliente
• Estratégicos
Estraté
• Rec. Hum.
Hum.
• Organización
Organizació
• Mercadotecnia
• Financiera

4. Mejora Continua del Sistema de Gestión
Responsabilidad
Clientes De la Dirección
(y otras
Partes Medición
Gestión de los Satisfacción
interesadas) Analisis y
Recursos
Mejora Salidas
Entradas Clientes
Requisitos Realización
Del
Producto (y otras
Producto Partes
interesadas)
Leyenda: Actividades que aportan valor
Flujo de Información
Fig. 1 El Modelo de un Sistema de Gestión basado en procesos .

5. 4 SISTEMA DE GESTIÓN

6. 4.1 Requisitos generales
a. Identificar los procesos necesarios para el sistema de
gestión de la calidad y su aplicación a través de la
organización.
b. Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.
c. Determinar los criterios y métodos necesarios para
asegurarse de que tanto la operación como el control de
estos procesos sean eficaces.
d. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información
necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de
estos procesos.
e. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos
procesos.
f. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los
resultados planificados y la mejora continua de estos
procesos.

7. 4. Principios
La auditoria como una herramienta eficaz y fiable
en apoyo de las políticas y controles de gestión,
proporcionando información sobre la cual una
organización puede actuar para mejorar su
desempeño.

8. 4 Principios de Auditoria (1)
Los principios siguientes se asocian a los
auditores:
Conducta ética – el fundamento de la
profesionalidad . (Confianza, integridad,
confidencialidad y discreción)
Presentación imparcial – la obligación de informar
con veracidad y exactitud
Cuidado profesional – la aplicación de diligencia y
juicio al auditar.

9. 4 Principios de Auditoria (2)
Los principios de auditoria adicionales están
relacionados con el proceso de auditoria.
Independencia – la base para la
imparcialidad y la objetividad de las
conclusiones de la auditoria
Enfoque Basada en la Evidencia – El método
racional para alcanzar conclusiones de la
auditoria fiables y reproducibles en un
proceso de auditoria sistemático.

10. 5. Gestión de un
programa de
auditoria
Un programa de auditoria puede incluir una o
más auditorias, dependiendo del tamaño, la
naturaleza y la complejidad de la organización
que va a ser auditada.

11. 5.1 Generalidades
Implementar y gestionar un programa
de auditoria eficiente y eficaz.
Otorgar la autoridad para la gestión del
programa de auditoria
Identificar los recursos necesarios y
asegurarse de que se proporcionan.

12. Aplicación del ciclo
Planificar-Hacer- Autoridad para el Programa de Auditoria
Verificar- Actuar a la
gestión de un
programa de auditoria Definiendo el programa de Auditoria
(5.2, 5.3) Planificar
Objetivos/Alcance
Responsabilidades
Recursos
Procedimientos
Implementando el programa de Competencia de
Actuar Mejorando el
Programa de Auditoria (5.4, 5.5) los Auditores (7) Hacer
Evaluando los Auditores
Auditoria Asignando los equipos auditores Actividades de
(5.6) Dirigiendo las actividades de Auditoria Auditoria (6)
Registrando
Seguimiento y revisión del
Programa de Auditoria (5.6) Verificar
Identificación de oportunidades de
Mejora

13. 6. Actividades de
auditoria
Este capítulo contiene una orientación
sobre la gestión y forma de llevarse a
cabo las auditorias

14. 6.1. Visión General de la
Seguimiento
de Actividades de una Auditoria
la Auditoria
Inicio
Inicio
Terminación de
Terminación de de la
de la
la auditoria
la auditoria auditoria
auditoria
Revisión de la
Revisión de la
Documentación
Documentación
Preparación, aprobación
Preparación, aprobación
y distribución del
y distribución del Preparación
Preparación
informe de auditoria
informe de auditoria de las actividades de
de las actividades de
auditoria in situ
auditoria in situ
Realización
Realización
de las actividades de
de las actividades de
auditoria in situ
auditoria in situ

15. 6.2.1 Designación del Líder del
Equipo auditor
Los responsables de gestionar el
programa de auditoria deben designar
un Líder para cada auditoria.

16. 6.3 Revisión de la Documentación
Criterios de auditoria.
Documentos y registros relevantes del
Sistema de Gestión.
Informes de auditorias previas.
Normas, Manuales, Procedimientos,
Instructivos, Reglamentos,
Especificaciones, etc.

17. 6.4 Preparación (Planificación)
de las actividades de auditoria en
sitio
Actividades previas para el
desarrollo efectivo de una
Auditoria

18. 6.4.1 Preparación del plan de
auditoria
a. Objetivo y Alcance de auditoria;
b. Los criterios de auditoria y los documentos de referencia;
c. Las fechas y lugares de Auditoria
d. El tiempo para las actividades de la auditoria
e. Las funciones y responsabilidades;
f. La distribución de los recursos.

