Este documento proporciona información sobre auditorías de calidad en empresas. Explica que una auditoría evalúa si las actividades y resultados relacionados con la calidad cumplen los planes y si estos planes se implementan de forma efectiva. También describe los tipos de auditorías, los objetivos, las cualificaciones de los auditores y el proceso de auditoría.

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Auditorias y Registros de
Empresa
1. Conceptos previos.
2. ¿Qué es una auditoria de calidad?
3. Tipos de Auditorias.
4. Objetivos de la Auditoria.
5. Cualificación de los auditores.
6. Funciones, responsabilidades y
tareas de los auditores.
7. ¿Cómo auditar?

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1 - Conceptos Previos
 Control de la Calidad: Técnicas y
actividades de carácter operativo, utilizadas
para cumplir los requisitos para la calidad.
 Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de
acciones implantadas dentro del SC, para
proporcionar la confianza óptima de que una
entidad cumplirá requisitos para la calidad.
 Gestión de la Calidad: Conjunto de
actividades que determina la política de la
calidad, responsabilidad de la dirección.
 Calidad total: Forma de gestión de una
organización, basado en la coordinación y
participación de todos sus miembros para la
Evolución de la Calidad
 Calidad: Conjunto de características de calidad.
una entidad que le confieren la aptitud
negativa o positiva para satisfacer las
necesidades establecidas y las
implícitas.
 Sistema de Calidad (SC): Estructura
organizativa, procedimientos, procesos y
recursos necesarios para implantar la
gestión de la calidad.

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2 - ¿Qué es una Auditoría de Control de
Calidad?
Definición:
Evaluación sistemática y objetiva para comprobar si las actividades y
los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos
planes están implantados de forma efectiva y además son adecuadas
para alcanzar los objetivos de calidad.
AUDITOR Una persona calificada para planear y
conducir auditorias de acuerdo a un estándar y
este estándar puede ser usado como referencia a
una o más auditorias.
¿Quién está implicado?
CLIENTE
La organización que
requiere la auditoria,
para que esta se lleve a
cabo y así obtener
seguridad en la calidad.
AUDITADO
La organización que es
auditada; esta puede ser
una organización
completa o una parte de
la misma.

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Externas
 de Clientes
 de Certificación
Internas
3 - Tipos de Auditorías
AAuuddiittoorriiaass
- Realizadas por personal de
la organización pero que
no tiene relación directa
con la actividad auditada.
- Las realiza personal contratado por la organización.
- Satisface a clientes y a inversores.
- Se realizan generalmente para el control o restauración
de la calidad, pero sólo cuando los estados financieros
pueden verse afectados.

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Tipos de Auditorías
Auditoria Interna Auditoria de Cliente Auditoria de
Certificación
Proporcionan confianza
interna
Proporcionan confianza
externa
Mejora de los procesos
Mejora del Sistema de
Calidad
 Las auditorias internas se programan en función de la naturaleza e importancia de la
actividad sometida a auditoria. Además sirve de apoyo a una auditoria externa.

6. Razones para realizar una Auditoria
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4 - Objetivos de las Auditorías
Objetivos de las Auditorias
 Determinar la conformidad o
no de los elementos del SC
con los requisitos observados.
 Determinar la eficacia del SC
implantado para alcanzar los
objetivos.
 Proporcionar al auditado la
oportunidad de mejorar su
SC.
 Hacer que se cumplan los
requisitos reglamentarios.
 Permitir la inscripción del SC
del organismo auditado en un
registro.
 Hacer la evaluación inicial de un
suministrador antes de establecer
relaciones contractuales.
 Verificar en el organismo, que su
SC cumple los requisitos
establecidos y que realmente esta
implantado.
 Verificar que, en una relación
contractual, el SC del
suministrador es eficiente.
 Hacer la evaluación, en el marco
del propio organismo, de su SC
con relación a una norma de SC.

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5 - Cualificación de los Auditores
Cualidades
Personales
Formación y experiencia
Mantenimiento de la
aptitud
Personas abiertas, maduras, con sentido común,
tenacidad, realistas y con capacidad de análisis.
Aptitud para ver las situaciones complejas
desde un punto de vista general y con espíritu
cooperativo y comunicativo.
Estudios secundarios, conocimientos
de las normas aplicables, técnicas de
evaluación de pruebas, apreciaciones y
de informes. 4 años de experiencia
practica (aseguramiento de la calidad).
Estar al día en el conocimiento de
las normas relativas a los SC y en
los métodos y procedimientos de
las auditorias.
Participar en cursos de formación y/o perfeccionamiento;
estar sometido al examen de sus actuaciones por el comité.

