Tendencias en el Rol de las Personal Assistant

1. Tendencias en el Rol de las
Personal Assistant
en el SXXI

2. La Gestión en Tiempo de
Crisis
Ponente: Eloisa Olmos Terol

3. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-3-
El Papel Actual
Director General
Assistant

4. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-4-

5. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-5-
Síntomas de la Situación
Actual
 Todo es para ahora mismo
 Recibo los encargos en último momento
 No planifican y me llueve todo de golpe
 No me comunican el dead-line para una tarea y si lo
pregunto la respuesta es “PARA YA”
 Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y
antes de que pueda hacerlos llegan otros más
importantes y más urgentes.

6. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-6-
 No me dan información
 Se toman decisiones que me afectan y nadie me
informa
 Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo
comunica
 Me piden muchos “POYAQUES”
 Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje
 No puedo hablar con mi jefe
 …
Síntomas de la Situación
Actual

7. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-7-
1. Los que tienen que ver con la
organización.
2. Los que tienen que ver con la
Información y Comunicación.
Síntomas de la Situación
Actual
Agrupación:

8. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-8-
Organización de la Actividad
 Todo es para ahora mismo
 Recibo los encargos en último momento
 No planifican y me llueve todo de golpe
 No me comunican el dead-line para una tarea y si lo
pregunto la respuesta es “PARA YA”
 Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y
antes de que pueda hacerlos llegan otros más
importantes y más urgentes.

9. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-9-
 No me dan información
 Se toman decisiones que me afectan y nadie me
informa
 Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo
comunica
 Me piden muchos “POYAQUES”
 Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje
 No puedo hablar con mi jefe
 …
Información y Comunicación

10. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-10-
Urgencia
 PLAZO = MOMENTO CIERTO
 TIEMPO DISPONIBLE = SITUACIÓN
PERSONAL
LA URGENCIA ES UN CRITERIO
PERSONAL

11. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-11-
La Importancia
Es el impacto con relación a los
resultados

12. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-12-
Matriz de Programación
Actividad I U
I = Importancia A - B - C
U = Urgencia 1 - 2 - 3

13. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-13-
Matriz de Programación
Actividad I U
I = Importancia A - B - C
U = Urgencia 1 - 2 - 3
Tarea x
Tarea y
Tarea z
Tarea j
Tarea h
1
3
1
2
1
A
A
C
B
B

14. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-14-
Prioridades
A 3 2 1
B 3 2
C 3
3 2 1

15. TENER EL CONTROL

16. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-16-
El Semáforo
•Hay fluidez en la tarea
•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado
•No hay aglomeraciones
•Hay cierto atraso
•Te ves obligada a interrumpir tareas
•Está aumentando el flujo de lo imprevisto
•Está aumentando el flujo de lo inmediato
VERDE: SIGUE!!
ÁMBAR: PIENSA!!
•Hay un flujo intenso de imprevistos
•Hay cambios continuos en cuestión de minutos
•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes
•Te sientes desorientada y confusa
ROJO: PÁRATE
•Hay fluidez en la tarea
•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado
•No hay aglomeraciones
•Hay cierto atraso
•Te ves obligada a interrumpir tareas
•Está aumentando el flujo de lo imprevisto
•Está aumentando el flujo de lo inmediato
VERDE: SIGUE!!
ÁMBAR: PIENSA!!
•Hay un flujo intenso de imprevistos
•Hay cambios continuos en cuestión de minutos
•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes
•Te sientes desorientada y confusa
ROJO: PÁRATE

17. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-17-
Información y Comunicación
 Anticipación:
 Crear espacios de comunicación
- Con mi Jefe
- Con otros directivos
 Aprovechar las fuentes
- Secretarias
- Correos
- Actas de reuniones

18. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-18-
Información y Comunicación
LA ASERTIVIDAD
Capacidad de las personas para resolver y
prevenir los conflictos verbalmente
Escuchar para
Comprender
Aportar Soluciones
De Contribución

19. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-19-
Imaginación
Unir los nueve puntos con un solo trazo (Es decir sin levantar el lápiz)

20. Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI
-20-
Cinco Pilares
1. Tener el control
2. Anticipación
3. Comunicación
4. Compromisos
5. Imaginación