Pmi área 10 - gestión de las comunicaciones - reuniones (33)

14/1/2017 www.activus-be.com 1sds@activus-be.com
Gestión de las Comunicaciones
Sergio Salimbeni Enero
v.1.0 2017
Reuniones Efectivas

Objetivos de la comunicación del equipo:
• Proporcionar mecanismos para generar fluidez y
claridad entre las personas y la documentación.
• Recolectar y distribuir la documentación.
• Controlar las comunicaciones.
La comunicación

• Cantidad de Canales de Comunicación:
𝐶𝑎𝑛𝑡. = [𝑛 ∗ 𝑛 − 1 ] / 2
• Donde n = Cantidad de interesados involucrados.
• Ejemplo:
• Un proyecto con 8 interesados dará como resultado:
• 8 x (8 -1) / 2 = 28 canales de comunicación
Canitdad de canales de comunicación

La primera pregunta que se debe formular antes de convocar a
una reunión de trabajo es:
¿Es necesaria esta reunión?
Reuniones de Trabajo

Las reuniones son una de las herramientas más productivas que
tiene un Gerente para:
• Estimular ideas.
• Fomentar el espíritu de grupo.
• Generar consenso y tomar decisiones grupales.
Importancia

• Seguir el proyecto y adoptar acciones correctivas.
• Presentar información e informar novedades.
• Incrementar la productividad.
• Evitar reuniones mal planificadas e improductivas.
• Algunos ejecutivos pasan la mitad de su vida laboral en
reuniones de cualquier tipo.

• La interacción de varias personas es necesaria para crear una
idea, desarrollar una solución o hacer un plan.
• La dinámica del grupo es esencial para tomar una decisión que
deba ser consensuada.
• Restricciones de tiempo limitan otras opciones.
• El tema es lo suficientemente complejo como para precisar de
una gran interacción entre varias personas.
¿Cuándo es mejor hacer una Reunión?

• No es necesaria la dinámica de un grupo para resolver un
problema o dar/recibir información:
– El mensaje a transmitir es simple.
– Se da información que no requiere una respuesta inmediata.
– Se requiere información que no necesita un análisis grupal.
– No se necesita crear ideas. No es necesario un consenso.
• Tener siempre en cuenta el costo de la reunión, en unidades
monetarias y en costo de oportunidad de los asistentes de
hacer otra tarea.
• Si no se puede planificar, no haga la reunión.
¿Cuándo NO hacer reuniones?

Qué Determinar el objetivo y el tipo de reunión.
Hay básicamente dos tipos: de discusión, y de información.
Quiénes Invitar sólo a los que deban estar para alcanzar el objetivo.
No “respetar” el protocolo ni las jerarquías.
Las reuniones de discusión deben tener pocos participantes.
Cuándo Dar tiempo suficiente para preparar y para prepararse.
Las reuniones por la mañana son más productivas.
En reuniones de discusión, consensuar una fecha posible.
Dónde Reservar un lugar apropiado: temperatura, aire, luz, sillas ...
Elija un lugar neutral para reuniones de discusión.
Seleccione una ubicación conveniente para todos.
Cuánto Las reuniones no tienen una duración definida, sin embargo, las de
información deberían ser más breves (entre ellas, las de avance del
proyecto).
Planificar la Reunión

• Definir la agenda.
• Citar a los participantes.
• Distribuir objetivo y agenda.
• Reservar la sala.
• Coordinar los refrigerios.
• Reservar los elementos de ayuda y soporte.
• Pizarra y Marcadores.
• Proyectores.
• Rotafolios.
Logística de la Reunión

• Obtener la información que se necesita con antelación.
• Preparar el material que se requiera para la presentación o
para la discusión.
• Definir una estrategia para la reunión.
• Repasar la agenda.
• Leer el material para estar informado.
• Identificar los elementos que se deba llevar a la reunión y
prepararlos para que estén disponibles ese día.
• Conocer a los participantes y sus reacciones.
• Establecer estrategias para manejar las objeciones.
Preparativos

