Este documento proporciona instrucciones para crear formularios y subformularios en Microsoft Access. Explica que los formularios permiten visualizar y editar datos de tablas de una base de datos de una manera más atractiva que una hoja de cálculo. Describe los pasos para crear un formulario y un subformulario vinculado a una tabla relacionada, como una tabla de alumnos vinculada a una tabla de cursos. El objetivo es que los estudiantes aprendan a utilizar estas herramientas de Access para gestionar mejor la información en una base de

1. COMUNIDAD FRANCISCANA PROVINCIA DE LA SANTA FE
COLEGIO FRANCISCANO DE SAN LUIS BELTRAN
Proceso
GESTION DE FORMACION
Procedimiento
DISEÑO CURRICULAR
GUIA No.1 DE TECNOLOGIA E INFORMÁTICA
L.F.1813 de octubre 20 de 2003
GRADO 9º
Código
PGF 02 R-04
CURSO _1-2-3
PERIODO: IV
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FECHA: 19- 09 - 2013
ALUMNO_________________________________________________________________________________
DOCENTE: Lic. GREGORIO PEÑA CORONADO
DESEMPEÑO
Definir el concepto de formulario e informe en una base de datos
INDICADOR DE DESEMPEÑO
Utiliza la opción formulario para crear, editar y visualizar la información de una tabla en una base de datos.
CONTENIDOS:
 ¿Qué es un formulario?
 Crear un formulario en el Modo de ver Diseño
 Crear un Subformulario
¿QUÉ ES UN FORMULARIO?
Los formularios son elementos de una base de datos que se utilizan para visualizar e introducir información en
las tablas, esto se hace con el fin de dar una mejor apariencia al trabajo de introducir y presentar la información.
Un formulario puede contener imágenes y gráficos que ofrezcan una mejor apariencia. En Access existen
varios modos de presentación:
•
Formulario: Consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la
tabla, consulta o informe seleccionado.
•
Diseño del formulario: Abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que deseamos insertar en el formulario.
•
Formulario en blanco: Consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en
vista diseño como el anterior, se abrirá en vista presentación. Esta vista ofrece ventajas como poder
incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla) desde el panel de navegación
•
Asistente para formulario: Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
formulario.
CREAR UN FORMULARIO EN EL MODO VER DISEÑO
Un formulario visualiza y/o edita la información de una o más tabla de forma más agradable que una hoja de
datos. A manera de ejemplo, se creará un formulario que muestre y edite los datos de la tabla asignatura y se
realiza de la siguiente manera:
1. Haga clic en la pestaña
2. Selecciona la opción Más Formulario
3. Presiona clic sobre la flecha hacia abajo y escoge la opción Cuadro de diálogo modal

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4. Aparece el área de trabajo donde va a insertar los campos de la tabla
5. Luego haga clic en los campos de la tabla que desea realizar el formulario por ejemplo la Tabla
ASIGNATURA, haciendo clic sostenido hacia el área de trabajo. Nota: si la lista de tablas no aparece
seleccione la opción agregar lista existente.
6. En la pestaña diseño puedes agregarle título, botones, imágenes, etc. A los formularios. Por ejemplo
escoja la opción etiqueta y llévelo al área de trabajo y escribe COLEGIO SAN LUIS BELTRAN – SANTA
MARTA
7. Presione el botón cerrar
8. Haga clic en el botón SI
9. Asigna un nombre al formulario y presione el botón aceptar
10. El formulario quedará de la siguiente manera

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CREAR UN SUBFORMULARIO
Un Subformulario presenta varios registros que se encuentran relacionados con el registro actual del formulario
principal. En este caso, se creará un formulario de la tabla Curso y un Subformulario donde visualizará los
alumnos que asisten a ella.
Tabla
Curso
Tabla
Listado
Formulario
Principal
Subformulario
Para realizar el formulario se debe hacer los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaña CREAR y haga clic en la opción MAS FORMULARIOS para empezar hacer el
formulario
2. Seleccione la opción ASISTENTE PARA FORMULARIOS
3. Aparece el cuadro de diálogo asistente para formulario diciéndole que campos desea incluir en el formulario
4. En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro de diálogo Tabla/Consulta la tabla CURSO
5. Haz clic sobre el botón Agregar todos los campos
6. Luego haga clic en el botón SIGUIENTE
7. Seleccione la distribución que desea aplicar al formulario y presiones el botón siguiente
8. Escoja el estilo y haga clic en siguiente
9. Asígnale el título que deseas colocarle al formulario y haga clic en la opción modificar el diseño de
formulario
10. Por último finalizar
Para realizar el subformulario dentro del formulario se hace los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Haga clic en la pestaña DISEÑO
Seleccione la pestaña SUBFORMULARIO
Arrástrelo hasta el área de trabajo
Aparece el asistente para subformulario y donde dice ¿Qué datos deseas utilizar para el subformulario?
Presione la opción Usar tablas y consultas existentes
Presione el botón siguiente
En Tablas/Consultas seleccione la tabla listado
Agrega los siguientes campos código curso, nombre y apellido con el botón
, luego haga clic en el
botón siguiente
9. Nuevamente presione el botón siguiente
10. Asígnale el nombre del subformulario y luego finalizar

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ACTIVIDAD EN CLASE
Realizar las actividades asignadas por el docente.
ACTIVIDAD EXTRACLASE
A.
Ejercicio práctico. Realice un formulario y subformulario en Microsoft Access con ayuda de la guía
B.
Contesta las siguientes preguntas con sus propias palabras
1. ¿Qué es un informe en Microsoft Access?
2. ¿Qué es un Subinforme?
3. ¿Para qué sirve la presentación preliminar del informe?
4. ¿Describa los pasos para imprimir un informe?
5. ¿Cómo puedes crear un autoinforme?
BIBLIOGRAFIA
TIZNADO Marco Antonio. Password 9. Editorial Mc Graw Hill
Manuales disponibles en Internet
gregorioalbertopc.blogspot.com