Procesos_Misionales_Notariado__-_Ligia_Isabel_Gutiérrez_Araujo.pptx

Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio de Justicia y del Derecho
República de Colombia
SUPERINTENDENCIA DELEGADA
PARA EL NOTARIADO
Responsable: LIGIA ISABEL GUTIERREZ ARAUJO
Procesos Funciones Supervisión
Inicio

Normatividad
VIGILANCIA NOTARIAL
Arts.210 al 216 decreto 960/70.
Orientación
Vigilancia Control
Inspección
Estatuto Notarial: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto reglamentario 2148 de 1983.
Decreto 1260 de1970. Estatuto del Estado Civil de las Personas: Decreto 1260 de
1970. Estatuto Tributario: Decreto 624 de 1989.Código Disciplinario Único: Ley 734 de
2002. Estatuto Anticorrupción: Ley 1474 de 2011. Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo: Ley 526 de 1999 y 1121 de 2006, Reparación Integral a las Victimas del
Conflicto Armado: Ley 1448 de 2011.Sistema de Gestión de Calidad: Decreto 4110 de
2004 reglamentario de la ley 872 de 2003 NTCGP:2009 . ISO 9001. requisitos SGC.

VIGILANCIA – INSPECCIÓN - CONTROL
Identificar los factores críticos para la adopción de medidas preventivas y
correctivas a partir de los sistemas de alarmas que resulte del análisis de la
información.
Estudio, valoración y análisis de la gestión de los prestadores de servicios
público notarial.(Notarias del País).
VIGILANCIA NOTARIAL
EVALUACION DE LAS PQR DE LA CIUDADANIA
REQUERIMIENTOS RECIBIDOS DE LAS ENTIDADES
QUE GUARDEN RELACIÓN CON LO MISIONAL
INFORMACION DE ENTIDADES PUBLICAS
INFORMACION DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL
INFORMACION DEPURADA GRUPO FINANCIERO DE LA SNR.
1. EVALUACIÓN FACTORES
CRÍTICOS DE LOS VIGILADOS-
GENERAR ALARMAS.
2. VISITAS GENERALES,
ESPECIALES O DE SEGUIMIENTO.
3. INVESTIGACIONES
DISCIPLINARIAS

R
SUPERINTENDENTE
Grupo de Vigilancia y Grupo de Control Notarial
Superintendente Delegada (o) para el Notariado y Registro
Equipo de trabajo:
Profesionales especializados:
Profesionales universitarios:
Técnicos:
Nivel asistencial:
PROCESO:
Administración
Notarial-22
FUNCIONARIOS
P
E
P
A
Equipo de trabajo:
Técnicos:
Nivel asistencial:
PROCESO:
Vigilancia de la
Gestión Notarial
P
E
P
A
Equipo de trabajo:
Técnicos:
Nivel asistencial:
PROCESO:
Inspección de la
Gestión Notarial
P
E
P
A
Equipo de trabajo:
Técnicos:
Nivel asistencial:
PROCESO:
Control de la Gestión
Notarial
P
E
P
A
Nombramiento de notarios
Concepto previo nombramiento notario
Proyecto de nombramiento
Concepto previo designación notarios
Expedición de resoluciones
Expedición de certificaciones
Manejo, control y conservación de
documentos
Certificaciones cargo notario
Análisis extra situ.( análisis de
información recibida entidades,
Información de organismos de
control, información depurada
Grupo Financiero, Inducción
Notarios y Cónsules)
Visita general, visita especial
(entrega de notaría,
seguimiento,cambio de local y
práctica de pruebas)
Procedimiento Ordinario y
especial verbal. Ley 734 de 2002.
CDU. ( informes de entidades,
Quejas, Visitas de oficio.
Directora de Gestión Notarial
Grupo de Actividad Notarial
Reparto notarial
Reporte tramite sucesorales notarías
Registro sanciones disciplinarias
1-COORDINADOR
2-PROFESIONAL
1 CONTRATISTA
1 ASISTENCIAL
1-COORDINADOR
18-PROFESIONALES
3-ASISTENCIALES

FUNCIONES DE OPERACIÓN
( El qué y el cómo )
• Presentar políticas, planes y programas para la regulación, inspección y
vigilancia del servicio público que prestan los notarios.
• Ejercer la vigilancia, inspección y control del servicio público que
prestan los notarios.
• Conocer y fallar, en primera instancia los procesos disciplinarios que se
adelanten contra los notarios, sin perjuicio del poder preferente que
podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación en los términos de la
Ley 734 de 2002. La segunda instancia estará a cargo del
Superintendente de Notariado y Registro.
• Investigar las quejas y reclamos que sobre los aspectos administrativos,
financieros, jurídicos y laborales , formulen los usuarios.
• Programar y realizar las visitas generales y especiales a fin de verificar
la prestación del servicio notarial y el cumplimiento en la aplicación de
las normas legales que rigen la actividad notarial.
• Verificar el cumplimiento por parte de los notarios de las distintas
disposiciones legales y reglamentarias relativas al debido cumplimiento
de las obligaciones que surgen de las relaciones laborales.
• Asesorar al Superintendente en la definición de políticas, tendientes a
prevenir conductas que puedan llegar a constituir faltas disciplinarias.

METAS FIJADAS- VIGENCIA 2012
Notarios posesionados que superaron las etapas del concurso:
157 notarias ofertadas.
107 notarias entregadas.
 3 notarias con medidas judicial.
47 notarias en procesos de entrega.
Agilidad en el tramite de las peticiones, quejas y reclamos y en las actuaciones disciplinarias.
9
202
29
542
61
86
459
386
0
100
200
300
400
500
600
EN TRAMITE FINALIZADO EN TRAMITE FINALIZADO EN TRAMITE FINALIZADO EN TRAMITE FINALIZADO
2007 2008 2009 2010
PROCESOS ADELANTADAS
AÑOS 2007-2010
Total

Organización del Notariado.
877 Notarias en el País.
Notarias de Primera: Categoría (331)
Notarias de Segunda: Categoría (182)
Notarias de Tercera: Categoría (364)
TOTAL: 877 Notarías.
CLASIFICACION DEL SUBSIDIO: Notarias Subsidiadas 510
1. 7.209.967--------------------------259 notarias
2. 5.937.618--------------------------105 notarias
3. 5.089.389----------------------------81 notarias
4. 4.451.476----------------------------65 notarias

Organización del Notariado.
877 Notarias en el País.
VALOR SUBSIDIO
NÚMERO DE
NOTARIAS
1.7.209.967 259
2.5.937.618 105
3.5.089.389 81
4.4.451.476 65
TOTAL NOTARIAS SUBSIDIADAS 510
CATEGORIA
NÚMERO DE
NOTARIAS
PRIMERA 331
SEGUNDA 182
TERCERA 364
TOTAL NOTARIAS 877
FUENTE: SUPERINTENDENCIADELEGADAPARAEL NOTARIADO
CREACIÓN, MODIFICACIÓN, SUPRESIÓN NOTARIAL
ESTUDIO
REGISTRALES
TIPO
No ESTUDIOS
SOLICITADOS
NO. DE
ESTUDIOS
VIABILIZAD
CIRCULO NOTARIAL
2010 CREACIÓN 7 3
1. Puerto Santander- Norte de Santander Dec. 2742 /2010.
2. Tauramena - Casanare Dec 2741/10
3. El Colegio - Cundinamarca Dec.2740/2010
2011 CREACIÓN 20 2
Cumaribo- Vichada - Dec.4769/2011.
Yumbo - Valle - Dec.1390/2011
CREACIÓN 23 0
SUPRESIÓN 20 1 Buenaventura - Valle - Notaria Cuarta Dec.1728/2012
70 6
FUENTE: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
TOTAL
2012

REQUISITOS PARA EL PAGO DEL SUBSIDIO
VALOR ANUAL NOMINA-SUBSIDIOS
AÑO
BASE DE
ESCRITURAS
ANUAL
BASE
SMMLV
SALARIO MINIMO
MENSUAL LEGALES
VIGENTES
VALOR ANUAL DE
INGRESOS
MAXIMO
2010 1.638 20 515.000,00
$ 123.600.000,00
$
2011 1.640 20 535.600,00
$ 128.544.000,00
$
2012 1.675 20 566.700,00
$ 136.008.000,00
$
AÑO
TOTAL
NOTARIOS
SUBSIDIADO
VARIACION
DEL
SUBSIDIO
CANTIDAD
SUBSIDIOS
VALOR NOMINA
ANUAL
2010 519 13 39.447.024.433,00
$
2011 525 13,5 43.107.553.813,00
$
2012 510 15 14 44.693.848.178,00
$
6

CONCURSO DE CARRERA NOTARIAL
ESTADO NUMERO DENOTARIAS
Notarias entregadas. 107
Notarias conmedidas judicial. 3
Notarias enprocesos de entrega. 47
Notarias total ofertadas. 157

CONTROL ACTUACIONES DISCIPLINARIAS
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
FALLOS
PRIMERA
INSTANCIA
CONFIRMACIÓN
SEGUNDA
INSTANCIA
TOTAL
2011 6 9 15
2012 7 1 8
TOTAL 13 10 23

