El documento describe los problemas que enfrenta Diamond Offshore para administrar la información en el área de seguridad. Actualmente, cada representante del departamento de seguridad mantiene su propia información de forma independiente, lo que dificulta el acceso a la información de manera consistente. El documento propone implementar un sistema informático centralizado para almacenar toda la información de seguridad de manera uniforme y facilitar el acceso a ella para todo el personal involucrado.

1. Diamond Offshore: Problemas para
administrar información en el área
de Seguridad

2. El objetivo de servicio es proveer de
herramientas claras y oportunas a los
trabajadores sobre los
procedimientos, historiales clínicos
de los trabajadores, manuales y
políticas de la empresa, para así
asegurarse de que se está llevando
una operación correcta en el campo
de trabajo, en relación con la
seguridad industrial, laboral y social.

3. Todas las áreas de una organización son afectadas cuando hay escasez de
información, pero por el tipo de operación a la que se dedica la empresa la más
afectada es:
 Departamento de seguridad. Las prácticas de Seguridad son muy importantes para
la empresa, puesto que es una de las áreas más críticas debido al giro de la misma:
la perforación de pozos costa afuera.
Con la implementación de este proyecto se espera:
 Una reducción significativa de incidentes/accidentes.
 Un mayor apego a la puesta en práctica de las políticas de seguridad.
 Una reducción en notas de auditoría.
Cabe mencionar que el lugar que Diamond Offshore ocupa en el mercado se debe en
gran parte a sus prácticas de seguridad.

4. En el departamento de seguridad se tiene
continuamente muchas notas negativas de
auditoría porque la información no se
presenta en forma consistente. Además de
esto cada vez que se necesita un expediente
de algún trabajador sobre entrenamientos o
historial médico se necesita pedirlo con mucha
anticipación. Todo esto es debido a que el
personal se divide por plataforma, es decir,
que si contamos con 5 equipos de perforación
y hay 15 personas trabajando en ese
departamento más un supervisor, hay tres
representantes de área por plataforma. Cada
persona cuenta con su propio sistema de
administración de la información, si alguno
llega a faltar la información llega a ser
indescifrable.

5. Se ha propuesto la rotación del
personal o movimientos laterales para
que todos los integrantes del
departamento puedan interpretar la
información en algún momento de
necesidad pero se ha observado un
avance muy lento.
Si hubiera un sistema informático
donde todos pudieran concentrar la AÑO NO. DE CANTIDAD DE
información de manera uniforme, PLATAFORMAS NOTAS
usando formatos predeterminados no
habría necesidad de rotación del 2009 1 30
personal puesto que la información 2010 2 70
estaría a disposición de todos en todo
2011 4 220
momento. De esta misma forma el
flujo de información no sería solo
lateral, sino también transversal al
poner los documentos a disposición Cantidad de notas negativas en auditorías por año en el
de otros departamentos como departamento de seguridad en relación al número de
plataformas.
recursos estadísticos, de presupuesto,
contables, etc.

6. El proyecto se considera innovador porque los beneficios generados afectarán de
manera positiva a todos los departamentos involucrados con el departamento de
Seguridad, ya que se agrupará mucha información y se ordenará para su fácil
acceso. Con esto cada quién accederá a ella, siempre y cuando se tengan los
permisos correspondientes, en cualquier momento y hasta vía remota. Es algo
totalmente nuevo con lo que la compañía podrá contar con un mayor control
sobre la administración de la información.

7. MODESTO MODERADO ELABORADO
Departamento de Departamento de Todos los departamentos,
Seguridad Seguridad y incluyendo personal de la
QUIÉNES ESTÁN
Administración oficina central en Houston
INVOLUCRADOS?
QUÉ DATOS Exámenes médicos Exámenes médicos, Exámenes médicos,
NECESITO? Currículums Currículums, certificados y
diplomas
Cada área de trabajo Poner la información en Subir la información a un
ya tiene la un solo tipo de formato tipo de servidor donde
TIEMPO
información para comprender la todo el personal necesario
información de manera tenga acceso
más rápida
La información estará La información estará a la La información estará a la
a la mano mano y ordenada mano de forma completa y
UTILIDAD
ordenada para todos los
usuarios que la necesiten.
Necesidad de bases de datos en el departamento de Seguridad para acceso de
mucho personal.

8. Se utilizó el Modelo Modesto, Moderado y
Elaborado ya que los parámetros utilizados son
los adaptables a la situación. El Modelo
Multiatributo requiere información más
especializada sobre el tema. La alternativa más
viable a utilizar por el momento es la Moderada
porque necesita menos tiempo y la entrega de
información en auditorías es apremiante,
aunque sería muy bueno empezar a planear para
tener la mayor información al alcance de las
personas involucradas y que otras bases en el
mundo sigan el mismo esquema de trabajo. La
solución a este conflicto sería crear una página
web donde se puedan subir los formatos para
vaciar información sobre exámenes médicos y
currículums, además de tener un servidor de
libre acceso para los usuarios donde se pueda
concentrar mucha información.

9.  El beneficio de tener un sistema como éste
consiste en tener la información siempre a la mano
por todo el personal involucrado. Se definen por
carpetas y subcarpetas los archivos, hay una
organización clara y precisa. Se disminuye el
tiempo para recopilar información para auditorías
ya que se mantiene un constante orden.
 Existen riesgos, como tener información
confidencial sobre empleados expuesta a todo el
público o tener alteraciones sobre los archivos por
personas no autorizadas. Para ambos casos se
cuenta con alternativas como protección de
carpetas y archivos, contraseñas, y permisos de
usuarios. La clave aquí es determinar qué personas
pueden o deben ver/modificar qué archivos.
 Los costos en relación a los beneficios obtenidos
por un sistema como este son relativamente bajos
puesto que se pierde más tiempo en auditorías y
en resolver las malas notas de las mismas que
poniendo orden y actualizar archivos y bases de
datos. Las políticas y procedimientos estarán a la
mano y muchos accidentes se podrán evitar.
 El tiempo empleado en la actualización depende
básicamente de la buena organización o
administración del departamento. El tiempo
empleado para tener la información en la mano
será mínimo una vez que se cuente con la
información en el servidor.

10.  El departamento de Seguridad cuenta actualmente con 1 Gerente, 5
Coordinadores de Seguridad, 5 Especialistas Ambientales y 1 Asistente de
departamento. El plan de trabajo sugerido para la realización del proyecto es:
 La gerencia propondrá los formatos a ser utilizados para vaciar la información
de exámenes médicos sea vaciada de forma homogénea, cada Coordinador
será responsable de realizar esta actividad por cada área de trabajo a su cargo.
Así como a la vez serán responsables de evaluar los procedimientos por cada
área de trabajo.
 La gerencia propondrá un formato para vaciar información sobre regulaciones,
políticas y/o procedimientos, los especialistas serán responsables de dividirse
esta tarea porque por cada área de trabajo esto no debe de cambiar.
 El asistente será responsable de integrar toda esta información y pasarla al
gerente para éste que apruebe que ha cumplido con el formato y contenido
propuesto.
 Una vez aprobada, la información será enviada al departamento de IT para
concentrarla en el servidor y otorgar los permisos pertinentes.

11.  http://www.diamondoffshore.com/
 http://www.ctg.albany.edu/publications/g
uides/smartit2
 http://www.diamondoffshore.com/ourCo
mpany/ourcompany_offshorerigbasics.php
 http://www.wikinvest.com/stock/Diamond
_Offshore_Drilling_(DO)