El documento describe los pasos para tener reuniones efectivas. Explica que es importante planificar la reunión definiendo su objetivo y agenda, convocar a los participantes pertinentes con la información relevante, y documentar las decisiones tomadas. También recomienda ejecutar la reunión siguiendo la agenda planeada y asignando responsabilidades claras.

1. Reuniones
efectivas

2. Agenda
•
•
•
•
Motivación
Pasos para una reunión efectiva
Herramientas
Resumen
2
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

3. Motivación
¿Porqué hablamos de reuniones efectivas?
“De nuevo a perder el tiempo!”
“se va por las ramas …”
“tengo mucho trabajo y no puedo asistir por
que nunca se termina a tiempo …”
“… nunca se resuelve nada”
“la verdad, no se ni por que me
llamaron …”
3
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

4. Motivación
Importancia de las reuniones
• Permiten a los equipos de trabajo resolver
problemas, organizarse, intercambiar nuevas
ideas, etc.
• Permiten intercambiar información valiosa.
• Permiten tomar decisiones.
• Generan un ámbito de discusión.
• Son una oportunidad de poner en práctica las
habilidades de escucharse, generar
confianza, retroalimentarse y de aprender de los
otros.
4
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

5. Motivación
Entonces … ¿qué piensan que son las “reuniones efectivas”?
5
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

6. Motivación
Tipología de las reuniones
Según el objetivo:
• Informativas
• Consultivas
• Formativas
• Decisorias
Según su frecuencia:
• Periódicas
• Esporádicas o puntuales
Según el contenido:
• De información
ascendente, descendente u
horizontal.
• Privadas o públicas
• Formales o informales
6
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

7. Reuniones efectivas
Pasos
1
2
3
4
Planificación
Convocatoria
Ejecución
Documentación
7
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

8. Reuniones efectivas
1. Planificación
¿Es la reunión necesaria?
¿Qué es lo que quiero lograr con la reunión?
¿Quiénes son los involucrados directos?
¿Dónde será la reunión?
¿Hay algún material que sea necesario distribuir antes
de la reunión?
¿Es la reunión necesaria?
1
2
3
4
8
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

9. Reuniones efectivas
2. Convocatoria
Ítems que no pueden faltar:
• Objetivo
• Orden del día
• Fecha / Hora / Lugar / Duración
• Participantes
Adicionales:
• Material adicional para la reunión
1
2
3
4
9
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

10. Reuniones efectivas
3. Ejecución – “antes”
1.
Esperar a los asistentes ¿?
2.
Presentaciones / Pre-reunión
3.
Informar sobre la orden del día y el objetivo de la
reunión
4.
Informar sobre los roles de los participantes y lo que
se espera de cada uno
1
2
3
4
10
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

11. Reuniones efectivas
3. Ejecución – “durante”
El coordinador de la reunión comienza a seguir la orden
del día.
Algunos tips:
• Evitar que se extiendan los tiempos planeados
• Evitar que se desvíen la conversación de los temas
planeados.
• Evitar la minimización de los problemas.
• Negociar los conflictos.
1
2
3
4
11
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

12. Reuniones efectivas
3. Ejecución – “cierre”
El coordinador de la reunión recapitula y repasa sobre la
orden del día las decisiones tomadas. Asigna los
pendientes a cada responsable.
Algunos tips:
• Definir las condiciones de los pendientes y plazos.
• En casos de quedar puntos en conflicto defina un
plan de trabajo (Planifique reunión o coordine
pendientes).
• Evalúe la calidad de los resultados de acuerdo 1
a lo planificado.
2
3
4
12
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

13. Reuniones efectivas
4. Documentación y comunicación
El coordinador de la reunión será responsable de la
documentación y posterior comunicación de las
decisiones tomadas.
• La mente humana es frágil, registre, anote, escriba o
grabe … no importa el “cómo”, lo que importa es que
se haga!
1
2
3
4
13
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

14. Herramientas
Outlook
Tips de uso
• Crear como cita e invitar a los
asistentes.
• Especificar los puntos a tratar
en la reunión.
• Adjuntar los documentos que
sean necesarios.
• Incluir alerta a la cita.
14
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

15. Herramientas
Presentaciones
Tips de uso
• Incorporar una agenda a la
presentación
• Considerar el tiempo que
demora la presentación
• Solo poner el texto necesario
• Usar gráficos facilita la
interpretación en temas
complejos
• Utilizar las plantillas provistas
15
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

16. Herramientas
Plantilla de minuta de reunión
Tips de uso
• Utilizar texto en viñetas
• Con frases cortas y concisas
• Usar abreviaturas para los
nombres de los participantes
• Respetar el orden cronológico
• Dejar claros los puntos
pendientes
16
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

17. Resumen
Para tener siempre en cuenta …
1. Realizar solo las reuniones que sean indispensables
2. Tomar conciencia de los costos o consecuencias de
las reuniones
3. Definir y detallar el objetivo de la reunión
4. Convocar únicamente a los participantes necesarios
5. Documentar y comunicar los resultados de la
reunión
17
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

18. 18
Ing. Antonio Restelli – Septiembre 2013

19. 19