OBJETIVO Contribuir a la racionalización de la producción documental Permitir y proporcionar un servicio eficaz y eficiente Facilitar el control y el acceso a los documentos, de acuerdo a los tiempos de retención estipulados. Garantizar la selección y conservación de los documentos

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TRABAJO FINAL EXPRECION ORAL Y ESCRITA.
Presentado por: Luis Ernesto Alvarado Acuña
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÒN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

2. 1
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
TABAJO FINAL EXPRECION ORAL Y ESCRITA
Luis Ernesto Alvarado Acuña
Tutor
María Alexandra León Martínez
Licenciada
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÒN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
EXPRESION ORAL Y ESCRITA

3. 2
INTRODUCCION
Este documento tiene como finalidad, presentar la importancia que tiene como
herramienta las tablas de retención documental TRD, para la transferencia de
documentos de un archivo de gestión al central y de este al histórico.

4. 3
OBJETIVO
 Contribuir a la racionalización de la producción documental
 Permitir y proporcionar un servicio eficaz y eficiente
 Facilitar el control y el acceso a los documentos, de acuerdo a los tiempos de
retención estipulados.
 Garantizar la selección y conservación de los documentos.

5. 4
TABLA DE CONTENIDO
PG
1. Situación vital…….………………………………………………… 6
1.1 Tabla de retención documental…………………………… 6
1.2 definición tabla de retención documental………………… 6
1.3 funcionalidad de TRD…….. ……………………………..... 6
1.4 Parámetros de la elaboración de TDR…………………….. 6
1.5 Aplicación de las TDR……………………………………….. 6
1.6. Tipos de textos en las TRD………………………………… 6
2. Conclusiones…………………………………………………………. 7
3. Referentes bibliográficos……………………………………………. 8

6. 5
1. SITUASION VITAL
1.1 Tablas de retención documental: Elaboración y aplicación, en La Caja de la
Vivienda Popular.
El propósito de esta herramienta es para el uso racional tanto de la producción de
documentos y de la de la información, de acuerdo a los procesos y procedimientos
que existen en la entidad, para su disposición final, una vez cumplido su ciclo en sus
tres etapas gestión, central e histórico.
1.2 Que es una tabla de retención documental TRD:
RTA: Son un listado de series y sub series y sus correspondientes tipos
documentales (producidos o recibidos por una unidad administrativa, en
cumplimiento de sus funciones), a los cuales se les asigna el tiempo de
permanencia, en cada fase del archivo, (acuerdo AGN 039 de 2.002, procedimientos
para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental TDR).
1.3 Para qué sirve?
RTA: sirve para determinar la disposición final de los documentos en cada uno de su
ciclo vital, archivo gestión, central e histórico, conservación total, eliminación,
microfilmación y selección, de igual manera el tiempo de retención en años que se
debe conservar la documentación en el archivo de gestión y central, una vez
finalizada la vigencia del documento.
1.4 Bajo que parámetros se elabora la tabla de retención?
RTA: Normas, decretos y acuerdos del AGN. Acuerdo AGN 039 de 2.002,
procedimientos para la elaboración y aplicación de tablas de retención documental
TRD.
1.5 Como se aplica?
RTA: Una vez elaborada, se somete a la aprobación por parte del comité de archivo
de la institución, y es enviada al AGN, para que el comité evaluador dé el visto
bueno, luego de efectuado este paso con satisfacción, se procede a capacitar al
personal y socializar el uso de las TRD, la institución emite una resolución por la cual
es de obligatoriedad la utilización de la misma.
1.6 Qué tipo de textos se emplean?
RTA: Los textos que utilizamos para esta actividad, son:
Conceptual: Buscamos definiciones teorías conceptos, diccionarios y búsquedas
virtuales.
Procedimental: Seguir instrucciones, procesos por parte del AGN archivo general
de la nación.
Argumental: Proponer ideas que sean creíbles, debatir con relación del tema,
apoyado de textos argéntales con referencia al tema.

7. 6
2. CONCLUCION
Con la aprobación y aplicación de la tabla de retención TDR, como herramienta,
contribuimos al buen manejo y evitamos el deterioro de la documentación existente
de la entidad, gracias a sus tiempos de permanencia estipulados en cada uno de sus
fases.

8. 7
3. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS
 Tomado de
http://aleidapulgarin.blogspot.com/2008/07/tablas-de-retencin-
documental.html
 Video tutorial tablas de retención documental
http://www.youtube.com/watch?v=40LH-cxH-gA