Este documento resume los principales conceptos relacionados con la preservación y conservación de documentos digitales. Explica la importancia de conservar la información digital para garantizar su autenticidad, integridad y disponibilidad a través del tiempo. También describe las estrategias y normatividad aplicables para preservar los documentos digitales a corto, mediano y largo plazo, incluyendo la migración a nuevos formatos y la emulación o conversión de tecnologías obsoletas.

1. Angélica María León Nieto
UNIDAD 2 DOCUMENTOS DIGITALES

2. 1. Preservación y conservación de los documentos digitales
2. Importancia de conservar la información digital
3. Principales objetivos de la preservación y conservación digital
4. Políticas de seguridad de la información
5. Normatividad
6. Estrategias de conservación y preservación de información digital
7. Ventajas y Desventajas de la digitalización de documentos
CONTENIDO

3. La automatización de los archivos cada vez es imprescindible a razón del crecimiento de la
información y la necesidad de recuperación de los documentos primarios. Los archivos se
han ido transformando con las nuevas tecnologías de la información y comunicación.
conservación preventiva de factores externos de deterioro como pueden ser :
Medio – ambientales
Bióticos
Desastres
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

5. PATRIMONIO DIGITAL:
la información del documento
digital. En formato digital, para
poder preservarlo se hace
necesaria la transformación de
su formato a lo largo del
tiempo para permitir que la
información contenida en él
siga siendo legible, auténtica e
íntegra.
IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DIGITAL
SEGURIDAD:
La preservación de cualquier
documento se tiene como objetivo
central garantizar su autenticidad
y la integridad de la información
en él contenida.

6. PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA PRESERVACIÓN Y
CONSERVACIÓN DIGITAL
Facilidad de lectura
y compresión del
archivo digital
Integridad de los
objetos digitales
Conservar
información digital
autentica

7. Cuando hablamos de confidencialidad nos referimos a que sólo deben de acceder y ver documentos
aquellos usuarios que tengan permisos concretos para ellos o que sean destinatarios de los mismos.
Cuando hablamos de integridad nos referimos a que los documentos no deben perderse, estropearse,
confundirse, perder legibilidad, etc.
Cuando hablamos de disponibilidad quiere decir que dichos documentos han de ser accesibles en
cualquier momento, es decir, deben estar disponibles cuando se les necesite de forma ágil y sencilla.
Una gestión documental con la que se tarda en encontrar un documento no tiene sentido.
POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

8. ACUERDO 006 DE 2014 de la Ley
594 de 2000.
“Por medio del cual se desarrollan
los artículos 46, 47 y 48 del Título XI
Conservación de Documentos"
NORMATIVIDAD
En este acuerdo encontramos todo lo correspondiente a objeto del SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. la implementación del sic tiene
como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de
información, también encontramos PLAN DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL. Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo
que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos,
tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los
documentos de archivo conservando sus características de autenticidad,
integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través de
tiempo.
NORMA ISO 27001
Es una norma internacional emitida por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y
describe cómo gestionar la seguridad de la información en una empresa. Identificar los riesgos y
establecer controles para gestionarlos o eliminarlos Confidencialidad, asegurando que sólo quienes
estén autorizados puedan acceder a la información ISO 27001 puede ser implementada en cualquier
tipo de organización, con o sin fines de lucro, privada o pública, pequeña o grande. Está redactada por
los mejores especialistas del mundo en el tema y proporciona una metodología para implementar la
gestión de la seguridad de la información en una organización.

9. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL
ESTRATEGIAS A
CORTO PLAZO
ESTRATEGIAS A
MEDIANO PLAZO
ESTRATEGIAS A
LARGO PLAZO
IDENTIFICAR
ORGANIZAR
CONSERVAR
• Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de preservar
tanto el contenido como la apariencia de los mismos.
• Preservación de la Tecnología: consiste en el mantenimiento de la máquina
con la que fueron creados los documentos, incluyendo software, hardware,
entre otros.
• Migración: se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a
otra, conservando las características esenciales de los datos.
• Conservación de soportes o medio físico: es el medio donde se almacena
la información, estos presentan una rápida obsolescencia y vulnerabilidad
ante la degradación física.

10. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL
LA PRESERVACIÓN DE LA TECNOLOGÍA.
LA EMULACIÓN.
LA CONVERSIÓN.
LA MIGRACIÓN.
• Mantener el acceso continuo a los
objetos digitales. Manteniendo el
contexto de la tecnología
• formatos de almacenamiento en uso.
Conversión a formatos estándar.
• Conversión a modalidades de software
independientes
• Parte la posibilidad de poder recrear la apariencia y la
funcionalidad originales de un objeto digital mediante la
utilización de aplicaciones que emulen (emuladores) el
funcionamiento de los programas (software) originales con
los que fueron creados cuando éstos están ya obsoletos.
• Es una manera de conservar los objetos digitales en sus
formatos originales.
• La transferencia periódica de materiales
digitales de una configuración de
hardware / software a otra o de una
generación de tecnología a la siguiente

11. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
• Facilita el acceso a los documentos
• Agiliza la búsqueda y consulta de la información
• Preserva la memoria física del documento
• Garantiza su conservación
• Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados
• Aporta una mayor seguridad al gestionar el acceso a la
información, mediante la posibilidad de usar una clave
personal o sistemas de gestión de perfiles. Así, solo
pueden ver los documentos las personas que están
autorizadas
 Ecología. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a
disminuir la contaminación ambiental generada por el
papel
• Daños a documentos frágiles pueden ser
fácilmente dañados en el proceso de
manipulación y mediante su aplastamiento
contra las superficies de vidrio del escáner o
contacto a una luz intensa
• Daños en volúmenes encuadernados
• Apropiación de los archivo y lo use para sus
propios fines
• Peligro de obsolescencia digital
VENTAJAS DESVENTAJAS