Este documento establece el procedimiento para gestionar peticiones de proveedores sobre retención o retraso indebido de pagos derivados de contratos públicos. Explica que el SERCOP debe vigilar que los pagos se realicen de acuerdo a la ley y contratos. Describe también las bases legales como la Ley de Contratación Pública y su reglamento, que obligan a pagar a tiempo y sancionan la retención indebida. El procedimiento incluye la presentación de solicitudes, su trámite y la intervención del SERCOP

1. 1
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
GESTIÓN
DE
LAS
PETICIONES
REFERIDAS
A
LA
RETENCIÓN
O
RETARDO
DE
PAGOS
EN
LOS
CONTRATOS
DERIVADOSDE
LOS
PROCEDIMIENTOS
DE
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
GESTIÓN
DE
LAS
PETICIONES
REFERIDAS
A
LA
RETENCIÓN
O
RETARDO
DE
PAGOS
EN
LOS
CONTRATOS
DERIVADOS
DE
LOS
PROCEDIMIENTOS
DE
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
INDICE
1.-­‐
Introducción
1
2.-­‐
Presentación
1
3.-­‐
Base
legal
1
4.-­‐
Procedimiento
2-­‐5
1.-­‐
Introducción:
Uno
de
los
propósitos
fundamentales
de
la
estrategia
establecida
por
la
Dirección
General
del
SERCOP
es
la
optimización
de
los
procesos
y
la
actualización
de
los
procedimientos
de
trabajo
de
las
distintas
Unidades
centralizadas
y
desconcentradas.
Los
manuales
de
procedimientos
son
instrumentos
administrativos
que
apoyan
el
quehacer
institucional
y
están
considerados
como
documentos
fundamentales
para
la
coordinación,
dirección,
evaluación
y
el
control
administrativo,
así
como
para
consultar
en
el
desarrollo
cotidiano
de
actividades.
2.
Presentación:
El
presente
instructivo
tiene
por
objeto
establecer
el
procedimiento
mediante
el
cual
la
Administración
Central
y
las
Coordinaciones
Regionales
del
SERCOP
procesarán
los
reclamos
y
solicitudes
formulados
por
los
proveedores
en
los
casos
en
los
cuales
se
presume
la
existencia
de
una
retención
o
retardo
indebido
o
injustificado
de
los
pagos
de
los
valores
legalmente
exigibles,
y
que
por
mandato
legal
le
corresponde
vigilar
al
SERCOP.
3.
Base
Legal:
Ley
Orgánica
del
Sistema
Nacional
de
Contratación
Pública
“Art.
101.-­‐
Retención
Indebida
de
Pagos.-­‐
El
funcionario
o
empleado
al
que
incumba
el
pago
de
planillas
u
otras
obligaciones
de
una
Entidad
Contratante
que
retenga
o
retarde
indebidamente
el
pago
de
los
valores
correspondientes,
en
relación
al
procedimiento
de
pago
establecido
en
los
contratos
respectivos,
será
destituido
de
su
cargo
por
la
autoridad
nominadora
y
sancionado
con
una
multa
no
menor
de
10
salarios
básicos
unificados,
que
podrá
llegar
al
diez
(10%)
por
ciento

2. 2
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
GESTIÓN
DE
LAS
PETICIONES
REFERIDAS
A
LA
RETENCIÓN
O
RETARDO
DE
PAGOS
EN
LOS
CONTRATOS
DERIVADOSDE
LOS
PROCEDIMIENTOS
DE
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
del
valor
indebidamente
retenido,
sin
perjuicio
de
las
acciones
civiles
y
penales
a
que
hubiere
lugar.
La
multa
será
impuesta
observando
el
procedimiento
previsto
en
la
Disposición
General
Primera
de
esta
Ley.
El
Servicio
Nacional
de
Contratación
Pública
vigilará
el
cumplimiento
de
esta
disposición.”
“DISPOSICIONES
GENERALES:
PRIMERA.-­‐
INFRACCIONES
A
LA
LEY.-­‐
Toda
infracción
a
la
presente
Ley
cometida
por
autoridades,
funcionarios,
empleados
públicos
o
privados
o
cualquier
persona
que
actúe
o
haya
intervenido
en
el
procedimiento
de
contratación
a
nombre
de
las
Entidades
Contratantes
será
sancionada
por
la
Contraloría
General
del
Estado
y
en
el
plazo
de
treinta
(30)
días.”
REGLAMENTO
GENERAL
DE
LA
LEY
ORGÁNICA
DEL
SISTEMA
NACIONAL
DE
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
“Art.
125.-­‐
Liquidación
del
contrato.-­‐
En
la
liquidación
económico
contable
del
contrato
se
dejará
constancia
de
lo
ejecutado,
se
determinarán
los
valores
recibidos
por
el
contratista,
los
pendientes
de
pago
o
los
que
deban
deducírsele
o
deba
devolver
por
cualquier
concepto,
aplicando
los
reajustes
correspondientes.
Podrá
también
procederse
a
las
compensaciones
a
que
hubiere
lugar.
La
liquidación
final
será
parte
del
acta
de
recepción
definitiva.
Los
valores
liquidados
deberán
pagarse
dentro
de
los
diez
días
siguientes
a
la
liquidación;
vencido
el
término
causarán
intereses
legales
y
los
daños
y
perjuicios
que
justificare
la
parte
afectada.”
4.
Procedimiento
y
trámite
de
la
petición:
El
procedimiento
descrito
a
continuación
contiene
la
sucesión
cronológica
o
secuencial
del
trámite
para
la
atención
de
los
reclamos
o
solicitudes
formuladas
por
las
personas
naturales
o
jurídicas
contratistas
del
estado
que
precisen
la
intervención
del
SERCOP
para
reclamar
el
pago
de
valores
retardados
o
indebidamente
retenidos
por
las
entidades
del
sector
público.
El
trámite
se
someterá
al
criterio
de
celeridad
y
se
impulsará
de
oficio.