2. PROCESOS REMITIDOS A LA PROCURADURIA
NÚMERO DE
EXPEDIENTE
NOTARIA
CIRCULO
NOTARIAL
ASUNTO
18 ÚNICA DE SAN JACINTO BOLIVAR TIERRAS
126
ÚNICA DE CARMEN DE
BOLIVAR
BOLIVAR TIERRAS
282 TERCERA DE SINCELEJO SUCRE TIERRAS
286
ÚNICA DE SAN JUAN DE
NEPOMUCENO
BOLIVAR TIERRAS
219
DIECISIETE DE BOGOTA
ENCARGADA
CUNDINAMARCA
Autorización del registro civil
de defunción del ciudadano
Camilo Torres Martinez”
fritanga”
NÚMERO DE
EXPEDIENTE
NOTARIA
CIRCULO
NOTARIAL
ASUNTO
18 ÚNICA DE SAN JACINTO BOLIVAR TIERRAS
126
ÚNICA DE CARMEN DE
BOLIVAR
BOLIVAR TIERRAS
282 TERCERA DE SINCELEJO SUCRE TIERRAS
286
ÚNICA DE SAN JUAN DE
NEPOMUCENO
BOLIVAR TIERRAS
219
DIECISIETE DE BOGOTA
ENCARGADA
CUNDINAMARCA
Autorización del registro civil
de defunción del ciudadano
Camilo Torres Martinez”
fritanga”

 SEGUIMIENTO Y ANALISIS DE PETICIONES , QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS.
1
396
118
3 7
TOTAL DE REQUERIMIENTOS DERECHOS DE PETICIÓN
CONSULTAS TUTELAS
REQUERIMIENTOS

VISITAS A NOTARIAS PROGRAMADAS 673
Para este proceso la Delegada para el Notariado, cuenta con el apoyo de funcionarios ubicados en
las capitales de departamento, encargados de realizar visitas generales(Lista de chequeo) y
especiales (entrega de notarias). Las acciones tomadas frente al informe de visitas pueden culminar
con: Auto de Archivo, Plan de Mejoramiento o Apertura de Investigación Disciplinaria.
TIPO DEVISITAS
PRIMER
SEMESTRE
SEGUNDO
SEMESTRE
META
ESPECIALES 275 48 323
GENERALES 215 135 350
TOTAL 490 183 673
Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado
AÑO
VISITAS
REALIZADAS
COSTODE
VIATICOS
2010 316 182.036.382
2011 293 174.138.031
2012 673 357.241.860

Agilidad en el tramite de las peticiones, quejas y reclamos y en las actuaciones disciplinarias.
Actuaciones adelantadas por los procesos
312
154
289
56
0
50
100
150
200
250
300
350
EN TRAMITE FINALIZADO EN TRAMITE FINALIZADO
2011 2012
PROCESOS ADELANTADAS
AÑOS 2011-2012
Total

Ampliar el comportamiento de las tipologías en las peticiones, quejas y reclamos para formular las
acciones a que haya lugar : Del análisis de datos del comportamiento de las PQR del primer semestre
de 2012 se propuso como mejora del procesos, ampliar las tipologías existentes a fin de verificar el
comportamiento en la prestación del servicio publico notarial a cargo de las notarias del país que
permita tomar acciones inmediatas como ordenar visitas especiales o apertura de investigaciones
disciplinaria.
46
22
134
14 18
11
3 3 4 3 7 6
37
2 5 6
12
2
8
1
8 5 1
24 26
6
16
41
0
20
40
60
80
100
120
140
160
ANTIOQUIA
ATLANTICO
BOGOTA
BOLIVAR
BOYACA
CALDAS
CAQUETA
CASANARE
CAUCA
CESAR
CHOCO
CORDOBA
CUNDINAMARCA
GUAJIRA
HUILA
MAGDALENA
META
NARIÑO
NORTE
DE
SANTANDER
PUTUMAYO
QUINDIO
RISARALDA
SAN
ANDRES
Y
PROVIDENCIA
SANTANDER
SIN
ESPECIFICAR
SUCRE
TOLIMA
VALLE
DEL
CAUCA
QUEJAS POR DEPARTAMENTO
FECHA DE CORTE: Enero-Julio 2012
Total

Ampliar el comportamiento de las tipologías en las peticiones, quejas y reclamos para
formular las acciones a que haya lugar :
147
320
3 1
0
50
100
150
200
250
300
350
DERECHO DE
PETICION
QUEJA SOLICITUD CONSULTA
RECIBIDAS POR TIPO DE INFORMACION -
ENERO-JULIO 2012
Total

VISITAS A NOTARIAS PROGRAMADAS 673
VISITAS PRIMER SEMESTRE:
VISITAS ESPECIALES: 275 -
VISITAS GENERALES: 215
TOTAL: 490
VISITAS SEGUNDO SEMESTRE:
VISITAS GENERALES PROGRAMADAS 135
VISITAS ESPECIALES POR ENTREGA 48
TOTAL: 183
Para este proceso la Delegada para el Notariado cuenta con el apoyo funcionarios ubicados en las
capitales de departamento que son los encargados de realizar visitas generales(Lista de chequeo) y
especiales (entrega de notarias). Las acciones tomadas frente al informe de visitas pueden culminar
con AUTO DE ARCHIVO. PLAN DE MEJORAMIENTO O APERTURA DE INVESTIGACION.

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