Tema7 diseño de formularios

Índice
DISEÑO DE FORMULARIOS................................................................................................................. 3
1. CREAR FORMULARIO CON EL ASISTENTE........................................................................................... 4
2. VISTA FORMULARIO, VISTA PRESENTACIÓN Y VISTA DISEÑO ............................................................... 6
2.1. Vista formulario...................................................................................................................... 6
2.2. Vista presentación................................................................................................................. 7
2.3. Vista diseño........................................................................................................................... 7
3. SECCIONES DE UN FORMULARIO ...................................................................................................... 8
3.1. Cambiar el tamaño de una sección....................................................................................... 9
4. TRABAJANDO CON CONTROLES........................................................................................................ 9
4.1. Incluir un control .................................................................................................................. 10
4.2. Dar formato condicional a un control .................................................................................. 14
5. HOJA DE PROPIEDADES ................................................................................................................. 15
5.1. Propiedades más importantes de un formulario ................................................................. 15
5.2. Propiedades más importantes de un control....................................................................... 15
6. GRÁFICO DINÁMICO....................................................................................................................... 16
7. TABLA DINÁMICA ........................................................................................................................... 18

Tema 7. Diseño de formularios
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Diseño de formularios
En este tema aprenderá a diseñar objetos cuya finalidad sea interactuar por pantalla con la base
de datos. Cómo crearlos empleando asistentes y cómo modificarlos.
Se describen algunas propiedades de los controles que se emplean con más frecuencia y el
modo en el que las propiedades del formulario pueden afectar al modo de acceder a la
información.
Los formularios son la interfaz entre usuarios y aplicación. Tienen diferentes finalidades:
Presentar y editar datos
Puede presentar la información contenida en una/varias tabla/s o consutas por pantalla, y le
permite añadir, eliminar y modificar registros de una tabla o varias tablas.
Cuadros de diálogo
Pueden utilizarse para controlar el flujo de la aplicación, asignando macros o procedimientos de
Visual Basic a eventos de sus controles.

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1. Crear formulario con el asistente
En el comando Más formularios de la ficha Crear seleccione Asistente para formularios
Le mostrará un cuadro de diálogo donde debe seleccionar la tabla o consulta que será el origen
de datos del formulario.

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En el paso siguiente deberá elegir la distribución de los datos en el formulario:
En el paso siguiente deberá elegir el estilo, relacionado con uno de los temas de Office, lo que
asignará unos fondos y combinación de colores y fuentes determinados.
En el paso siguiente debe escribir un título para el formulario, por defecto emplea el nombre de
la tabla.

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2. Vista formulario, vista presentación y vista diseño
Cuando ha guardado y cerrado un formulario, puede abrirle en la vista formulario si hace doble
clic en el nombre que muestra el panel de exploración.
Para abrir directamente en la vista
diseño, utilice el menú constextual sobre
el nombre del formulario en el panel de
exploración y seleccione Vista diseño.
Una vez abierto el formulario puede
pasar de una vista a otra empleando los
controles de vista de la barra de estado o
el comando Ver de la ficha Inicio.
2.1. Vista formulario
Desde esta vista muestra los datos de la tabla o consulta que utilizó para crear el formulario.
Generalmente puede realizar operaciones de añadir, modificar y eliminar registros. Todas estas
modificaciones se hacen realmente en la tabla, y el formulario nos aporta un marco de trabajo
más accesible.
Si hace clic en el selector de registro podrá copiar, eliminar, … ese registro.
Los botones de desplazamiento permiten avanzar y retroceder a otros registros.
Igual que en la hoja de datos de la tabla está el botón Nuevo registro
Mostrará una ficha en blanco que podrá rellenar haciendo uso de los controles.

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2.2. Vista presentación
Seleccione el segundo botón de vistas, de los que muestra en la barra de estado.
En esta vista puede realizar cambios en el diseño del formulario (Cambiar títulos, mover
controles, dar formato a los controles...), al tiempo que muestra los datos.
2.3. Vista diseño
Permite realizar tareas que resultan imposibles desde la vista presentación pero su aspecto es
más tosco y no muestra un aspecto similar al de la vista formulario.
Se utliza el tercer botón de vistas, de los que muestra en la barra de estado.
También puede cambiar de vista empleando el comando Ver de la ficha Diseño

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3. Secciones de un formulario
Desde la vista Diseño puede observar estas secciones. Las principales son: Encabezado del
formulario, Detalle y Pie del formulario.
Si va a imprimir el formulario, es posible incluir dos secciones más: Encabezado de página y pie
de página para que incluya los controles para visualizar en todas las páginas en la parte superior
y en la parte inferior, respectivamente.
Para mostrar/ocultar secciones del formulario puede emplear los comandos siguientes desde la
ficha Diseño
Para seleccionar una sección haga clic en el selector de sección correspondiente que encuentra
en la regla vertical o en la barra donde aparece el nombre de la sección.
Encabezado del formulario
Los controles que incluye en esta sección se visualizan en la parte superior de todas las
pantallas de la vista formulario.
Se suelen incluir controles de etiqueta como el título del formulario y logo en los formularios de
columna. Si el formulario es tabular, además se incluyen las etiquetas de los nombres de los
campos a visualizar.