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5 - Funciones responsabilidades y tareas
de los auditores
Responsabilidades Funciones
 Del Auditor Jefe.
 Del equipo auditor o
auditores.
 Del auditado.
 Del Auditor Jefe.
 Del equipo auditor o auditores.
 El auditado es elemento pasivo y
no realiza ninguna función.
 Elección del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la
responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría. Debe
haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de
comunicación y gestión del equipo.

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Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores
Responsabilidades
AUDITOR JEFE
 Responsable final de todas las fases de la
auditoría; debe preparar el plan y presentar el
informe de la auditoría .
 Participar en la selección de los miembros del
equipo auditor y presentarlos ante el auditado.
 Definir los requisitos de cada trabajo de la
auditoría. Revisar la documentación del SC.
Dar instrucciones al equipo auditor.
 Informar y comunicar al auditado sobre los
resultados de la auditoría, las no
conformidades críticas y los obstáculo
importantes durante el curso de la auditoría.
Funciones

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Funciones, responsabilidades y tareas de
los auditores
Responsabilidades
AUDITORES
 Elaborar un informe sobre los resultados de
la auditoria y consignar las observaciones.
 Cooperar con el auditor jefe.
 Preparar y realizar con eficacia las
responsabilidades asignadas.
 Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de
la auditoria. Respetar la deontología
profesional.
 Recoger y analizar datos para obtener
conclusiones relativas al SC auditado.
Funciones

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Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores
AUDITADO  Informar al personal afectado sobre el objeto
y finalidad de la auditoría; designar a los
mandos de su personal para que acompañen
al equipo auditor.
 Poner a disposición del equipo auditor los
medios necesarios para asegurar el desarrollo
optimo de la auditoría.
 Cooperar con los auditores para alcanzar los
objetivos de la auditoría.
 Determinar e iniciar las acciones correctoras
atendiendo al informe de la auditoría.
Responsabilidades

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7 - ¿Cómo auditar?
Revisión preliminar del SC
auditado
-Si el SC no es el adecuado
conviene no continuar con
la auditoría.
-Base para preparar la auditoría y
juzgar el SC auditado.
Tareas del equipo
auditor
-Conviene asignar a cada auditor
la auditoría de elementos
Específicos del SC. Esta
asignación será hecha por el
auditor jefe.
Documentos de trabajo
- Listas de verificación para cada
elemento del SC.
- Formularios para recoger
observaciones y formularios para
consignar evidencias.
Plan de la auditoría
PREPARACIÓN
DE LA AUDITORIA
- Conocido con antelación.
- Flexible para permitir cambios
durante la auditoría.
-Debe incluir: objetivos, identidades
del equipo auditor, fecha y lugar de
la auditoría, áreas a auditar...

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¿Cómo auditar?
Reunión inicial
- Presentación del equipo auditor
y de un resumen de métodos y
procedimientos a utilizar.
- Confirmar el horario de reuniones
intermedias y final, y la disponibilidad
de medios e instalacio-nes
que se precisen.
EJECUCIÓN
DE LA AUDITORIA
Observaciones de
la auditoría
- Documentar todas las observa-ciones
y determinar las que deben
considerarse no conformidades.
- Las no conformidades deben
referenciar los requisitos que se
Incumplen.
Recogida de evidencias
- A través de entrevistas, examen
de documentos y observación de
las áreas afectadas.
- Anotar los indicios de no
conformidad para su posterior
investigación.
.
Reunión final
con el auditado
- Presentar: las observaciones de
la auditoría a la dirección del
auditado y asegurarse de su
comprensión; las conclusiones
del equipo auditor relativas al SC.
-Levantar acta de esta reunión.

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¿Cómo auditar?
 Informe de la Auditoría
 Es responsabilidad del auditor jefe.
 El informe tiene por objeto exponer los
hechos, no analizar las causas, ni
recomendar acciones correctoras.
 En caso de duda sobre alguna situación
auditada, no considerarla.
 Debe contener: objetivo y alcance de la
auditoría, observaciones de no
conformidad, capacidad del SC para
alcanzar los objetivos definidos, lista de
distribución del informe...

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¿Cómo auditar?
Comportamiento del auditor
 Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser
simple, preciso y adaptado al interlocutor.
 Generalmente el auditor debe escuchar y
mantener un tono de cooperación.
 Para estudiar una situación, usar las
tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?...
 Retener solo los hechos. No tener en cuenta
rumores o suposiciones.
 Tener en todo momento el control de la
auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir.
 Adaptarse a la situación y al auditado.
Examinar en detalle la documentación.
Recomendaciones
practicas

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¿Cómo auditar?
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA
¿NECESITA
INSTRUCCIONES
ESCRITAS?
¿CONFORME
INSTRUCCIONES?
Conforme
¿EXISTEN?
NO CONFORME
¿ALCANZA
OBJETIVOS?
NO CONFORME
O
NO ADAPTADA
Tarea Examinada
NO
CONFORME
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI