Proceso de egresos

Manual de
Procedimientos
Código:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
1 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Titulo:
EGRESOS
Elaborado por:
División Financiera
Revisado por:
Jefe Sección de Pagaduría
Aprobado por:
Jefe División Financiera
DEFINITIVA La impresión y copia magnética de este documento se considera
<COPIA NO CONTROLADA>
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................... 4
2. ALCANCE................................................................................................................ 4
3. DEFINICIONES........................................................................................................ 4
3.1. Carta de Crédito ................................................................................................... 4
3.2. Código ABA (ABA ROUTING NUMBER).............................................................. 4
3.3. Código IBAN......................................................................................................... 4
3.4. Código SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) . 4
3.5. Data Ease............................................................................................................. 4
3.6. INTERFINANZAS (Sistema Financiero Institucional)............................................ 5
3.7. Informe SEUD (Sistema Estadístico Unificado de Deuda).................................... 5
3.8. Módulo BMBA....................................................................................................... 5
3.9. Programa FINANZAS PLUS ................................................................................. 5
3.10. TB...................................................................................................................... 5
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ......................................................... 5
4.1. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales ................................................ 5
4.2. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Apertura de cuentas
bancarias......................................................................................................................... 7

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
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2 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
4.3. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Elaboración del Boletín
Diario de Bancos ............................................................................................................. 7
4.4. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a las Conciliaciones
bancarias de pago........................................................................................................... 7
4.5. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto al Pago en Moneda
Extranjera ........................................................................................................................ 8
5. DIAGRAMA DE FLUJO........................................................................................... 8
6. PROCEDIMIENTOS............................................................................................... 11
6.1. Apertura de Cuentas Bancarias.......................................................................... 11
6.2. Liquidación y Pago a Proveedores ..................................................................... 12
6.3. Control y Pago a la Deuda Pública ..................................................................... 16
6.4. Pago a Funcionarios, Contratistas, Pensionados, Asistentes de Docencia y
Monitores....................................................................................................................... 21
6.5. Pago a Entidades por Descuentos de Nómina ................................................... 24
6.6. Pago de Impuestos, Parafiscales y Seguridad Social......................................... 25
6.7. Elaboración del Boletín Diario de Bancos........................................................... 26
6.8. Conciliaciones Bancarias de Pago ..................................................................... 31
6.9. Traslados entre Cuentas Bancarias.................................................................... 33
6.10. Pago en Moneda Extranjera............................................................................ 34
6.11. Rendición cuentas pago a proveedores.......................................................... 39
7. PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................. 41
8. FORMATOS........................................................................................................... 41

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Número:
MP-09-01-05
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3.0
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Título:
EGRESOS
9. DOCUMENTOS EXTERNOS................................................................................. 41
10. ANEXOS ................................................................................................................ 41

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EGRESOS
1. OBJETIVO
Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para los
pagos y control de las diferentes cuentas por pagar de la Universidad.
2. ALCANCE
El manual contiene desde las Actividades de apertura de cuentas bancarias hasta las
conciliaciones de estas.
3. DEFINICIONES
3.1. Carta de Crédito
Es el instrumento que formaliza el acuerdo en virtud del cual un Banco, actuando a
solicitud de un importador y de conformidad con sus instrucciones, se compromete a
efectuar el pago a un exportador, contra la presentación de una serie de documentos
exigidos dentro de un tiempo límite especificado, siempre y cuando se hayan cumplido
los términos y condiciones previstos en el crédito.
3.2. Código ABA (ABA ROUTING NUMBER)
Este un código asignado a cada una de las instituciones bancarias y a su vez a cada
una de sus sucursales. Suele constar de 9 dígitos y sirve para facilitar las transferencias
electrónicas de dinero entre bancos.
3.3. Código IBAN
El Código Internacional de Cuenta Bancaria (IBAN) es un número de identificación que
permite validar internacionalmente una cuenta que tenga un cliente en una entidad
financiera.
3.4. Código SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial
Telecommunication)
Sociedad para las Comunicaciones Financieras Interbancarias Internacionales) tiene a
cargo una red internacional de comunicaciones financieras entre bancos y otras
entidades financieras.
3.5. Data Ease
Es una base de datos relacional disponible en la actualidad, que le permite crear bases
de datos internas y aplicaciones web de forma rápida y sencilla.

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3.6. INTERFINANZAS (Sistema Financiero Institucional)
Es un sistema cliente servidor sus principales módulos son el de Gestión de
Presupuesto, Tesorería y Gestión Contable. El sistema de presupuesto, es un sistema
que apoya al usuario desde la formulación del presupuesto (de ingresos y egresos) por
cada una de las dependencias hasta el trámite y ejecución del mismo. Maneja el Plan
Anualizado de Caja (P.A.C.) y permite el control del presupuesto de la entidad.
3.7. Informe SEUD (Sistema Estadístico Unificado de Deuda)
Informe de la deuda pública que se envía al Ministerio de Hacienda, la Contraloría
General de la República y a la Contraloría Departamental.
3.8. Módulo BMBA
Parte del programa Finanzas Plus, encargado de los movimientos bancarios.
3.9. Programa FINANZAS PLUS
Es un módulo Web que facilita la conexión desde las diferentes Unidades Académico-
Administrativa para permitir la descentralización del manejo contable. El sistema
organizado por módulos, contempla el manejo presupuestal descentralizado.
3.10. TB
Documento de Solicitud de Traslado Bancario.
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales
 Código del Comercio Vigente
 Estatuto Tributario Vigente
 Ley 26 del 8 de Febrero de 1990, en la cual se crea la emisión de la estampilla pro
Universidad del Valle.
 Decreto No.0903 de 2005 Por medio de la cual se actualizan los valores y actos
departamentales sobre los cuales es obligatorio el uso de la estampilla pro-cultura
del departamento del Valle del Cauca para la vigencia fiscal de 2006.

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 Decreto 0295 de 2002, en el cual se Reglamenta la Retención en la Fuente por el
Desarrollo de Actividades Industriales, Comerciales y de Servicios en la Jurisdicción
del Municipio de Santiago de Cali.
 Decreto No.0825 de 2001, Por el cual se adiciona el Presupuesto General de la
Nación para la vigencia fiscal de 2001.
 Decreto No.0260 de 2001 Por medio del cual se reglamentan los artículos 392 y
401 del Estatuto Tributario.
 Decreto 0487 de 1996 por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario y
se dictan otras disposiciones.
 Decreto 0602 de 1991 Por el cual se establecen los procedimientos para el uso y
recaudo de la estampilla PRO-UNIVERSIDAD DEL VALLE, y se dictan otras
disposiciones.
 Decreto 1489 de 1998 Por el cual se reglamenta parcialmente el articulo 181 de la
ley 142 de 1994.
 Decreto 844 de 1989 mediante el cual se reglamentó la forma de recaudar el 0.5%
del margen de rentabilidad minorista.
 Acuerdo General de Pago de la Deuda Pública del 7 de Mayo de 1999. Otros al
Acuerdo General de Pago de la Deuda Publica del 20 de Junio de 2001.
 Resolución de Rectoría No. 1.627 de 2004, adicionada con la resolución de Rectoría
No. 2.063 de 2005, mediante las cuales se establece una nueva normatividad para
el recaudo y desembolso de dineros.
 Ley 100 de 1993, " Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se
dictan otras disposiciones".
 Resolución 119 de 2006 de la Contraloría General de la Nación.
 Régimen cambiario vigente.