• Indicar claramente en la agenda el propósito de la reunión y los
temas a tratar.
• Otorgar un plazo para que los participantes hagan comentarios
sobre los temas.
• Facilitar el material y la información que necesiten.
• Indicar qué se espera de cada participante.
• Brindar las instrucciones y la agenda por escrito.
Preparar a los Participantes

Pasos Básicos Conducir la Reunión
1. Presentar la Información Presentar el propósito de la reunión y repasar qué se
espera de los participantes.
2. Evaluar la Información Debatir el tema. Es el momento de presentar ideas o de
presentar informes con hechos o datos.
3. Sacar Conclusiones Llegar a una conclusión o consenso. Tomar una decisión
grupal. Resumir lo actuado.
4. Concretar Acciones Asignar responsabilidades a los presentes. Definir
acciones, resultados y plazos.
5. Cerrar la reunión Repasar, Resumir, Acordar.

• Presentar a los participantes.
• Leer el objetivo y la agenda.
• Repasar el tiempo establecido.
• Comentar las reglas para la reunión.
• Elegir el lugar dónde sentarse (y dónde se deberían sentar los
demás).
• Asignar el rol de escriba a uno de los participantes.
• Distribuir material (si no fuera hecho por anticipado).
1. Presentar la Información

• Es la fase de discusión, debate, creación de ideas o
presentación de información (reuniones informativas):
– Mantenga el “balón” rodando.
– Escuche atentamente.
– Maneje las objeciones.
– Modere las discusiones. Evite agresiones.
• Cuidar los tiempos preestablecidos.
• Periódicamente resuma las conclusiones. Repase lo registrado
por el escriba.
• Dé a todos la oportunidad de expresarse.
• Fomente la participación.
2. Evaluar la Información

Cuando las condiciones sean oportunas o el tiempo
haya transcurrido, quien conduce debe proponer
que el grupo tome una decisión o llegue a una
conclusión.
3. Sacar Conclusiones

• La reunión puede/debe finalizar con un plan de
acciones a desarrollar o con tareas asignadas a
algunos participantes.
• Será importante el seguimiento de las mismas.
4. Concretar Acciones

• Así como la reunión tiene un comienzo, debe tener un cierre
adecuado.
• El cierre no es una formalidad.
– Resumir las conclusiones.
– Comentar los aspectos positivos.
– Elogiar a los participantes que más han contribuido.
– Agradecer la participación de todos.
• Repasar las acciones futuras y las asignaciones de cada uno.
• Acordar una próxima reunión, si fuera necesario
5. Cerrar la Reunión

Manejando Problemas en Reuniones de Trabajo

Síntomas
• La reunión está dando
círculos.
• No se avanza y se vuelve
recurrentemente a los
mismos temas.
• Las mismas ideas, los
mismos argumentos, etc.
Sugerencias
• Resumir la situación.
• Pedir una votación con las
opciones que hay.
• Hacer otra reunión, pero
que cada uno venga con el
tema analizado.
• Cambiar de discusión a
acción
La Pared

Síntomas
• Los participantes parecen
aburridos.
• Poca atención (dibujos en
el papel, miradas perdidas,
pocas ideas, etc.)
• No hay una ambiente
productivo y enérgico.
Sugerencias
• Resumir lo hecho.
• Hacer un corte para
descansar.
• Luego continuar (si es
necesario).
• Proponer otra reunión. Dar
indicaciones precisas sobre
que se espera en la
próxima reunión.
El Agujero Negro

Irrelevantes
Síntomas
• Están convencidos de que
tienen mucho que aportar,
pero no dicen nada útil.
• Sus comentarios sirven
para desviar el foco de la
reunión.
• A veces lo hacen con
deliberada intención.
Sugerencias
• Intentar traerlo al tema de
la reunión con preguntas.
• Si no se logra, tratar
políticamente de ignorarlo.
• No atender sus solicitudes
para hablar.