19. 6.4.2 Asignación de trabajo al equipo
auditor
a. El líder del Equipo Auditor de acuerdo con el equipo
auditor debe:
Asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para
auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades
específicos.
b. Los miembros del equipo auditor deben revisar la
información relevante relacionada con su parte de
auditoria asignada y preparar los documentos de
trabajo necesarios para estas asignaciones.

20. 6.4.3 Listas de Verificación
¿ Qué son?
“Es una herramienta de trabajo
esencial para el Auditor”.
“Es el mapa que diseña un Auditor
para manejar de manera efectiva
una Auditoria”.
Tiene como finalidad asegurar que la
Auditoria sea representativa y se
lleve a cabo de acuerdo al alcance
y objetivos establecidos.

21. Ventajas que ofrece al Auditor
la Lista de Verificación
Mantiene claro el objetivo de la Auditoria.
Mantiene el ritmo y continuidad de la Auditoria.
Reduce la carga de trabajo del Auditor.
Proporciona un registro exacto de lo que fue
investigado (conforme, no conforme o cualquier
indicio).

22. Tips para elaborarlas
Para poder abrir las puertas en una
auditoria es recomendable seguir la
siguiente estructura:
Acció
Acción
Objeto
Condición
Ej. Mantiene actualizada la Lista de
Auditores de Calidad Calificados, por lo
menos con 15 auditores.
Nota: Esta estructura es sugerida principalmente en la observación directa de un proceso, o en
la revisión de documentos.

23. Asegurarnos que la L.V:
Reflejen las áreas, actividades, objetivos y alcance de la
Auditoria.
Permitan que el grupo auditor entienda el proceso por auditar,
con quién y qué debe investigar, para cumplir con los
objetivos de la Auditoria.
Comprender cómo se lleva a cabo el trabajo de rutina
Identificar cómo se comporta el sistema cuando surge algo
fuera de rutina y cómo lo regresa a control
Nota: La Lista debe ser representativa para tener un panorama lo más real posible del S.G.C.

24. Realización de la reunión
inicial

25. Introducción de los participantes,
Confirmación de:
a. Los objetivos de auditoria, campo de aplicación y criterios;
b. Horario fecha, tiempo para la reunión final, reunión interna entre el equipo
auditor y el director del auditado y cualquier otro cambio;
c. Métodos y procedimientos que se deben usar para realizar la auditoria,
d. Canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado;
e. Recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor y que necesita tener
disponible el equipo auditor;
f. Confidencialidad;
g. Seguridad en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor;
h. Disponibilidad, funciones e identidades de los guías;
i. Clasificación de las no conformidades;
j. Petición en la realización o consecución de la auditoria.

26. Fuentes de información
Criterios de Recopilación mediante Visión Global del
Auditoria muestreo apropiado proceso de
recopilación de
Información
información
Verificación
Observación Evidencia de la auditoria Medición
Entrevista Revisión
Evaluación frente a Documental
criterios de auditoria
Hallazgos de la auditoria NO
Conformidad Conformidad
Revisión
Equipo Auditado
Auditor Conclusiones de la
auditoria

27. 6.5.4 Recopilación y verificación
de la información
Los métodos para recopilar
esta información incluyen:
a) entrevistas;
b) observación de
procesos;
c) revisión documental.
d) Mediciones

28. 6.5.5 Generación de hallazgos
de la auditoria
Los hallazgos de auditoria pueden indicar tanto conformidad o
no conformidad con los criterios de auditoria e identificar una
oportunidad para la mejora.
Las conformidades deben ser resumidas para indicar la
localización, las funciones, el proceso, o los requisitos que
fueron auditados.
Las no conformidades y las evidencias de la auditoria que las
soportan también deben registrarse.
Las no conformidades podrán ser clasificadas.
Deben ser revisadas con los representantes apropiados del
auditado.

29. “La redacción de no
conformidades es parte
vital dentro del proceso
de auditoria”

30. Características de las No
Conformidades
Son el medio a través de cual se registra la
evidencia para establecer las conclusiones de la
auditoria.
Informan al Responsable del área y a la Alta
Dirección, la forma en que el SGC cumple o no con
los requisitos establecidos.
Son el punto de partida para iniciar y establecer
las Acciones Correctivas.

31. Factores clave para redactar No
Conformidades.
1. Identificar la EVIDENCIA, los
documentos, productos, materiales,
instrumentos, equipos, entre otros.
(elemento específico no conforme).
2. Identificar el HECHO (la naturaleza) de
la Conformidad/No Conformidad.
3. Identificar el CRITERIO de la norma,
documento, decreto, ley, contrato,
especificación, reglamento,
procedimiento, entre otros.

