Tema 6 exav tablas dinamicas

Índice
TABLAS DINÁMICAS I ............................................................................................................................ 1
1. ELEMENTOS DE UNA TABLA DINÁMICA ............................................................................................... 1
2. CREAR TABLA DINÁMICA DE LISTA DE EXCEL ..................................................................................... 2
3. HABILITAR EL ASISTENTE DE TABLAS DINÁMICAS................................................................................ 7
4. CREAR UNA TABLA DINÁMICA DE RANGOS DE CONSOLIDACIÓN MÚLTIPLES .......................................... 8

Tema 6: Tablas dinámicas I
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Tablas dinámicas I
En este capítulo se describe cómo crear y modificar informes de tabla dinámica.
Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que resume o ejecuta una comprobación cruzada de grandes volúmenes de datos. Su nombre se debe a que los rótulos de fila y de columna pueden cambiar su posición. También admite filtros.
Para crear uno de estos informes es preciso tener unos datos que resumir. Para las siguientes explicaciones tomaremos como referencia una lista de ingresos en un periodo de tiempo, conformada por columnas (campos), cada uno de los conceptos y por filas (registros).
1. Elementos de una tabla dinámica
Filtro de Informe
Rótulos de columna
Rótulos de fila
Valores
Filtro de informe. Se toma un campo de la lista que permitirá filtrar los datos resumidos por el elemento seleccionado en ese campo. En el caso de utilizar la LOCALIDAD el resultado del informe no será el mismo si realiza los cálculos con todos los registros o con los de una determinada localidad.
Rótulos de fila. Se toma un campo de la lista en el que se hacen grupos de forma automática, de manera que cada grupo resultante será un rótulo para cada fila de la tabla. Si utiliza el campo SERVICIO mostrará cada uno de los servicios en filas consecutivas, sin repetir ninguno.

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Rótulos de columna. Se toma un campo de la lista en el que se hacen grupos de forma automática, de manera que cada grupo resultante será un rótulo para cada columna de la tabla. Si utiliza el campo SEXO mostrará M y V como rótulos de dos columnas consecutivas.
Valores, muestra el resultado de la función de cálculo solicitada sobre los datos de un campo de la tabla que corresponden a los registros resultados de filtrar por cada cruce de fila y columna.
Las funciones que podrá seleccionar son las siguientes:
Suma
Suma de valores.
Contar
El número de elementos. Funciona como la función CONTARA de la hoja de cálculo.
Promedio
Media aritmética de los valores
Máx
Valor máximo
Mín
Valor mínimo
Producto
Producto de los valores
Contar núm
El número de filas que tienen datos numéricos. Funciona como la función CONTAR de la hoja de cálculo.
Desvest
Estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.
Desvestp
Estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse y éstos son el total de la población.
Var
Estimación de la varianza de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.
Varp
Varianza de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse y estos son el total de la población.
2. Crear tabla dinámica de lista de Excel
Aunque no es estrictamente necesario, resulta más cómodo si sitúa el cursor en una celda de la lista que desea resumir. Seleccione Tabla dinámica en el comando Tabla dinámica de la ficha Insertar.
Mostrará en pantalla el cuadro de diálogo, donde deberá indicar la procedencia de los datos a resumir y analizar. Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera fila de la lista para los nombres del campo, esa lista deberá contener rótulos de columna.

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Indique dónde desea colocar la tabla dinámica. (Se recomienda en hoja nueva).
Le llevará a una hoja nueva donde le mostrará la lista de campos a la derecha, con diferentes paneles que le ayudarán a diseñarla.
Arrastre cada uno de los campos señalados al panel que se indica en la imagen:
Por omisión, suma el campo que arrastra hasta el panel Valores, excepto si el campo es texto, que lo cuenta. Opera con los valores de ese campo para cada cruce de fila y columna o lo que es lo mismo con los registros que resultan de aplicar el filtro del valor de la fila y el filtro del valor de la columna

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Para cambiar el cálculo y el rótulo haga clic en el desplegable que presenta ese campo en el área de Valores y seleccione Configuración de campo de valor.
Primero debe seleccionar el tipo de cálculo y después puede personalizar el nombre.
El resultado será el siguiente:

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Al pasar el campo SERVICIO a Rótulos de fila se han agrupado sus datos y ha utilizado cada grupo para rotular una fila. Al pasar el campo SEXO a Rótulos de columna se han agrupado sus datos y ha utilizado cada grupo para rotular una columna.
Con los valores solicitados, en cada cruce de columna y fila, por ejemplo M en columna y GIN en fila, cuenta el nº de registros que obtendría al realizar ese filtro: Sexo = M y Servicio = GIN.
En el ejemplo utilizado puede contar pero en lugar de responder con el número de registros puede responder con un porcentaje de ese número sobre el total, o sobre el número de registros correspondientes al filtro de fila, o sobre el número de registros correspondientes al filtro de columna, …

