Proponemos dos formas de organizar un panel para tareas recurrentes (casos reales). Hay temas y tareas que, por su naturaleza, son pre-definidos y recurrentes. Se repiten iguales (o casi) de acuerdo a una cierta planificación, que puede ser periódica (un día, una semana, dos meses, etc.). Forman parte de una rutina de trabajo (operaciones); por ejemplo, la necesaria para gobernar y mantener el “Bussines As Usual (BAU)” de una compañía. Ej.: un informe mensual de servicio, la monitorización de servidores, etc. En éstos casos… ¿Cómo organizar un panel? ¿Cómo aplicar el visual management? El típico enfoque del panel “ToDo – Doing – Done” aplica bien a las tareas de proyecto, que por su naturaleza empiezan, acaban y no vuelven. Sin embargo, no acaba de ser plenamente satisfactorio para las tareas recurrentes. Para gobernar las tareas recurrentes es útil (1) ver la planificación general y (2) hacer un seguimiento del estado de ejecución real.

1. Tareas recurrentes:
Qué son y cómo organizarlas en un panel
CAS 2017 - Sevilla
Marco Massarotto
Juan Antonio Latorre

2. Índice
 Contexto y necesidad
 Tareas típicas
 Tareas recurrentes
 Qué son, ejemplos, de dónde surgen
 Paneles para tareas recurrentes
(soluciones propuestas)

3. Situación típica
 Equipo con mucho quehacer y compromisos.
 Todo urgente.
 Desorden, estrés… Sensación de “apaga fuegos”.
 Percepción de “sin salida”… O ¡es imposible!.
 Cada persona se gestiona como puede, por si sola.
¿Cómo ayudarles a gestionarlo?
Visual Management

4. Emerger tareas
Hacer emerger (transparentar) todo el
trabajo y ponerlo en común (dinámica)

5. ¡ Muchas tareas
recurrentes !
Emerger tareas

6. Tareas recurrentes: ejemplos
• Gobierno de un servicio
• Informe mensual interno o a cliente (reporting).
• Toda acción necesaria para gobernar un servicio activo.
• Mantenimiento de un sistema (operations)
• Monitorización de servidores por parte del equipo de sistemas.
• Todo el cuidado para conservar el sistema.
• Business As Usual (BAU)
• Todo lo necesario para mantener los activos de una organización.
Comer, dormir, lavar los dientes... No supone evolución,
pero es necesario para cuidar de nuestro “sistema
humano” y “mantenernos vivos”.

7. Necesidad
¿Cómo aplico el visual management
a las tareas recurrentes?
¿Cómo organizo un panel
cuando la mayoría de
tareas son repetitivas?

8. Tareas típicas
Las típicas tareas de proyecto se detectan, empiezan y
acaban (ej.: desarrollo de un producto)
El típico panel “To Do – Doing - Done” las representa
perfectamente

9. Tareas recurrentes: qué son
Las típicas tareas recurrentes son:
 Predefinidas. Forman parte de un procedimiento establecido.
 Mismo contenido. Hay que hacer siempre lo mismo (o casi).
 Periódicas. Forman parte de una rutina de trabajo. Se repiten
en el tiempo, a intervalos fijos.

10. Tareas recurrentes: ¿de dónde surgen?
El propósito de un proyecto es conseguir algo que antes no
existía: generar un nuevo activo.
Todo nuevo activo precisa de un cuidado.
 Los proyectos generan operativa
El propósito de la operativa es mantener “vivo” el nuevo activo
a lo largo del tiempo.

11. Tareas recurrentes: ¿qué tal el clásico panel?
Resulta útil mantener siempre a la vista:
 la planificación general
 el flujo de trabajo real
El típico enfoque de panel
“ToDo – Doing - Done” no acaba
de ser plenamente satisfactorio
para las tareas recurrentes

12. Necesidad
¿Cómo aplico el visual management
a las tareas recurrentes?
¿Cómo organizo un panel
cuando la mayoría de
tareas son repetitivas?

13. Caso 1. Plannual Map
Meses
Semanas
Panel de
planificación
anual

14. Caso 1. Panel Tareas Recurrentes
Seguimiento de las tareas
recurrentes actuales
Típico panel

15. Caso 1. Herramienta online

16. Caso 2: Gobierno de un servicio

17. Caso 2
Tema específico
(swimline)
Tareas emergentes
asociadas a un tema
específico
(post-it azul)
Tareas recurrentes
asociadas a un tema
específico
(post-it amarillos)

18. Caso 2 Planificación tarea recurrente
(post-it fijo - Verde)
Planificación tarea recurrente
(post-it móvil – Amarillo)
Seguimiento tarea recurrente
(post-it móvil – Amarillo)

19. Preguntas