El documento describe los planes para implementar un Sistema de Gestión de Calidad en la Honorable Legislatura de Neuquén según la norma ISO 9001:2000. Se formó un comité de implementación representando a las diferentes áreas de la Legislatura. El objetivo del proyecto es fortalecer la gestión interna mediante la identificación de procesos, requisitos, controles de calidad y medición de desempeño, con capacitación del personal y auditorías periódicas para asegurar la mejora continua.

1. “ SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD” HONORABLE LEGISLATURA DE LA PROVINCIA DEL NEUQUÉN

2. ¿CÓMO SURGE EL PROYECTO? DECISIÓN POLÍTICA DE LA PRESIDENCIA DE LA CÁMARA DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ACUERDO A LAS NORMAS ISO 9001:2000 CONFORMACIÓN DE UN COMITÉ DE IMPLEMENTACIÓN INTEGRADO POR: ALTA DIRECCIÓN: SECRETARIA DE CÁMARA Y AMBOS PROSEC. 4 REPRESENTANTES DE LA PRESIDENCIA 4 REPRESENTANTES DE LA PROSEC. LEGISLATIVA 4 REPRESENTANTES DE LA PROSEC. ADMINISTRATIVA 2 REPRESENTANTES DEL SINDICATO DE EMPLEADOS LEG 1 ASESOR TÉCNICO

3. TAREA DEL COMITÉ SELECCIONAR AL IMPLEMENTADOR EXTERNO QUE ASESORARÁ EN EL PROCESO DELIMITACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO (SECTORES INTERNOS)

4. CRONOLOGIA HISTORICA DE LA CALIDAD

5. CRONOLOGIA DE LA FAMILIA DE NORMAS DE LA SERIE ISO 9000 1987 Primera edición 1994 Primera revisión (cambios menores) 2000 Segunda revisión (cambios mayores)

6. SERIE DE NORMAS ISO 9000: 2000 ISO 9000 SGC - Fundamentos y vocabulario ISO 9001 SGC – Requisitos / IRAM 30700 ( Guía para la interpretación de la norma ISO 9001:2001 en el Poder Legislativo) ISO 9004 SGC - Directrices para la mejora del desempeño ISO 19011 - Guía para auditorias de SGC y SGA

7. Planificar e implementar un Sistema de Gestión de Calidad en el ámbito de la Honorable Legislatura del Neuquén, orientado a lograr Fortalecimiento interno Modelo ISO 9001:2000 OBJETIVO DEL PROYECTO Periodo 2008 – 2009

8. Fortalecimiento Interno Satisfacer los requerimientos y necesidades de la Honorable Cámara de Diputados de la provincia del Neuquén.

9. ¿Cuales son los ejes fundamentales de un Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001:2000?

10. ISO 9001 : 2000 Gestión de la Calidad P P P P P P P PLANIFICAR ACTUAR VERIFICAR HACER Enfoque por Procesos Mejora Continua

11. Ciclo de MEJORA CONTINUA Establecer los objetivos y los procesos necesarios de forma tal de obtener resultados de acuerdo a los requerimientos del destinatario y a políticas de la organización. Implementar los procesos. Medir y monitorear los procesos según los objetivos establecidos, las políticas y requerimientos del destinatario y de la organización. Tomar acciones de forma tal de mejorar continuamente la performance del proceso. Planifi-car - Que hacer? - Como hacerlo? Imple- mentar -Hacer lo que se planificó Controlar Realmente sucedió lo que se planifico según el plan? Actuar -Como mejorarlo la próxima vez?

12. Enfoque tradicional

13. Enfoque basado en procesos

14. CALIDAD Grado en el cual un conjunto de características inherentes satisfacen requisitos. Notas: 1 - El término “calidad” puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena, o excelente. 2 - “Inherente” significa existente en algo, especialmente como una característica permanente. ¿Que es la CALIDAD?

15. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Actividades coordinadas para dirigir una organización, orientadas a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad. ¿Que es el aseguramiento de la calidad?

16. Es un sistema para establecer políticas y objetivos y poder lograr dichos objetivos Un sistema de gestión puede incluir varios sistemas como por ejemplo el de calidad, el de SySO y el de Medio Ambiente. ¿Que es un sistema de gestión?

