LOS MODELOS DE LA COMUNICACIÓN HUMANA 1° ADM. DE EMPRESAS
Manuales administrativos
1.
2. •Comenzaron a utilizarse durante el periodo
de la Segunda Guerra Mundial
•La necesidad del personal capacitado
durante la guerra dio lugar a que se
formularan manuales detallados.
•Fue posible llevar un control tanto del
personal de una organización como de las
políticas, estructura funcional, procedimientos
de manera sencilla, directa y uniforme
INICIOS
3. Con el transcurrir de los años los manuales
se adaptaron para ser más
técnicos, claros, concisos y prácticos, y
comenzaron a aplicarse a diversas
funciones operacionales
(producción, ventas, finanzas, etc.) de las
empresas.
4. Son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar
y transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una
manera fácil de manejar (manuable) se concentran
en forma sistemática, una serie de elementos
administrativos para un fin concreto: orientar y
uniformar la conducta que se presenta entre cada
grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.
CONCEPTO
5. OBJETIVO DE LOS
MANUALES
De acuerdo con la clasificación y grado de
detalle, los manuales administrativos
permiten cumplir con los siguientes
objetivos:
a) Instruir al persona, acerca de aspectos
tales como:
objetivos, funciones, relaciones, políticas, p
rocedimientos , normas, etc.
6. b) Precisar las funciones y relaciones
de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecución correcta
de las labores asignadas al personal, y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
7. En esencia los manuales
administrativos constituyen un medio
de comunicación de las decisiones
administrativas, por lo tanto, su
propósito es señalar en forma
sistemática la información
administrativa.
8. VENTAJAS
Logra y mantiene un sólido plan de
organización.
Asegura que todos los interesados tengan
una adecuada comprensión del plan general
y de sus propios papeles y relaciones
pertinentes.
Sistematiza la iniciación, aprobación y
publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
9. Determina la responsabilidad de cada
puesto y su relación con los demás de la
organización.
Es una fuente permanente de información
sobre el trabajo a ejecutar.
Pone en claro las fuentes de aprobación y
el grado de autoridad de los diversos
niveles.
10. DESVENTAJAS
Existe el temor de que pueda conducir a una
estricta reglamentación y rigidez.
Su errónea elaboración provoca
inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
Si no se actualiza periódicamente, pierde
efectividad.
Muy sintética carece de utilidad: muy
detallada los convierte en complicados.
11. TIPOS DE MANUALES
POR CONTENIDO
- Manual de políticas: Se proponen
describir en forma detallada los
lineamientos para la toma de decisiones
para el logro de los objetivos y una
adecuada definición de políticas
- Manual de historia: Su objetivo es
proporcionar información histórica sobre
el organismo: Sus
comienzos, crecimiento, logros, administ
ración y posición actual.
12. Manual de organización: Exponer la
estructura organizacional a través de la
descripción de los
objetivos, relaciones, funciones, autorid
ad y responsabilidad de los distintos
puestos.
POR SU FUNCIÓN ESPECIFICA
- Manual Técnico: Contiene los principios
y técnicas de una función operación Un
ejemplo de este tipo de manual es el
manual técnico de sistemas y
procedimientos.
13. - Manual de personal: Comunicar las
actividades y políticas de la dirección
superior en lo que se refiere a personal.
(reclutamiento y selección, políticas de
personal, uso de
servicios, capacitación, etc.).
- Manual de ventas: Los aspectos
esenciales del trabajo de ventas
(políticas de
ventas, procedimientos, controles, etc.)
14. GENERALES
- Manual general de procedimientos:
Dictar las instrucciones necesarias para
coordinar el proceso de fabricación, es
decir, la inspección, ingeniería industrial
y el control de producción.
- Manuales generales de organización:
15. ESPECÍFICOS
- Manual de reclutamiento y selección: Este
es producto de la planeación
organizacional y abarca todo el
organismo, indicando la organización
formal y definiendo su estructura funcional.
- Manual especifica de auditoria interna:
Resultado de la planeación,
contiene los procedimientos de todas las
unidades orgánicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la
forma de operar.
16. ELABORACION
Determinar que área de la empresa le
corresponde crear los manuales
administrativos, para esto se tienen dos
soluciones:
Crear un departamento centralizado que se
encargue de la racionalización
administrativa
Contratar los servicios profesionales de un
despacho de consultores externos
encargados de realizar este trabajo técnico.
17. Se debe tener el conocimiento de los
objetivos que se quieren alcanzar y la
situación efectiva de la empresa, a partir de
sus principales componentes: medios
financieros, personal y nivel de
organización, entre otros.
Hacer que otras personas revisen los planes
Confirmar por escrito todas las estimaciones
(tiempo, dinero y personal)
18. CONTENIDO
Carátula. Es la cubierta exterior donde
se identifica el logotipo, el nombre del
manual y la organización responsable.
Portada. Continúa después de la
carátula, lleva el nombre del manual, de
la organización responsable de su
aplicación y el lugar y la fecha de
edición.
19. Índice general. Es la presentación
resumida y ordenada de los elementos
constitutivos del documento.
Presentación. Es la explicación clara
y concisa de los objetivos del manual y
la exposición de la estructura del
documento.