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EGRESOS
 Boletines del Banco de la República vigentes.
4.2. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Apertura de cuentas
bancarias
 En cumplimiento del Plan de Desempeño y el Acuerdo General de Deuda Pública,
todos los recursos financieros que perciba la Universidad del Valle, serán
administrados a través de encargos fiduciarios.
 Todas las cuentas se abrirán en Instituciones Financieras vigiladas por la
Superintendencia Financiera y deben estar calificadas en la categoría AAA.
4.3. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a la Elaboración del
Boletín Diario de Bancos
 El registro, impresión y archivo de la Nómina de Pensionados tiene una periodicidad
Mensual, igualmente el registro de las comisiones bancarias y traslados sobre
rendimientos.
 La elaboración del Boletín Diario de Bancos se realiza diariamente, al igual que la
revisión, organización y archivo de los documentos de las operaciones diarias (TB,
CEF, CFT).
 El registro, la impresión y archivo de la nomina del Personal Activo tiene una
periodicidad quincenal.
 El registro, impresión y archivo de la Nomina de Partidas Conciliatorias se realiza de
manera diaria.
4.4. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto a las Conciliaciones
bancarias de pago.
Comprobar con exactitud los saldos existentes en los bancos que prestan servicio a la
Universidad mediante la ratificación de las operaciones diarias y mensuales que reporta
el banco contra los registros de contabilidad.

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Título:
EGRESOS
4.5. Normatividad, Políticas y Condiciones con Respecto al Pago en Moneda
Extranjera
Todas las operaciones en moneda extranjera se canalizan a través de las cuentas
Internacionales del Banco de Bogotá, y el Banco Sudameris. La Universidad del Valle
por seguridad no realiza apertura de Cuentas de Compensación.
5. DIAGRAMA DE FLUJO

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MP-09-01-05
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Título:
EGRESOS

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Julio 2011
Título:
EGRESOS
Control y Pago de la Deuda Pública

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EGRESOS
6. PROCEDIMIENTOS
▲: Actividad de Control.
6.1. Apertura de Cuentas Bancarias
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Recepción de
solicitudes.
A-Enviar carta de solicitud para la apertura de la
cuenta, anexando soportes (motivo de la apertura
de la cuenta), especificando la categoría a la que
pertenece (Investigación, Especiales, Generales).
Ordenador del
Gasto de cada
Dependencia
Carta de Solicitud
B-Recibir y revisar las cartas de solicitud de
apertura de las cuentas bancarias.
Técnico
Administrativo
Sección Pagaduría
2. Evaluación de
las solicitudes.
A- Evaluar y Firmar las cartas de solicitud.▲
Jefe Sección de
Pagaduría - Jefe
Carta consecutivo
B- Poner sello seco y protector y Enviar las
solicitudes evaluadas y aprobadas al Consorcio
Univalle,
Técnico
Administrativo
Sección Pagaduría
C- Recibir y estudiar las solicitudes de apertura de
cuentas bancarias.▲ Consorcio Univalle
D- Autorizar y enviar el informe de las solicitudes
aceptadas, con el número de asignación de la
cuenta bancaria a la Sección de Pagaduría.
Consorcio Univalle
3. Registro en el
sistema de las
solicitudes.
A- Enviar solicitudes aprobadas por el Consorcio
Univalle al Jefe de la Sección de Contabilidad.
Técnico
Administrativo
Sección Pagaduría
B-Asignar a través de un Código Contable, la
nueva cuenta bancaria, y enviar a la Sección de
Pagaduría.▲
Jefe Sección de
Contabilidad
C- Con el Código Contable y el número de cuenta,
ingresar los datos en el Programa FINANZAS
PLUS en el modulo MCEF.
Técnico
Administrativo
Sección Pagaduría
D- Informar a la dependencia correspondiente que
realizó la solicitud, la aprobación de la apertura de
la cuenta bancaria y su respectivo número de
cuenta.
Técnico
Administrativo
Sección Pagaduría

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Título:
EGRESOS
E- Informar al encargado de Conciliaciones
Bancarias la apertura de la cuenta.
Técnico
Administrativo
Sección Pagaduría
F-Reportar al Auxiliar Administrativo encargado de
Boletines Diarios el número de la nueva cuenta
bancaria.
Técnico
Administrativo
Sección Pagaduría
G- Archivar documentación. Técnico
Administrativo
Sección Pagaduría
6.2. Liquidación y Pago a Proveedores
1. Verificación y
registro de la
información para
pago electrónico.
A- Verificación de la existencia de registro del
banco, cuenta bancaria y correo electrónico.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
B- Registro del código del banco, cuenta bancaria
y correo electrónico.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
2. Liquidación de
los Impuestos
A- Recoger en la Ventanilla de la Sección de
Presupuesto las Solicitudes de Pago para su
liquidación.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
Solicitudes de
Pago
B- Separar la copia original de la Solicitud de
Pago y la copia para el Consorcio Univalle con
sus respectivos soportes
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
C- Verificar en las facturas la información
tributaria para proceder a efectuar los descuentos.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
D- Verificar que la Solicitud de Pago tenga los
subgrupos correctos. ▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
E- Codificar los descuentos dependiendo de la
información tributaria de la empresa.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

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Título:
EGRESOS
F- Consultar en el programa Finanzas Plus el
Número de la Solicitud de Pago
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
G- Revisar la Solicitud de Pago, verificando que
esté bien codificado el IVA.▲ Técnico de la
Sección de
Pagaduría
H- Registrar los códigos para los descuentos en el
Sistema Financiero. El sistema calcula los valores
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
I- Registrar en la copia física del Consorcio el
valor del descuento
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
J- Poner Número de Ejecución Presupuestal en la
Solicitud de Pago. Técnico de la
Sección de
Pagaduría
K- Entregar la Solicitud de Pago original y la copia
del Consorcio Univalle al Jefe de la Sección de
Pagaduría
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
3. Pago a
Proveedores
A- Revisar Saldos de Cuentas Bancarias para
autorizar el pago. ▲
Jefe de Sección
de Pagaduría
B- Firmar Solicitudes de pago. ▲
Jefe de Sección
de Pagaduría
C- Entregar al Técnico para iniciar trámite de
Pago Jefe de Sección
de Pagaduría
D- Organizar la Solicitud de Pago por el número
de cuenta giradora (UNIR-CASH). Técnico de la
Sección de
Pagaduría
E- Poner sello en la Solicitud de Pago, y anexar
soportes del consecutivo de la Orden de Pago.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