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Detalle
En esta sección se introducen los controles que muestren información de campos, cálculos,…
Pie del formulario
Los controles que incluye en esta sección se visualizan en todas las pantallas en la parte inferior.
3.1. Cambiar el tamaño de una sección
Para cambiar la anchura de una sección arrastre con el ratón por el borde derecho de la misma y
en dirección hacia la derecha para aumentar y hacia la izquierda para reducir.
Para cambiar la altura de una sección arrastre con el ratón por el borde inferior de la misma y en
dirección hacia abajo para aumentar y hacia arriba para reducir
4. Trabajando con controles
Los controles son elementos de formularios e informes que se emplean para mostrar información
o interactuar con la base de datos. Se clasifican en:
Dependientes: Su origen de datos son campos de una tabla o una consulta. se usan para
mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto,
fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos.
Independientes: No tienen orígenes de datos. Se usan para mostrar líneas, rectángulos e
imágenes y textos fijos como rótulos (etiquetas).

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La mayoría de los controles vienen asociados por parejas:
4.1. Incluir un control
Para incluir un control que muestre los datos de un campo de la tabla que da origen al formulario
muestre la lista de campos utilizando el comando Agregar campos existentes que encontrará
en la ficha Diseño. Así le mostrará un panel con los campos de esa tabla.
Seleccione un control de la galería de controles
Arrastre el campo que dará origen al control dependiente desde el panel de la lista de campos
hasta la posición donde desee mostrarlo en el Detalle del formulario
El resultado es que llevará a esa posición el cuadro de texto que representará el campo
COD_CURSO, colocando la etiqueta asociada a su izquierda
Algunos tipos de controles presentan un asistente que le ayuda a incluir ese control.
Grupo de opciones
Control que contiene un conjunto de casillas de verificación, botones de alternar o botones de
opción. Sólo se puede elegir una opción de un grupo de opciones. Si el grupo de opciones es
dependiente, la opción seleccionada determina el valor del grupo, que será siempre numérico.

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Con el asistente de controles activado seleccione la herramienta Grupo de opciones y a
continuación haga clic en el lugar donde desee emplazar el control. Le mostrará la siguiente
ventana donde debe introducir la etiqueta que desea para cada valor alternativo (los diferentes
tipos de cursos).
En la siguiente ventana podrá elegir, si debe seleccionar una de las opciones de forma
predeterminada.
En la siguiente ventana debe introducir los valores (numéricos) que desee para cada opción.
A continuación le mostrará otra ventana para que seleccione si los valores alternativos se
presentarán con botones de alternar, botones de opción, … y el estilo que desea para los
mismos. En la zona izquierda se ve una muestra de lo que será el resultado final. Por último
debe introducir el título que desea para el grupo de opciones.

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Botón de alternar
Control que actúa como un botón de activación/desactivación. Puede mostrar texto o una
imagen, y puede aparecer solo, o formar parte de un grupo de opciones. Se emplea para
campos lógicos.
Active la herramienta botón de alternar. Arrastre el campo desde la lista de campos hasta la
posición deseada. Muestre la tabla de propiedades del control y escriba el título.
Botón de opción
Control que puede estar seleccionado o desactivado. Los botones de opción se utilizan
normalmente como parte de un grupo de opciones donde el usuario puede seleccionar una y
sólo una opción, pero también se pueden utilizar fuera de un grupo de opciones para campos de
tipo de datos Sí/No.
Active la herramienta botón de opción y arrastre el campo desde la lista de campos y arrastre
hasta la posición deseada. Aparece un botón con el nombre del campo.
Casilla de verificación
Indica si una opción está seleccionada o no. Cuando la opción está seleccionada, la casilla está
marcada.
Active la herramienta correspondiente y arrastre el campo desde la lista de campos hasta la
posición deseada. Aparece una casilla con el nombre del campo.
Botón de comando
Este control se emplea para realizar acciones por ejemplo desplazarse a un registro, imprimir un
registro, … Active la herramienta Botón de comando y haga clic en la posición para el control. Si
tiene activado el asistente de controles, le mostrará en pantalla la siguiente ventana donde
podrá optar por distintas acciones clasificadas en categorías.

