La documentación es fundamental para mantener cualquier cosa utilizable para el presente y el futuro. El documento describe la importancia de documentar procesos, actividades y estudios de casos debido a que en la era de Kali-yuga la memoria humana es débil. Explica los tipos de documentación, como manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo. También cubre el ciclo de vida de los registros y la importancia de la seguridad de documentos. El objetivo es comprender los beneficios de documentar procesos y cómo mantener registros y documentos de manera segura.

1. Principios de la Administración del Templo
Documentaciòn
La Importancia De y
Diferentes Tipos

2. Documentación
● La documentación es un principio fundamental para
mantener cualquier cosa utilizable para el presente y el
futuro.
● Es debido a alguna documentación en el pasado que
podemos aprovechar sin problemas en el presente.
● En Kali-yuga: cuando el poder de la memoria es muy
bajo, es de suma importancia documentar todas las
actividades importantes, estudios de casos y diferentes
procesos.

3. Resumen de Contenido
● Documentación en nuestra tradición.
● Ventajas de la documentación del proceso.
● Nivel de documentacion
● Diferentes tipos de documentos
● Ciclo de vida de los registros.
● Seguridad de oficina

4. Objetivos
● Al final de esta unidad usted sera capaz de:
● Comprender el origen y las ventajas de la
documentación.
● Diferenciar entre varios tipos de documentación.
● Mantener registros de acuerdo al ciclo de vida.
● Proporcionar la seguridad adecuada para los
documentos clave

5. Historia
Cuando Kali-yuga comenzó,
Srila Vyasdeva compiló toda
la literatura védica, que
anteriormente solo se
hablaba.

6. El Señor
Caitanya
bailando en
Ratha Yatra

7. El Señor
Caitanya
instruyendo a
Srila Rupa
Goswami

8. El Señor
Caitanya
instruyendo a
Srila Sanatana
Goswami

9. Preservando el legado

10. CANTA
HARE KRISHNA
Y
SE
Feliz

11. Resultado:
Filosofía sin
defectos.
Esfuerzo:
Documentación

12. Ventajas de la Documentaciòn de
Procesos
● Sin ambigüedad operacional (vaguedad / incertidumbre)
● La primera y principal razón para documentar cualquier proceso
es el hecho de que reduce la ambigüedad operativa.
● La próxima vez que haya una confusión sobre quién debe hacer
qué o cuáles son las mejores prácticas después de las cuales se
debe realizar una tarea, se puede consultar la documentación
detallada y resolver la disputa.
● Estos documentos actúan como el almacén del conocimiento
organizativo colectivo con respecto a los procesos y pueden ser
accedidos por cualquier persona en momentos de necesidad.

13. ● Material de Entrenamiento
● La documentación también actúa como material de capacitación para ayudar a los
nuevos devotos a avanzar más rápido en la curva de aprendizaje.
● En lugar de hacer que los recursos se unan al trabajo y aprendan tácitamente, la
documentación se puede usar para dar a los nuevos devotos lecciones en el aula
sobre las tareas que deben realizarse.
● La documentación actúa como el manual de entrenamiento y cubre el programa
de estudios, así como también proporciona notas para educar a los devotos. Esto
se puede complementar con las manos en el trabajo en el piso para una mejor y
más rápida creación de devotos eficientes.
Ventajas de la Documentaciòn de Procesos

14. ● Fuente de Análisis
● Disponible Para Análisis: cuando los cambios en el proceso se documentan de
manera detallada, están disponibles para su análisis y cuando se requieran.
● Esto ayuda a la administración a comprender el conocimiento que se utilizó
para diseñar las mejores prácticas que se siguen actualmente.
● Esto también ayuda a la administración a decidir si las mejores prácticas
seguidas son relevantes para el entorno en el que operan y les ahorra tiempo,
dinero y mano de obra para recopilar la información.
● Se Puede Comparar La Versión Con La Versión: Con la documentación
detallada implementada, las mejoras de los procesos se pueden rastrear de
versión a versión.
● Esto significa que la administración tendrá los 3 a 4 procesos anteriores y su
rendimiento, junto con el proceso y el rendimiento actuales.
● Así, pueden verlos juntos y ver qué cambios están produciendo qué resultados.
Esto les dirá en qué tienen éxito yque pueden seguir haciendo.
Ventajas de la Documentaciòn de
Procesos

15. ● Plataforma para la Mejora Futura
● Sin la documentación, no hay fundamento de ningún
proceso para mejoras futuras.
Ventajas de la Documentaciòn de
Procesos