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Título:
EGRESOS
F- Asignar el número de TB en el consecutivo, en
hoja electrónica. Técnico de la
Sección de
Pagaduría
G- Poner sello con el número del consecutivo en
la Solicitud de Pago.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
H- Ingresar el número de la Orden de Pago en el
programa Finanzas Plus.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
I - Elaborar CEF, CFT, CSS en el programa
Finanzas Plus anexar: cédula o Nit del tercero,
número de TB, número de cuenta por pagar y
valor del cheque en la copia de la Solicitud de
Pago que va dirigida al Consorcio Univalle.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
J- Imprimir documento TB con todos los datos
para solicitar al Consorcio Univalle el respectivo
cheque para cada Solicitud de Pago.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
K- Generar archivo plano para dispersión a
terceros.
L- Enviar al jefe de la Sección de Pagaduría para
autorización y firma.▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
M- Revisar y aprobar carta de autorización de
pago. ▲
Jefe de Sección
de Pagaduría -
Jefe de División
Financiera
N- Poner sello seco y protector a las TB. Técnico de la
Sección de
Pagaduría
O- Imprimir documento TB con todos los datos
para solicitar al consorcio de Univalle el respectivo
pago para cada solicitud de pago.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
P- Registrar en el Sistema Financiero la
transferencia
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

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MP-09-01-05
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3.0
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Fecha de Emisión:
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Título:
EGRESOS
Q- Revisar y aprobar carta de autorización de
traslado. ▲
Jefe de Sección
de Pagaduría -
Jefe de División
Financiera
R- Colocar sello seco y protector Técnico de la
Sección de
Pagaduría
S- Enviar cartas de autorización al consorcio, con
los soportes para pago
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
T- Validar información y generar los cheques Consorcio
U- Recoger los cheques que requieren pago
directo en Pagaduría.
Auxiliar de la
Sección de
Pagaduría
V- Realizar consignaciones Auxiliar de la
Sección de
Pagaduría
W- Elaborar al finalizar las operaciones diarias, la
relación de Egresos para la elaboración de los
traslados que se deben hacer para el Pago de
Impuestos y Estampillas, enviar copia a la
Sección de Contabilidad, al encargado de la
elaboración del Boletín
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
X- Verificar la numeración de las Orden de Pago y
entregarlas al Técnico encargado del archivo de la
Sección de Pagaduría.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
Y- Mensualmente, imprimir las relaciones de Pago
con los valores para declaración y pago de
impuestos y estampillas.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
Z- Registrar el traslado diario de los descuentos
aplicados a la Solicitud de Pago.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
AA- Registrar traslados entre dependencias de la
Universidad del Valle
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

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Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
16 de 42
Fecha de Emisión:
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Título:
EGRESOS
6.3. Control y Pago a la Deuda Pública
1. Cálculo de
Proyecciones de
Pago
A- Confirmar con las entidades acreedoras, los
valores, tasas de interés y fechas de pago
Profesional
Sección de
Pagaduría
B- Ingresar la información al Finanzas Plus para
realizar los cálculos de las proyecciones de pago
de cada año
Profesional
Sección de
Pagaduría
C- Bajar a la hoja electrónica las proyecciones de
pago y verificar la información suministrada por el
sistema financiero
Profesional
Sección de
Pagaduría
D- Entregar información de proyecciones al Jefe
de la División Financiera
Profesional
Sección de
Pagaduría
E- Revisar y aprobar las proyecciones de pago.▲ Jefe de la División
Financiera
F- Enviar copia de las proyecciones de pago al
Área de Inversiones de la Oficina de Planeación y
Desarrollo Institucional, Sección de Recaudos y
Sección de Presupuesto según corresponda
Profesional
Sección de
Pagaduría
G- Elaborar y tramitar Certificado de
Disponibilidad Presupuestal de las Deudas
garantizadas con recursos de estampilla en el
programa InterFinanzas.
Profesional
Sección de
Pagaduría
H- Elaborar y tramitar en InterFinanzas el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal de las
Deudas garantizadas con Matrículas
Profesional
Sección de
Pagaduría
I- Elaborar y tramitar los Registros presupuestales
por Acreedor
Profesional
Sección de
Pagaduría
2. Pagos de Deuda
de Créditos
Garantizados con
Recursos de
Estampilla
A- Elaborar carta dirigida al Jefe de la División
Financiera autorizando el traslado de los recursos
para hacer provisiones
Profesional
Sección de
Pagaduría
B- Revisar comunicación de traslado y dar Visto
Bueno.▲
Jefe Sección de
Pagaduría
C- Firmar solicitud de traslado.▲ Rector
D- Elaborar TB para enviar al Consorcio Secretaria Sección
de Pagaduría

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MP-09-01-05
Versión:
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Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
E- Firmar solicitud de traslado para el Consorcio
(TB)
Jefe de Sección
de Pagaduría –
Jefe de División
Financiera
F- Enviar solicitud de Cheque al Consorcio Jefe de la División
Financiera
G- Girar Cheques Consorcio
H- Realizar consignaciones en la Fiduciaria
Administradora de recursos de la Estampilla que
son fuente de pago de las deudas garantizadas
con estos recursos.
Auxiliar Sección
de Pagaduría
I- Conciliar y verificar liquidaciones para pago de
deuda con las entidades acreedoras
Profesional
Sección de
Pagaduría
J- Reportar el valor a pagar a las Fiduciarias
administradoras de los recursos de Estampilla que
son fuente de pago de las obligaciones
garantizadas con estos recursos
Profesional
Sección de
Pagaduría
K- Pagar a cada entidad acreedora de estampilla Fiducia
Administradora de
Estampilla
L- Elaborar y enviar a la División Financiera las
notas de pago, recibos de ingreso o
certificaciones que son soporte del pago realizado
por la Universidad
Bancos
Acreedores
M- Hacer las notas crédito (CB) Profesional
Sección de
Pagaduría
N- Imprimir Nota Crédito del programa Finanzas
Plus
Profesional
Sección de
Pagaduría
O- Tramitar aprobación de Nota Crédito por parte
del Jefe de la Sección de Pagaduría.
Profesional
Sección de
Pagaduría
P- Aprobar Nota Crédito.▲ Jefe Sección
Pagaduría