3. 3
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
GESTIÓN
DE
LAS
PETICIONES
REFERIDAS
A
LA
RETENCIÓN
O
RETARDO
DE
PAGOS
EN
LOS
CONTRATOS
DERIVADOSDE
LOS
PROCEDIMIENTOS
DE
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
La
Administración
Central
podrá
avocar
para
sí
el
conocimiento
de
un
reclamo
cuya
resolución
corresponda
a
las
Coordinaciones
Zonales
del
SERCOP,
por
motivos
de
oportunidad
técnica,
económica,
social,
jurídica
o
territorial
Cuando
se
requiera
informes
se
los
solicitará
en
forma
directa
a
la
autoridad
u
órgano
que
deba
proporcionarlo.
El
funcionario
responsable
de
la
gestión
mantendrá
un
registro
cronológico
del
estado
de
los
reclamos
presentados
y
presentará
los
reportes
que
le
sean
solicitados.
a) Contenido
de
la
solicitud
o
reclamo:
• Las
solicitudes
que
se
formulen
al
SERCOP
deberán
contener:
• Nombre
y
apellidos
del
interesado
y,
en
su
caso,
de
la
persona
que
lo
represente,
así
como
la
identificación
del
lugar
o
medio
que
se
señale
a
efectos
de
notificaciones.
(Preferentemente
se
hará
constar
la
dirección
electrónica
actualizada
constante
en
el
Registro
Único
de
Proveedores
–
RUP).
• Hechos,
razones
y
fundamentos
del
reclamo
o
solicitud
en
que
se
concrete,
con
toda
claridad,
el
requerimiento
o
la
petición
formulada.
• Relación
expresa
y
documentada
de
las
peticiones
que
a
la
contratante
se
hubieran
formulado
con
anterioridad
respecto
de
la
materia
objeto
del
requerimiento.
• Copia
simple
del
contrato,
orden
de
trabajo,
convenio
de
pago
u
orden
de
compra
debidamente
legalizado.
•
Tiempo
(expresado
en
días
calendario)
que
lleva
la
retención
o
retardo
indebido
o
injustificado
de
los
pagos
con
relación
expresa
a
las
fechas
o
períodos
en
los
que
se
debieron
cumplir.
• Código
del
procedimiento
de
contratación
que
dio
lugar
al
contrato
sobre
el
que
se
presenta
la
petición,
de
ser
el
caso.
• Firma
del
solicitante
o
acreditación
de
la
autenticidad
de
su
voluntad
expresada
por
cualquier
medio;
y,
• Documentos
que
respaldan
la
petición
y
las
acciones
relatadas
en
ella.