32. 6.5.6 Preparación de las
conclusiones de la auditoria
a.Revisarlos hallazgos de auditoria y cualquier otra
información apropiada recopilada durante la auditoria
contra de los objetivos de la misma;
b.Preparar recomendaciones, si está especificado por
los objetivos de la auditoria;
c.Discutir el seguimiento de la auditoria, si es necesario

33. 6.5.7 Realización de la reunión
final
Presentar los hallazgos de auditoria y las
conclusiones.
Situaciones que se han encontrado durante
la auditoria.
Cualquier opinión divergente relativa a los
hallazgos de auditoria o a las conclusiones
entre el equipo auditor y el auditado deben
discutirse y si es posible, resolverse.
Si está especificado en los objetivos de la
auditoria, se deben presentar
recomendaciones de mejora. Se debe
enfatizar que las recomendaciones no son de
obligatorio cumplimiento.

34. Informe de la
auditoria
Preparación, aprobación y
distribución

35. 6.6.1 Preparación del informe de
auditoria
Debe incluir, o hacer referencia a lo siguiente:
a. Los objetivos y alcance de la auditoria;
b. La identificación del cliente de la auditoria;
c. Miembros del equipo auditor;
d. Las fechas y lugares
e. Los criterios de auditoria;
f. Los hallazgos de la auditoria;
g. Las conclusiones de la auditoria.
h. Las recomendaciones para la mejora, si estaba especificado en los
objetivos de la auditoria;
i. Acordar los planes de seguimiento de las acciones;
j. Una declaración la naturaleza confidencial de los contenidos;
k. La lista de distribución del informe de la auditoria

36. 6.6.2 Aprobación y distribución
El informe de la auditoria debe:
emitirse en el período de tiempo acordado.
estar fechado, revisado y aprobado.
distribuirse a los receptores designados
por el cliente de la auditoria.

37. 6.7 Terminación de
la auditoria

38. 6.7.1 Conservación de los
documentos
Los documentos que pertenecen a la
auditoria deben conservarse.
6.7.2 Finalización de la auditoria
La auditoria se completa cuando todas las
actividades incluidas en el plan de auditoria se
han finalizado y el informe de la auditoria ha sido
aprobado y distribuido.

39. 6.8 Realización del
seguimiento de la auditoria
Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la
necesidad de:
medidas preventivas, correctivas y acciones de mejora,
según sea aplicable.
Tales acciones no se consideran parte de la
auditoria y generalmente son emprendidas por el
auditado en un período de tiempo acordado.
NOTA Los objetivos del programa de auditoria pueden incluir un
seguimiento por parte del equipo auditor.

40. 7 Competencia
de los auditores

41. Competencia = Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades
Calidad Ambiente
Conocimientos y Conocimientos y Conocimientos y
habilidades habilidades
habilidades
genéricos (7.3.1 y específicos de medio
específicos de
7.3.2.
calidad (7.3.3) ambiente (7.3.4)
7.4
Experiencia Experiencia Formación
Educación en auditoria Como
laboral auditor
Atributos personales (7.2)
7 Competencia de auditores en sistemas de gestión de calidad y / o ambientales

42. Tips para un
mejor desempeño
como Auditor

43. El perfil de un Auditor de
excelencia.
¿ Los auditores nacen o se hacen ?
“Hay que tener ciertas aptitudes pero
sobre todo se tienen que cultivar las
habilidades y atributos necesarios
para ser un buen auditor”.

44. Atributos
Madurez y – Perseverante (tenaz).
profesionalismo. – Buen juicio y
Integridad. discernimiento.
Objetivo. – Carácter.
Analítico. – Curioso (intuitivo).
Saber escuchar. – Buen comunicador.
Razonable. – Buen planeador.
Justo. – Paciente.
Disciplinado. – Empatía.
– Diplomático.

45. El perfil de un mal auditor.
– Inmaduro y poco Mal planeador.
profesional.
– Deshonesto.
Agresivo.
– Polémico. Hablador.
– Terco. Poco razonable.
– Fácil de influenciar. Autoritario.
– Indeciso.
– Poco comunicativo.

46. ¿Cuáles son las posibles actitudes y
reacciones que encontrará un Auditor por parte
de los auditados?
Autoritarismo. Colaboración
Antagonismo. Receptividad
Hostilidad Mente abierta
Interés
Tácticas dilatorias.
Transparencia.
Manipulación. Atención
Tácticas distraccionistas Motivación para la
Información copiosa. mejora
Mutismo. Disponibilidad