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Para ello muestre el cuadro de diálogo Configuración de campo valor y haga clic en la pestaña Mostrar valores como, le mostrará un cuadro para elegir el modo de realizar el cálculo:
Diferencia de
Muestra todos los datos en el área de datos como la diferencia entre el valor del Campo base y el Elemento base especificados.
% de
Muestra todos los datos del área de datos como un porcentaje del valor del Campo base y del elemento base especificados.
% de la diferencia de
Presenta todos los datos en el área de datos como la diferencia entre el valor del Campo base y del Elemento base, como un porcentaje de los datos base.
Total en
Presenta los datos de elementos sucesivos como un total actual.
% de la fila
Presenta los datos en cada fila como un porcentaje del total de cada fila.
% de la columna
Presenta los datos en cada columna como un porcentaje del total de cada columna.
% del total
Presenta los datos en el área de datos como un porcentaje del total general de todos los datos de la tabla dinámica.
Índice
Presenta los datos utilizando los siguientes cálculos: ((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma total de columna)
Veamos diferentes ejemplos:
El nº de registros se muestra como porcentaje sobre el nº de registros en el servicio de NEU

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El nº de registros se muestra como acumulado en Servicio (en las filas)
3. Habilitar el asistente de tablas dinámicas
El asistente de tablas dinámicas facilita la creación de tablas dinámicas. En la versión 2007 se puede habilitar mostrándolo en la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello utilice el desplegable de la misma y seleccione Más comandos
En el cuadro de diálogo que muestra seleccione la categoría Personalizar en el panel izquierdo. Seleccione Todos los comandos en Comandos disponibles en

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En la lista que muestra haga clic en Asistente para tablas y gráficos dinámicos y luego haga clic en Agregar.
El resultado es el siguiente
4. Crear una tabla dinámica de rangos de consolidación múltiples
Esta opción del asistente se elige cuando los datos de origen se encuentran en diferentes hojas de cálculo, que tienen en común su estructura o bien los rangos se encuentran en la misma hoja en zonas diferentes.
Los rangos pueden ser de dimensión diferente, es decir, pueden tener diferente número de filas y/o diferente número de columnas, aunque los rótulos de las filas y/o columnas comunes deben ser idénticos.

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En el caso de una empresa de turismo con dos posadas rurales, de manera que anotan para cada una de ellas y por año, los ingresos por conceptos diferentes mes a mes en hojas como las siguientes:
Datos de la Posada1 en el año 2012
Utilice el asistente de tablas dinámicas que encontrará ahora en la barra de herramientas de acceso rápido.

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En el cuadro de diálogo que muestra marque la opción Rangos de consolidación múltiple y pulse el botón Siguiente.
En el paso 2 marque la opción Campos de página personalizados y pulse el botón Siguiente
En el paso 3 seleccione el rango de celdas A1:M4 de la hoja Posada1-2012 pulse el botón Agregar y marque la opción 2 campos. Escriba para cada campo los valores que corresponden a esa hoja, en Campo uno: Posada 1 y en campo dos: 2012, tal como muestra la imagen.

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Sin abandonar el cuadro de diálogo vuelva a Rango para seleccionar el rango de la hoja Posada2-2012, indicando para este, Campo uno: Posada2 y para campo dos: 2012

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Vuelva a Rango para seleccionar el rango de la hoja Posada1-2013, indicando para este, Campo uno: Posada1 y para campo dos: 2013 y por último el rango de la hoja Posada2-2013, indicando para este, Campo uno: Posada2 y para campo dos: 2013
Tras pulsar el botón Siguiente, le muestra el cuadro de diálogo para indicar donde desea situar la tabla dinámica. Si ya tenía el cursor en una hoja nueva, marque la opción Hoja de cálculo existente, si el cursor se encontraba en la hoja con los datos marque Hoja de cálculo nueva

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El resultado es el siguiente:
Puede cambiar los rótulos que se muestran marcados, para ello sitúe el cursor en la celda y escriba el texto que desee y que describa mejor ese elemento.
Por defecto realiza la suma de los valores. Como ya se ha visto es posible cambiar la función de cálculo en el cuadro de diálogo Configuración del campo. En ese cuadro de diálogo también podrá cambiar el formato de los valores para que su lectura sea más fácil.
Haga clic en el botón Formato de número y mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas

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Seleccione el formato que desee y pulse Aceptar.
La tabla dinámica se verá del modo siguiente:
En el campo de página Posada podrá filtrar por cualquiera de las dos posadas o tomar todas. En el campo de página Año podrá filtrar y tomar el año 2012 o el 2013 o ambos años.

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