Tema9 imprimir en word

Tema 9. Preparar e imprimir en Word
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Índice
ÍNDICE..................................................................................................................................................... 2
PREPARAR E IMPRIMIR EN WORD..................................................................................................... 3
1. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA......................................................................................................... 3
1.1. Distancia a los bordes del papel ........................................................................................... 3
1.2. Determinar las páginas en las que aparece un encabezado o pie de página ...................... 3
1.3. Crear encabezado y pie de página ....................................................................................... 4
1.4. Insertar campos en el encabezado o pie de página ............................................................. 8
1.5. Navegación en encabezado y pie ......................................................................................... 9
1.6. Editar encabezado / pie de página........................................................................................ 9
2. VISTA PRELIMINAR......................................................................................................................... 10
3. IMPRIMIR ...................................................................................................................................... 13

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Preparar e imprimir en Word
En este tema se describe el trabajo previo a la impresión de un documento y el modo de elaborar
elementos relacionados con la misma.
1. Encabezado y pie de página
Encabezado es la parte del documento que se muestra en todas las páginas en la parte superior.
Pie de página es la parte del documento que se muestra en todas las páginas en la parte inferior.
Puede crear encabezados y pies de página que incluyan texto o gráficos. Es frecuente incluir
números de página, fechas, logotipo de la empresa, nombre del archivo,...
Puede utilizar el mismo encabezado y pie de página para todo el documento o difrente para la
primera página, y/o diferente para las páginas pares e impares.
1.1. Distancia a los bordes del papel
Para determinar la distancia a los bordes del papel donde debe comenzar el encabezado o donde
debe terminar el pie de página, utilice el botón iniciador de grupo Configurar página y en la ficha
Diseño indique esas distancias en cm.
1.2. Determinar las páginas en las que aparece un encabezado o pie de página
Cuando diseña un encabezado y pie de página puede elegir si se mostrará en todas las páginas por
igual o será diferente para la primera, con lo que podrá realizar dos encabezados diferentes:uno para
la primera página y otro para el resto.O si será diferente para las páginas pares e impares. Eso lo
determina utilizando el botón iniciador de grupo
Configurar página y en la ficha Diseño

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1.3. Crear encabezado y pie de página
Para crear un encabezado utilice el comando Encabezado de la ficha Insertar. En el desplegable
ofrece varios modelos predeterminados. Si desea realizar uno personalizado marque la opción Editar
encabezado
Le llevará el cursor al comienzo del área de encabezado, separada del cuerpo por una línea de
trazos.
Si actúa en la regla vertical también podrá cambiar la distancia del encabezado al borde superior del
papel.
En este área puede escribir, introducir tablas, imágenes… o valores automáticos procedentes de
campos, como son fecha actual y hora, número de página actual, nºde páginas del documento,
nombre y ruta del archivo, …

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También es posible escribir e introducir imágenes y objetos fuera del área del encabezado, y el
efecto será que se repita en todas las páginas en la misma posición.
Le servirá de ayuda la ficha Diseño de Herramientas para Encabezado
En el grupo Opciones puede elegir también si el encabezado será diferente para la primera página
y/o será diferente para las páginas pares e impares.
La casilla Mostrar texto del documento, si está activada muestra el contenido del cuerpo, en color
más atenuado. Si se desactiva no lo muestra.
En el grupo Posición también determinar la distancia al borde superior en la que comienza el
encabezado y la distancia al borde inferior en la que termina el pie de página.
Si precisa de tabulaciones en el encabezado o pie de página, utilice el comando Insertar tabulación
de alineación.

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Grupo Encabezado y pie de página
En Encabezado le muestra las mismas opciones en el desplegable que encontraba al utilizar el
comando Encabezado de la ficha Insertar. Dispone de distintos modelos predeterminados, con texto a
la izquierda, con texto a la izquierda al centro y a la derecha, etc.
Siga estos pasos si elige uno de estos modelos:
También tiene opción a Quitar el encabezado existente.
En Pie de página ocurre lo mismo, ofrece diferentes modelos y también dispone de la posibilidad de
Quitar el pie de página existente.
En Número de página, encuentra varias opciones predeterminadas que le ayudan a incorporar la
numeración de páginas al principio, al final, en los márgenes o en la posición actual del cursor.

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Además puede elegir el Formato del número de página
La mejor forma de eliminar la numeración de página es seleccionar ese elemento y pulsar la tecla
SUPR
Desde el grupo Insertar podrá incorporar una imagen, ya sea de un archivo o prediseñada. También
dispone del comando para insertar Fecha y hora actuales
Con el comando Elementos rápidos puede insertar valores de algunas propiedades del documento,
de un campo, autotextos, …

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1.4. Insertar campos en el encabezado o pie de página
Los campos ofrecen información que se puede actualizar de forma automática. Algunos campos se
obtienen de herramientas, pero en otros casos es preciso utilizar un comando.
Sitúe el punto de inserción donde ha de aparecer la información del campo.
Utilice el comando Campo de Elementos rápidos.
Los campos se muestran clasificados en Categorías.
Seleccione el campo en la lista Nombres de campo, seleccione alguna de las propiedades y
establezca las opciones que desea en ese apartado (dependiendo del campo serán diferentes).
Algunos ejemplos de campos son:
Page devuelve el número de página actual, está en la categoría Numeración
RevNum devuelve el número de veces que se guardó el documento, está en la categoría
Numeración
NumPages devuelve el número de págnas total del documento, está en la categoría Info.
Documento
FileName devuelve el nombre del archivo, está en la categoría Info. Documento, (se puede
agregar la ruta).
Si tiene varios campos por el documento y desea actualizar todos, seleccione todo el
documento (haga clic en el área de selección manteniendo pulsada la tecla CTRL), luego pulse
la tecla de función F9.