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Número:
MP-09-01-05
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3.0
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18 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
Q- Enviar copias de la Nota Crédito al encargado
del Boletín diario de la Sección de Pagaduría, al
Área de Inversiones de la Oficina de Planeación y
Desarrollo Institucional y a la Sección de
Contabilidad
Profesional
Sección de
Pagaduría
R- Descargar la información en el Módulo de
Obligaciones Financieras del programa Finanzas
Plus
Profesional
Sección de
Pagaduría
S- Verificar información de los pagos.▲ Jefe de Sección
de Contabilidad -
Coordinadora Área
de Inversiones
T- Archivar documentación Profesional de
Sección de
Contabilidad -
Profesional
Sección de
Pagaduría
Coordinadora Área
de Inversiones
3. Pagos de Deuda
de Créditos
Garantizados por
Ingresos de
Matrículas de
Pregrado y
Postgrado
A- Conciliar y verificar con cada entidad acreedora
la liquidación para pago de la deuda
Profesional
Sección de
Pagaduría
B- Elaborar comunicación al consorcio con las
fechas programadas para pago por entidad
(semestralmente) y valores a pagar
Profesional
Sección de
Pagaduría
C- Verificar y firmar comunicación dirigida al
Consorcio.▲
Jefe de la División
Financiera
D- Revisar que el valor recaudado por matricula
sea suficiente para cubrir el monto de la deuda
próxima a vencerse.
Jefe de Sección
de Pagaduría
E- Elaborar Solicitud de Pago y tramitar firma del
Jefe de la División y Vicerrector Administrativo
Profesional
Sección de
Pagaduría
F- Entregar Solicitud de Pago y Documentación
Soporte para el Pago en la Sección de
Presupuesto
Profesional
Sección de
Pagaduría
G- Procedimiento de Pagos División Financiera
H- Llevar cheques a cada una de las entidades
bancarias
Auxiliar de Oficina
Sección Pagaduría

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Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
19 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
I- Sellar los comprobantes de Egreso Entidad Bancaria
J- Entregar Comprobantes de Egreso sellados al
Profesional de la Sección de Pagaduría
Auxiliar de Oficina
Sección Pagaduría
K- Elaborar y enviar a la División Financiera las
notas de pago, recibos de ingreso o
certificaciones que son soporte del pago realizado
por la Universidad
Bancos
Acreedores
L- Descargar la información en el Módulo de
Obligaciones Financieras de Finanzas Plus
Profesional
Sección de
Pagaduría
M- Verificar información de los pagos.▲ Jefe de Sección
de Contabilidad
N- Archivar documentación Jefe de Sección
de Contabilidad
4. Elaboración de
Informe de la
Deuda para la
Contraloría
Departamental y el
Ministerio de
Hacienda
A- Generar informe SEUD desde el Sistema
Financiero Finanzas PLUS
Profesional
Sección de
Pagaduría
B- Bajar el archivo a hoja electrónica y realizar las
verificaciones y adecuaciones de la información
Profesional
Sección de
Pagaduría
C- Anexar información de Pagos de EMCALI,
ICBF y la Nación
Profesional
Sección de
Pagaduría
D- Imprimir informe y anexar copia de los
documentos soportes (notas de pago, recibos de
ingreso o certificaciones de las operaciones de
pago realizadas durante el mes).
Profesional
Sección de
Pagaduría
E- Revisar el informe y firmar en señal de
aprobación.▲
Jefe de División
Financiera
F- Analizar informe y firmar.▲ Rector
G- Enviar informe y soportes al Ministerio de
Hacienda, la Contraloría Departamental y la
Contraloría General de la República
Profesional
Sección de
Pagaduría
5. Seguimiento al
Otrosí del Acuerdo
de Pagos
A- Solicitar información a las dependencias
comprometidas con los objetivos contemplados en
la Matriz de desempeño y el Acuerdo de Pagos
(Oficina Jurídica, OITEL, Oficina de Planeación y
Desarrollo Institucional, Sección de Presupuesto,
Sección de Compras y Administración de Bienes)
Profesional
Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
20 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
B- Actualizar la Matriz de desempeño en hoja
electrónica
Profesional
Sección de
Pagaduría
C- Entregar primer borrador al Agente del
Acuerdo para la revisión inicial
Profesional
Sección de
Pagaduría
D- Revisar borrador inicial y realizar las
recomendaciones y sugerencias.▲
Agente del
Acuerdo
E- Programar reunión entre el Agente del Acuerdo
y el Jefe de la División financiera para aclaración
de dudas y complementación de la información.
Profesional
Sección de
Pagaduría
F- Realizar reunión y modificar según las
conclusiones de la reunión
Agente del
Acuerdo-Jefe
División
Financiera-
Profesional
G- Aprobar avance de la matriz de seguimiento. Jefe de División
Financiera -
Vicerrector
Administrativo
H- Elaborar Informe de Seguimiento a Matriz de
cumplimiento y enviar a la División Financiera
Agente del
Acuerdo
I- Programar reunión del Comité de Seguimiento
del Acuerdo de Pago Agente del
Acuerdo
J- Entregar informe a los miembros del Comité Agente del
Acuerdo
K- Realizar revisión y verificación del Informe Miembros del
Comité
L- Elaborar Acta del Comité y enviar a los
miembros del Comité
Agente del
Acuerdo
M- Recomendar modificaciones al Acta Vicerrector
Administrativo,
Jefe de División
Financiera y
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
N- Aprobar acta en el Comité siguiente Miembros del
Comité

