Técnicas de redacción utilizadas en la generación de reportes técnicos
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Objetivo General: Aportar los conocimientos que les permitan de forma lógica, detallada y coherente, la elaboración de comunicaciones escritas (informes técnicos); cuyo contenido de hechos, datos, sucesos, interpretaciones, faciliten el proceso de toma de decisiones. Objetivos Específicos: Capacitar para: 1. La planificación de los pasos previos a la elaboración del informe, 2. Dominar las técnicas de redacción, 3. Aprender a seleccionar el vocabulario adecuado a utilizar en el proceso de redacción de informes, 4. Identificar los obstáculos o barreras más frecuentes en la redacción de informes, 5. Aplicación de un modelo comunicacional en la planificación, organización y redacción de sus informes técnicos. 1.- La comunicación organizacional. 2.- Redacción 3.- El informe 4.- La estructura del informe 5.- Informes técnicos 6.- La planificación de la elaboración del informe 7.- La elaboración del informe 8.- La redacción del informe, técnicas efectivas de redacción 9.- Ayudas gráficas Lenguaje sensorial: medio perceptivo mediante el cual recibimos señales del entorno, sin presencia de símbolos (fotografías). Lenguaje corporal. Lenguaje verbal: descripción de un fenómeno natural mediante la palabra oral y/o escrita Lenguaje gráfico: descripción dinámica de un contenido simbólico (representación gráfica) Lenguaje formal: fórmulas y ecuaciones matemáticas para describir fenómenos
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- 6. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Objetivo General • Aportar los conocimientos que les permitan de forma lógica, detallada y coherente, la elaboración de comunicaciones escritas (informes técnicos); cuyo contenido de hechos, datos, sucesos, interpretaciones, faciliten el proceso de toma de decisiones.
- 12. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Definición de la Comunicación Proceso cognitivo, consciente y retroalimentado, mediante el cual se construyen, codifican y envían mensajes. Mensaje: conjunto de símbolos estructurados que contienen información Información: Número mínimo de parámetros que describen un objeto o evento
- 17. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Tipos de Lenguaje - Lenguaje sensorial: medio perceptivo mediante el cual recibimos señales del entorno, sin presencia de símbolos (fotografías). Lenguaje corporal. - Lenguaje verbal: descripción de un fenómeno natural mediante la palabra oral y/o escrita - Lenguaje gráfico: descripción dinámica de un contenido simbólico (representación gráfica) - Lenguaje formal: fórmulas y ecuaciones matemáticas para describir fenómenos
- 18. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Las axiomas del proceso de comunicación 1. No se puede no comunicarse 2. En toda comunicación existe un nivel de “contenido” y un nivel de “relación” 3. La naturaleza de una relación depende de la forma de puntuar o pausar las secuencias del mensaje. 4. En toda comunicación existen dos niveles de lenguaje. Uno analógico y otro digital. 5. La simetría o complementariedad de la comunicación están basados en la igualdad o la diferencia, entre los interlocutores Paul Watzlawick, Janet Helmick Beavin , Don D. Jack Teoría de la Comunicación Humana (1967)
- 21. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Información, comunicación y mensajes 1. El mensaje está compuesto por información Relevante, Irrelevante, Redundante y Ruido 2. El exceso de información (símbolos) satura el canal de comunicación y destruye el contenido del mensaje 3. La implementación eficiente de los códigos (lenguaje) favorece el desempeño en la comunicación 4. El nivel de disponibilidad (conducta) de la Fuente y el Receptor, afecta la calidad de la inter‐relación y del proceso comunicacional
- 25. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Todos aquellos factores que dificultan ó impiden el proceso, deformando el mensaje. Consiguen sesgar el mensaje, dándole un significado Correcto, sin claridad y nitidez.
- 27. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Dinámica • Papelote • Colocar todas las barreras de comunicación que se presentar en su área de trabajo y en la empresa. • Considere todas las barreras de comunicación a todo nivel.
- 28. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto MENSAJES EXITOSOS Conocer a tu receptor Programar la información a ser transmitida. Debe ser precisa y fluida Evitar la información redundante e irrelevante. Se pierde el mensaje y establece barreras Si es necesario, invocar anécdotas cortas relacionadas con el mensaje Centrar la atención en el mensaje, no en el expositor No ser sumiso, tampoco adulador ni condescendiente No utilizar palabras rebuscadas e incomprensibles. Imponen barreras comunicacionales. Utiliza lenguaje tecno‐científico simple y explicarlos si es necesario
- 34. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto REDACCIÓN La redacción es considerada como el arte de escribir hechos, procesos, sucesos e incluso o sentimientos que hayan sido observados, pensados o indagados. Sin embargo no se limita a la escritura si no que la forma en que está hecho es elemental, debe ser escrito con precisión, consistencia, respetando las reglas de forma entre otras características.
- 35. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Tipos de Redacción • Académica • Literária • Periodística • Formal o Administrativa • Técnica
- 36. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Redacción Técnica • Escritos propios de una determinada ciencia o disciplina. Se caracterizan por poseer un lenguaje y una estructura de redacción exclusiva del ámbito técnico al cual pertenecen. (lenguaje técnico). • Los textos de redacción en este lenguaje técnico solo pueden ser comprendidos cabalmente por aquellas personas que tienen un conocimiento acerca de dichas disciplinas o ciencias.
- 38. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Dinámica • Papelote • Asiste a una reunión de trabajo en la cual se presentan los nuevos lineamientos de producción para el siguiente trimestre. • Redacte un documento que pueda ser presentado a su superior inmediato y también puede ser usado por sus pares en su área.
