Taller Project Manager Toolbox

PMPeople© 2016 1
People collaborating on Project Management
TALLER DE HERRAMIENTAS EN PMI MADRID 13/11/2016

2PMPeople© 2016
Jose Barato
• Ingeniero de Telecomunicaciones
• PMPeople™ (CEO)
• PMI Madrid Chapter (Junta Directiva)
• TALAIA OpenPPM (Product Manager)
• Project Manager (PMP®, PMI-ACP®)
• Profesor, coach
• Conferenciante, autor, blogger
En Project Management, saber y no hacer es como no saber
Blog de PMPeople

3PMPeople© 2016
¿A DÓNDE VAMOS? PM 2.0
https://goo.gl/ZvbQZu

4PMPeople© 2016
¿CÓMO GESTIONARÁN PROYECTOS NUESTROS HIJOS?

6PMPeople© 2016
BBvs
GENERATION

7PMPeople© 2016
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL YA HA LLEGADO AL MÓVIL
Social Networks
Video / Image / Audio
Content Sources
Content Curation

8PMPeople© 2016
LA REVOLUCIÓN DEL CO-AUTHORING
https://youtu.be/doHnLiAzQ5M

9PMPeople© 2016
¿CÓMO FUNCIONA GOOGLE DRIVE?
Shared with me
Trash
Google Docs
15 GB My Drive
• Photos
• Gmail
• Files
Google Drive • Google Docs
• Files
Other Drives
Recycle bin

10PMPeople© 2016
NUEVAS HERRAMIENTAS PARA EL PUESTO DE TRABAJO
USER CENTRIC TECHNOLOGY

11PMPeople© 2016
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL YA HA LLEGADO AL HOGAR
https://youtu.be/xvvA2AMSXZc

12PMPeople© 2016
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN EL PUESTO DE TRABAJO
https://youtu.be/MMEoWMJf1uY

13PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA COMUNICAR
https://youtu.be/B6zVzWU95Sw

14PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA COLABORAR
https://vimeo.com/103727152 https://youtu.be/UxR2wpCBq0U

16PMPeople© 2016
PROJECT MANAGER TOOLBOX

17PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA INVESTIGAR Y ORGANIZAR

18PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA COMUNICAR

19PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA REUNIONES

20PMPeople© 2016
Reuniones productivas con Asana
https://youtu.be/FxrQWqfxP2c

21PMPeople© 2016
Teleconferencias / Videoconferencias
https://youtu.be/DYu_bGbZiiQ?list=RDDYu_bGbZiiQ
https://youtu.be/JMOOG7rWTPg?list=RDDYu_bGbZiiQ

22PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA PLANIFICAR

23PMPeople© 2016
PLANIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA
Inicio
A
5d
B
3d
E
6d
FinD
8d
C
7d
1
1 5
53
6 12
6 13
1 6
13
F
6d
5 10
+4
1 5
53 6 13
13
13
13
7
8
94
0
00
1
3
3
1

24PMPeople© 2016
EJERCICIO CPM

25PMPeople© 2016
EJERCICIO CPM
+5
+5
H
5
I
5
J
10
D
5
E
5
F
10
Inicio A
15
B
15
C
20
G
5
Fin
+5
+15
+10
+10
+10
+10
+5
+5

26PMPeople© 2016
EJERCICIO CPM
+5
+5
H
5
I
5
J
10
D
5
E
5
F
10
Inicio A
15
B
15
C
20
G
5
Fin
+5
+15
+10
+10
+10
+10
+5
+5
1 55
11 15
21 35
31 40
36 45
1 5
6 10
1 15
1 15
6 20
6 20
31 50
31 50
51 55
51 55
6 10
11 15
16 25
46 55
36 40
51 55

27PMPeople© 2016
EJERCICIO CPM

28PMPeople© 2016
No preguntes: ¿CUÁL ES EL PORCENTAJE DE AVANCE?
Pregunta: ¿HAS TERMINADO YA?
https://youtu.be/3j6KoV99uK4

29PMPeople© 2016
ARRIBA Y ABAJO
TASK
CONTROL ACCOUNT
ACTIVITY
WORK PACKAGE
PROJECT
Gestión del Proyecto desde dos Perspectivas

30PMPeople© 2016
IDENTIFICAR RIESGOS ES UN PROCESO CONTINUO
1 ficha x
Reunión
Risk Register template

32PMPeople© 2016
¿CUÁL SERÍA EL SUPERPODER DE UN PROJECT MANAGER?

33PMPeople© 2016
Usar Trello cuando el proceso es claro y estable

34PMPeople© 2016
HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR

35PMPeople© 2016
GESTIÓN DEL VALOR GANADO (ESTÁNDAR EVM)
Pronósticos de coste (cost forecast)
• La Estimación del Coste a la Finalización (EAC, Estimate At Completion)
es siempre igual al Coste Real más la Estimación hasta la Conclusión
(ETC, Estimate To Complete)
• EAC = AC + ETC
Varias formas de calcular ETC
• Si los supuestos no eran correctos:
• Estimación bottom-up del Trabajo Pendiente
• 2) Si las desviaciones no eran típicas -> Proyección basada en el
presupuesto:
• ETC = BAC – EV
• Si las desviaciones se mantendrán: Proyección basada en el desempeño
de costes
• ETC = (BAC - EV) / CPI

36PMPeople© 2016
EJERCICIO PRÁCTICO CON EVM: “LA VALLA”
L1
L2
L3
L4
• Su proyecto consiste en hacer una valla de 4 lados. Cada lado lleva 1 día de trabajo de
un operario, por 200€. Los lados se hacen secuencialmente. Comienza el trabajo el día
12/09/2011. Usted presupuestó 800 €.
• Al final del día 3 (14/09/2011):
• Ha completado el lado 1 (coste 200€)
• Y el lado 2 (coste 275€)
• El lado 3 está completado al 50% (coste 200€)
• ¿Cuánto pagará finalmente?

37PMPeople© 2016
Más retos…
• reto #24. miércoles semana 1, la primera actividad comenzó en fecha, hemos
avanzado un 25%, esperamos que termine con 2 días de retraso
• reto #25. jueves semana 2: primera actividad completada, la segunda empezará el
viernes, esperamos que dure 8d, el cliente acepta la replanificación
• reto #26. asignar recursos humanos y materiales hasta cuadrar el ppto
• reto #27. sobreescribir la línea base
• reto #28. bitácora asana

38PMPeople© 2016
Gestionando costes sin recursos
Estimar los Costes de las Actividades
Determinar el Presupuesto
Controlar los Costes

39PMPeople© 2016
Gestionando costes con recursos
Cost Unit = Usage Unit = work/time/resource/task
time
task
resource
work resource
task
work
time
View: Resource Usage View: Task Usage

47PMPeople© 2016
Presupuesto Inicial
• Recomendación:
o Usar Excel para estimación inicial
o Después de asignar y nivelar en Project, cuadrar horas y costes con Excel
• Abrir fichero 0.data.xls. Hoja “ppto”:

49PMPeople© 2016
Asignar Recursos Humanos (de tipo Work)
• Abrir fichero 2.project sin recursos. Abrir fichero 0.data.xls
• Copiar rango !rrhhB3:B27. Pegar en columna Resource Names (fila 1)
• Entrar tarifas de venta en Hoja de Recursos
• Comprobar que los recursos están sobre-asignados
• Nivelar horas en Resource Usage (Entry) según 3.project con recursos_sin gastos.mpp
• Comparar resultado con fichero 3.project con recursos_sin gastos.mpp

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