4. 4
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
GESTIÓN
DE
LAS
PETICIONES
REFERIDAS
A
LA
RETENCIÓN
O
RETARDO
DE
PAGOS
EN
LOS
CONTRATOS
DERIVADOSDE
LOS
PROCEDIMIENTOS
DE
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
Al
momento
de
la
presentación
los
interesados
deberán
exigir
el
correspondiente
recibo
que
acredite
la
fecha
de
presentación,
admitiéndose
como
tal
una
copia
en
la
que
figure
la
fecha
de
presentación
anotada
por
la
oficina
que
recibe
o
de
la
empresa
de
correo.
La
solicitud
no
requiere
de
firma
de
Abogado
b) Análisis
de
la
Solicitud:
o El
funcionario
responsable
de
la
gestión
de
la
petición
analizará
el
contenido
de
la
solicitud
y
sus
antecedentes.
Si
la
solicitud
no
reúne
los
requisitos
que
señala
el
numeral
anterior,
requerirá
al
interesado
para
que,
en
un
plazo
de
tres
días,
subsane
la
falta
o
acompañe
los
documentos
requeridos.
(El
requerimiento
puede
hacerse
vía
electrónica).
c) Traslado
del
requerimiento
a
la
Entidad:
o Admitida
la
solicitud
y
con
base
del
análisis
previo,
se
correrá
traslado
mediante
oficio
a
la
Entidad
contratante
a
fin
de
que
informe,
justifique
y
documente
las
razones
que
motivan
la
retención
o
retardo
de
los
pagos,
invocando
lo
que
prevé
el
artículo
101
de
la
Ley
Orgánica
del
Sistema
Nacional
de
Contratación
Pública
-­‐LOSNCP-­‐,
sobre
la
retención
indebida
de
pagos
y
la
Disposición
General
Primera
de
la
Ley
ibídem.
o Conforme
manda
el
inciso
final
del
artículo
14
de
la
LOSNCP,
se
concederá
un
término
máximo
de
diez
(10)
días,
para
que
la
Entidad
remita
a
este
Instituto
la
información
relacionada
con
el
reclamo
formulado.
d) Respuesta
de
la
Entidad:
o Una
vez
que
se
cuente
con
la
respuesta
de
la
Entidad,
el
funcionario
responsable
del
proceso
analizará
las
explicaciones
y
justificativos
expuestos.
De
existir
razonabilidad
y
las
justificaciones
técnicas
o
jurídicas
irrebatibles
que
motivan
la
retención
o
retardo
de
los
pagos
o,
en
su
defecto,
se
informare
del
cumplimiento
o
la
decisión
de
hacerlo,
se
comunicará
del
particular
al
requirente
y
en
el
mismo
acto
de
dispondrá
el
archivo
de
la
petición;
e) Requerimiento
sin
respuesta:

5. 5
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
GESTIÓN
DE
LAS
PETICIONES
REFERIDAS
A
LA
RETENCIÓN
O
RETARDO
DE
PAGOS
EN
LOS
CONTRATOS
DERIVADOSDE
LOS
PROCEDIMIENTOS
DE
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
o Si
dentro
del
término
concedido,
la
Entidad
no
emite
ningún
pronunciamiento,
el
funcionario
responsable
de
la
gestión
de
la
petición
requerirá
mediante
oficio
a
la
contratante
que
informe
al
SERCOP
respecto
de
las
acciones
efectivas,
documentalmente
respaldadas,
que
ha
adoptado
para
subsanar
la
retención
o
retardo
indebido
o
injustificado
de
los
pagos,
concediéndole
para
el
efecto
el
término
de
cinco
días.
o Si
por
el
contrario
la
respuesta
de
la
Entidad
es
ambigua,
imprecisa
o
carente
de
razonabilidad,
mediante
oficio
se
requerirá
a
la
contratante,
justifique,
aclare,
complemente
la
información
o,
en
su
defecto
y
según
sea
el
caso,
informe
al
SERCOP
respecto
de
las
acciones
efectivas,
documentalmente
respaldadas,
que
ha
adoptado
para
subsanar
la
retención
o
retardo
indebido
o
injustificado
de
los
pagos,
concediéndole
para
el
efecto
el
término
de
cinco
días.
o Vencido
el
término
fijado
y,
en
el
caso
de
que
se
concluya
la
falta
de
respuesta
por
parte
de
la
entidad
contratante,
se
le
requerirá
mediante
oficio,
informe
en
el
término
de
tres
días
las
acciones
adoptadas,
documentalmente
respaldadas,
referidas
a
la
aplicación
de
la
disposición
establecida
en
el
artículo
101
de
la
LOSNCP
con
relación
al
(los)
funcionario
(s)
que
de
uno
u
otra
forma
obstaculizaren
injustificadamente
el
cumplimiento
de
las
obligaciones
contractuales
referidas
a
la
petición
formulada.
o Con
la
respuesta
de
la
entidad
o
sin
ella,
el
SERCOP
procederá
a
trasladar
el
expediente
del
reclamo
a
la
Contraloría
General
del
Estado,
para
que
se
el
máximo
organismo
de
control,
dentro
del
ámbito
de
su
competencia
ejerza
las
facultades
que
le
corresponden,
recordando
que
de
conformidad
con
la
DISPOSICIÓN
GENERAL
PRIMERA
de
la
LOSNCP,
toda
infracción
cometida
por
autoridades,
funcionarios,
empleados
públicos
o
privados
o
cualquier
persona
que
actúe
o
haya
intervenido
en
el
procedimiento
de
contratación
a
nombre
de
las
Entidades
Contratantes
será
sancionada
por
la
Contraloría
General
del
Estado
y
en
el
plazo
de
treinta
(30)
días.
Se
informará
al
solicitante
y
a
la
Entidad
sobre
la
derivación
del
expediente
y
se
procederá
al
archivo
del
caso.