Tema1 tablas avz

Índice
DISEÑO DE TABLAS ............................................................................................................................. 3
1. DISEÑAR TABLA ............................................................................................................................... 3
2. CONTROLES PARA MOSTRAR LOS CAMPOS ....................................................................................... 3
3. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ........................................................................................................ 6
3.1. Formato ................................................................................................................................. 7
3.2. Máscara ............................................................................................................................... 11
3.3. Valor predeterminado .......................................................................................................... 14
3.4. Regla de validación ............................................................................................................. 15

Tema 1. Diseño de tablas
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Diseño de Tablas
En este tema se describe el modo de cambiar algunas de las propiedades de los campos y de los controles que se emplean para mostrarlos.
1. Diseñar tabla
Para diseñar una nueva tabla utilice el comando Diseño de tabla de la ficha Crear
El panel inferior General es el de las propiedades del campo y el de Búsqueda el que se emplea para elegir el control con el que mostrar el campo.
2. Controles para mostrar los campos
Access emplea de forma predeterminada unos controles para determinados tipos de datos, así emplea cuadros de texto para cualquier tipo de datos, excepto para los campos de tipo Sí/No que emplea casillas de verificación.
Para cambiar el tipo de control que se emplea para un campo muestre la vista diseño de la tabla, seleccione el campo y en el panel inferior, en la pestaña Búsqueda seleccione otro control
El cuadro combinado es un control que para su correcto funcionamiento precisa cumplimentar varias propiedades. Es por eso que en lugar de elegirle en esa lista se emplea otro

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procedimiento, que es seleccionar en el panel superior, en Tipo de datos, Asistente para búsquedas.
Hay que distinguir entre dos tipos:
 Cuando la lista de elementos que tiene que mostrar el desplegable está ya almacenado en el campo de alguna tabla o consulta
 Cuando la lista de elementos que tiene que mostrar el despelgable lo vamos a escribir (cuando se trata de pocos elementos y tenemos claro que no va a aumentar su número)
Trataremos de mostrarlo con ejemplos. En este caso emplearemos la opción de escribir los valores.
Si sólo disponemos de cuatro aulas: AULA 1, AULA 2,… AULA 4 y queremos que para el campo AULA ofrezca un cuadro combinado donde pueda elegir entre estos cuatro elementos

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Por defecto empleará como etiqueta el nombre del campo. Haga clic en Finalizar para terminar.
En apariencia no ha ocurrido nada, pero si en el panel inferior hace clic en la pestaña Búsqueda, el control para el campo ha cambiado a Cuadro combinado y se han rellenado las propiedades de este control

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Si en Limitar a la lista selecciona Sí, cuando utilice est control para introducir datos en el campo AULA sólo permitirá elegir entre uno de los elementos de esa lista y si por error escribe otro valor mostrará un mensaje de error.
Cuando pase a la vista hoja de datos se mostrará así
3. Propiedades de los campos
Para acceder a las propiedades de los campos se muestra la vista diseño de una tabla. Luego se sitúa el cursor en el campo a modificar y en el panel General de la parte inferior muestra las propiedades.

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Entre las propiedades más importantes de los campos de una tabla se encuentran las siguientes:
3.1. Formato
Es el diseño de presentación para el campo o lo que es lo mismo, el aspecto con el que se muestran los datos del campo. Nada tiene que ver en cómo se escriben los datos en ese campo.
Las opciones y códigos a emplear son diferentes dependiendo del tipo de datos.
Campo de tipo Numérico
Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente, donde:
La primera representa el formato de los números positivos.
La segunda representa el formato de los números negativos.
La tercera representa el formato de los valores cero.
La cuarta representa el formato de los valores nulo.
Puede crear formatos personalizados mediante los símbolos siguientes:
,
Separador decimal
.
Separador de miles
0
Representa un dígito. Muestra el 0 para valores 0 o si no se dio valor.

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#
Representa un dígito. No muestra el 0 si el valor es 0 o si no se dio valor.
%
Porcentual. Multiplica el valor por 100 y muestra el símbolo %
Como ejemplo cambiamos el formato al campo COD_CURSO para que muestre siempre 4 dígitos del modo 0001, 0002,…
Pase a la vista Hoja de datos para comprobar el resultado
Para introducir datos en el campo basta con teclear 1 y aparecerá 0001
Campo de tipo Fecha/hora
Puede crear formatos personalizados empleando los códigos siguientes:
:
Separador de hora
/
Separador de fecha
d / dd ddd / dddd
Día del mes 1 – 31 / 01 – 31 . Día de la semana lun – dom / Lunes - Domingo
m / mm
Mes del año 1 – 12 / 01 – 12
a aa / aaaa
Día del año 1 – 366. Año con dos dígitos 0 – 99. Año con cuatro dígitos 0100 – 9999
h / hh
Horas
n / nn
Minutos
s /ss
Segundos
Como ejemplo cambiamos el formato al campo FINI para que muestre el día de la semana, y separado por una coma y un espacio: el día del mes, el mes con tres letras y el año con cuatro dígitos separados por guión