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
21 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
O- Enviar copia del informe a la Oficina de Control
Interno y a la Contraloría Departamental.
Profesional
Sección de
Pagaduría
6.4. Pago a Funcionarios, Contratistas, Pensionados, Asistentes de Docencia y
Monitores
1. Generación de
archivos para
pagos Funcionarios
A- Generar Reporte de Nómina discriminando
entidades financieras y los valores liquidados por
estamento en Data Ease
Técnico de la
Sección de
Nómina
Reporte de Nomina
B- Firmar reporte.▲ Vicerrector
Administrativo
C- Enviar a la Sección de Pagaduría Técnico de la
Sección de
Nómina
D- Poner el archivo generado en la Red Técnico de la
Sección de
Nómina
E- Informar mediante correo electrónico al
Profesional de Pagaduría que el archivo se
encuentra en la red
Técnico de la
Sección de
Nómina
F- Verificar los valores totales entre los listados
físicos y los generados en el archivo. Tiene en
cuenta los adicionales.▲
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
G- Una vez revisados los valores, realizar la
importación de los datos en Data Ease Profesional de la
Sección de
Pagaduría
2. Generación de
archivos para
pagos de
Contratistas y
Pensionados
A- Informar fechas y periodos de liquidación
Técnico Sección
de Nómina – Jefe
de Sección de
Nómina
B – Generar archivos de Dispersión Temporal en
SIRH para pago
Profesional de la
Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
22 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
C- Colocar archivos en la Red Profesional de la
Sección de
Pagaduría
D- Grabar información de los archivos generados
para consulta
Técnico Sección
de Nómina
3. Dispersión de la
Nómina
A- Determinar fechas de liquidación para la
dispersión (pago de nómina).
Jefe de la Sección
de Pagaduría
B- Realizar la Dispersión, importar la información
del archivo plano al Data Ease.
Profesional de la
División
Financiera.
C- Generar reporte de dispersión total por Bancos
de liquidación.
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
Reporte de
Dispersión
D- Comparar reportes de Nómina y de Dispersión,
y verificar que el total corresponda al valor neto
mostrado en el reporte de distribución por Bancos.
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
Reporte de
Dispersión y
Reporte de Nomina
E- Si no coinciden los reportes se comunica a la
División de Recursos Humanos
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
F- Investigar las razones y corregir los datos
necesarios en el sistema. Repetir las Actividades
de la "A" a la "D"
Técnico de
Sección de
Nómina
G- Si coinciden los reportes, realizar el proceso de
dispersión de la nómina en la base de datos, de
acuerdo a las especificaciones técnicas de cada
Entidad Financiera
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
H- Generar listados de dispersión por fecha de
pago y Bancos
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
I - Elaborar cuadro en hoja electrónica para el
Consorcio (Consolidado de Contratistas,
Monitores y nombrados), para giro de cheques
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
J- Elaborar TB al consorcio solicitando el giro de
los cheques a la Entidades Financieras
correspondientes, para el pago de la nómina.
Profesional de la
Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
23 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
K- Tramitar firmas autorizadas. Ver Política de
Pagos de Nómina
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
L- Generar listados de pago por persona para
cada banco.
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
M- Elaborar y tramitar la carta de la dispersión con
fecha de pago, valor total y número de personas
por cada banco relacionado.
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
N- Enviar cartas, listados y disquete con la
información al Consorcio Univalle para pago. Profesional de la
Sección de
Pagaduría
O- Enviar correo electrónico con los archivos a
cada banco Consorcio Univalle
P- Generar dispersión definitiva y poner los
tabulados de pago en la red para que cada
persona confirme su respectivo pago.
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
4. Dispersión de los
Rechazados
A- Notificar las personas rechazadas para el pago
al Consorcio Univalle
Entidades
Financieras
B- Consolidar información de rechazos Consorcio Univalle
C- Generar reporte rechazos y enviarlo a la
División de Recursos Humanos y a la Sección de
Pagaduría.
Consorcio Univalle
D- Recibir, comunicar y corregir inconsistencias
de los rechazados. Elaborar resumen de las
personas rechazadas para recibir el pago en la
siguiente quincena.
Técnico de la
Sección de
Nómina
E- Enviar información de las correcciones
realizadas a la Sección de Pagaduría y llamar al
Banco Popular para validar los pagos vencidos.
Técnico de la
Sección de
Nómina
F- Repetir la etapa dos (2) en la siguiente
quincena para el personal que fue rechazado.
Profesional de la
Sección de
Pagaduría

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de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
24 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
G- En caso de no poder hacer las correcciones,
se debe contar con la autorización de los Jefes de
la Sección de Nomina y Pagaduría, para borrar
las personas que presentan problemas y volver a
generar el proceso (dejar pendientes para
resolver los problemas después)
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
6.5. Pago a Entidades por Descuentos de Nómina
1. Descuentos de
nómina
A- Enviar resumen de descuentos de nombrados,
contratistas y jubilados cada quince días.
Técnico de la
Sección de
Nómina – División
de Recursos
Humanos
B- Elaborar cuadro donde se agrega toda la
información, haciendo un resumen de los aportes
de salud.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
C- Enviar resumen de aportes a salud a la
Sección de Contabilidad con los soportes.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
D- Elaborar relación de descuentos de nómina y
aportes de la Universidad por Servicio médico y
descuentos de empleados.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
E- Realizar resumen de deudas que se tiene con
las diferentes entidades.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
F- Elaborar Crédito no Presupuestal CND en
InterFinanzas al Consorcio para el pago de las
diferentes entidades, firmada por el Jefe de la
División Financiera y el Jefe de la Sección de
Pagaduría.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
G- imprimir las CND y enviar al Consorcio
Univalle.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

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de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
25 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
H- Solicitar transferencia para cada entidad.
Consorcio
I- Efectuar la parte contable estableciendo los
saldos de los distintos descuentos.
Técnico de la
Sección de
Contabilidad
J- Archivar los Documentos y las CND que
ingresan.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
6.6. Pago de Impuestos, Parafiscales y Seguridad Social
1. Liquidación de
los Impuestos
A- Recoger en la Ventanilla de la Sección de
Presupuesto las Solicitudes de Pago para su
liquidación.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
B- Separar la copia original de la Solicitud de
Pago y la copia para el Consorcio Univalle con
sus soportes.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
C- Verificar en las facturas la información
tributaria para proceder a efectuar los
descuentos.▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
D- Verificar que la Solicitud de Pago tenga los
subgrupos correctos.▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
E- Codificar los descuentos dependiendo de la
información tributaria de la factura.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
F- Consultar en el programa Finanzas Plus el
Número de la Solicitud de Pago
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
G- Revisar la Solicitud de Pago, verificando que
esté bien codificado el IVA.▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
26 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
H- Registrar los códigos para los descuentos en el
Sistema Financiero. El sistema calcula los valores
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
I- Registrar en la copia física del Consorcio el
valor del descuento
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
J-Colocar Número de Ejecución Presupuestal en
la Solicitud de Pago.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
K- Entregar las Solicitud de Pago original y copia
del Consorcio Univalle al Jefe de la Sección de
Pagaduría.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
6.7. Elaboración del Boletín Diario de Bancos
1. Elaboración del
Boletín Diario
A- Enviar cartas de las operaciones diarias
(TB,CEF,CFT) al consorcio Univalle
Jefe de la Sección
de Pagaduría
B- Enviar la relación diaria de los movimientos
bancarios, copia de las cartas de las operaciones
diarias (TB, CEF, CFT) con el respectivo recibido
Consorcio Univalle
C- Verificar la Relación Diaria de los Movimientos
Bancarios y la copia de las cartas de las
operaciones diarias (TB, CEF, CFT), los que no
se encuentran registrados se ingresan al
programa Finanzas Plus
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
D- Archivar original de la Relación Diaria de
Movimientos Bancarios para luego enviarlos a
final de mes al encargado de realizar las
Conciliaciones.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría

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de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
27 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
E- Organizar en orden consecutivo la copia de las
cartas Traslados, de las transferencias bancarias
y comprobantes de egresos para descargarlos del
formato consecutivo TB en Excel, en donde se
coloca la fecha de recibido del Consorcio Univalle.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
F- Archivar la copia de las cartas Traslados, de
las Transferencias Bancarias y Comprobantes de
Egresos en AZ para enviar a empaste.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
2. Registro de
Nomina de
Personal Activo y
Pensionados
A- Enviar quincenalmente carta de traslado
Bancario de Nómina y su cuadro anexo con la
distribución de nómina por entidad al Consorcio
Univalle
Profesional de la
Sección de
Pagaduría
B- Enviar carta de Traslado Bancario de Nómina y
su cuadro anexo con la distribución de Nómina
por entidad con el recibido.
Consorcio Univalle
C- Descargar la Carta Traslado Bancario de
Nómina del formato consecutivo TB en hoja
electrónicas, en donde se coloca la fecha de
recibido del Consorcio Univalle.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
D- Registrar la carta Traslado Bancario de
Nómina por entidad bancaria en el programa
Finanzas Plus.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
E- Registrar el cuadro anexo de nómina por
entidad bancaria y Estamento en el programa
Finanzas Plus a través del documento de
ejecución de nómina (EN).
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
F- Imprimir Original y copia del documento de
ejecución de nomina (EN) por entidad bancaria y
enviar al jefe de la Sección de Pagaduría para la
firma.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
G- Fotocopiar la carta de Traslado Bancario de
Nómina y su cuadro anexo con la distribución de
Nómina para cada entidad que se anexa a cada
Original del documento de ejecución de Nómina
(EN)
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría

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de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
28 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
H- Enviar a Contabilidad copia del documento de
ejecución de nómina (EN) y fotocopia del cuadro
de Nómina
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
I- Archivar cada copia del documento de ejecución
de nómina (EN) y fotocopia del cuadro anexo de
distribución de nómina en el archivo de
documentos para elaboración del Boletín diario.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
3. Registro de
Comisiones
Bancarias y
Traslado sobre
Rendimientos
A- Enviar mensualmente los listados de los
traslados por rendimientos y de las comisiones
sobre rendimientos por cuenta.
Consorcio Univalle
B- Registrar en el programa Finanzas Plus las
comisiones sobre rendimientos a través del
documento nota crédito (CB) y los traslados de los
rendimientos, luego se imprimen y se pasan al
Jefe de la Sección de Pagaduría para que lo
firme.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
C-Sacar fotocopia por cuentas los traslados por
rendimientos y las comisiones sobre rendimientos
para llevarlos en orden cronológico de fecha y
número de cuenta al archivo para la elaboración
del boletín diario
auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
D- Enviar a la Sección de Contabilidad los
originales de las comisiones sobre los
rendimientos.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
4.Envío de
Documentos
Sección Recaudos
A- Enviar reporte de consignaciones diarias con
las respectivas consignaciones y las notas débitos
(DB)
Sección de
Recaudos
B- Verificar cada consignación contra el reporte
de consignaciones diarias y las notas débito (DB)
contra sus soportes para llevarlas en orden
cronológico de tipo de documento, de fecha y
cuenta al archivo para la elaboración del boletín
diario.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
5. Notas Crédito No
Presupuestales
A- Enviar notas crédito no presupuestales (CN)
con su respectivo soporte.
Técnico Sección
Pagaduría

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de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
29 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
B- Revisar notas crédito no presupuestales (CN)
contra sus soportes para llevarlas en orden
cronológico de fecha y cuenta al archivo para la
elaboración del boletín diario, Ver Etapa 9.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
6. Anulación de
Cartas de Pago
A- Enviar carta de pagos (CEF) con original y
copia de la anulación. Técnico Sección
Pagaduría
B- Revisar y archivar anulación y su respectivo
soporte por orden cronológico de fecha y número
de cuenta
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
7. Notas Crédito
Presupuestales
pagos en dólares
A- Enviar notas créditos (CB) y sus respectivos
soportes
Técnico Sección
Pagaduría
B- Revisar notas crédito (CB) y sus respectivos
soportes
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
C- Archivar notas créditos (CB) y sus respectivos
soportes en el archivo para la elaboración de el
Boletín Diario
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
8. Registro Partidas
de Conciliación
Bancaria
A- Imprimir conciliación por cuenta bancaria y
efectuar el registro de las partidas conciliatorias
pendientes por registro en el programa Finanzas
Plus.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
B- Imprimir los documentos CB, TB, CN, DN
originados en los registros de las partidas
conciliatorias pendientes por Registro como CB,
TB, CN y DN, y enviar al Jefe de la Sección de
Pagaduría para la Firma
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
C-Sacar Fotocopia de la Conciliación Bancaria por
documento registrado y anexarlo como soporte
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría

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de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
30 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
D- Archivar cada documento generado por orden
cronológico de tipo de documento, fecha y
número de cuenta para llevarlo al archivo de
documentos para la Elaboración del Boletín
Diario.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
9. Generación
Boletín Diario de
Cuentas
A- Realizar la mayorización del Boletín diario de
cuentas a través del programa Finanzas Plus, el
día objeto de revisión para imprimirlo y proceder a
la correspondiente revisión.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
10. Revisión Boletín
Diario de Cuentas
A- Totalizar por tipo de documento (CO, DB, CB,
TB, CEF, NA) cada cuenta para confrontar saldos
contra las partidas del Boletín Diario de cuentas
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
B- Entregar cada Boletín elaborado y revisado
para la firma del Jefe de la Sección de Pagaduría
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
C- Entregar los boletines del mes al Técnico de
Sección Pagaduría para conciliaciones Bancarias,
Ver procedimiento 6.8 Conciliaciones Bancarias
de Pago
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
11. Reportes para
Contabilidad
A- Imprimir cada mes un reporte de los pagos
realizados a la Fundación General de Apoyo.
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
B- Enviar reporte a la Sección de Contabilidad al
encargado de la Recuperación del IVA
Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría

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de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
31 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
6.8. Conciliaciones Bancarias de Pago
1. Elaboración de
las conciliaciones
bancarias
A- Recopilar información de los boletines diarios
ordenando los documentos por número de cuenta
bancaria.
Técnico
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
B- Enviar los extractos de las cuentas a la
Sección de Pagaduría. Banco
C- Elaborar Balance de Prueba con la información
de todas las cuentas bancarias.
Técnico de la
Sección de
Contabilidad
D- Imprimir boletín del último día del mes. Auxiliar
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
E- Elaborar formato en hoja electrónica para
comparar la información del Balance de Prueba y
la del último boletín del mes.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
F- Verificar si se presenta alguna diferencia.▲ Técnico de la
Sección de
Pagaduría
G- Si la hay, establecer la causa por la que se
presenta y enviar información al encargado de
hacer la respectiva corrección.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
H- Realizar la respectiva corrección. Técnico de la
Sección de
Contabilidad
I- Verificar corrección.▲ Técnico de la
Sección de
Pagaduría
J- Enviar Balance de Prueba y libros auxiliares a
la Sección de Pagaduría.
Técnico de la
Sección de
Contabilidad
K- Imprimir libros auxiliares. Técnico de la
Sección de
Contabilidad

