Las reuniones delegadas buscan fomentar la participación de todos los miembros del equipo mediante la asignación de roles como moderador, empujador, cronometrador y coach. Estos roles ayudan a facilitar la implicación de los participantes, gestionar el tiempo de la reunión de forma efectiva y guiar el proceso de toma de decisiones.

1. LAS REUNIONES DELEGADAS

2. LAS REUNIONES DELEGADAS
La esencia de las Reuniones Delegadas es
fomentar la participación de todos los miembros
en cada uno de los debates generados, designar
tareas que ayuden a la buena marcha de las
reuniones y hacerlas más horizontales,
reduciendo el tiempo de la dirección y
aumentando el del resto del equipo.
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3. TRAMPAS
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Evitar que la dirección monopolice la reunión.
Una vez conseguida una mayor participación, evitar que ésta
impida la toma de decisiones y el exceso de tiempo respecto al
horario marcado.
Evitar que los debates acaben generando otros debates paralelos
y se pierda el hilo sobre el debate principal.
Considerar que los temas que no son de nuestro departamento
son ajenos, por lo que no debemos opinar en ellos y nuestras
aportaciones pueden resultar molestas o inútiles.
No interiorizar que el proceso de decisiones debe admitir el
debate. Esto fomenta el trabajo en equipo y la circulación de
información.

4. LOS PAPELES
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Los papeles sirven para facilitar la implicación de los
participantes. Les habitúan a formar parte activa de cada
reunión y cada debate.
Ayudan a entender los problemas que pueden surgir en las
reuniones, para así tratar de evitarlos.
La interpretación de los mismos puede ser rotatoria, para que
cada personas pase por los distintos papeles e interiorice las
diferentes tareas.

5. EL LÍDER
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Lo desempeña siempre la persona de mayor rango, que es quien
tiene la palabra final en la toma de decisiones, en caso de ser
necesario. Sin embargo, puede estar tentado a monopolizar la
reunión.
Ejercer a la vez de organizador de tiempos, incitador de debates,
tomador de decisiones, fijación de plazos…
Para evitarlo, es bueno delegar en el resto del equipo muchos de
estos procesos de las reuniones.
Los equipos pasivos son también pasivos en las reuniones, por
ello este tipo de reuniones son indicativo del proceso general del
equipo.
En un equipo profundamente desarrollado, la ausencia del líder
no debería ser motivo para cancelar una reunión.

6. EL PARTICIPANTE
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Es el rol común a todos los presentes en la reunión.
Es participante porque puede y debe aportar su punto
de vista en cada debate.
Tener informaciones y opiniones sobre los temas
tratados es parte de su trabajo del día a día.
Comprender que el Jefe de Departamento de XXXXX
sección está en la reunión en calidad de Jefe de
Departamento antes que como representantes de dicha
sección. Su mentalidad ha de estar enfocada hacia la
buena marcha global de la compañía en primer lugar y,
en segundo, hacia la representación de su área.

7. EL MODERADOR
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Garantiza la gestión de la energía del equipo.
Es un director de orquesta. Para que esto funcione, los
miembros del equipo deben llevar preparada su “partitura” a
la reunión.
Se preocupa por la correcta participación: evita
interrupciones, concentra la atención en el tema tratado, evita
que alguien monopolice un tema e invita a la participación.
Es importante que sepa ser flexible y saber cuándo coger y
cuándo soltar cuerda.

8. EL EMPUJADOR
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Es el que incita a tomar las decisiones
Sus intervenciones suelen ser del tipo: “¿Llegamos a una
decisión?”, “¿Podrías formular lo que acabas de decir en
forma de decisión?”, “Hemos cambiado de tema sin tomar
una decisión”.
Se asegura de que las decisiones son mesurables, tienen
plazos definidos y una persona responsable de seguir su
cumplimiento.
Que anime a cerrar la decisión no significa que sea el
responsable de la decisión tomada.
Debe llevar un registro de decisiones, con temas, fechas y
responsables.

9. EL CRONÓMETRADOR
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Es el encargado de marcar el ritmo.
Es el responsable de ir avisando del tiempo consumido y del
tiempo estimado para cada punto. Por ejemplo: “Llevamos
10 minutos, quedan 30 para zanjar este tema”. O: “Nos
hemos excedido ya 10 minutos”.
Para facilitarle el trabajo, es fundamental la preparación
previa del resto del equipo y su capacidad para adaptarse al
tiempo disponible, siendo concisos y evitando divagar en
temas secundarios.

10. EL COACH
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Hace de coach del grupo.
Se dirige individualmente a cada miembro del grupo.
Su misión no es dar feedback positivo o negativo sobre el
comportamiento de cada grupo. Se trata de usar frases del tipo: “en
mi opinión, una manera de mejora para tu participación sería…”, “Te
invito a… y eso quizás te permita…”.
Otras sugerencias:
Hablar con cada participante mirándole y sin usar la tercera
persona. El coaching implica relación entre dos personas.
Evitar generalizaciones sobre el equipo. “Tenemos”, “El
equipo…”.