1. OFICINA DE PLANEACIÓN DIRAF
PROYECTO DE AVANCE SIGNIFICATIVO
Y PROYECTO DE INNOVACIÓN
Bogotá D.C.
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2. CONTENIDO
1. Conceptos
2. Guía para la elaboración de
proyecto de avance significativo y
de proyectos de innovación
3. Proyecto de avance significativo
4. Proyecto de innovación
5. Aprobación, ejecución, seguimiento
y cierre de proyectos
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3. 1 CONCEPTOS
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4. Conceptos
AVANCE SIGNIFICATIVO: Conseguir la mejora del desempeño aa partir de una
AVANCE SIGNIFICATIVO: Conseguir la mejora del desempeño partir de una
línea base o punto inicial que se quiera mejorar.
línea base o punto inicial que se quiera mejorar.
GERENTE: Persona que lleva la gestión administrativa de una empresa o
GERENTE: Persona que lleva la gestión administrativa de una empresa o
institución.
institución.
INNOVACCIÓN: Creación o modificación de un producto, yysu introducción en
INNOVACCIÓN: Creación o modificación de un producto, su introducción en
un mercado.
un mercado.
MEJORAR: Adelantar, acrecentar algo, haciéndolo pasar aaun estado mejor.
MEJORAR: Adelantar, acrecentar algo, haciéndolo pasar un estado mejor.
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5. Conceptos
META: Fin aaque se dirigen las acciones o deseos de alguien.
META: Fin que se dirigen las acciones o deseos de alguien.
PROYECTO: conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas yy
PROYECTO: conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas
coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro
coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro
de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas
de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas
previamente yyun lapso de tiempo previamente definido.
previamente un lapso de tiempo previamente definido.
RESPONSABLE: Persona que tiene aasu cargo la dirección yyvigilancia del
RESPONSABLE: Persona que tiene su cargo la dirección vigilancia del
trabajo en fábricas, establecimientos, oficinas, inmuebles.
trabajo en fábricas, establecimientos, oficinas, inmuebles.
VERIFICACIÓN: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de
VERIFICACIÓN: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de
que se han cumplido los requisitos especificados.
que se han cumplido los requisitos especificados.
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6. GUÍA PARA LA
ELABORACIÓN DE
2 PROYECTO DE AVANCE
SIGNIFICATIVO Y DE
PROYECTOS DE
INNOVACIÓN
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7. Guía para la elaboración de proyecto de avance
significativo y de proyectos de innovación
Objetivo: Fijar pautas para la elaboración de proyectos de avance
Objetivo: Fijar pautas para la elaboración de proyectos de avance
significativo yy de proyectos de innovación, aa través de la aplicación de
significativo de proyectos de innovación, través de la aplicación de
formatos yydocumentos establecidos para el cumplimiento del Sistema de
formatos documentos establecidos para el cumplimiento del Sistema de
Gestión Integral.
Gestión Integral.
Alcance: Tiene aplicación para los procesos yy unidades de la Policía
Alcance: Tiene aplicación para los procesos unidades de la Policía
Nacional en todos los niveles de despliegue que existen.
Nacional en todos los niveles de despliegue que existen.
Código formato: 1MC-GU-0004 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTO DE
Código formato: 1MC-GU-0004 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTO DE
AVANCE SIGNIFICATIVO YYDE PROYECTOS DE INNOVACIÓN
AVANCE SIGNIFICATIVO DE PROYECTOS DE INNOVACIÓN
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8. Fuentes de proyectos
Autoevaluación.
Autoevaluación.
Subcomité de Mejoramiento Gerencial
Subcomité de Mejoramiento Gerencial
Resultados de la evaluación de:
Resultados de la evaluación de:
••Rendiciónde cuentas
Rendición de cuentas
••P.Q.R.S
P.Q.R.S
••Satisfaccióndel cliente
Satisfacción del cliente
••PlanEstratégico Institucional
Plan Estratégico Institucional
••Gestión(indicadores) yyControl (procesos yyprocedimientos)
Gestión (indicadores) Control (procesos procedimientos)
••Medicióndel producto o servicio
Medición del producto o servicio
••Productoo Servicio No Conforme
Producto o Servicio No Conforme
••Administracióndel riesgo
Administración del riesgo
Revisión por la dirección.