- 39. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto 1. Ideas Claras • ¿Qué quiero decir?, ¿cómo quiero decirlo?, ¿Para quién esta dirigido?… • Estas y otras preguntas son las que nos debemos hacer antes de ponernos a escribir. • Lo principal es que tengamos muy claro de qué vamos a hablar antes de empezar, para que la redacción no se nos complique y acabe siendo complicada. • Hacer un esquema con las ideas principales y secundarias del texto y lo que va en cada tema o lo que no se nos puede olvidar contar, nos va a ayudar a organizarnos.
- 40. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto 2. Frases cortas • Si el texto que vamos a escribir no es solo para nosotros, entonces lo suyo es que pensemos en el lector. • Conseguir que nos entienda. • Si no somos un Cervantes en potencia, mejor que nos centremos en escribir frases cortas y nos olvidemos de interminables subordinadas. • Trasmitir de forma sencilla y concisa la idea siempre dará buen resultado.
- 41. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto 3. Adjetivos • Un adjetivo bien usado ayuda a describir lo que queremos decir. Da color al texto. • Pero no nos dejemos engañar por su apariencia inocente de complemento del sustantivo, no. El adjetivo es un ente malvado que crea adicción y convierte cualquier texto sencillo en una rimbombante compilación de palabras llenas de florituras, que trasmiten imágenes repelentemente cursis. • Es la capacidad de este recurso para convencernos de que escribimos bien cuando realmente es mentira: es como embadurnarse en colonia para no ducharse. • Por muchos adjetivos que añadamos al texto, no van a tapar los errores en la redacción. • “Lánguidas y hermosas rojas rosas sobre una suave y vieja colcha de oscuro terciopelo negro como una fría noche sin pálidas estrellas”.
- 42. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto 4. Sin perdón • Cometer faltas de ortografía es pecado mortal. • Y no porque no podamos fallar, que podemos, sino porque tenemos que revisar lo que escribimos. • Hay que dudar de nuestra fiabilidad y comprobar si hemos metido la pata, enterarse de las novedades en el lenguaje (palabras que se admiten, cuáles se usan mal, etc.), y poner bien los acentos.
- 43. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto 5. No se escribe como se habla • La redacción de un informe no puede ni debe ser un texto literario, pero tampoco una conversación con los colegas. • Tanto si nos decidimos por un estilo distendido, uno más neutral o uno de carácter académico, debemos cuidar que las frases no sigan el patrón de una conversación, sino el de una redacción. • Cada frase debe tener sujeto, predicado y los complementos necesarios, y cada idea debe estar enunciada y concluida, sin que se quede nada en el aire.
- 44. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto 6. Los puntos y las comas no son un elemento decorativo • El lector necesita respirar y comprender. • Nosotros necesitamos concluir las ideas, enumerarlas, explicarlas. • Puntuar correctamente es indispensable para redactar bien y además nos ayuda a organizar nuestros pensamientos para que el texto no sea caótico.
- 45. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto 7. La manera más sencilla • No por poner un montón de palabras “cultas” va a parecer que sabemos más. • Si normalmente no están integradas en nuestro vocabulario, puede que no las usemos bien o que el texto quede muy forzado. • Mejor que expliquemos lo que queremos decir de una manera simple y honesta. • Lo importante es comunicar y que el lector nos entienda, no alimentar nuestro ego. • Tener cuidado con repetir todo el tiempo las mismas palabras. • Un diccionario de sinónimos nos viene bien para enriquecer nuestra redacción.
- 46. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Dinámica • Papelote Voy a aplicarme un Hector Lavo de Ozi Orbor • Entender y descifrar el mensaje
- 48. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Palabras Orden sintáctico Para construir una frase hay que tener en cuenta los principios sintácticos, el orden lógico y la construcción armoniosa. La construcción sintáctica es la que ordena los elementos de la frase según su función gramatical: • 1ro. el sujeto • 2do. el verbo • 3ro. atributo o complementos: – Directo – Indirecto – Circunstancial
- 50. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Verbo en la Frase • En la frase unitaria, el verbo se coloca normalmente intercalado entre el sujeto y el complemento. • En cuanto a estos dos elementos debe preceder el de mayor interés, y el otro colocarse al final de la frase. • Lo que no es correcto en castellano es colocar el verbo al final de la frase.
- 53. redglobeperu.com Asesoría y Consultoría en: Oxford Group MBA. MBI. PMP. ING. Giovanni Alfonso Huanqui Canto Párrafos Efectivos • Elige el propósito, u objetivo, para tu párrafo. Esta es la idea que buscas respaldar o el punto que quieres probar. • Escribe una tesis específica, definiendo el propósito de tu párrafo en una sola oración. Mantenla corta y concreta. • Desarrolla dos o tres puntos de apoyo, construyendo un argumento lógico para respaldar tu enunciado tesis. • Para los puntos de apoyo complejos o ideas que parezcan demasiado complicadas para que el lector las entienda, proporciona un ejemplo claro que ilustre el punto. • Agrega declaraciones especulativas para enfatizar la importancia de tus puntos de apoyo, ofreciendo un peligro potencial o un posible resultado para enfocar la atención de un lector en la importancia de un punto. • Escribe una oración concluyente, organizando tus puntos de apoyo en un mensaje claro. • Para relacionar tus puntos, usa palabras como ʺprimeroʺ, ʺdespuésʺ o ʺluegoʺ para describir un curso secuencial de eventos.