Peleadores
Síntomas
• Están en contra de todas
las ideas.
• Discuten con otros
participantes. Ofenden a
otros o son agresivos.
• Se quejan y rezongan.
• Usan la reunión para
transmitir sus temores o
preocupaciones.
Sugerencias
• No confrontar con estos
individuos.
• Unir al grupo detrás de un
consenso contra sus ideas
o propuestas.
• Cuando hay ofensas,
llamarle la atención, firme
pero sin ningún juicio.
• Invitarlo a retirarse, si todo
falla.

Tercos
Síntomas
• Su actitud exaspera al
grupo. Demora el avance
de la reunión.
• Se aferran a una idea y no
cambian.
• Aún mucho después de
que el tema haya
cambiado, regresan con su
idea.
Sugerencias
• Dejar que exprese su idea
y luego pasar a otro
participante u idea.
• Involucrar al resto si la
persona insiste con su
tema o idea.

Sabelotodo
Síntomas
• Cualquiera sea el tema,
ellos son expertos.
• Nunca se callan.
• A veces preparan largas
presentaciones sin que
nadie se las haya pedido.
Sugerencias
• Pueden ser útiles, ya que a
veces sus ideas y
comentarios contribuyen.
• Tratar de mantener su
participación a
intervenciones breves.
• Resumir o repasar lo que
dijo como estrategia para
interrumpirlo.

Ausentes
Síntomas
• Están pensando en
cualquier cosa menos en el
tema de la reunión.
• No traen los temas
preparados o los informes
que se requieren.
• Participan poco.
• Pueden ser débiles de
carácter.
Sugerencia
• Verificar que hayan
preparado sus temas antes
de la reunión.
• Intencionalmente, darles la
oportunidad de
expresarse.
• Evitar que otros
interrumpan rápidamente
sus ideas y contribuciones.

Tardíos
Síntomas
• Llegan tarde e interrumpen
la reunión.
• Piden que los pongan al
tanto con lo tratado.
• Distraen al resto y frenan
el impulso de la reunión.
Sugerencias
• Adelantarse a la situación
diciendo que más tarde
usted lo pone al día.
• Hablar con ellos fuera de la
reunión para expresarles
su molestia por sus
llegadas tarde.

El Jefe
Síntomas
• La reunión está a pleno y
su jefe o el de los
participantes entra.
Distracción y silencio.
• Peor aún, da su idea o
parecer. La idea del jefe
pasa a ser la del grupo.
Sugerencias
• Hacerle preguntas como al
resto. Proponer una idea,
preguntar qué otra
alternativa hay.
• No pedir al grupo que
comente las ideas del jefe.
• Continuar con la agenda.

El Silencio
Síntomas
• Como una película de
terror: usted presenta el
tema y nadie dice nada.
• Las miradas perdidas.
Silencio en la sala.
Sugerencias
• Determinar la causa:
• ¿Está el grupo preparado?
¿Todos tienen el material?
¿Otra reunión?
• ¿Es clara la consigna?
• Repítala.
• ¿El tema es difícil?
• Comparta sus temores con
el grupo.

Una reunión pasa la prueba crítica si se
responde afirmativamente a las siguientes 5
preguntas:
¿Pasás la prueba?

1 - ¿Todos tienen en claro el objetivo de la reunión antes de entrar?
2 - ¿Está invitada a la reunión toda la gente que tiene que estar y
solamente la gente que tiene que estar?
3 - De los participantes, cualquiera de ellos: ¿aporta información
que otros no tienen, o recibe información que no tiene?
4 - ¿Existe una agenda de la reunión?
5 - ¿Se tratarán en la reunión todos los puntos de la agenda y
solamente los puntos de la agenda?
La 5 preguntas clave

• Pera que la reunión sea efectiva:
Agenda
Objetivos
Participantes
Logística de la reunión
Apertura
Cierre y conclusiones
Conclusiones

¿Consultas?
¡Muchas Gracias!
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