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Pase a la vista Hoja de datos para comprobar el resultado
Campo de tipo Texto
Espacio
Presenta un espacio
Texto entre comillas
Muestra siempre el texto que hay entre comillas
@
Muestra el contenido del campo

Todos los caracteres en mayúsculas

Todos los caracteres en minúsculas
&
No se necesita un carácter de texto
Como ejemplo cambiamos el formato al campo CURSO para que muestre en minúsculas el contenido del campo
Campo de tipo Sí/No

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Sí/No
Configuración predeterminada. Sí = -1 y No = 0
Verdadero/Falso
Verdadero = -1 y Falso = 0
Activado/Desactivado
Activado = -1 y Desactivado = 0
Para los campos de tipo Sí/No, puede definir formatos personalizados que contengan tres secciones:
La primera requiere el signo de punto y coma.
La segunda indica el texto a mostrar en los valores sí
La tercera indica el texto a mostrar en los valores no.
Si sólo utiliza dos secciones sin indicar el primer punto y coma, se interpreta al revés: La primera indica el texto a mostrar en los valores No y la segunda el texto a mostrar en los valores Sí.
Como ejemplo cambiamos el formato al campo CANCELADO para que muestre Cancelado cuando marca el campo (Valor Sí) y En curso cuando no marca el campo (Valor No)
Primero cambiaremos el control para el campo CANCELADO y en lugar de Casilla de verificación seleccionamos Cuadro de texto.
A continuación, en la pestaña General del panel inferior, definimos un formato personalizado
Si pasa a la vista hoja de datos mostrará este aspecto:

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3.2. Máscara
La máscara facilita la introducción de datos en un campo y controla los valores que introducen los usuarios en ese campo. La máscara es una propiedad que tienen los campos de tipo Texto, Numérico y Fecha/hora, pero que no tienen los demás tipos de campos.
Puede realizar diferentes funciones:
 Controlar si se teclean letras o números en determinadas posiciones, como obligar a que sean números los caracteres que emplea para un código postal y que además sean obligatoriamente 5.
 Mostrar determinados caracteres que tienen que aparecer en posiciones fijas para que no tenga que teclearles el usuario, como los separadores de fecha
Para crear máscaras puede emplear el Asistente de máscaras de entrada, que sólo está disponible para campos de tipo Texto y Fecha/hora.
Asistente de máscaras de entrada
Desde la vista diseño de la tabla y con el campo al que vaya a aplicar la máscara seleccionado, en el panel de propiedades General, de la parte inferior, haga clic en la propiedad Máscara.
En el ejemplo se ha seleccionado el campo COD_POSTAL de la tabla ALUMNOS
Al activar el Asistente de máscaras solicita guardar los cambios realizados en la tabla
En el cuadro de diálogo que muestra ofrece máscaras para campos de uso frecuente (NIF, Código postal, teléfono, …). Seleccione el campo que le interese y haga clic en Siguiente

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En el cuadro de diálogo siguiente le muestra cómo quedaría el código de máscara que va a emplear, el aspecto que tendrá el cursor para indicar que debe escribir un caracter y ofrece un cuadro donde puede realizar una prueba de escritura para introducir un dato en ese campo.
El paso siguiente en el caso del código postal sobra, pues da igual la opción que elija siempre hace lo mismo, ya que esta máscara no ofrece ningún carácter previo a la escritura del usuario. Haga clic en Finalizar
Máscaras personalizadas
Si se decide a crear una máscara personalizada porque el Asistente de máscaras no le ofrece ninguna solución satisfactoria debe saber que se compone de tres secciones máximo:
 La primera especifica la máscara, propiamente dicha.
 La segunda especifica si Access debe almacenar los caracteres de visualización literales o no. 0 almacena; 1 no almacena.

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 La tercera indica el símbolo que muestra Access para indicar al usuario que debe introducir un carácter por la máscara.
Los códigos a emplear para la máscara son los siguientes:

Convierte en mayúsculas los caracteres de la derecha

Convierte a minúsculas los caracteres de la derecha
!
El campo se rellena de derecha a izquierda.