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
32 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
L- Separar toda la información recopilada por
cuentas.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
M- Ingresar información de los movimientos
bancarios al programa Finanzas Plus en el
formato BMBN (Movimiento de bancos).
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
N- Realizar informe de conciliación. Técnico de la
Sección de
Pagaduría
O- Verificar información bancaria entre libros
auxiliares. ▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
P- Verificar que toda la información ha sido
registrada. ▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
Q- Si no, enviar comunicación por escrito a la
División Financiera y luego a la respectiva
dependencia.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
R- Corregir y completar la información que es
solicitada.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
S- Verificar corrección.▲ Técnico de la
Sección de
Pagaduría
T- Subir información al Sistema Financiero
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
U- Revisar conciliaciones y verificar si existe
alguna inconsistencia. ▲
Sección de
Recaudos
V- Elaborar informe de Cuadre de Movimientos. Técnico de la
Sección de
Pagaduría
W- Imprimir conciliación y enviar al Jefe de la
Sección de Pagaduría para firmarla.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
33 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
X- Archivar toda la información en libros
empastados para cuando sea requerida.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
6.9. Traslados entre Cuentas Bancarias
1. Recepción de
solicitudes.
A- Elaborar Carta de Solicitud de Traslado
Bancario.
Ordenador del
Gasto de cada
Dependencia
B- Recibir las solicitudes y verificar el saldo
disponible en las cuentas.▲
Técnico
Administrativo de
la Sección de
Presupuesto
C- Sí el traslado es un gasto, registrar en una nota
de contabilidad presupuestal y diligenciar TB, y
enviar registro a la Sección de Pagaduría.
Técnico
Administrativo de
la Sección de
Presupuesto
Nota de
Contabilidad
Presupuestal y TB
2. Evaluación de
las Solicitudes.
A- Recibir y verificar saldo disponible, registrar en
libros la transacción.▲
Técnico
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
B- Asignar el número de TB, Técnico
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
C- Registrar la TB en el programa Finanzas Plus,
en el módulo BMBA.
Técnico
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
D- Poner sellos seco y protector Técnico
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
34 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
E- Enviar TB (Solicitud de traslado) al Jefe de la
Sección de Pagaduría y al Jefe de la División
Financiera
Técnico
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
F- Revisar y Firmar documento de solicitud de
traslado bancario.▲
Jefe Sección
Pagaduría-Jefe
G- Enviar solicitud de traslado al Consorcio
Univalle.
Técnico
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
3. Realización del
Traslado.
A-Evaluar las solicitudes, verificar saldo disponible
de las cuentas; registrar la transacción en Bancos
y realizar el traslado.▲
Consorcio Univalle
B- Informar a la Dependencia solicitante la
realización del traslado.
Técnico
Administrativo de
la Sección de
Pagaduría
6.10. Pago en Moneda Extranjera
1. Giros Directos.
A- Ver Procedimiento de Compras Internaciones
Ordenador del
Gasto de cada
Dependencia

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
35 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
B-Recibir y verificar que la Solicitud de Pago
cumpla con todos los requisitos
necesarios(factura proforma, cotización o cuenta
de cobro a nombre de la Universidad, reserva
presupuestal, el valor de la orden del gasto
deberá liquidarse en pesos a la tasa
representativa del mercado (TRM)
correspondiente al día en que se elabore; A
demás cuando llegue la mercancía y para la
legalización, la dependencia deberá reportar la
Factura original, la Guía original con la cual fue
despachada la mercancía y el informe de
recepción (en el caso de mercancías) o acta de
ingreso a la Biblioteca (en caso de libros y
revistas). Separar copias de la solicitud de pago
del Consorcio Univalle.▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
C-Revisar facturas, valor y clase de empresa (el
Nombre de la cuenta, el nombre del Banco,
número de la cuenta, código IBAN, SWIFT, ABA
(según sea el caso), dirección del Banco, Ciudad
y País.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
D- Diligenciar formulario para operaciones de
régimen cambiario. Vía telefónica, verificar la tasa
de cambio al día con el Banco intermediario.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
Formulario para
Operaciones de
Régimen Cambiario
E--Elaborar informe para el Jefe de Sección de
Pagaduría y el Jefe de División Financiera
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
F-Firmar informes. Jefe Sección de
Pagaduría-Jefe de
G-Enviar la documentación al Consorcio para que
este realice la operación, registrar en hoja
electrónica la operación para posterior
seguimiento.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
H-Recibir del Banco intermediario, vía correo
electrónico el soporte de la transferencia
electrónica al exterior de los proveedores.
Imprimir documento.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
I-Enviar a la dependencia vía correo electrónico,
la confirmación de la transferencia enviada por el
Banco.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
36 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
J-Recibir del Banco, el valor en pesos de la
transacción; adjuntar y archivar con todos los
documentos.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
K- Registrar en el Programa FINANZAS PLUS, la
operación e Imprimir documento.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
L-Firmar documento contable (CB) Técnico de la
Sección de
Pagaduría
M-Sacar fotocopia del documento registrado en el
Programa Finanzas Plus, y enviar al Auxiliar
Administrativo encargado de los Boletines de la
Sección de Pagaduría.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
2. Cartas de Crédito
para importaciones
con valor superior a
US$5.000 (con
algunas
excepciones de
seguridad, se
emplean también
para transacciones
con valor inferior al
establecido).
A-Recibir solicitud de Pago por Carta de Crédito,
verificar que esta cumpla con los requisitos
establecidos.▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
B-Diligenciar el formato de Carta de Crédito de
Importación, y enviar a Rectoría para su
aprobación.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
C- Evaluar y firmar el formato de solicitud de
Carta de Crédito.▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
D-Diligenciar el formulario de cambio de
Importación de Bienes No. 1
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
E- Vía telefónica, verificar la tasa de cambio al día
con el Banco intermediario.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
F-Elaborar informe al Consorcio Univalle,
solicitando la elaboración del cheque de la Carta
de Crédito.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
G-Elaborar carta de solicitud para la apertura de
la Carta de Crédito al Banco intermediario
Jefe Sección de
Pagaduría-Jefe de
H-Revisar y firmar informe dirigido al Consorcio
Univalle y la carta de solicitud de apertura de la
Carta de Crédito.▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
37 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
I-Registrar en hoja electrónica la operación para
posterior seguimiento.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
J-Recibir vía correo electrónico el soporte de la
transferencia electrónica al exterior.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
K-Enviar a la Dependencia vía correo electrónico,
Banco.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
L-Recibir del Banco el valor en pesos de la
operación, y adjuntar esta información con los
demás documentos archivados.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
M-Enviar información del código SWIFT a la
Sección de Compras.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
N-Registrar en el Programa Finanzas Plus la
operación en el módulo BMBA.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
O-Enviar fotocopia del documento registrado en el
Programa Finanzas Plus, al Auxiliar Administrativo
encargado de los boletines de la Sección de
Pagaduría
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
P-Imprimir reporte del módulo BMBA y archivar
documento.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
3. Pago de
honorarios y
servicios que no
pasan por la
Sección de
Compras
A- Cada Dependencia solicita el servicio
(matrículas académicas en el exterior de los
profesores de la Universidad, cuotas de afiliación
o sostenimiento a Organismos Internacionales,
uso de Bases de Datos en el caso de la
Biblioteca, Inscripción a Cursos). y debe tramitar
la Orden de Gasto para enviar a la Sección de
Pagaduría
Funcionario
Solicitante de cada
Dependencia

