Para seleccionar adecuadamente una herramienta de Business Intelligence (BI Tool), se debe tener en cuenta varios factores primordiales de tu organización desde el tamaño de tu empresa, pasando por la cultura y la forma como necesitas y debes manejar tus datos e información, ten en cuenta que tus activos de información son la base fundamental para encontrar oportunidades de negocio, por lo que desarrollar toda una capa de explotación y exploración de datos (no es lo mismo, lo veremos más adelante) debe estar fuertemente basada sobre herramientas que provean toda la funcionalidad que las áreas de negocio necesitan para sostener un ‘roadmap’ efectivo y un crecimiento de negocio, importante para ello tener una capa de explotación de información que provea los reportes e indicadores (Dashboard, KPIs) a los gerentes y managers de la organización para una efectiva toma de decisiones.

1. COMO SELECCIONAR CORRECTAMENTE UNA HERRAMIENTA DE BUSINESS
INTELLIGENCE PARA TU ORGANIZACIÓN
Juan José Zamudio Diaz PMP® Mg, ITIL
Informatión Arquitect at Entel Perú
Business Intelligence and Analytics Specialist
juan.zamudio@entel.pe
jzamudio.diaz@gmail.com
RESUMEN
Para seleccionar adecuadamente una herramienta de Business Intelligence (BI Tool), se
debe tener en cuenta varios factores primordiales de tu organización desde el tamaño de
tu empresa, pasando por la cultura y la forma como necesitas y debes manejar tus datos e
información, ten en cuenta que tus activos de información son la base fundamental para
encontrar oportunidades de negocio, por lo que desarrollar toda una capa de explotación
y exploración de datos (no es lo mismo, lo veremos más adelante) debe estar fuertemente
basada sobre herramientas que provean toda la funcionalidad que las áreas de negocio
necesitan para sostener un ‘roadmap’ efectivo y un crecimiento de negocio, importante
para ello tener una capa de explotación de información que provea los reportes e
indicadores (Dashboard, KPIs) a los gerentes y managers de la organización para una
efectiva toma de decisiones.
Muchas veces seleccionamos una herramienta porque vemos demos espectaculares,
reportes y tableros dinámicos muy bien constituidos y creemos que eso es todo, por el
contrario la vistosidad que una herramienta te puede proveer puede llevarte a una mala
decisión, analizar lo que tu organización necesita es fundamental, analizar lo que los
usuarios de negocio están desarrollando sobre sus ‘Islas de Información’ es importante,
conoce a tu usuario, descífralo, entiende lo que hace y lo que puedes proveer como área
de tecnología de información para que las áreas de negocio puedan desarrollar nuevos
productos que generen ventaja competitiva a la organización, hay que tener en cuenta que
seleccionar una adecuada herramienta no lo es todo, por supuesto que no, aquí importante
trabajar los lineamientos de gobierno y seguridad de la información, estándares de diseño
y desarrollo, un proceso definido para manejar el BI en tu organización y que sea ‘Cross’
para todas las áreas de negocio.
Palabras claves: Usuario, reportes, Business Intelligence, herramienta, indicadores.
ABSTRACT
To properly select a Business Intelligence tool (BI Tool), you must take into account
several key factors of your organization from the size of your company, through the
culture and the way you need and you must manage your data and information. account
that your information assets are the fundamental basis to find business opportunities, so
develop a whole layer of exploitation and exploration of data (it is not the same, we will
see later) must be strongly based on tools that provide all the functionality that the
business areas need to sustain an effective roadmap and business growth, important for it