Revisión por la dirección.
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9. 3
PROYECTO DE
AVANCE
SIGNIFICATIVO
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10. Proyecto de avance significativo
Definición de Proyecto de Avance Significativo:
Definición de Proyecto de Avance Significativo:
Se entiende por proyecto de avance significativo al conjunto de actividades
Se entiende por proyecto de avance significativo al conjunto de actividades
coordinadas yy controladas con fechas de inicio yy finalización, llevadas aa
coordinadas controladas con fechas de inicio finalización, llevadas
cabo por un proceso o unidad para lograr un objetivo orientado aa la
cabo por un proceso o unidad para lograr un objetivo orientado la
eliminación o reducción de la diferencia identificada entre la situación
eliminación o reducción de la diferencia identificada entre la situación
deseada yyla situación real, relativa aauna o más oportunidades de mejora yy
deseada la situación real, relativa una o más oportunidades de mejora
con ello obtener la mejora del desempeño de su gestión. (Potenciar o
con ello obtener la mejora del desempeño de su gestión. (Potenciar o
fortalecer lo que ya se está haciendo bien, incrementar el nivel de
fortalecer lo que ya se está haciendo bien, incrementar el nivel de
desempeño de un proceso)
desempeño de un proceso)
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11. Proyecto de avance significativo
Contenido del proyecto
Contenido del proyecto
Objetivo
Objetivo
Alcance
Alcance
Indicador inicial aamejorar
Indicador inicial mejorar
Meta deseada
Meta deseada
Actividades yyresponsables
Actividades responsables
Responsable del proyecto
Responsable del proyecto
Tiempo deseado para lograr la meta
Tiempo deseado para lograr la meta
Nombre del proyecto
Nombre del proyecto
Código formato: 1MC-FR-005_PROYECTO_DE_AVANCE_SIGNIFICATIVO
Código formato: 1MC-FR-005_PROYECTO_DE_AVANCE_SIGNIFICATIVO
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12. 4
PROYECTO DE
INNOVACIÓN
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13. Proyecto de innovación
Definición de Proyecto de Innovación:
Definición de Proyecto de Innovación:
Es el proyecto orientado a la creación o modificación de una actividad,
Es el proyecto orientado a la creación o modificación de una actividad,
aspecto, situación, elemento, sistema o característica relacionada con
aspecto, situación, elemento, sistema o característica relacionada con
cualquier área, proceso o servicio de Policía, a través de la creatividad y el
cualquier área, proceso o servicio de Policía, a través de la creatividad y el
emprendimiento, permitiendo su introducción a la Institución y creando
emprendimiento, permitiendo su introducción a la Institución y creando
valor agregado a partir de las novedades propuestas. Estos proyectos no
valor agregado a partir de las novedades propuestas. Estos proyectos no
están asociados a los cambios en la documentación del sistema de gestión,
están asociados a los cambios en la documentación del sistema de gestión,
teniendo en cuenta que los mismos son producto de la mejora y
teniendo en cuenta que los mismos son producto de la mejora y
actualización de las actividades de los procesos.
actualización de las actividades de los procesos.
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14. Proyecto de innovación
Contenido del proyecto
Contenido del proyecto
Nombre del proyecto
Nombre del proyecto
Análisis de las necesidad
Análisis de las necesidad
Descripción de la innovación
Descripción de la innovación
Objetivo General
Objetivo General
Objetivos Específicos
Objetivos Específicos
Beneficiarios de la innovación
Beneficiarios de la innovación
Gerente del Proyecto
Gerente del Proyecto
Matriz de control
Matriz de control
Plan de Ejecución
Plan de Ejecución
Código formato: 1MC-FR-0006_PROYECTO_DE_INNOVACIÓN
Código formato: 1MC-FR-0006_PROYECTO_DE_INNOVACIÓN
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15. APROBACIÓN
5 EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO
Y CIERRE DE
PROYECTOS
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16. Aprobación de proyectos
Los dueños de proceso o comandantes de unidades deben presentar al
Los dueños de proceso o comandantes de unidades deben presentar al
dueño del proceso mejora continua e innovación, la propuesta de
dueño del proceso mejora continua e innovación, la propuesta de
proyecto de avance significativo y proyecto de innovación
proyecto de avance significativo y proyecto de innovación
respectivamente, con el propósito que este último evalué la conveniencia
respectivamente, con el propósito que este último evalué la conveniencia
y oportunidad del proyecto presentado y a través de un estudio de
y oportunidad del proyecto presentado y a través de un estudio de
planeación de concepto favorable para el inicio de su ejecución.
planeación de concepto favorable para el inicio de su ejecución.