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
38 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
B- Recibir y verificar que la orden del gasto
cumpla con todos los requisitos necesarios
(factura proforma, cotización o cuenta de cobro a
nombre de la Universidad, reserva presupuestal,
el valor de la orden del gasto deberá liquidarse en
pesos a la tasa representativa del mercado (TRM)
correspondiente al día en que se elabore). ▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
C- Revisar facturas, valor y clase de empresa (el
Nombre de la cuenta, el nombre del Banco,
número de la cuenta, código IBAN ,SWIFT, ABA
(según sea el caso), dirección del Banco, Ciudad
y País. ▲
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
D- Diligenciar formulario para operaciones de
régimen cambiario. Vía telefónica, verificar la tasa
de cambio al día con el Banco intermediario.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
E-Elaborar informe para el Jefe de Sección de
Pagaduría y el Jefe de División Financiera
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
F-Firmar informes. Jefe Sección de
Pagaduría-Jefe de
G- Enviar la documentación al Consorcio para que
este realice la operación, registrar en hoja
electrónica la operación para posterior
seguimiento.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
H- Recibir del Banco intermediario, vía correo
electrónico el soporte de la transferencia
electrónica al exterior de los proveedores del
servicio. Imprimir documento.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
I- Enviar a la dependencia vía correo electrónico,
Banco.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
J- Recibir del Banco, el valor en pesos de la
transacción; adjuntar y archivar con todos los
documentos.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
K- Registrar en el FINANZAS PLUS, la operación
en el módulo BMBA e Imprimir documento.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
39 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
L- Firmar documento contable (CB) Técnico de la
Sección de
Pagaduría
M- Sacar fotocopia del documento registrado en el
Finanzas Plus, y enviar al Auxiliar Administrativo
encargado de los Boletines de la Sección de
Pagaduría.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
N- Archivar documentación. Técnico de la
Sección de
Pagaduría
O- Enviar información trimestral, de la Encuesta
de Balanza de Pagos sobre Servicios de
Comercio Exterior al Banco de la República.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
P- Enviar el Formulario de Muestra Trimestral de
Servicios (MTS), al Departamento Administrativo
Nacional de Estadística (DANE).
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
6.11. Rendición cuentas pago a proveedores
1. Clasificación de
las Solicitudes de
Pago.
A- Recibir las Solicitudes de Pago procesadas el
día anterior, identificando las que están fuera de
la ciudad y clasificándolas según sea el caso.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
Solicitudes de Pago
B- Revisar las Solicitudes de Pago a consignar y
verificar si ya tienen cheque.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
C- Si ya tienen cheque, elaborar carta de
autorización para que los cheques sean
entregados por la Fiducia y sean devueltos a
pagaduría.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
Carta de
Autorización
D- Elaborar las consignaciones correspondientes
y entregar al Auxiliar de Oficina de la Sección de
Correo de la Sección de Gestión Documental
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
E- Verificar comprobante de transferencia enviado
por el consorcio contra las ordenes de gasto del
día.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
40 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
F- Archivar las solicitudes que no sean para
consignar.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
2. Facturas IVA.
A- Ubicar los pagos con IVA en el consorcio
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
B- Rendición de las solicitudes de gasto y pago a
proveedores con IVA a Contabilidad.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
3. Atención
Telefónica a
Proveedores.
A- Recibir llamada de proveedores Técnico de la
Sección de
Pagaduría
B- Suministrar información sobre: deducciones,
fechas estimadas de pago, y números de factura.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
4. Atención a
Proveedores en
Ventanilla.
A- Entregar los soportes correspondientes de
pago como copia de los comprobantes de egreso,
consignaciones realizadas o cartas de traslado.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
B- Recibir cartas de anulación por parte de la
dependencia.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
Comunicaciones de
las dependencias
C. Atender proveedores y darles la información
correspondiente
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
5. Entrega de las
Cuentas a la
Sección de
Contabilidad
A- Revisar las Solicitudes de Pago con sus
respectivos soportes.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
B- Marcar las AZ con los siguientes datos como:
número de OP, mes y año en el cual se realizan.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
C- Entregar la cuentas al encargado al Técnico de
la Sección de Contabilidad.
Técnico de la
Sección de
Pagaduría
D- Ver Procedimiento 6.19 Trámite para la
Devolución del IVA ante la DIAN Manual de
Procedimientos de Gestión Contable MP-09-01-06
Técnico de
Sección de
Contabilidad

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
41 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
7. PROCESOS RELACIONADOS
 Subproceso de Contratación y Compras Nacionales (Proceso de Gestión de Bienes
y Servicios)
 Subproceso de Compras Internacionales (Proceso de Gestión de Bienes y Servicios)
 Subproceso de Gestión de Proyectos de Construcción (Proceso de Gestión de
Bienes y Servicios)
 Subproceso de Permanencia (Proceso de Gestión del Talento Humano)
8. FORMATOS
No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN
1 Interfinanzas Solicitudes de Pago
9. DOCUMENTOS EXTERNOS
No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR
1 UCP 600 de Julio de 2007
Cámara Internacional de
Comercio
2 Circular Reglamentaria DCIN – 83 Banco de la República
10. ANEXOS
No Aplica

Manual
de Procedimientos
Número:
MP-09-01-05
Versión:
3.0
Página:
42 de 42
Fecha de Emisión:
Julio 2011
Título:
EGRESOS
CONTROL DE CAMBIOS
No. DESCRIPCIÓN FECHA
1.0  Versión Inicial del Manual
Abril
2008
2.0
 Se incluye el Procedimiento 6.11 Rendición cuentas
pago a proveedores
Diciembre
2009
3.0
 Modificación de procedimientos:
6.2 Liquidación y Pago a Proveedores
6.5 Pago a Entidades por Descuentos de Nómina
6.11 Rendición cuentas pago a proveedores
 Se diseña el diagrama de flujo
Mayo
2011
Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo InstitucionalF-04-MP-12-01-02
V-04-2011

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