2. to have a layer of exploitation of information that provides the reports and indicators
(Dashboard, KPIs) to the managers and managers of the organization for effective
decision making
Many times we select a tool because we see spectacular demos, reports and dynamic
boards very well constituted and we believe that this is all, on the contrary the visuality
that a tool can provide can lead you to a bad decision, analyze what your organization
needs is fundamental , analyze what business users are developing on their 'Islands of
Information' is important, know your user, decoded him, understand what he does and
what you can provide as an area of information technology so that business areas can
develop new products that generate competitive advantage to the organization, we must
bear in mind that selecting an appropriate tool is not everything, of course not, here it is
important to work with the guidelines of government and information security, design
and development standards, an defined process to handle the BI in your organization and
that is 'Cross' for all the areas business ace.
Keywords: User, reports, Dashboard, Business Intelligence, tools, KPI.
1. Principios fundamentales para seleccionar correctamente una herramienta de BI.
Existen principios básicos y fundamentales para entender a tus usuarios de negocio y
poder ir visualizando las capacidades que necesitan, te paso a detallar los siguientes:
1.1 El tamaño de tu organización
Es recomendable que identifiques la cantidad de usuarios que actualmente
manejan procesos de información en tu organización, importante porque te va a
permitir realizar el ‘Sizing’ de los que generan información, los que proveen
información y los consumidores, esto te va a permitir dimensionar en una futura
adquisición de la herramienta la cantidad de licencias que necesitas adquirir y no
tener que realizar un gasto innecesario, ojo importante que también veas el
‘Roadmap’ de crecimiento de tu organización, ten en cuenta que cuando le
otorgues al negocio esta nueva capacidad esta se viralice rápidamente y comiences
a tener mayor demanda de las áreas usuarias y por ende la demanda de usuarios
va a crecer.
1.2 Conocer el negocio y sus necesidades
Como especialistas en tecnología debemos entender mas al negocio, sus
necesidades, y ayudarlo a crecer en busca de generar ventaja competitiva, mientas
mas conozcas del negocio te va a permitir visualizar mejor las capacidades que
como área de TI estamos en la obligación de brindar a las áreas usuarias, la ‘intima
relación’ entre el negocio y TI es la clave para ello.

3. 1.3 Descifra a tu usuario
¿Conoces lo que el usuario de negocio trabaja?, ¿cómo consigue la información
que necesita?, ¿Qué procesos de información manuales ejecuta?, si no lo sabes
pues te diré que estas en tu problema como TI, ya que lo mas probable es que te
encuentres con una ‘Isla de Información’ o varias de ellas y desde ya te digo que
estas con un problemita de ‘Gobierno de Información’, este es un tema que tratare
en otro artículo más adelante, por ahora te diré que una buena oportunidad de
comenzar o ir atacando el desgobierno de la información en las organizaciones es
tener gobierno de las aplicaciones y de las herramientas que implementas y ahí
tienes una buena oportunidad.
1.4 Track de la información
Este punto es muy importante, ya que puedes ejecutar un MapInfo preliminar de
las principales entidades de información que manejan las áreas de negocio, esto a
alto nivel, de tal manera que puedas saber los procesos previos que debes tener en
cuenta y a que repositorios previos te vas a dirigir con la herramienta que
selecciones, ojo la herramienta no debe resolverte temas de integración de datos,
para eso están las herramientas ETL o ELT que hablaremos también en otro
artículo, por ahora debes tener el conocimiento de ‘A donde te diriges’ con una
herramienta de BI.
2. Funcionalidades que debe contener una herramienta de BI.
Las funcionalidades que debe contener una herramienta de BI deberia otorgar nuevas
capacidades a tus usuarios y ellos deben tener el ‘feeling’ de que esta capacidad
efectivamente les esta ayudando a generar ventaja competitiva, ten en cuenta que una
herramienta de BI no le va a solucionar todos los problemas de información que deben
tener, ese es un mundo más amplio que tratar.
Figura N.1 Funcionalidades básicas de una herramienta de BI

4. 2.1 Delivery optimizado de información
Es una funcionalidad importante que te va a permitir ahorrar en consumo de
licencias, sobre todo para aquellos ‘consumers’ que solamente necesitan
visualizar el dato para la toma de decisiones, hay casos en que el delivery es
masivo con información particionada de acuerdo a las necesidades de
información, por ejemplo, en el caso de las industrias de Banking o Telcos muchas
veces se requiere enviar información masiva diferenciada a sus tiendas y/o
sucursales.
2.2 Modo Self Service
El usuario necesita autogestionar su información, el negocio ya no puede esperar
a generar un ticket en helpdesk y que sea atendido 3 días después cuando necesita
nuevas variables de información, es por ello que se debe modelar adecuadamente
la capa de explotación de información para que el usuario pueda desarrollar sus
procesos de exploración de datos teniendo la libertad de realizar cruces de
información y buscar la profundidad del dato requerido, ojo libertad dentro de los
lineamientos de gobierno que necesariamente debes establecer.
2.3 Reportes y Dashboard de indicadores
La herramienta que selecciones debe tener una ‘interfaz amigable’, le debe
permitir al usuario la flexibilidad necesaria para desarrollar determinadas vistas,
reportes y tableros de indicadores de una forma rápida que le permita exponer la
información de manera entendible, entiéndase por ‘entendible’ todo aquel reporte
o indicador que es fácilmente comprensible por quien va o debe consumirlo.
2.4 Mixer de información
La herramienta debe permitir a los usuarios realizar mezclas de fuentes de
información, sabemos que las fuentes informales o pre-informales abundan, o
acaso no has visto una cantidad de archivos excels que ‘circulan’ por la
organización, la forma de que se comparten estos archivos es viral y mucho de
ello muchas veces constituyen una fuente oficial después que ha sufrido un
proceso de ‘cooking’, se te hace conocido no es así, pues es una funcionalidad que
la herramienta debe proveer es permitirle subir estos archivos, muchas veces
catálogos simples de información pero necesarios para los análisis de información
que el usuario de negocio realiza.
2.5 Envío de información a dispositivos móviles
Esta funcionalidad es muy útil cuando principalmente para los dashboard
gerenciales, los que se necesita revisar continuamente y por el rol que actualmente
tienen los ejecutivos de toma de decisiones no necesariamente tienen que revisar
sus indicadores en sus Pcs o laptops, esta funcionalidad hoy en día por el vértigo
del negocio es de suma utilidad.
3. Consideraciones adicionales de selección.