16. Documentaciòn
Proceso
Documentado
Repeticiòn
Eliminar Variaciones
Mejora la Eficiencia
Incrementa la
Satifacciòn del
Devoto

17. Fundaciòn de Documentaciòn de Procesos
Escribe Lo
Que Haces
Haz Lo Que
Escribas

18. Niveles de Documentaciòn
Cientos de
páginas de texto
Formularios / Registros
Manual
QMS
Procedimientos
Instrucciones de Trabajo
● Debe ser un libro de (20-50 páginas)
● Debe atender cada deber
● Proposito
● Alcance
● Responsabilidad
● Definiciones
● Procedimiento
● Documentos Relacionados
● Para todo
● Vinculado a un Procedimiento
● Todo es un registro
● Vinculado a la
Instrucción de Trabajo

19. Sistema de Gestión de Calidad(Manual QMS)
● Este es un manual separado que se requiere para
aquellos Templos / Centros que deseen obtener la
certificación ISO 9001.
● Debería incluir y cubrir todos los requisitos dados en
varias cláusulas ISO 9001 como "deber":
● Declaración de la Política del Templo
● Objetivos Alcanzables por 1 año para diferentes
procesos.
● Gerente de Calidad Designado

20. Manuales de Procesos
Necesidades Procesos Satisfacciòn
Actividad 1 Actividad 2
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3
Operacion 1 Operacion 2 Operacion 3

21. Manual de Proceso
● Una combinación de:
● Procedimientos e Instrucciones de Trabajo
● Los procedimientos consisten en:
● Alcance del proposito
● Responsabilidad (Propietario del proceso - Quién es responsable)
● Definición y documentos relacionados
● El Flujo de documentos es de arriba a abajo (Proceso → Actividades → Tarea)
● Las Instrucciones de Trabajo consisten en:
● Detalles de la Tarea a la Operación
● Las Instrucciones de Trabajo consisten en:
● Detalles de la Tarea a la Operación

22. Otra Documentaciòn
Mètodos Indicadores
ProcesosEntradas Salidas
Recursos Humanos Recursos Materiales

23. Otra Documentaciòn
● A menudo, habrá otra documentación que debe
conservarse con fines legales o de funcionamiento,
como:
● Manuales
● Registros del Personal
● Documentación de Cumplimiento Legal
● Feedback Forms
● Formularios de Retroalimentación

24. Formularios / Registros
● Los datos recopilados para fines específicos se
registran en una variedad de formas
● Los datos recibidos de estos formularios también se
pueden llamar registros.

25. Ciclo de Vida de los Registros
● Activo - Cuando la referencia es frecuente y el acceso
inmediato es importante
● Período de almacenamiento: los registros se
conservan para referencia ocasional y por razones
legales. Los registros programados para la retención
permanente deben identificarse para su colocación en el
área de almacenamiento de registros permanentes
● Disposición final: Implica su transferencia a los
archivos o su destrucción si ya no son necesarios.

26. Ciclo de Vida de los Registros
● Primer paso: Hacer un inventario completo de sus
registros
● Segundo paso: Desarrollar un calendario de retención
de registros
● Paso final: Establecer dónde se transferirán los
registros después de que se eliminen del archivador o la
computadora

27. Otros Documentos Importantes
● Documentacion legal
● Cuentas relacionadas con documentos (Certificados
diferentes).
● Formularios de declaración de los Miembros /
Voluntarios
● Documentos legales / Reglamentarios
● Registros de informaciòn de anteriores empleados

28. Seguridad de Oficina
● Para mantener todos los documentos privados y
personales, debe haber una seguridad adecuada en la
oficina.
● Debe haber protocolos de salvaguarda para todas las
variedades de documentos.
● El análisis de riesgos debe realizarse para diferentes
documentos y, en consecuencia, deben tomarse las
medidas de seguridad adecuadas.

29. Alcance
● El alcance de esta unidad es proporcionar detalles
básicos de la documentación.
● Hay muchos detalles que podrían ser discutidos en
mayor profundidad, pero permanecen fuera del
alcance de este curso.

30. Resumen
● Ahora comprenderá el valor de mantener la
documentación y cómo implementar medidas de
seguridad o de respaldo para conservar su
documentación para su uso futuro.

31. Preguntas
1. ¿Cuáles son las principales ventajas de la
documentación de procesos?
2. ¿Cuáles son los diferentes tipos de documentos?
3. ¿Cuál es su comprensión del ciclo de vida de los
registros?
4. ¿Por qué es importante la seguridad de la oficina?