Hasta tanto no se cuente con el concepto favorable de la Oficina de
Hasta tanto no se cuente con el concepto favorable de la Oficina de
Planeación, no se puede poner en ejecución los proyectos en mención, por
Planeación, no se puede poner en ejecución los proyectos en mención, por
lo cual no serán reconocidos por la Institución y no obtendrán recursos
lo cual no serán reconocidos por la Institución y no obtendrán recursos
aquellos que de manera unilateral se desarrollen sin el cumplimiento de
aquellos que de manera unilateral se desarrollen sin el cumplimiento de
este requisito.
este requisito.
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17. Aprobación de proyectos
Cuando el proyecto presentado requiera ajustes por parte de la unidad o
Cuando el proyecto presentado requiera ajustes por parte de la unidad o
proceso que lo propuso, se cuenta con 15 días calendario contados a
proceso que lo propuso, se cuenta con 15 días calendario contados a
partir del momento en que se reciba la comunicación oficial emanada por
partir del momento en que se reciba la comunicación oficial emanada por
la Oficina de Planeación solicitando las correcciones para su aprobación.
la Oficina de Planeación solicitando las correcciones para su aprobación.
Una vez corregido se reenvía a la Oficina de Planeación para la emisión del
Una vez corregido se reenvía a la Oficina de Planeación para la emisión del
concepto favorable y con ello dar inicio a las actividades.
concepto favorable y con ello dar inicio a las actividades.
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18. Difusión y ejecución de proyectos
Una vez recibido el concepto favorable emitido por la Oficina de
Una vez recibido el concepto favorable emitido por la Oficina de
Planeación, deben difundirse los proyectos a los directamente
Planeación, deben difundirse los proyectos a los directamente
involucrados, con el propósito de dar inicio a su ejecución, de esta acción
involucrados, con el propósito de dar inicio a su ejecución, de esta acción
debe existir registro verificable de su cumplimiento.
debe existir registro verificable de su cumplimiento.
Una vez difundido, se debe dar inicio a la ejecución del proyecto dentro de
Una vez difundido, se debe dar inicio a la ejecución del proyecto dentro de
los tiempos planificados.
los tiempos planificados.
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19. Seguimiento de proyectos
El dueño del proceso mejora continua e innovación implementará un
El dueño del proceso mejora continua e innovación implementará un
banco de proyectos, el cual contendrá las propuestas aprobadas yy no
banco de proyectos, el cual contendrá las propuestas aprobadas no
aprobadas aalas unidades yyprocesos, yyllevará un seguimiento del avance
aprobadas las unidades procesos, llevará un seguimiento del avance
de los mismos, de lo cual, informará aa la alta dirección los resultados de
de los mismos, de lo cual, informará la alta dirección los resultados de
los proyectos yyestado de avance. Este informe se debe realizar de manera
los proyectos estado de avance. Este informe se debe realizar de manera
trimestral.
trimestral.
Los dueños de proceso yy comandantes de unidades tienen la
Los dueños de proceso comandantes de unidades tienen la
responsabilidad de hacer seguimiento al cumplimiento de sus proyectos,
responsabilidad de hacer seguimiento al cumplimiento de sus proyectos,
para ello se podrán apoyar en los jefes de planeación.
para ello se podrán apoyar en los jefes de planeación.