17. Usar en forma eficiente los recursos y medios que disponemos con el fin de lograr los resultados planificados. Esto incluye: Estructuras organizacionales Planificación Responsabilidades Procedimientos Procesos Recursos ¿Que significa gestionar?

18. GESTION DE LA CALIDAD Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad ¿Que es la gestión de calidad?

19. 1 – Enfoque al cliente 2 – Liderazgo 3 – Participación del personal 4 – Enfoque basado en procesos 5 – Enfoque de sistema para la gestión 6 – Mejora continua 7 – Enfoque basado en hechos para la toma de decisión 8 – Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores ¿Sobre que principios hacemos la calidad?

20. Disminución de costos (no calidad) ‏ Incremento de la eficacia Cumplimiento de la legislación vigente Mejores relaciones con las partes interesadas Motivación y participación del personal ¿Que beneficios trae un Sistema de Gestión de calidad?

21. CICLO DE LA CALIDAD Resultado de la aplicación del ciclo de la calidad: Disminución de costos de la no calidad (tiempos, requisitos innecesarios y errores) Mejora en la prestación de servicios, Disminución de acciones innecesarias, deficiencias y errores Aumento en la credibilidad ciudadana sobre el poder legislativo provincial Confianza y satisfacción ciudadana en las acciones del gobierno

22. CICLO DE LA CALIDAD Obstáculos en la aplicación del ciclo de la calidad: Falta de comunicación dentro de las organizaciones Diferencias entre altos mandos y las bases Se toma como una “moda” en lugar de una actitud permanente. Todos hablan de calidad, pero no se implementa No hay compromiso.

23. CICLO DE LA CALIDAD Obstáculos en la aplicación del ciclo de la calidad (cont.): Falta de involucramiento de las personas para alcanzar los objetivos. Frecuentemente se anteponen los intereses personales a los del grupo. No se sabe trabajar en equipo. No se consulta a las bases para conocer sus problemas o necesidades y no se les invita a participar en sus soluciones. Falta de entrenamiento y capacitación Falta de implementación de sistemas de estímulos y reconocimientos factibles.

24. La implementación de un Sistema de Gestión consiste en cumplimentar una serie de requisitos los cuales se pueden resumir interpretando la cláusula 4.1 de la norma ISO 9001:2000 ¿Cómo se implementa un sistema de gestión de calidad?

25. 4.1 Sistema de gestión de la calidad - Requisitos generales “ La organización debe: a) identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización (véase 1.2), b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos, c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces, d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos, e) realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, e f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. ...” Implementación ISO 9001:2000

26. PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados Notas: Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos ¿Qué es un proceso?

27. PRODUCTO Resultado de un proceso ¿Qué es un producto?

28. CLIENTE Organización o persona que recibe el producto Ejemplo : consumidor, usuario final, beneficiario, destinatario del servicio, etc. ¿Qué es un cliente?

29. Puntos clave de un proceso Identificar entradas y salidas de cada proceso Identificar el o los productos / servicios. Identificar los requisitos de cada producto / servicio (legales, formales, del destinatario del servicio) ‏ Listar los puntos críticos del proceso y sus métodos de control (instancias del proceso donde debería controlarse el cumplimiento de los requisitos). Identificar interacciones con otros procesos Identificar infraestructura, recursos y medios con los cuales se realiza el producto o se presta el servicio Determinar la secuencia de actividades (real y mejorada) ‏

30. Requisitos de ISO 9000 en un proceso Identificación y comunicación de los requisitos. Identificación de la vinculación (secuencia e interrelación), con otros procesos Identificación de los objetivos del proceso Definición de responsabilidad y autoridad - Competencia del personal Adecuación de recursos y ambiente de trabajo Adecuación de la documentación que describe las prácticas de operación Seguimiento del desempeño del proceso y control de no conformidades Aplicación de acciones correctivas y preventivas Evidencia de mejora continua – Ap. 8.5.1 Retroalimentacion (satisfacción del cliente) ‏ Disponibilidad de registros

31. Pasos para reconocer procesos Paso I: Establecer la misión: Qué hacemos (servicio que se ofrece) Cómo lo hacemos (qué procesos seguimos, requisitos legales, reglamentarios) Para quién lo hacemos (Cliente) ‏

32. Pasos para reconocer procesos Paso II: Identificar clientes y necesidades: Quiénes reciben nuestro servicio (áreas) Qué esperan que les ofrezcamos (necesidades y requisitos) ‏

33. Tipos de Procesos: Estratégicos : son aquellos que proporcionan directrices a todos los demás procesos y son realizados por la dirección Clave : tienen impacto directo en el cliente creando valor para éste. Son las actividades esenciales del Servicio, su razón de ser. Soporte : dan apoyo a los procesos fundamentales que realiza un Servicio.

36. REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2000 CAPITULO 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

37. Requisitos generales Requisitos de la documentación. Manual de calidad. Control de documentos. Control de los registros. 4 - Sistema de Gestión de la Calidad

38. Requisitos de la documentación Generalidades La documentación del SGC incluye: Política y objetivos de la calidad. Manual de la calidad. Procedimientos. Documentos requeridos por la Organización para la planificación, operación y control eficaz de sus procesos. Registros.

39. Manual de la Calidad Alcance del Sistema (exclusiones) Procedimientos del Sistema o su referencia. Interacción de los procesos del sistema Requisitos de la documentación

40. Control de documentos Procedimiento documentado Aprobación antes de su edición Revisar y actualizar (re aprobación) Identificación de cambios y estado de versión Disponibles en los puntos de uso Legibles e identificable Control de documentos externos Administración de documentos obsoletos Requisitos de la documentación

41. Procedimiento para el control de registros: - Identificación, - legibilidad - almacenamiento, - protección, - recuperación, - tiempo de retención, - disposición. Control de los registros de la Calidad Requisitos de la documentación REGISTRO : Evidencia objetiva del cumplimiento de una acción

42. Documentación ISO 9001:2000 requiere Un Sistema de Documentos Un Sistema documentado de Gestión de la Calidad y NO

43. Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad REGISTROS DOCUMENTOS OPERATIVOS Manual de la calidad Procedimientos del sistema

44. Jerarquía de documentos Política, Objetivos Manual Procedimientos Documentos Registros 1er nivel 2do nivel 3er nivel 4to nivel Establecen el rumbo de la organización, su propósito, futuro y descripción general del sistema y de su aplicación Describen el Cómo, Donde, Quién y Cuando para aquellos procedimientos que pide la norma Describen la forma de operación de la organización Formularios, archivos, discos magnéticos, proveen evidencia de lo actuado

45. FUENTE DE INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN ESTRATÉGICA CONSULTORA NORMALIZACIÓN Y GESTIÓN (N&G)

46. PLAN DE MEJORA DE LA PROSECRETARIA LEGISLATIVA “ SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD” COMITE DE CALIDAD

47. OBJETIVOS : Optimizar los circuitos del expediente. Adecuar las instancias de control de calidad del expediente a los requeridos por la norma ISO 9001:2008. Medir el desempeño de los procesos identificados en cada Dirección mediante la definición de indicadores.

48. Modalidad de Trabajo asegurar: - Representación de cada Dirección, -Funcionamiento continuo, -Coordinación permanente, -Predisposición al trabajo en equipo y a la búsqueda de consensos para la mejora.

49. Equipo de Mejora Un coordinador general. Dos Representantes por cada Dirección. Un representante de calidad de Normalización & Gestión. Un representante de gestión de calidad de la HLN. * Consultor Técnico: Prosecretario Legislativo.

50. PLAN DE ACCION Acción 1 Relevar e identificar los distintos tipos de expedientes y sus respectivos circuitos de tramitación. Objetivo realizado.

51. Acción 2 Identificar los requisitos de cada tipo de expediente y su relación con cada una de las instancias en las que se le agrega valor. Objetivo realizado.

52. Acción 3 Definir los puntos de control de calidad en cada uno de los circuitos del expediente, estableciendo los criterios de aceptación/rechazo para cada caso. Objetivo realizado.

53. Acción 4 Diseñar los registros de control de calidad (Check List). Estos deberán contener la información resultante del control de calidad efectuado sobre el expediente. Objetivo realizado.