Precede a un carácter, para que lo tome como normal.
#
Dígitos, +, - y espacios en blanco, incluso valor vacío.
0
Dígitos. Entrada obligatoria.
9
Dígitos y espacios. Entrada no obligatoria.
L
Letras. Entrada obligatoria.
?
Letras. Entrada no obligatoria.
A
Letras o dígitos. Entrada obligatoria.
a
Letras o dígitos. Entrada no obligatoria.
&
Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada obligatoria
C
Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada no obligatoria.
Veamos con un ejemplo cómo y para qué construir una máscara de entrada.
En el campo NIF de la tabla ALUMNOS, se desea controlar la introducción de este dato, ya se ha dado un tamaño al campo de 10 caracteres, pero se desea obligar a que los 8 primeros sean números, el noveno sea siempre un guión y el último una letra.
Tras pulsar INTRO se mostrará así (y sólo es la primera sección de la máscara):
En la segunda sección se indica si almacena o no los caracteres que ofrece la máscara y que no teclea el usuario.
En nuestro ejemplo cuando utiliza esa máscará en la vista hoja de datos

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El dato que introduce en ese campo puede almacenarse de dos formas:
 Con los datos que tecleó el usuario y el guión que los separaba y que no tecleó, pero que formaba parte de la máscara
09884373-T
En este caso la segunda sección de la máscara será un 0, quedando la máscara así
00000000-L;0
 Con los datos que tecleó el usuario, únicamente
09884373T
En este caso la segunda sección de la máscara será un 1, quedando la máscara así
00000000-L;1
En ambos casos visualiza el guión al escribir en el campo, la única diferencia es cómo se almacena el dato.
Como tercera sección se emplea de forma genérica el guión bajo.
Las dos posibles máscaras completas a utilizar son:
00000000-L;0;_ o 00000000-L;1;_
3.3. Valor predeterminado
Es el valor que tomará en ese campo para un nuevo registro. Se entiende que es un valor por defecto y que si en e nuevo registro desea otro valor puede cambiarlo si más.
Como ejemplo, en la tabla ALUMNOS casi todos son de la provincia de VALLADOLID, luego se puede utilizar como valor predeterminado, para el campo PROVINCIA, VALLADOLID.
Desde la vista diseño de la tabla, seleccione el campo PROVINCIA y escriba en la propiedad Valor predeterminado Valladolid.

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Una vez que pulse INTRO, Access añadirá las comillas si se trata de un texto, o las almohadillas cuando se trata de una fecha.
Cuando pase a la hoja de datos
En general, debe tener en cuenta que el valor que utilice para esta propiedad debe coincidir con el tipo de datos del campo. A continuación se muestra una tabla de ejemplos de valores predeterminados para campos de distinto tipo-.
C. Numéricos
45
C. Texto
“LEÓN”
C. Fecha/hora
#10/05/2005#
C. Sí/No
Sí
3.4. Regla de validación
Especifica requisitos para la introducción de datos en el campo.
Si se cumplen los requisitos, el valor introducido lo valida Access, pero si no, mostrará un mensaje de alerta predeterminado o uno personalizado si escribe el texto de validación (máximo 255 caracteres).
Puede introducir cualquier expresión - combinación de operadores, constantes, valores literales, funciones, nombres de campos (columnas), controles y propiedades que se evalúa como un único valor -.
En la máscara de un campo no se puede hacer referencia a otro campo de la tabla. La regla es evaluada al tratar de salir del campo.
Es conveniente que recuerde los operadores de comparación que puede emplear en Access:
OPERADORES COMPARACION
DESCRIPCIÓN

Menor que
 =
Menor o igual que
 
Distinto que

Mayor que.
=
Mayor o igual que
Entre
Valor comprendido entre dos expresiones
Como
Comprueba en un campo Texto si coincide con una cadena de texto. Access le permite el uso de ciertos caracteres comodín.
ES NO NULO
Para indicar que ese campo no está vacío
ES NULO
Para indicar que en ese campo hay valores nulos (no ha valores)
NO
Para negar un campo lógico

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A continuación una tabla con caracteres que se emplean como comodines junto al operador Como
?
Cualquier carácter individual
*
Cualquier número de caracteres; se utiliza para definir cadenas al principio, al final o en medio, que no tienen que coincidir con ningún modelo de caracteres específico.
#
Cualquier dígito individual
Como ejemplo, en la tabla CURSOS estableceremos una regla de validación para el campo DURACION, entendiendo que el curso mínimo que se imparte es de 5 horas
Al pasar a la hoja de datos deberá guardar los cambios en el diseño y si la tabla ya tiene datos le mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
Es conveniente que haga clic en Sí. De ese modo si hubiese valores en ese campo (DURACION) que no cumplan la regla estabelcida Access nos avisará, aunque no les mostrará, ni les cambiará.
A partir de ese momento cuando modifique un registro o añada nuevos registros, deberá cumplir esa regla en el campo DURACIÓN y de no hacerlo le mostrará un cuadro de diálogo con el texto que escribió en la propiedad Texto de validación.

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