El documento describe los requerimientos tecnológicos y de software para la digitalización segura de historias clínicas, incluyendo escáneres de alta velocidad, servidores con suficiente capacidad de almacenamiento, software de gestión documental, y procesos que garanticen la seguridad, privacidad e integridad de la información digitalizada.

1. New Technology for medical management
Requerimientos de Hardware, Procesos, Seguridad y Software para encarar
un proyecto de digitalización de Historias Clínicas
Equipamiento requerido para la digitalización de historias clínicas.
1. Hardware e Infraestructura tecnológica
a. Escáner de alta velocidad que permitan escaneo doble faz.
b. red back end de 1 GB
c. Servidor FileServer con capacidad promedio de 1 TB por cada 50.000 HC que se
estimen escanear.
d. PC para la visualización de las historias clínicas en los lugares que se requieran
2. Gestión, Política de Seguridad y Software
a. Definir el Workflow y los procesos que se requieren para el escaneo de
documentos clínicos relacionados con el paciente y la política de seguridad.
b. Software de gestión documental de HCD (de historias Clínicas digitalizadas), que
integren esta con la Historia Clínica Electrónica y el HIS del sanatorio.
Hardware e Infraestructura tecnológica
Para la captura y digitalización segura de documentos clínicos se requieren escanners adecuados
al trabajo, que soporten la digitalización de volúmenes grandes de papel, que
permitan escanear doble faz y a una velocidad aceptable
similar a la de una fotocopiadora profesional. Son varios
los equipos que hoy se ofrecen en el mercado con esas
características
Se requiere un servidor de archivos FileServer especializado con capacidad suficiente para el
almacenamiento de los archivos digitalizados.
El cálculo de espacio en disco a contemplar para la digitalización de Historias Clínicas. Las unidades
de almacenamiento en disco se miden en KB, MB, GB y TB
La relación entre estas medidas es la siguiente:
1024 kB= 1MB....1024 MB= 1GB.....1024GB= 1TB(terabyte)
A una resolución de 600 DPI, las historias clínicas de internación
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2. New Technology for medical management
En un escaneo completo tienen un tamaño de 10 MB promedio con un máximo
De 20 MB es decir cada historia Clínica ocupa en forma de 0,010 GB a 0,020 GB
Cada 100.000 HC que se piensen digitalizar se requiere contemplar un espacio
En disco 2 TB, el costo promedio en disco del terabyte es de 600 u$d
Hay discos internos y externos de distintas marcas
Se requiere una red que permita la transferencia de los archivos a alta velocidad, armar un back
end de 1 GB con Stwichers que se comuniquen a 1 GB de velocidad con el servidor. La red tiene
que estar homologada, bien configurada y testearse el trafico para evitar cuellos de botella y
enlentecimientos.
Se requiere disponer de las pc necesarias en los lugares que se requiera la visualización de la
historias clínica digitalizada, consultorios, internación, laboratorio, etc,. Estas PC tienen que
disponer de medios ópticos, grabadoras de CD o DVD para poder realizar copias en caso de
requerirse
Gestión, Política de Seguridad y Software
La Historia Clínica Digitalizada puede coexistir con
la HCE en un sistema de información hospitalario.
El valor legal y la seguridad están dados por la
firma digital. El Uso de estándares permite
acceder a la información en cualquier plataforma.
Características que deben preservarse de los
documentos médicos informatizados
Inviolabilidad: Que la información no pueda ser
adulterada.
Autoría: Identificación del responsable que la
generó
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Reserva: “Confidencialidad”: No puede difundirse libremente, tiene que tener control de
quienes tienen acceso
Secuencialidad: Debe seguir el orden en que fue escrita.
Disponibilidad: Debe garantizar la posibilidad de consulta cuando el paciente y los
profesionales lo necesiten en tiempo y forma.
Integridad: “Total y Completa”: Los que están justificadamente habilitados deben poder
acceder a toda la información que se requiera para el acto médico, así como para la
auditoria, estadísticas, epidemiología, planes de prevención y peritajes legales.
Temporalidad precisa: Fecha y hora en que se generó.
Durabilidad: Debe permanecer inalterable en el tiempo para que su información pueda ser
consultada.
Tiene que disponerse de la FIRMA DIGITAL básicamente garantizar:
La autoría (no repudio) y la integridad de la información
Privacidad: Mediante otra propiedad permite que cifrando los datos podamos decidir
quien lee esa información.
Temporalidad: por medio del Time Stamping podemos garantizar cuándo se generó esa
información.
Software de Gestión documental: Software de gestión documental son todos aquellos
programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos,
suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.
Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo
que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La combinación
de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos
permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los
documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden
contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.
Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan almacenaje,
seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún
traslapo con los conceptos de Content Management Systems y a menudo es visto como un
componente de Sistemas de Gestión de Contenido de Empresa y relacionado con la
Gestión de Activo Digital.
Debido al incremento de la información en papel, la Gestión informatizada de historias
clínicas es algo cada vez más necesario. Los archivos de historias
clínicas de una buena parte de centros asistenciales del país se
encuentran desbordados por la proliferación vertiginosa de los
documentos generados en la práctica asistencial, como
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4. New Technology for medical management
consecuencia, entre otros factores, del aumento de esperanza de vida, la realización de un
mayor número de pruebas diagnósticas complementarias, o del incremento de los actos
terapéuticos. De ahí que las instalaciones destinadas a archivos se hayan quedado
obsoletas: o no hay posibilidad de crecimiento físico por las características del edificio o no
hay previsión de espacio ni dotación adecuada.
El sistema de Gestión de Archivos permite:
Optimizando la gestión operativa
Depurando historias clínicas pasivas y activas según distintos criterio de movimiento
Etiquetado de las mismas con código de barras
Detección y corrección de duplicados (físico e informático)
Integración de archivos periféricos.(depósitos)
Inventariado de la documentación.(legajos e información complementaria)
Integración de la historia Clínica física con la Historia Clínica Electrónica
Digitalización e integración de la Historia Clínica Electrónica, la Digitalizada y la física.
BIOCOM posibilita organizar procesos de la información y de la documentación clínica,
codificándola y garantizando el cumplimiento de las normas de la Administración sanitaria
y de los sistemas de clasificación y codificación internacionales.
El sistema de Gestión Documental de Expedientes Clínicos, permite:
1. Diligenciar la localización, el préstamo y la devolución de la historia clínica a las
distintas unidades clínicas solicitantes
2. Conseguir una correcta distribución y optimización del espacio destinado a
almacenamiento de historias clínicas.
3. Establecer el método de archivo que optimice el tratamiento de la información y la
utilización de los recursos.
4. Archivar historias clínicas y documentos anexos, aplicando correctamente la técnica
idónea para los distintos tipos de documentos.
5. Controlar y evaluar el archivo y el almacenamiento de las historias clínicas para una
correcta conservación, fiabilidad, validez y manejabilidad de los datos.
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