Las tablas de retención documental (TRD) son listados de series y tipos documentales producidos o recibidos por una unidad administrativa con los tiempos de permanencia en cada fase de archivo. Su finalidad es establecer los plazos para remitir documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico, contribuyendo a la racionalización de la producción documental, un servicio eficaz y eficiente, y garantizar la conservación de documentos permanentes.

1. LAS TABLAS DE
RETENCION
DOCUMENTAL

2. TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL
 DEFINICION: Las TDR son un listado de series y sus
correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos por
una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a
las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada fase de
Archivo. (Acuerdo AGN 039 de 2002. Procedimiento para la
elaboración y aplicación de las TRD)
 FINALIDAD E IMPORTANCIA: Remisión de los
documentos del Archivo de Gestión al Central y de éste al
Archivo Histórico de cada una de las dependencias de la
CVP.

3. IMPORTANCIA
DE LA TRD
 Contribuyen a la racionalización de la producción
documental.
 Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitar el control y acceso a los documentos a través de
los tiempos de retención en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos
que tienen carácter permanente.

4. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
METODOLOGIA PARA LA ACTUALIZACION DE LAS TRD