5. Algunas consideraciones adicionales antes de tocar los criterios de evaluación critica,
estas consideraciones debes tomarla en cuenta sobre todo para ahorrar costos en la
adquisición e implementación
3.1 Costos de Infraestructura
No todas las herramientas consumen o necesitan los mismos requerimientos de
infraestructura, no coloques los ‘mínimos requerimientos’, este es un error
clásico, muchas veces los comerciales de las marcas te venden la herramienta y te
comentan solo los requerimientos mínimos que con eso es ‘suficiente’,
dimensiona los volúmenes de información que vas a manejar, la cantidad de
usuarios, cantidad de reportes, vistas, tableros de indicadores, colócate un
‘roadmap’, de lo contrario te llevaras mas de 1 sorpresa mas adelante o empezaran
los clásicos ‘errores marcianos’.
3.2 Costos de licenciamiento
Revisa lo más conveniente para tu organización, analiza, hay fabricantes que
ofrecen una variedad de forma de licenciamiento, por Core, por usuario
nombrado, por usuarios concurrentes, etc. Si tu universo de usuarios va a superar
los 100 por ejemplo entre consumidores y desarrolladores, quizás te conviene un
licenciamiento por Core, pero si tu universo no supera los 20 usuarios, quizás un
licenciamiento por usuario concurrente sea lo más económico.
3.3 Soporte local
Es importante considerar el soporte local, algunos fabricantes mayormente te
ofrecen soporte local con un partner especializado, pero hoy en día la gran
mayoría considera su Premium Support con una generación de ticket hacia sus
centros de alta especialización, el tema es que con los clásicos ‘errores marcianos’
que en algún momento los vas a tener terminas en idas y vueltas con alguien en la
India, Singapur o si tienes suerte más cerca aquí en USA, intercambiando posibles
soluciones que algunas veces no funcionan, se te paso 1 semana y no solucionaste
el problema y finalmente terminas reinstalando la aplicación nuevamente,
importante por ello el soporte local.
4. Criterios de evaluación critica

6. Bueno, aquí si ya empezamos con los criterios fundamentales para evaluar una
herramienta de BI/Analytics, criterios que debes considerar para poder acercarte cada
vez mas a la herramienta de información que tu organización necesita.
Figura N.2 Criterios de evaluación
En el mercado hay una variedad de herramientas que puedes evaluar, no es motivo de
este articulo evaluarlas, ni sesgarte a una de ellas, puedes evaluar las siguientes
herramientas de acuerdo a los criterios que te comentamos, tampoco descartes las
herramientas opensource, podemos enumerarte las más conocidas:
OBIEE (Oracle Business Intelligence)
Business Objects
Microstrategy
Tableau
Qlikview y/o Qlik Sense
Algunas free como:
Splunk
Pentaho
5. Puntuación y resultados.
En este punto no voy a inclinar la balanza entre una u otra herramienta, solamente voy
a dar las pautas de como podrías realizar una puntuación que te lleve a realizar la mejor
elección de la herramienta que tu organización necesita, todo ello en base a los criterios
básicos de evaluación.