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20. Seguimiento de proyectos
Los responsables yy gerentes de proyecto los últimos cinco días de cada
Los responsables gerentes de proyecto los últimos cinco días de cada
trimestre, deben entregar un reporte de los avances del proyecto al dueño
trimestre, deben entregar un reporte de los avances del proyecto al dueño
del proceso mejora continua e innovación, teniendo en cuenta los
del proceso mejora continua e innovación, teniendo en cuenta los
mecanismos de medición que se hayan formulado dentro de los
mecanismos de medición que se hayan formulado dentro de los
proyectos, tales como indicadores de avance yy grado de avance, es de
proyectos, tales como indicadores de avance grado de avance, es de
anotar que los formatos asociados aa esta guía tienen campos destinados
anotar que los formatos asociados esta guía tienen campos destinados
exclusivamente al seguimiento yy control de los proyectos, por lo cual aa
exclusivamente al seguimiento control de los proyectos, por lo cual
través de ellos hará el reporte yyel respectivo informe ejecutivo, anexando
través de ellos hará el reporte el respectivo informe ejecutivo, anexando
los datos consignados en el formato con fotografías o demás documentos
los datos consignados en el formato con fotografías o demás documentos
que evidencien los avances.
que evidencien los avances.
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21. Seguimiento de proyectos
En los casos en que el señor oficial dueño del proceso, comandante, jefe o
En los casos en que el señor oficial dueño del proceso, comandante, jefe o
director de la unidad sea relevado de su cargo, deberá consignarse en el
director de la unidad sea relevado de su cargo, deberá consignarse en el
acta de entrega el listado de los proyectos de avance significativo yy de
acta de entrega el listado de los proyectos de avance significativo de
innovación que se estén ejecutando en la unidad, especificando el estado
innovación que se estén ejecutando en la unidad, especificando el estado
actual yyquien es el responsable o gerente de cada uno de ellos.
actual quien es el responsable o gerente de cada uno de ellos.
Cuando el gerente de un proyecto de innovación o el responsable de un
Cuando el gerente de un proyecto de innovación o el responsable de un
proyecto de avance significativo sea trasladado a otra unidad de policía o
proyecto de avance significativo sea trasladado a otra unidad de policía o
se ausente por un periodo superior aa 45 días calendario, se deberá dejar
se ausente por un periodo superior 45 días calendario, se deberá dejar
constancia en acta del nuevo responsable, al igual que debe existir un
constancia en acta del nuevo responsable, al igual que debe existir un
tiempo prudente de empalme de los proyectos, de igual forma el proceso
tiempo prudente de empalme de los proyectos, de igual forma el proceso
o unidad debe comunicar el cambio aa la Oficina de Planeación con un
o unidad debe comunicar el cambio la Oficina de Planeación con un
plazo máximo de 5 días calendario, contados aapartir de la notificación del
plazo máximo de 5 días calendario, contados partir de la notificación del
cambio de gerente o responsable respectivamente.
cambio de gerente o responsable respectivamente.
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22. Cierre de proyectos
Una vez los dueños de proceso yy comandantes de unidades hayan
Una vez los dueños de proceso comandantes de unidades hayan
verificado con sus responsables yy gerentes de proyecto el cumplimiento
verificado con sus responsables gerentes de proyecto el cumplimiento
de los objetivos, deben solicitar al dueño del proceso mejora continua e
de los objetivos, deben solicitar al dueño del proceso mejora continua e
innovación aa través de un informe ejecutivo el cierre del mismo, además
innovación través de un informe ejecutivo el cierre del mismo, además
de solicitar el cierre del proyecto, dicho informe debe contener los
de solicitar el cierre del proyecto, dicho informe debe contener los
siguientes datos:
siguientes datos:
••Nombredel proyecto
Nombre del proyecto
••Procesoo unidad
Proceso o unidad
••Gerenteo responsable
Gerente o responsable
••Resultadosde la ejecución del proyecto (Mejora o innovación lograda)
Resultados de la ejecución del proyecto (Mejora o innovación lograda)
••Cambiosnecesarios al SGI (Avance significativo o control de documentos
Cambios necesarios al SGI (Avance significativo o control de documentos
así lo requiere)
así lo requiere)
••Nuevosproductos (Innovación)
Nuevos productos (Innovación)
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23. POLICÍA NACIONAL
OFICINA DE PLANEACIÓN
GRACIAS
23
23