54. Acción 5 Planificar la puesta en marcha del Sistema Informático de Gestión del Expediente, Neuleg, confeccionando un programa de trabajo que incorpore a cada Dirección en concordancia con su habilitación en el sistema. Realizandose

55. Acción 6 Incorporar las listas de verificación al sistema informático restringiendo la opción de pase del expediente solo cuando se haya completado y registrado el control de calidad en la etapa respectiva. Plazo estimado: trabajando en el mismo .

56. Acción 7 Establecer indicadores de gestión generales para la Prosecretaría y particulares para cada Dirección de manera de poder medir el nivel de desempeño alcanzado. Luego de contar con información, se deberán fijar objetivos y metas medibles. Plazo estimado: empezamos a trabajar

57. Acción 8 Capacitar al personal de la PL en: a-Uso del sistema informático, b-Control de calidad de los expedientes c-Medición de desempeño Plazo estimado: a realizar antes de la siguiente auditoria.

58. Acción 9 Implementar un programa de auditorias por muestreo teniendo en cuenta el estado de los procesos y su criticidad, utilizando la información obtenida para la implementación sistemática de acciones correctivas y preventivas a los efectos de asegurar la mejora continua en los procesos de la Prosecretaría Legislativa. Plazo estimado: a definir.

59. ACCIÓN ANTES PROPUESTA DE MODIFICACIÓN FUNDAMENTO Ingreso-egreso de diputados Se dejaba constancia dentro de la VT de las entradas, salidas e incorporaciones de los diputados. Se confecciona una planilla donde consta los datos necesarios para identificar el momento de los ingresos-egresos especialmente al momento de la votación. Refrendado por la Dirección y remitida junto con el CD de audio de la sesión al Archivo General una vez que fue revisada por la DCT.. La propuesta surge debido a lo difícil que resulta ver ‑debido a la ubicación de la directora en el recinto‑ y registrar los correspondientes movimientos que se producen y que habilita a que se cometan muchos errores.

60. ACCIÓN ANTES PROPUESTA DE MODIFICACIÓN FUNDAMENTO Informe a Despacho Legislativo No se realizaba Se informa a través de una minuta a Despacho Legislativo todo lo relacionado a asuntos entrados y hora de asuntos varios La propuesta es fundada por la Dirección de DL en función de certificar que el destino sea el correcto, por si se equivocó alguno, si hubo algún cambio de comisiones, si se incorporó algún expediente a otro expediente, si se gira en conjunto, etc. Otro motivo es para agilizar los tiempos.

61. La propuesta surge a efectos de compensar el tiempo no aprovechado cuando una sesión finaliza muy tarde. El mismo se cuenta a partir de las 00.00 del día posterior Plazo máximo de 72 horas de finalizada las reuniones. Plazo de entrega de la V.T. ACCIÓN ANTES PROPUESTA DE MODIFICACIÓN FUNDAMENTO Aval de la PL en la VT original corregida a las modificaciones incorporadas Una vez revisada la VT e incorporadas las modificaciones que fueran enviadas por los diputados, éste se enviaba a DL el ejemplar de Presidencia y el de Secretaría a Diario de Sesiones. Una vez revisada e incorporadas las modificaciones de los diputados, ésta es rubricada por la Presidencia o la Prosecretaria Legislativa. La propuesta se funda en que se deja constancia y se da cumplimiento al artículo 217 del Reglamento Interno.

62. Ganancia de tiempo y ahorro de materiales. Aprovechamiento de la tecnología. Tres ejemplares: Presidencia, Secretaría y Taquígrafos. A los bloques se le habilita el texto de la VT vía mail en formato PDF. Correspondientes a Presidencia, Secretaría, Taquígrafos y para cada bloque. Cantidad de ejemplares de la V.T. ACCIÓN ANTES PROPUESTA DE MODIFICACIÓN FUNDAMENTO Cambio en la leyenda del Diario de Sesiones En la contratapa del D. S. se indicaba que el mismo era extraído de la V.T.. Ahora en la contratapa del D. S. consta: Conforme a la V.T. La propuesta surge con el fin de reflejar que el diario de sesiones se basa completamente en la VT y no en un simple extracto de ella. Esto se planteó en una reunión entre D.S., Imprenta y Taquigrafos para coordinar ciertos temas.

63. Muchas Gracias por su atención.