7. Figura N.3 Tabla de puntuación
Te recomendamos realizar una puntuación sencilla en un rango <1-5>, 1 como valor
mínimo y 5 como valor máximo, los que tengan la mayor puntuación en base a una
sumatoria lineal te dará un scoring sencillo y practico, tampoco es evaluar todas las
herramientas del mercado, te pasarías semanas en ello, un piloto sencillo con las que
queden con la mejor puntuación te podría ayudar a tener una mejor elección
6. Errores comunes en la evaluación
Hay errores comunes y clásicos que se cometen en la selección de una herramienta de
información, te detallo algunos:
La herramienta genera unos gráficos sorprendentes, si pues que herramienta no
lo hace, de que sirve la vistosidad de la herramienta si no resuelve bien los
cálculos y no otorga la funcionalidad que necesitas.
Esta herramienta es la única que puede sacar este reporte que necesitamos, se
te hace conocido, no debes sesgar la elección en base a un solo reporte, eso es
un error, las herramientas de BI están diseñadas para desarrollar reportes
analíticos, indicadores y ejecutar correctamente la exploración de datos, no
para desarrollar reportes que mas se asemeja a una aplicación operativa.
Una herramienta de explotación de información no debe ser usada como una
herramienta ETL y/o ELT, no esta preparada para ello, para eso están las
herramientas como ODI (Oracle Data Integrator) de Oracle o Datastage de
IBM.
Una herramienta de BI y/o Analytics no te va a solucionar los errores de
modelamiento de datos, ni calidad de los mismos, tu modelo de datos en capa
de negocio (Business Data Store) debe haber sido concebido para responder
preguntas de negocio, ojo, esto no lo soluciona una herramienta de BI si tu
modelo de datos tiene un mal modelamiento.
7. ¿Explotación y Exploración de datos es lo mismo?
Connection
to Big Data
AdminSecurityand
Architecture
DataSource
Connectivity
CloudBI
SelfServiceData
Preparation
MetadataManagment
EmbeddedAdvance
Analytics
SmartDataDiscovery
InteractiveVisual
Exploration
AnalyticDashboards
MobileExplorationand
Auth
EmbedAnalyticContent
Publish,Shareand
Collaborate
ConnectiontoBigData
Environment
Total
Business Objects
Power BI
Tableau
Pentaho
Splunk
Analysis and content creation
Share
Finding
Tools
Microstrategy
OBIEE
Infrastructure
Metadata
Management

8. Este punto lo he querido tocar, porque mucho se confunde el termino explotación con
exploración y no es lo mismo, explotación de datos está íntimamente ligado a la forma
como vas a ser uso de los datos sobre un modelo de negocio y sus diversas variedades
de exponerlos ya sea a través de reportes, tableros de indicadores o vistas de negocio,
la exploración tiene que ver con el ‘deep’ de la información, es ’zambullirse’ en los
datos para encontrar valor en los mismos, utilizar métodos estadísticos, métodos de
regresión, minería de datos, árbol de decisiones, redes neuronales o algún sistema
experto, hoy en día la exploración de datos es muy importante para buscar
oportunidades de negocio que generen ventaja competitiva.
Figura N.4 Exploración vs Explotación, ves la diferencia…?
8. Consideraciones finales.
Es importante comprender que seleccionar inadecuadamente las herramientas
de información te puede llevar a aumentar tus costos de licenciamiento,
terminas implementando mas de 1 herramienta de información y al final
terminas teniendo un conjunto de aplicaciones que en teoría hacen lo mismo,
bastante conocido no es así.
Selecciona la herramienta y dale la utilidad para lo que fue construida, no
intentes darle un giro de uso distinto, una herramienta de información esta
diseñada para realizar la explotación y exploración de información, el utilizarla
para que te resuelva tareas para las que no fue construida te va a dar un casi
siempre mal resultado y terminaras echándole la culpa a la herramienta cuando
el culpable eres tú mismo.
Puedes tomar como referencia también el cuadrante mágico de Gartner, es un
sustento adicional para evaluar la herramienta que mas se ajusta a tus
necesidades de información.

9. Figura N.4 Cuadrante mágico de Gartner
Aunque el cuadrante mágico de Gartner no te garantiza nada siempre es una buena
referencia.
9. Referencias
Gartner (2018), Reviews for Analytics and Business Intelligence Platforms.
Mathieu Kessler (2011), Conceptos de exploración de datos, Universidad
Politécnica de Cartagena.
Ghoshal, S., Kim, S. K. (1986), Building Effective Intelligence Systems for
Competitive Advantage, Sloan Management Review, Vol. 28.
Ibermatica (2007) Modelo integral de una solución de BI.
DataWarehousing http://www.1keydata.com/datawarehousing/datawarehouse.html