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Vamos a incluir un botón de comando en el encabezado el formulario que cierre el formulario
Pulse el botón Siguiente y podrá asignar una imagen al botón o un texto.
Por último deberá incluir el nombre del control o dejar el nombre que aparece. Guarde los
cambios y pase a la vista formulario

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
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4.2. Dar formato condicional a un control
Seleccione el control y utilice el comando Condicional de la ficha Diseño. Así le mostrará un
cuadro de diálogo para establecer las reglas.
Para agregar una nueva regla haga clic en el botón Agregar. Para terminar, haga clic en el botón
Aceptar. Para eliminar una, varias o todas las reglas, haga clic en Eliminar.
El resultado se verá de la siguiente forma, dependiendo del valor que tenga DURACION para
cada registro:

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5. Hoja de propiedades
El formulario, cada sección del formualario y cada control tienen unas propiedades que se
pueden modificar. Seleccione el elemento correspondiente y utilice el comando Hoja de
propiedades de la ficha Diseño
5.1. Propiedades más importantes de un formulario
Título: El nombre que mostrará en la pestaña (barra de títulos de esa ventana) cuando está
abierto
Origen del registro: La tabla o consulta de donde se toman los datos que muestra el formulario
Vista predeterminada: Para elegir si mostrará un registropor pantalla o varios (contínuo)
Entrada de datos: Si la activa con Sí, al abrir el formulario, siempre le lleva a un registro nuevo.
Permitir agregar: Si está activado, (sí), permite agregar registros. Si lo desactiva, no podrá
agregar nuevos registros desde ese formulario.
Permitir eliminación: Si está activado (sí) permite eliminar registros. Si lo desactiva no podrá
eliminar registros desde ese formulario.
Permitir ediciones: Si está activado (sí) permite modificar registros. Si lo desactiva no podrá
realizar cambios en los registros desde ese formulario. Se utilizaría únicamente para visualizar
información.
5.2. Propiedades más importantes de un control
Nombre: El nombre que identifica al control
Origen del control: El campo o expresión calculada de donde toma los datos el control
Visible: Determina si este control se visualizará en la vista formulario o no
Lugares decimales: Sólo para campos numéricos, establece el número de decimales a mostrar.
Además están las propiedades que hereda de la tabla por defecto y que pueden ser modificadas
en cada formulario: Máscara, Formato, Valor predeterminado, …
Activado: Determina si permite utilizarlo o no en la vista formulario
Bloqueado: Si se activa no permite realizar cambios en la información que muestra
Cuando el control es para mostrar un dato de fecha, puede elegir Para fechas, en Mostrar el
Selector de fecha

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Tel. 943830230_Fax 943830233
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Los botones de comando, emplean una propiedad de la categoría Eventos que se rellena
automáticamente cuando se emplea el asistente de controles al insertar el botón.
Los eventos son lo que ocurrirá cuando se lleve a cabo una de esas acciones sobre el control. El
evento que emplea es el de Hacer clic. Por eso cuando en la vista formulario, hace clic sobre el
botón de comando, lleva a cabo la tarea asociada al botón.
El modo de asignar esa tarea puede ser por una macro o por código en Visual Basic.
6. Gráfico dinámico
Puede realizar un gráfico a partir de datos de una o varias tablas y mostrarlo mediante un
formulario. Este formulario solo presenta dos vistas: Gráfico dinamico y Diseño.
Seleccione la tabla o consulta que contiene la información y utilice el comando Gráfico
dinámico de la ficha Crear
Mostrará la ventana

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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Arrastre un campo en el que se repita información a Campos de categoría, por ejemplo el campo
MONITOR.
Arrastre un campo en el que se repita información a Campos de serie, por ejemplo el campo
AULA.
Arrastre un campo, generalmente numérico, a Campos de datos, por ejemplo DURACION. Si no
visualiza la lista de campos seleccione Lista de campo en la ficha Diseño
El resultado, tras arrastrar, como en el ejemplo, será el siguiente:
Puede aplicar filtros para las categorías o para las series.

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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7. Tabla dinámica
Puede realizar una tabla dinámica a partir de datos de una o varias tablas y mostrarlo mediante
un formulario. Este formulario solo presenta dos vistas: Gráfico dinamico y Diseño.
Seleccione la tabla o consulta que contiene la información y utilice el comando Más formularios
de la ficha Crear, y seleccione la opción Tabla dinámica
Puede llevar un campo a una de las zonas marcadas de la tabla, arrastrándole con el ratón.

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
Tel. 943830230_Fax 943830233
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El resultado será el siguiente
Para quitar un campo que ha llevado por error, seleccione ese campo en la lista de campos y
utilice el comando Quitar campo de la ficha Diseño
Otra opción de obtener tablas dinámicas es emplear el botón de Exportar a Excel. De ese modo
pasa la información a Excel y el modo de actuar es el de la hoja de cálculo
Tanto en los gráfico dinámicos como en las tablas dinámicas, si utiliza un campo fecha para una
de las zonas donde crea grupos, además de agrupar por cada día, podrá elegir por año, mes…

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