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1.5. Navegación en encabezado y pie
Para pasar del encabezado al pie de página utilice el comando Ir al pie de página, que encontrará en
el grupo Exploración.
Para pasar del pie de página al encabezado utilice el comando Ir al encabezado, que encontrará en
el grupo Exploración.
Para salir del encabezado o pie de página y volver al cuerpo utilice el comando Cerrar encabezado y
pie de página del grupo Cerrar.
También es posible ir al cuerpo si hace doble clic en el cuerpo. Lo mismo que para editar el
encabezado o pie, puede hacer doble clic en el área de encabezado o pie de página.
1.6. Editar encabezado / pie de página
Para modificar un encabezado o pie de página:
Utilice el comando Encabezado de la ficha Insertar, y en el desplegable seleccione Editar
encabezado.

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2. Vista preliminar
Utilice el botón de Office Imprimir  Vista preliminar para visualizar por pantalla cómo quedará el
documento una vez impreso.
Para acceder más fácilmente a este comando, y que se usa con frecuencia puede agregarle a
la barra de herramientas de acceso rápido.

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En la parte superior de la ventana de Vista preliminar muestra esta ficha:
Imprimir. Imprime al archivo activo o los elementos seleccionados. No muestra el cuadro
de diálogo Imprimir para establecer las opciones de impresión.
En el grupo Configurar página presenta herramientas vistas en el tema anterior
Márgenes: Selecciona los tamaños
de los márgenes para todo el
documento o para la sección actual.
Tamaño de página: Elige un tamaño
de papel para la sección actual.
Orientación de página: Cambia el
diseño de la página entre horizontal
y vertical.
Opciones. Abre el cuadro de diálogo Opciones mediante el que puede cambiar las
opciones de impresión.

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En el grupo Zoom encontrará:
Zoom. Abre el cuadro de diálogo de Zoom para especificar el nivel de zoom del
documento. También puede utilizar los controles de zoom de la barra de estado.
100%. Aplica un zoom del 100% del tamaño normal al documento.
Una página. Aleja el documento para que se ajuste toda la página en la ventana.
Dos páginas. Aleja el documento para que dos páginas se ajusten en la
ventana.
Ancho de página. Acerca el documento para que el ancho de la página coincida
con el ancho de la ventana.
En el grupo Vista previa encontrará:
Mostrar la regla. Muestra las reglas utilizadas para medir y alinear objetos.
Aumentar. Convierte el cursor del ratón en una lupa que se puede utilizar para
alternar entre un zoom del 100% y ajustar a página completa, con sólo hacer clic
sobre el documento.
Encoger una página. Intento de reducir el documento en una página reduciendo
ligeramente el tamaño y espaciado del texto.
Página siguiente. Muestra la siguiente página del documento.
Página anterior. Muestra la página anterior del documento.
Cerrar vista preliminar. Cierra la vista previa a la impresión y vuelve a editar el
documento.

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3. Imprimir
Para imprimir el documento utilice el botón de Office
En el cuadro Nombre seleccione una impresora de las que tiene instaladas. La impresora que elija se
convertirá en la impresora predeterminada para el resto de la sesión de Word hasta que la cambie.
La casilla Imprimir a archivo imprime el documento en un archivo en lugar de hacerlo en la impresora.

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En el cuadro Intervalo de páginas encontrará:
Todo: Imprime todas las páginas del documento.
Página actual: Imprime la página donde se encuentre el punto de inserción. Si hubiera varias
páginas seleccionadas, imprimiría la primera página de esa selección.
Páginas: Imprime las páginas que especifique en el cuadro Páginas.
Algunos ejemplos:
5-8 imprime desde la página 5 hasta la 8, ambas incluídas
12- imprime de la página 12 en adelante, incluída la 12
-14 Imprime hasta la página 14, incluída ésta
7,15 Imprime la página 7 y la 15
-6,11,15- Imprime hasta la página 6, la 11 y de la 15 en adelante
En el cuadro Imprimir seleccione lo que desee imprimir: Documento, Resumen, Comentarios, Estilos,
Autotextos, Asignaciones de teclas.
En el cuadro Imprimir sólo: Seleccione la parte del documento a imprimir:
Intervalo, imprimirá las páginas indicadas en el cuadro Intervalo.
Páginas impares, sólo las páginas impares.
Páginas pares, sólo las pares.
En el cuadro Zoom, puede elegir entre 1 y 16 páginas por hoja. Esta opción está disponible siempre
que no haya activado la casilla Dos páginas por hoja en el cuadro de diálogo de Configurar página.

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